Начнем с вопроса, особенно актуального для 2022 года: нужно ли компаниям проводить опросы вовлеченности сотрудников в нестабильные времена? Мы в Happy Job верим, что нужно, причем вдвойне: опрос — незаменимый инструмент проявления заботы

В этой статье мы собрали ответы на 10 самых популярных вопросов о проведении исследования вовлеченности и лояльности персонала.

1. Как часто измерять вовлеченность?
2. Как часто проводить пульс-опросы, и какие правила необходимо соблюдать?
3. Почему вовлеченность и лояльность — не одно и то же?
4. Нужны ли бенчмарки для анализа HR-показателей?
5. Какие методики подсчета вовлеченности самые точные и понятные?
6. Чем отличается методика Happy Job от аналогов?
7. Как добиться высокого процента участия сотрудников в опросах?
8. Есть ли разница в исследованиях для офисных и не офисных сотрудников?
9. Достаточно ли аналитики опросов вовлеченности для понимания рисков?
10. Есть ли будущее у пассивная аналитика и слежки за сотрудниками?

1. Как часто измерять вовлеченность?

Многое, безусловно, зависит от бизнес-ритмов вашей компании: какая у вас сезонность, когда происходят спады и подъемы бизнес-активности. Составляя график проведения исследований персонала, важно сбалансировать календарь опросов так, чтобы:

• сохранить в людях желание участвовать;
• дать руководителям время на внедрение изменений;
• выработать в компании устойчивую культуру постоянной обратной связи.

Приведем ниже разные варианты реальных графиков.

Оптимальная модель, на наш взгляд, выглядит следующим образом. Большие исследования вовлеченности и лояльности сотрудников следует проводить 2 раза в год.

Между ними уместны и полезны пульсовые замеры, причем до ближайшего пульса должно проходить не менее 1,5-2 месяцев после большого замера. Если слишком скоро провести пульс, у сотрудников исчезнет доверие к руководству (которое еще не успело внедрить улучшения), в результате чего так и не сформируется культура обратной связи.

В принципе, на платформе Happy Job можно добавлять необходимые модули к основному большому исследованию: например, вопросы на исследование лояльности — к большому опросу вовлеченности. Так вы получите необходимую информацию, но не будете тратить силы на дополнительный пиар.

Все остальные исследования: оценка качества внутреннего взаимодействия, оценка компетенций — не должны наслаиваться на большие замеры и пульсы.

Если речь о так называемых событийных опросах, которые сотрудники проходят, когда устраиваются на работу, адаптируются, проходят внутреннее обучение и увольняются, — эти опросы можно проводить параллельно опросам вовлеченности и пульсам, потому что они не касаются всех сотрудников.

Понимание оптимальной частоты и стратегии проведения опросов позволит вам выработать эффективную пиар-стратегию для популяризации опроса и создания интереса к нему у сотрудников.

2. Как часто проводить пульс-опросы, и какие правила необходимо соблюдать?

Существуют разные форматы и подходы к частоте проведения пульс-опросов.

• Дробление ежегодного опроса в течение квартала

Компании проводят комплексные исследования всех факторов вовлеченности, причем 60 вопросов разбиваются на несколько коротких блоков с вопросами.

Количество опросов: 4-12 опросов за квартал.

Количество вопросов в одном пульсе: от 5 вопросов.

Продолжительность пульса: от 1 минуты.

Описанный выше подход долгое время был популярен на Западе, в России он тоже еще иногда применяется, но, по мнению экспертов Happy Job, эффективен лишь в компаниях с численностью до 500 человек.

Преимуществами подхода можно считать постоянство обратной связи и тот факт, что руководство компаний «переваривает» и обрабатывает полученную информацию дозированно, проводит работу по устранению проблем ритмично. Но со временем ощущается недостаток подхода: руководители не успевают реагировать на полученные данные и обратную связь, задачи накапливаются как снежный ком, возникает отрицание проблем или недоверие к самим опросам как HR-инструменту.

• Автоматический пульс-опрос

Компании проводят короткие исследования. Метрики выбираются автоматически после ежегодного исследования с возможностью добавления.

Количество опросов: 2-4 опроса в год.

Количество вопросов в одном пульсе: от 5 вопросов.

Продолжительность пульса: от 1 минуты.

Преимуществами проведения автопульсов для компании являются понимание проблемных зон в HR-работе и корпоративной культуре, отслеживание их динамики и приоритизация, то есть определение задач, требующих наиболее срочного решения.

• Глубинный опрос

Компании проводят детальные исследования проблемных метрик или областей для принятия решений. Фактически глубинные опросы — это альтернатива фокус-группам.

Количество опросов: по запросу.

Количество вопросов в одном пульсе: от 5 вопросов.

