Как повысить вовлеченность сотрудников: практики, идеи, лайфхаки

Вовлеченность — физическое, эмоциональное и интеллектуальное состояние, в котором сотрудники стремятся выполнять работу как можно лучше, достигать результатов.

В этой статье мы рассмотрим 10 факторов, которые сильнее всего связаны с этим понятием и изучаются в методике Happy Job. А также расскажем, как узнать, что мешает вашим сотрудникам эффективно работать, и дадим конкретные советы по повышению вовлеченности.

1. Обеспечьте комфортное рабочее пространство и достойную зарплату

Подрывать продуктивность команды могут физические условия (недостаточное освещение, плохая вентиляция, шум и т.д.), а также средства труда, начиная с неудобной мебели и заканчивая отсутствием оргтехники и устаревшим оборудованием. Угнетающее воздействие оказывает отсутствие мер по охране труда и безопасности работников в целом.

Кроме того, важно помнить, что люди очень теряют в продуктивности, если расценивают уровень оплаты труда и количество предоставляемых компанией льгот и привилегий как неудовлетворительные. Например, по нашим наблюдениям, люди считают зарплату «ниже рынка» неприемлемой.

Ниже — некоторые рекомендации, нацеленные на то, чтобы улучшить удовлетворенность команды условиями труда и размером оплаты:

• Проведите ревизию рабочих мест и внесите изменения для повышения комфорта: обеспечьте хорошее освещение и вентиляцию, проверьте исправность компьютеров и другого необходимого оборудования;
• Сделайте зону для отдыха, где люди смогут просто попить чай или поиграть в настольные игры во время перерыва;
• Информируйте сотрудников о тех льготах, которые им полагаются. Если оформление льгот требует заполнения каких-то анкет и документов, помогите в этом;
• В компании должна быть оборудованная кухня или столовая, а если работа предполагает физический труд, люди должны иметь доступ к душевым и шкафчикам для хранения личных вещей;
• Объясните сотрудникам, почему они получают именно такую заработную плату и при каких условиях могут рассчитывать на повышение, как влияет на размер заработка профессионализм сотрудника, его знания, опыт и образование;
• Регулярно мониторьте рынок, повышайте или хотя бы индексируйте заработную плату раз в год;
• Объясните сотрудникам, как рассчитывается заработная плата, больничные листы и отпускные, какие налоги платит компания за работников;
• Предоставляйте бонусы за активность в различных ее проявлениях. Например, за работу наставником, за успешную рекомендацию на открытую вакансию или за нахождение клиента (если это не входит в обязанности сотрудника). Иными словами, за работу, которая выходит за рамки служебных обязанностей.

Оценить перечисленные компоненты рабочей среды можно с помощью метрики «Условия и оплата» на платформе Happy Job.

2. Развивайте компетенции руководителя

Руководитель играет огромную роль в повышении вовлеченности персонала. Его лидерские качества, умение устанавливать доверительные отношения, справедливость в оценке достижений сотрудников, а также способность мотивировать и вдохновлять команду имеют огромное значение для создания благоприятной рабочей среды.

Как улучшить качества лидера, влияющие на вовлечение команды:

• Лидер должен постоянно развивать свои компетенции, проходя курсы, изучая бизнес-литературу и посещая тематические мероприятия;
• Важно быть честным и порядочным по отношению к сотрудникам, не скрывать реальные объемы работы, компенсацию и другие важные аспекты;
• Всегда будьте готовы ответить на вопросы, выслушать замечания и предложения, а также помочь в решении возникающих проблем. Это создает атмосферу доверия и поддержки;
• Важно очертить сотруднику рамки, в которых он имеет право действовать по своему усмотрению. Это даст ему пространство для творческого подхода к решению задачи и позволит не подходить к руководителю со всеми мелочами или очевидными вопросами;
• Назначать совещание следует только в тех случаях, когда требуется коллективное обсуждение. Для обычного информирования разумнее использовать рассылку по электронной почте или в мессенджере;
• Темы и материалы будущего совещания следует рассылать участникам заранее. Так сотрудники смогут подготовиться к встрече: сформулировать предложения или продумать вопросы. Это сделает совещание короче и эффективнее. После совещания необходимо составить документ, в котором будут отражены принятые решения по рассмотренным вопросам и указаны сотрудники, ответственные за их выполнение.

