Увольнение — такой же этап жизненного цикла сотрудника, как онбординг или развитие внутри компании. Поэтому к уходу человека нужно относиться соответствующе и не вычеркивать его из бизнес-процессов сразу.
Чтобы понять, почему специалист покидает компанию, собрать обратную связь или сделать увольнение бесконфликтным, проводится exit-интервью. Оно также помогает руководству понять, что можно улучшить в рабочих процессах, условиях труда, коммуникации и других аспектах, чтобы удерживать текущих сотрудников и привлекать новых.
В статье расскажем, как правильно к нему подготовиться и какие вопросы задать, чтобы бывший сотрудник остался лояльным к вашему HR-бренду.
Что такое exit-интервью
Exit-интервью (выходное интервью) — это разговор с сотрудником, который решил уволиться. Такая беседа дает руководителям, специалистам HR-отдела и тимлидам обратную связь по: условиям работы, корпоративной культуре и микроклимату в коллективе.
Возьмем для примера Сашу — он был проектным менеджером в компании 5 лет. Ежедневно общался с клиентами, вел документацию, следил за статусами проектов, просчитывал каждый ход, чтобы они не оказались убыточными. Все 5 лет ответственной и нервной работы.
За это время благодаря Саше компания заключила 6 партнерских договоров, нашла постоянных клиентов, еще и ни разу не сгорели дедлайны. Только вот ни команда, ни руководство не признавали его заслуг. Саша перегорел и больше не мог работать в таком коллективе.
Во внутренних процессах компании были проблемы — отсутствовала культура обратной связи, не было премий за перевыполнение плана и рабочие достижения. Возможно, если бы с Сашей при его увольнении провели exit-интервью, эти ошибки бы заметили и исправили.
Зачем нужно exit-интервью
Такой разговор может решить сразу несколько задач. Остановимся на основных:
- Выявление проблем. Если при приеме на работу у человека спрашивают, почему его привлекает компания, то при его увольнении — почему больше не привлекает. С помощью интервью можно узнать ряд HR-проблем: недостатки в системе мотивации, конфликты внутри коллектива и неприемлемые условия труда.
-
Определение точек роста компании. Этот пункт вытекает из предыдущего, так как выявление проблем — первый шаг на пути к их решению.
Например, точкой роста для бизнеса может быть снижение продуктивности команды. Возможно, руководителям нужно пересмотреть систему мотивации, чтобы команда стала работать эффективнее.
Для чего нужно exit-интервью 
Для чего нужно exit-интервью -
Предотвращение конфликтного увольнения. Бывает, что человек пишет заявление на «эмоциях»: его что-то обидело или вывело из себя на работе. Тогда правильные вопросы помогут ему понять, насколько обдуманно его увольнение.
К тому же он увидит неравнодушие и готовность выслушать, что также может повлиять на окончательное решение.
-
Сохранение лояльности уходящего сотрудника. Интервью даст понять бывшему коллеге, что его готовы выслушать и предложить решение проблем. В конце разговора не стоит разрывать связи с увольняющимся, ведь человек еще может вернуться в компанию.
Чтобы прокачать HR-бренд, сохраняйте хорошие отношения со специалистом. Это необходимо для того, чтобы сотрудник стал амбассадором бренда и рекомендовал его, а не писал плохие отзывы в интернете.
Узнать мнение
сотрудников
Чек-лист по подготовке к exit-интервью
Чтобы интервью не превратилось в бессодержательный разговор, важно заранее к нему подготовиться.
Выясните, кто будет проводить встречу
Обычно это поручают HR-специалисту, потому что у него не было с сотрудником отношений «руководитель-подчиненный», а значит, увольняющийся сможет более открыто говорить о минусах работы и не бояться негативных последствий.
Договоритесь с бывшим сотрудником о встрече
Если это онлайн-встреча, назначьте дату, время и поделитесь ссылкой на видеоконференцию.
Важно, чтобы разговор был конфиденциальным:
-
выберите тихое, удобное место, чтобы никто не отвлекал вас и не смущал собеседника;
Когда позвал на exit-интервью всех коллег - запланируйте встречу не меньше чем на час и предупредите коллег, чтобы не тревожили вас в течение этого времени. Увольняющийся не должен чувствовать, что вы торопитесь и хотите скорее закончить разговор.