Продолжительность пульса: от 1 минуты.

На платформе Happy Job есть возможность автоматически встраивать глубинные опросы в автопульсы. Например, консультанты и разработчики прогнозируют, при каком негативном варианте ответа можно задать респонденту уточняющий вопрос, — и добавляют его.

3. Почему вовлеченность и лояльность — не одно и то же?

Вовлеченность — это состояние в котором сотрудники стремятся выполнять работу как можно лучше, достигать результатов. На вовлеченности влияют продуктивность рабочей среды и внутренняя мотивация к работе.

Для стабильно высокой эффективности подразделения одной лишь мотивации персонала недостаточно. Чтобы сотрудник прикладывал максимум усилий, а не просто «присутствовал», должны быть соблюдены два условия:

1. работа должна увлекать и мотивировать сотрудника;
2. внешнее окружение (рабочая среда) должна не мешать, а помогать, эффективно выполнять рабочие обязанности.

Задача изучения вовлеченности — обеспечить сотрудникам те условия, которые позволят им быть продуктивными и мотивированными каждый день.

На платформе Happy Job рассчитываются и оцениваются 10 метрик вовлеченности, которые представлены в виде карты метрик — одного из основных отчетов платформы, детализирующего результаты вовлеченности подразделений в баллах: по метрикам и субметрикам. Пример карты вовлеченности ниже.

Лояльность — это благосклонное отношение к кому-либо или чему-либо. Сотрудник может быть лоялен руководителю, коллегами или компании в целом. Лояльность фактически отражает силу HR-бренда и является одним из факторов удержания сотрудников в компании.

Высокая лояльность сотрудников обеспечивает:

• готовность сотрудников к изменениям;
• минимальную вероятность ухода сотрудников сейчас и в будущем;
• их готовность оказывать качественные услуги;
• стремление делать больше, чем требуется.

На платформе Happy Job мы оцениваем 5 метрик лояльности, а также связанные с ними факторы, которые позволят вам быстро выявить и начать решать возможные проблемы с лояльностью персонала. Карта метрик приведена ниже.

4. Нужны ли бенчмарки для анализа HR-показателей?

Если коротко, да, нужны. Поясним и расшифруем.

Английское слово benchmark обычно переводят как «образец, эталон». На платформе Happy Job это эталонные, при этом реально достигнутые максимальные значения оцениваемых метрик. Бенчмарки являются закрытой информацией и помогают нашим клиентам в сравнительном анализе с конкурентами в отрасли или подразделениями внутри компании. Цель очевидна: улучшение собственной работы.

Сопоставляя результаты своей компании с эталонными результатами индексов, вы найдете ориентиры развития по каждой метрике, если вы оказались не в лучших значениях после сравнения.

В бенчмарках главное — свежесть и точность. Традиционно консалтинговые компании преувеличивают бенчмарки, используя данные на минимальной выборке (5-15%), собранные 3-5 лет назад. В Happy Job иначе: если мы называем цифру бенчмарком, значит, компания, показавшая такой результат, с нами работает. Если же компания уходит от нас — мы этот бенчмарк сразу удаляем из системы.

Подчеркнем: на платформе Happy Job все бенчмарки максимально свежие и точные, причем обновляются каждый день.

5. Какие методики подсчета вовлеченности самые точные и понятные?

Существует два подхода к подсчету количественных результатов.

• Расчет среднего/медианного балла

Если упрощать, среднее значение — это сумма всех баллов, выставленных в качестве оценки, разделенная на количество респондентов.

Преимущества подхода:

• показывает качество распределения оценок;
• можно формировать иерархические тепловые карты для отчетов подразделений.

Но у подхода есть и серьезный недостаток: результат подвержен влиянию «крайних» ответов.

• Расчет процента позитивных ответов

В этом случае рассчитывается доля позитивных ответов (от 7 баллов и выше) по отношению ко всем ответам.

Преимущество подхода в том, что результат легко переводится в количество людей, поэтому большинство HR/бизнес-индексов считается в процентах.

Недостатки тоже есть:

• без просмотра по группам показатели не отражают реальной ситуации;
• вы не понимаете, каков качественный состав ваших проблем;
• вы видите тенденцию, но не видите детали.

Лучший вариант, который мы применяем на платформе HAppy Job, — комбинировать подходы, используя средние баллы, группы и индексы с процентами позитивных ответов.

6. Чем отличается методика Happy Job от аналогов?

Главное наше отличие — понятная научно-практическая база. Мы в Happy Job постоянно проводим работу по отработке методики, и за каждым нашим вопросом или метрикой стоит авторитетный и актуальный первоисточник.

Важно! Мы раз и навсегда разделили понятия вовлеченности и лояльности, внедрив новые стандарты для HR-сообщества.