Оценить навыки руководителя можно с помощью одноименной метрики «Руководитель» на платформе Happy Job.

3. Поделитесь с сотрудниками планами на будущее

Вовлеченность возникает, когда сотрудник осознает важность своей работы. Но оценить значимость собственного вклада и его реальную пользу можно только, если понимаешь, какие глобальные цели стоят перед компанией.

Убедитесь, что люди понимают, что и для кого делает компания, куда она движется, какие у нее цели:

• Расскажите о стратегии компании, а также о целях и задачах подразделения минимум на ближайший год;
• Четко сформулируйте цели и задачи подразделения, оформите пошаговый план действий (что мы хотим сделать и как мы этого добьемся);
• Разместите список основных целей подразделения на видное место или разошлите онлайн-презентацию;
• Используйте метод SMART для формулирования целей: они должны быть понятными, иметь четкие сроки исполнения, вписываться в более глобальные цели подразделения или компании, а их результат — измеряться в цифрах и быть достижимым;
• Большие задачи разумно разбивать на несколько маленьких и использовать промежуточные дедлайны;
• Индивидуальные цели и план реализации уточняйте совместно с сотрудником в рамках встреч 1-on-1;
• Необходимо узнать мнение сотрудников о реалистичности поставленных целей и выявить возможные препятствия для их достижения;
• Обсудите с коллективом наиболее распространенные причины сомнений и примите контрмеры для предупреждения проблем, либо скорректируйте цели;
• Цели подразделения следует пересматривать не реже одного раза в квартал, а также ежеквартально анализировать прогресс в их достижении.

На платформе Happy Job для оценки этого фактора используется метрика «Стратегия».

4. Поощряйте и признавайте успехи

Похвала вселяет в людей гордость за проделанную работу, повышает самооценку, а также мотивирует повторить достижение. Вот почему так важно создать культуру признания в компании. К этому не так уж трудно прийти:

• Сделайте похвалу частью коммуникаций, используйте для ее донесения адресатам все каналы — публичные выступления, электронную почту, мессенджеры и т.д.;
• Можно даже определить в расписании управленческих действий специальные дни для выражения признательности подчиненным и коллегам. Пример такого регулярного мероприятия — «День благодарности». Подобная активность хорошо влияет на общий психологический климат в коллективе. Сотрудники учатся не только принимать признание от руководителя и коллег, но и выражать его. Если такая практика прижилась, постепенно размывается зависть к тому, что в данный момент хвалят не тебя, а другого. Придет время — похвалят и тебя;
• Определите события и достижения, которые следует отмечать. Возможно, стоит описать и формат признания;
• Обучите руководителей и менеджеров навыкам эффективной похвалы, чтобы они могли делать это осознанно;
• Похвала должна быть своевременной (сразу же по следам события) и обоснованной;
• Обращайте внимание на подачу: комплимент по эмоциональной силе должен соответствовать масштабу профессионального достижения, иначе он будет выглядеть фальшиво.

Узнать, достаточно ли сотрудникам похвалы, поможет метрика «Признание» на онлайн-платформе Happy Job.

5. Улучшайте рабочие процессы в компании

Отлаженность процессов — залог продуктивности всего подразделения. Понятные процедуры, четкие требования и границы ответственности способствуют увеличению вовлеченности сотрудников, их стремлению делать больше и лучше, ориентируясь на потребности клиентов.

Когда специалист сталкивается с нелепыми требованиями, медлительностью коллег из других подразделений или недостатком ресурсов при выполнении своей работы, его производительность и мотивация неизбежно снижаются.

