Увольнение — такой же этап жизненного цикла сотрудника, как онбординг или развитие внутри компании. Поэтому к уходу человека нужно относиться соответствующе и не вычеркивать его из бизнес-процессов сразу.
Чтобы понять, почему специалист покидает компанию, собрать обратную связь или сделать увольнение бесконфликтным, проводится exit-интервью. Оно также помогает руководству понять, что можно улучшить в рабочих процессах, условиях труда, коммуникации и других аспектах, чтобы удерживать текущих сотрудников и привлекать новых.
В статье расскажем, как правильно к нему подготовиться и какие вопросы задать, чтобы бывший сотрудник остался лояльным к вашему HR-бренду.
Что такое exit-интервью
Exit-интервью (выходное интервью) — это разговор с сотрудником, который решил уволиться. Такая беседа дает руководителям, специалистам HR-отдела и тимлидам обратную связь по условиям работы, корпоративной культуре и микроклимату в коллективе.
Формат может быть любым: личная встреча, видеозвонок или анонимная онлайн-анкета. Участие всегда добровольное: человек вправе отказаться, и давить на него не нужно.
Возьмем для примера Пашу — он был проектным менеджером в компании 5 лет. Ежедневно общался с клиентами, вел документацию, следил за статусами проектов, просчитывал каждый ход, чтобы они не оказались убыточными. Все 5 лет ответственной и нервной работы.
За это время благодаря Паше компания заключила 6 партнерских договоров, нашла постоянных клиентов, еще и ни разу не сгорели дедлайны. Только вот ни команда, ни руководство не признавали его заслуг. Паша перегорел и больше не мог работать в таком коллективе.
Что было бы, проведи компания exit-интервью с Пашей? Он бы рассказал, что уходит не из-за зарплаты, а из-за отсутствия признания. Руководство увидело бы, что вся команда работает без обратной связи, и ввело бы регулярные one-to-one и понятную систему поощрений. Возможно, Паша не изменил бы решение, но следующий проектный менеджер пришел бы уже в другие условия.
Зачем нужно exit-интервью
Такой разговор может решить сразу несколько задач. Остановимся на основных:
- Выявление проблем. Если при приеме на работу у человека спрашивают, почему его привлекает компания, то при его увольнении — почему больше не привлекает. С помощью интервью можно узнать ряд HR-проблем: недостатки в системе мотивации, конфликты внутри коллектива и неприемлемые условия труда.
- Определение точек роста компании. Этот пункт вытекает из предыдущего, так как выявление проблем — первый шаг на пути к их решению. Например, точкой роста для бизнеса может быть снижение продуктивности команды. Возможно, руководителям нужно пересмотреть систему мотивации, чтобы команда стала работать эффективнее.
- Предотвращение конфликтного увольнения. Бывает, что человек пишет заявление на «эмоциях»: его что-то обидело или вывело из себя на работе. Правильные вопросы помогут человеку оценить, насколько взвешенно его решение. Иногда сотрудник остается, потому что видит, что его готовы услышать. Но цель интервью — не удержать любой ценой, а понять причины.
- Сохранение лояльности уходящего сотрудника. Интервью даст понять бывшему коллеге, что его готовы выслушать и предложить решение проблем. В конце разговора не стоит разрывать связи с увольняющимся, ведь человек еще может вернуться в компанию. Чтобы усилить бренд работодателя, сохраняйте с уходящим сотрудником хорошие отношения. Тогда он скорее порекомендует вас знакомым и не оставит резкий отзыв в интернете. А если появится возможность вернуться, вернется с большей охотой.
- выберите тихое, удобное место, чтобы никто не отвлекал вас и не смущал собеседника;
- запланируйте встречу не меньше чем на час и предупредите коллег, чтобы не тревожили вас в течение этого времени. Увольняющийся не должен чувствовать, что вы торопитесь и хотите скорее закончить разговор.
- Почему вы решили уйти? Это позволит вам узнать, в какой момент начались проблемы и какие именно.
- Что вас привлекло в новой компании? Ответ поможет проанализировать преимущества конкурентов и понять, что нужно исправить.
- При каких обстоятельствах вы бы вернулись к нам? Можно узнать, что конкретно стоит изменить в процессах.
- Что нужно сделать, чтобы улучшить ту ситуацию, которая повлияла на ваш уход? Возможно, сотрудник предложит полезный совет по развитию компании.
- Что вам нравилось в работе здесь? Узнаете сильные стороны компании, например, для того, чтобы отстроиться от конкурентов.
Чек-лист по подготовке к exit-интервью
Чтобы интервью не превратилось в бессодержательный разговор, важно заранее к нему подготовиться.
Выясните, кто будет проводить встречу
Обычно это поручают HR-специалисту, потому что у него не было с сотрудником отношений «руководитель-подчиненный», а значит, увольняющийся сможет более открыто говорить о минусах работы и не бояться негативных последствий.
Выберите время
Оптимально провести интервью за несколько дней до последнего рабочего дня: эмоции уже улеглись, но человек еще в процессах. Хорошая практика — повторный короткий опрос через 1-3 месяца после ухода. Когда сотрудник уже освоился на новом месте, он часто говорит откровеннее и лучше видит, чего ему не хватало.