Есть и другие значимые отличия:

• мы добавили геймификацию в опросах;
• платформа составляют мгновенные онлайн-отчеты для каждого руководителя;
• все метрики и индексы прозрачны и обоснованны.

Если поверхностно сравнить с российскими конкурентами и аналогами, то многие из них используют морально устаревшие, плохо обоснованные методики западных консалтинговых компаний, от которых те давно отказались. Ну а наши иностранные конкуренты не смогут представить вам актуальных и точных бенчмарков по отраслям и регионам России и СНГ.

7. Как добиться высокого процента участия сотрудников в опросах?

Общая рекомендация такова: большие исследования вовлеченности должны сопровождаться большой пиар-компанией. Это must-have. Вы должны обеспечить сотрудникам веру в то, что опрос анонимный, что их мнение важно и будет услышано, и что компания предпримет какие-то действия по результатам опроса.

Перечислим действия, которые будут полезны для популяризации опроса вовлеченности и в результате — повышения процента участия.

• Проведите полноценную внутреннюю PR-кампанию исследования. Расскажите сотрудникам о целях опроса, предлагая каждому изменить свое будущее в компании к лучшему, стать на работе счастливее (отсюда и наше название — Happy Job).
• Декларируйте (и соблюдайте!) 100%-ную анонимность.
• Транслируйте доводы из PR-материалов через линейных руководителей, предварительно проведя с ними обучающие вебинары. Самый важный источник вовлеченности — каскадная мотивация: желательно постоянно анализировать, насколько вовлечен каждый руководитель каждого уровня, насколько он сам заряжает своих подчиненных.
• Сделайте процесс опроса интересным и не утомительным. Пусть старт опроса станет ярким событием для компании (отличный пример и успешный кейс — компания IVI).
• Реагируйте на проблемы, выявленные в ходе опроса. Невозможно решить все вопросы, но всегда можно решить некоторые.

Сколько опросов должно пройти прежде, чем сотрудники начнут честно отвечать на вопросы? Многое зависит, конечно, от степени открытости вашей корпоративной культуры. Но, как минимум, один: если вы хорошо провели первый, учли при этом обратную связь от сотрудников и провели соответствующие мероприятия, — во время второго опроса люди будут отвечать на вопросы совершенно искренне.

8. Есть ли разница в исследованиях для офисных и не офисных сотрудников?

Для начала напомним, что к не офисным сотрудникам мы относим работников в ритейле, сервисе, банках, аптеках, на производстве (при этом работники интеллектуального труда, занятые удаленно или гибридно, проходят «офисный» опрос).

Разница в опросах, безусловно, есть. Во-первых, не офисным сотрудникам предлагается сокращенная анкета с меньшим количеством опросов. Во-вторых, опросы кастомизированы, то есть стилизованы под ту отрасль, в которой заняты респонденты. (Подробнее об этом читайте здесь.)

9. Достаточно ли аналитики опросов вовлеченности для понимания рисков?

Чтобы руководитель мог заметить и оценить риски увольнения сотрудников, ему достаточно оценить метрики лояльности. Выгорание и низкую продуктивность сотрудников легко выявить с помощью метрик вовлеченности. Наряду с проблемами и рисками, платформа выдает:

• характеристику сильных сторон корпоративной культуры в компании;
• итоги работы и мероприятий, проведенных с момента последнего опроса;
• рекомендации по улучшению метрик;
• планы работ по развитию вовлеченности с возможностью отслеживать выполнение поставленных задач.

Мы в Happy Job идем на все возможные уловки ради эффективного донесения информации. Особенно полезна в решении этой задачи инфографика, в которой мы используем принципы визуализации, наглядности и такие инструменты, как эмодзи и интуитивно-понятные цветовые решения.

Исследований о вовлеченности и корреляций, доказанных не только нашей компанией, но и зарубежными исследовательскими центрами, — очень много. Их вполне достаточно, чтобы руководители могли не искать цифры в каких-то прогностических отчетах и использовать такой сомнительной инструмент HR-менеджмента, как пассивная аналитика.

10. Есть ли будущее у пассивной аналитики и слежки за сотрудниками?

Наш исследовательский отдел пристально следит за всеми новыми тенденциями в HR-аналитике. На текущий момент мы бы не рекомендовали полностью строить HR-стратегию на пассивных данных, лишь применять их как вспомогательный инструмент.

Помните, что многие подобные проекты потерпели фиаско.

Не так давно IT-компания уволила 100 сотрудников на основании пассивных данных об их активности в корпоративной переписке. После большого скандала гендиректор лишился своей должности, а провайдер аналитики ушел с рынка РФ и продал компанию.

Помните, что исследование персонала — не только про цифры. Оно про диалог.