Руководитель может улучшить рабочие процессы с помощью определенных мер:

• Выясните, осведомлены ли сотрудники о своих обязанностях и зоне ответственности, достаточно ли у них ресурсов для выполнения задач;
• Оцените, насколько хорошо персонал понимает правила, регламенты и процедуры, необходимые для работы;
• Узнайте мнение сотрудников о собственной продуктивности — считают ли они ее высокой или низкой. Во втором случае надо искать причины. Это может быть связано как с неумением организовывать рабочий день, так и с использованием устаревших инструментов, чрезмерным контролем или другими факторами;
• Объясните, как должно происходить взаимодействие между различными подразделениями;
• Внедрите систему обратной связи от сотрудников по поводу эффективности рабочих процессов. Это позволит выявить проблемные моменты и собирать идеи по улучшениям;
• Проведите анализ текущих рабочих процессов с целью выявления узких мест, избыточных операций;
• Внедрите систему автоматизации процессов там, где это возможно, чтобы уменьшить количество рутинных операций и повысить производительность;
• Создайте четкие инструкции и регламенты по взаимодействию между подразделениями, чтобы избежать дублирования работ и конфликтов;
• Ознакомьте сотрудников с концепцией внутренних и внешних клиентов и доходчиво объясните, почему внутренние клиенты так же важны, как и внешние;
• Внедрите регулярную оценку удовлетворенности внутренних клиентов результатами бизнес-процессов своего подразделения. Такие исследования выявят факторы, замедляющие процессы внутри подразделения, особенно на стыке взаимодействия различных отделов;
• Лидер должен на деле, личным примером показывать, что такое клиентоориентированность.

Для оценки этого компонента рабочей среды на платформе Happy Job предусмотрена метрика «Процессы».

Узнать мнение
сотрудников

Получить демо

6. Создавайте условия для реализации сложных и нетипичных проектов

Команда должна знать не только, что именно реализуется, но и для чего, какими ресурсами. Высокая информированность минимизирует и количество слухов о целях нововведений. Говорить команде о текущих проектах и инициативах должен непосредственный руководитель.

Как руководителю организовать в подразделении среду, плодотворную для успешного внедрения изменений, чтобы повысить вовлеченность:

• Инициативы внедряются в подразделении с большим успехом, если лидер привлекает к планированию команду. Коллективные обсуждения с использованием «мозговых штурмов» позволяют предусмотреть факторы, негативно сказывающиеся на процессе, и разработать контрмеры;
• Регулярная электронная рассылка, канал в мессенджере, корпортал с новостями об изменениях помогут сотрудникам быть в курсе происходящих изменений и чувствовать себя их частью;
• Проведите для сотрудников презентацию предполагаемых изменений в подразделении и компании;
• Руководитель должен быть готов ответить на вопросы сотрудников, касающиеся программы преобразований и сложных задач;
• Уделите особое внимание планированию ресурсов для реализации проекта, чтобы избежать выгорания сотрудников, оценить необходимость расширения проектной команды или пересмотреть дедлайны;
• Регулярные (хотя бы раз в месяц) обсуждения промежуточных итогов помогут проанализировать ситуацию, оценить эффективность и разработать планы для дальнейшего развития.

Условия для реализации сложных, нетипичных проектов на платформе Happy Job оцениваются метрикой «Изменения».

7. Предоставляйте сотрудникам обратную связь

Давать обратную связь сотруднику важно, чтобы помочь ему понять, как он выполняет работу, и чтобы дать ему возможность улучшить навыки. Если отсутствует обратная связь — значит, нет ни обсуждения текущих задач, ни информации о недостающих навыках или опыте. Следовательно, нет и стимула к развитию.

Как правильно давать негативную обратную связь, чтобы не демотивировать сотрудника:

• Выберите подходящие время и место. Важно, чтобы человек был готов к общению и не был занят другими делами;
• Давайте фидбеки только устно и один на один. Почта, мессенджеры и публичные обсуждения — точно усугубят ситуацию;
• Сосредоточьтесь на поведении или конкретных действиях, а не на личности сотрудника. Это поможет избежать обид и снизит вероятность демотивации;
• Поделитесь своим видением того, как сотрудник может изменить свое поведение или подход к работе;
• Позвольте сотруднику высказаться и выразить мнение по поводу полученной обратной связи. Это может помочь ему лучше понять вашу позицию и принять изменения;
• Не бойтесь говорить о проблемах или сложностях, но делайте это тактично без перехода на личности;
• Не забывайте отмечать и поощрять хорошую работу. Это поможет создать баланс и поддерживать мотивацию сотрудников.