Договоритесь с уволившимся сотрудником о встрече
Если это онлайн-встреча, назначьте дату, время и поделитесь ссылкой на видеоконференцию. Сразу объясните, зачем проводится разговор и как будут использованы ответы.
Важно, чтобы разговор был конфиденциальным:
Подготовьте вопросы
Чтобы интервью прошло продуктивно и вы не потратили час просто на придумывание вопросов, их стоит подготовить заранее, учитывая должность уходящего, формат работы и бизнес-процессы.
Ключевые вопросы могут быть следующими:
Обращайте внимание не только на слова
Замечаете, что человек уходит от ответа, меняет тему, отвечает общими фразами или резко сбавляет тон? В таких случаях мягко уточните: «Мне кажется, этот вопрос непростой. Хотите рассказать подробнее или пропустим его?»
Записывайте сказанное
Если не делать пометки во время разговора, велик шанс упустить маленькие, но важные детали, поэтому подготовьте ручку и блокнот. Если хотите вести аудиозапись, спросите согласие заранее, объясните, зачем она нужна, и оформите согласие письменно.
Что делать, если сотрудник не готов встречаться лично
Бывает, что уходящий категорически отказывается устно обсуждать причину увольнения. Если вы объяснили важность этого мероприятия, но человек все еще не соглашается на личную встречу, предложите ему заполнить анкету онлайн, например, на платформе Happy Job.
Примеры вопросов для выходного интервью
Опросы на платформе геймифицированы и дополнены интерактивными элементами, что располагает к более открытой коммуникации. Например, анимированные сюжеты, в которых сотрудники узнают себя, снижают когнитивную нагрузку и делают процесс прохождения опроса более увлекательным. В результате компания получает более репрезентативные и достоверные данные.
После опроса в личном кабинете можно создать план мероприятий для улучшения параметров рабочей среды.
Топ-5 ошибок при проведении выходного интервью
Если в компании нет HR-специалиста, и интервью все же приходится проводить руководителю, то стоит обратить внимание на следующие пункты, чтобы не испортить отношения с уходящим.
Чего делать не стоит:
- Вступать в дискуссию с бывшим сотрудником. Не нужно доказывать ему, что он не прав, использовать пассивно-агрессивные методы ведения переговоров, чтобы внушить ему чувство вины. Дайте ему возможность высказаться, не перебивайте его.
- Обсуждать сказанное уходящим. Не стоит уточнять детали, спрашивать о конкретных людях, чьи действия были упомянуты. Не превращайте разговор в сплетни.
- Делиться с увольняющимся своим мнением о его работе. Золотое правило — не критиковать бывшего сотрудника, не указывать на его ошибки. Если человек сомневался в увольнении и надеялся на качественный диалог, такой негатив в разговоре может испортить ситуацию.
- Невнимательно слушать собеседника. Потратьте час только на интервью — не занимайтесь в это время другими делами. Если во время разговора вы отвлекаетесь на другие задачи по работе, отвечаете в мессенджерах, берете трубки, то велика вероятность, что собеседник просто замкнется и не станет ничего отвечать.
- Акцентировать внимание на личных проблемах сотрудника. В первую очередь, exit-интервью — это разговор о работе, поэтому не стоит уточнять у человека, что происходит в его жизни. Если вдруг сотрудник сказал, что увольняется из-за проблем в семье, не нужно узнавать, из-за каких именно. Это неэтично и может нарушить личные границы сотрудника.
Что делать после интервью
Чтобы полученная информация не затерялась и послужила основой изменений в компании, сделайте следующее:
- Зафиксируйте итоги в течение 1-2 дней, пока не забылись детали.
- Группируйте причины ухода по категориям: руководитель, компенсация, развитие, нагрузка, условия, команда. Одна жалоба — повод присмотреться, три-четыре одинаковых — системная проблема.
- Раз в квартал делайте сводку для руководства с динамикой причин и текучести, включая раннюю (до года работы).
- Назначьте ответственных и сроки по каждой выявленной проблеме. Без этого шага exit-интервью остается формальностью.
- Поддерживайте контакт с уходящими. Приглашайте в сообщество выпускников компании (alumni), делитесь новостями, при необходимости предлагайте вернуться. Сотрудники-бумеранги часто обходятся дешевле найма нового человека.
Как извлечь максимальную пользу из exit-интервью
Следуйте чек-листу подготовки, чтобы собрать от увольняющегося полную обратную связь и сохранить с ним хорошие отношения. Назначьте встречу и подготовьте вопросы с нейтральными формулировками. Постарайтесь зафиксировать все важные моменты, которые упоминал собеседник, чтобы компания могла извлечь ценные уроки из ситуации и улучшить рабочие процессы.
Помните, что даже если на данном этапе ваши дороги с сотрудником разошлись, важно прощаться на позитивной ноте, ведь он может порекомендовать вас в качестве работодателя своим знакомым. Кроме того, многие специалисты не против вернуться на прежнюю работу, если в будущем появится такая возможность.