Подготовьте вопросы
Чтобы интервью прошло продуктивно и вы не потратили час просто на придумывание вопросов, их стоит подготовить заранее, учитывая должность уходящего, формат работы и бизнес-процессы.
Ключевые вопросы могут быть следующими:
-
Почему вы решили уйти?
Это позволит вам узнать, в какой момент начались проблемы и какие именно. -
Что вас привлекло в новой компании?
Ответ поможет проанализировать преимущества конкурентов и понять, что нужно исправить. -
При каких обстоятельствах вы бы вернулись к нам?
Можно узнать, что конкретно стоит изменить в процессах. -
Что нужно сделать, чтобы улучшить ту ситуацию, которая повлияла на ваш уход?
Возможно, сотрудник предложит полезный совет по развитию компании. -
Что вам нравилось в работе здесь?
Узнаете сильные стороны компании, например, для того, чтобы отстроиться от конкурентов.
Учитывайте невербальные сигналы во время интервью
Если сотрудник сидит в закрытой позиции, у него опущены глаза — скорее всего, ему некомфортно, и стоит подумать, как это исправить. Обращайте внимание на жестикуляцию — она поможет понять, насколько человек честен с вами.
Записывайте сказанное
Если не делать пометки во время разговора, велик шанс упустить маленькие, но важные детали, поэтому подготовьте ручку и блокнот. Можно поставить на запись диктофон, если собеседник не против. Но обязательно объясните, для чего вы это делаете.
Что делать, если сотрудник не готов встречаться лично
Бывает, что уходящий категорически отказывается устно обсуждать причину увольнения. Если вы объяснили важность этого мероприятия, но человек все еще не соглашается на личную встречу, предложите ему заполнить анкету онлайн, например, на платформе Happy Job.
Примеры вопросов для выходного интервью
Опросы на платформе геймифицированы и дополнены интерактивными элементами, что располагает к более открытой коммуникации. Например, анимированные сюжеты, в которых сотрудники узнают себя, снижают когнитивную нагрузку и делают процесс прохождения опроса более увлекательным. В результате компания получает более репрезентативные и достоверные данные.
После опроса в личном кабинете можно создать план мероприятий для улучшения параметров рабочей среды.
Топ-3 ошибок при проведении выходного интервью
Если в компании нет HR-специалиста, и интервью все же приходится проводить руководителю, то стоит обратить внимание на следующие пункты, чтобы не испортить отношения с уходящим.
- Не вступать в дискуссию с бывшим сотрудником. Не нужно доказывать ему, что он не прав, использовать пассивно-агрессивные методы ведения переговоров, чтобы внушить ему чувство вины. Дайте ему возможность высказаться, не перебивайте его.
- Не обсуждать сказанное уходящим. Не стоит уточнять детали, спрашивать о конкретных людях, чьи действия были упомянуты. Не превращайте разговор в сплетни.
- Не делиться с увольняющимся своим мнением о его работе. Золотое правило — не критиковать бывшего сотрудника, не указывать на его ошибки. Если человек сомневался в увольнении и надеялся на качественный диалог, такой негатив в разговоре может испортить ситуацию.
- Невнимательно слушать собеседника. Потратьте час только на интервью — не занимайтесь в это время другими делами. Если во время разговора вы отвлекаетесь на другие задачи по работе, отвечаете в мессенджерах, берете трубки, то велика вероятность, что собеседник просто замкнется и не станет ничего отвечать.
- Не акцентировать внимание на личных проблемах сотрудника. В первую очередь, exit-интервью — это разговор о работе, поэтому не стоит уточнять у человека, что происходит в его жизни. Если вдруг сотрудник сказал, что увольняется из-за проблем в семье, не нужно узнавать, из-за каких именно. Это неэтично и может нарушить личные границы сотрудника.
Как извлечь максимальную пользу из exit-интервью
Следуйте чек-листу подготовки, чтобы собрать от увольняющегося полную обратную связь и сохранить с ним хорошие отношения. Назначьте встречу и подготовьте вопросы с нейтральными формулировками. Постарайтесь зафиксировать все важные моменты, которые упоминал собеседник, чтобы компания могла извлечь ценные уроки из ситуации и улучшить рабочие процессы.
Помните, что даже если на данном этапе ваши дороги с сотрудником разошлись, важно прощаться на позитивной ноте, ведь он может порекомендовать вас в качестве работодателя своим знакомым. Кроме того, многие специалисты не против вернуться на прежнюю работу, если в будущем появится такая возможность.