Метрика «Обратная связь» в исследовании Happy Job поможет вам оценить качество и своевременность фидбека в компании.

Кейс

«Вовлеченность в промышленности. Кейс Группы «Илим»»

0 Подробнее

8. Создавайте позитивную атмосферу в команде

Атмосфера в коллективе может сильно повлиять на мотивацию, эффективность работы и вовлеченность. Руководитель играет ключевую роль в утеплении взаимоотношений в коллективе. Вот несколько способов, как он может сплотить людей:

• Транслирование общих целей и ценностей поможет сотрудникам понять, что они все находятся в одной лодке и работают вместе на достижение общих результатов;
• Полезно провести серию мероприятий (как формальных, так и неформальных), чтобы представить каждого сотрудника команде, помочь коллегам найти точки соприкосновения в профессиональных интересах и хобби и тем самым установить дружеские контакты внутри коллектива. Например, можно создать чат, где сотрудники смогут неформально общаться: обсуждать хобби, книги, фильмы и т. д. Или завести традицию — по утрам за чашечкой кофе обсуждать события, не связанные с работой;
• Показывать сотрудникам, в том числе и личным примером, что командные интересы превалируют над индивидуальными или совпадают с ними. Мотивировать их быть гибкими в этом отношении;
• Делать акцент на доверии и открытости. Необходимо разрешать любые разногласия и недопонимания до того, как они перерастут в серьезные конфликты. Лидер должен выступить в роли посредника, чтобы примирить участников команды, провести переговоры с каждой стороной и помочь им найти компромиссное решение;
• Мотивировать старших и более опытных коллег помогать новичкам.

Для оценки этого компонента рабочей среды на платформе Happy Job предусмотрена метрика «Коллеги».

9. Помогите сотрудникам найти work-life balance

Найти баланс между работой и личной жизнью — непростая задача. На работе приходится сталкиваться с авралами и дедлайнами. После трудового дня многие продолжают отвечать на рабочие письма и звонки, но уже из дома. Так возникает стресс, который имеет свойство накапливаться и приводить к выгоранию.

Как руководителю помочь сотрудникам поддерживать work-life balance:

• Установите четкие границы рабочего дня. Каждый сотрудник должен знать, что звонки и письма в выходные и праздничные дни — табу;
• Заложите дополнительное время на решение задач, сместите дедлайны, грамотно расставляйте приоритеты и предлагайте помощь;
• Следите за наличием и качеством перерывов сотрудников и не допускайте частых переработок;
• Компенсировать задержки на работе доплатами или отгулами (но лучше постараться обойтись без переработок);
• Предоставить людям возможности для удаленной работы;
• Проводить тренинги по управлению временем и стрессом, чтобы сотрудники могли более эффективно работать и не чувствовать перегрузки;
• Создать условия для релаксации на рабочем месте, например, оборудовать зону для отдыха, чтобы люди могли расслабляться и восстанавливать силы в течение рабочего дня;
• Учитывать потребности сотрудников в личной жизни и при необходимости предоставлять им дополнительные выходные дни;
• Предоставить доступ к ресурсам по саморазвитию, психологической помощи и поддержке, чтобы помочь сотрудникам развивать навыки борьбы со стрессом.

Оценить уровень стресса в коллективе поможет метрика «Баланс» на онлайн-платформе Happy Job.

10. Предлагайте возможности для развития

Игнорирование стремлений подчиненных к карьерному росту может привести к ухудшению общего настроения в коллективе и увеличению текучести кадров. Руководителю важно быть внимательным к амбициям своих подчиненных и предоставлять возможности для развития.

Что можно для этого сделать:

• Проводите индивидуальные беседы с сотрудниками, чтобы выяснить их карьерные амбиции, интересы и цели. Это поможет понять, какие возможности для развития они ищут и как руководство может помочь им в их достижении;
• Предоставляйте доступ к онлайн-курсам и образовательным ресурсам, чтобы сотрудники могли выбрать удобное для них время и темп обучения;
• Проведение регулярных обзоров производительности поможет сотрудникам понимать свои сильные стороны и видеть зоны роста;
• Помогите сотрудникам разработать план карьерного развития, определить конкретные цели и шаги для их достижения;
• На командной встрече объясняйте сотрудникам, по каким критериям оценивают в компании шансы на карьерное повышение;
• Информируйте сотрудников об альтернативных вариантах вертикального карьерного развития — горизонтальном и экспертном;
• Создавайте «вызовы» — то есть задачи следующего уровня сложности, чтобы подчиненные смогли раскрыть свои сильные стороны и увидеть профессиональные горизонты;
• Создайте систему поощрения за достижения в области профессионального развития, например, возможность получения бонусов или повышения за успешное завершение обучения или достижение определенных целей.

На платформе Happy Job этот компонент рабочей среды оценивается метрикой «Карьера».

Опросы персонала для оценки вовлеченности

Опросы — мощный инструмент для оценки вовлеченности сотрудников. Они позволяют руководителям и HR-специалистам получить ценную обратную связь о различных аспектах работы, организационной культуры и условиях труда. Поэтому прежде, чем применять конкретные советы по повышению вовлеченности, предлагаем вам определить, какие из этих метрик проседают в вашей компании.

Вы можете проводить опросы своими силами на бумаге, но гораздо эффективнее будет воспользоваться готовыми решениями. Такими, как онлайн-платформа Happy Job. Главное преимущество такого подхода — готовый методологически выверенный опросник. Логику опроса, сами вопросы и варианты ответов не придется придумывать самостоятельно (59 опросов, отдельные анкеты для офисных и не офисных сотрудников, кастомизация героев).

Кроме того, при таком подходе отпадает необходимость обрабатывать тысячи комментариев сотрудников вручную, тратя на это драгоценное время.

Другие преимущества платформы Happy Job:

• 100% анонимность для получения достоверных ответов. Сотрудники будут отвечать максимально искренне, не боясь испортить отношения с кем-то из коллектива или с руководством;

• Готовая PR-стратегия и шаблоны материалов для того, чтобы убедить сотрудников принять участие в опросе;

• Свежие данные по бенчмаркам 800+ компаний из 32 отраслей. Сравнивайте свои показатели с конкурентами и подтягивайте проседающие метрики.

  

• Наличие игровых элементов (баблы, ползунки, звезды рейтинга, интерактивные шкалы) снижает когнитивную нагрузку и повышает интерес. Люди охотнее участвуют в опросах, делятся реальными мыслями, риск социально-ожидаемых ответов сведен к минимуму.

  

• Поддержка оргструктуры компании. Загружайте оргструктуру любой сложности (иерархия, матричные связи, адаптация под изменения состава и численности подразделений). У вас будет более 20 фильтров, которые позволят находить факторы вовлеченности на всех уровнях компании;
• Информативные отчеты для руководителей. Отчеты обновляются в реальном времени. Выгрузка в РРТ, PDF, ХLS и встроенный план работ;
• Машинная обработка комментариев с помощью AI. Сегментация по метрикам;
• Наглядная динамика показателей от опроса к опросу, которая позволяет выявить, какие изменения уже внедрены и как они сказываются на уровне вовлеченности.

По результатам опросов формируются отчеты с рекомендациями.

Также на платформе Happy Job есть встроенный консалтинг. Готовый план мероприятий, который доказал свою эффективность, легко адаптируется под вашу компанию.

Резюме

Мы рассмотрели 10 советов по управлению вовлеченностью сотрудников. Они основываются на принципах лидерства, открытости, признания заслуг и поддержки. Независимо от размеров компании и сферы деятельности, эти простые, но эффективные советы помогут оптимизировать процессы и укрепить командный дух.

Но прежде чем использовать наши рекомендации, необходимо провести опрос сотрудников и выяснить, чего именно им не хватает для полноценной работы. Персональные потребности каждого отдела могут сложиться в специфическую картину. Поэтому важно изучить мнение людей. Также помните, что управление вовлеченностью — это процесс, который требует регулярности. Необходимо постоянно улучшать подходы и методы к стимуляции сотрудников. Только так вы сможете создать счастливую команду, работающую на результат.