+7(495) 646-83-89+7(495) 646-83-89Обратный звонок

Как сделать работу распределённой команды продуктивнее с помощью опросов

Happy Job
23 марта, 2020

В этом году бизнес столкнулся с настоящим вызовом: разразившаяся в мире эпидемия заставила компании пересмотреть устройство рабочих процессов. В результате, на начало марта девять из десяти российских компаний начали экстренно переводить своих сотрудников на удалённый режим работы, выяснило в ходе опроса международное кадровое агентство Hays.

Спешка приводит к губительным для бизнеса последствиям: компании кое-как организовывают домашние офисы и не знают, насколько эффективно они работают, теряя таким образом контроль над уровнем предоставляемого сервиса и качеством выпускаемой продукции.

Без подготовки

Чтобы внедрить удалённый режим в компании, требуется проделать серьёзную подготовительную работу. Во-первых, провести «перепись» оборудования у сотрудников. «Потянет» ли домашний компьютер рабочие программы? Если ли наушники и микрофон или веб-камера? Хороший ли интернет? Во-вторых, продумать, какой софт будет использоваться для выполнения рабочих обязанностей. Здесь и место хранения рабочей документации, и чаты, и программы для проведения видеоконференций, и другое. В-третьих, позаботиться об установке нужных программ на компьютеры сотрудников.

 

Удаленная работа

 

При этом перевод на удалённую работу лучше всего делать поэтапно. Сначала отправить «по домам» сотрудников только одного отдела, и посмотреть, как они будут справляться. При необходимости, добавить или изменить используемый в «домашнем офисе» софт. Если эксперимент прошёл хорошо – переводить на удалёнку остальных.

К сожалению, пандемия коронавируса внесла свои коррективы. Большей части компаний пришлось внедрять удалённый режим работы в спешке. При этом у многих компаний, согласно исследованию Hays, до этого момента не было опыта работы с распределённой командой. В результате, больше половины российских предприятий отдали вопрос выбора рабочих программ на откуп сотрудникам. (Предполагалось, что специалисты сами прекрасно знают, в каких программах удобнее работать из дома и поддерживать связь с коллегами.)

Треть компаний просто выбрала популярные на рынке решения для поддержания связи – What`sApp, Telegram, Skype и другие.

Только 4% российских компаний основательно подошли к переводу сотрудников на удалёнку: использовали для этого специализированный софт для управления распределённой командой, вроде Trello или Asana.

 

Большинство российских компаний не знает, насколько эффективно (и эффективно ли вообще) работают новые удалённые рабочие процессы.

 

По некоторым прогнозам, спад эпидемии коронавируса стоит ждать не раньше осени. До этого момента сотрудникам придётся осваивать новый тип работы – из дома. И это несёт определённые риски для бизнеса.

Привет, диссинергия

Сотрудники, отправленные «по домам», переживают огромный стресс. Ещё вчера они обсуждали с коллегами и руководством рабочие вопросы лично или на планёрках, сегодня – всё рабочее взаимодействие перекочевало в десятки чатов. При этом новоиспечённым удалёнщикам мешают домочадцы. «Вынеси мусор», «сходи за хлебом» - слышат вчерашние офисные сотрудники. В России до сих пор сильны стереотипы, что работа из дома – «ненастоящая» работа. Подстерегают удалёнщиков и соблазны. Десятки онлайн-кинотеатров пытаются поддержать сотрудников на удалёнке странным способом – предоставляют бесплатный доступ к фильмам и сериалам.

 

Сериалы

 

В результате распространены два сценария:

  • Сотрудники с энтузиазмом начинают выполнять свои обязанности. Отсутствие опыта работы в таком режиме ведёт к ряду проблем – пропускам обеда, доделыванию работы после завершения трудового дня. В результате через месяц или два человек выгорает: либо начинает болеть, либо через силу выполнять когда-то любимую работу.
  • Сотрудники не чувствуют контроля со стороны руководителя и расслабляются. Обязанности выполняются медленнее, рабочие часы тратятся на отдых или развлечения.

В результате работа в распределённой команде выполняется «со скрипом», а обратная связь даётся дольше. Падение производительности в команде неминуемо сказывается на выпускаемом компанией продукте и уровне сервиса. И это в то время, когда для бизнеса главное – удержать клиента.

Спросить напрямую

Выявить слабое звено во внутренних процессах можно разными способами. Например, около 3% российских компаний организовали тотальный контроль над удалёнщиками – установили на компьютеры сотрудников программы-шпионы. Помимо этого можно вводить дополнительную отчётность по проделанной за день работе. Ещё один вариант – спросить сотрудников напрямую, кто мешает им эффективнее выполнять свою работу.

 

Оценка взаимодействия

 

Сервис опросов Happy Service позволяет задать специалистам вопросы относительно работы каждого отдела в компании. Для ответов – десятибалльная шкала. В результате «голосованием» можно найти слабые звенья во внутренних процессах.

По итогу опроса руководитель получает полную картину внутреннего взаимодействия – какие отделы работают на общий результат, какие – помогают по остаточному принципу или вовсе саботируют работу коллег.

 

Важное условие: опрос должен быть анонимным и проводиться на сторонней платформе. В противном случае сотрудники не будут откровенны.

 

Следующее, что должен сделать руководитель, - выяснить, почему в отделах-аутсайдерах сложилась такая ситуация. Причины могут быть разными. Например, перегруженность. Возможно, сотрудники с трудом справляются с возложенными на них обязанностями, и поэтому долго дают обратную связь своим коллегам. Возможно, проблема в низкой лояльности, и сотрудники не хотят «выполнять чужую работу». В зависимости от результатов – необходимо принимать меры.

 

В Happy Service есть функция обратной связи: после прохождения опроса сотрудник может написать, что конкретно ему нравится или не нравится в работе оцениваемого отдела. Такая информация может стать большим подспорьем в процессе поиска причин низкой эффективности.

 

В идеале – делать подобные опросы раз в квартал. Хотя в сложившейся ситуации допустимо и чаще.

Опыт клиентов

Опрос сотрудников получил название «Голос внутреннего клиента» или «Качество внутреннего сервиса». С его помощью компании выявляют подразделения, мешающие работе других отделов.

Реализуется «Голос внутреннего клиента» на платформе Happy Service с помощью интересных анонимных опросов. Это один из самых быстрых способов определить эффективность взаимодействия подразделений и начать работы над её повышением. При этом процесс «улучшения» непрерывный. После того как причины низкой эффективности были обнаружены и устранены, ровно через квартал проводится новый опрос (у многих компании ещё чаще).

В моменты кризисов, когда ценен каждый клиент, особенно важно поддерживать в компании эффективное внутреннее взаимодействие.

Об авторе

Happy Job

Международная команда экспертов платформы

Вам может понравиться

Все о лояльности персонала. Часть 5. Выходить за рамки
Традиционно сотрудников, способных выйти за рамки своих обязанностей и «элегантно» решить сложную задачу, не больше трети. Это нормальный показатель для компании. Однако если количество инициативных специалистов стремится к нулю – это плохой знак. Значит, либо сотрудники перегружены, либо не видят карьерных перспектив.
Все о лояльности персонала. Часть 4. Сотрудники рекомендуют
Готовность сотрудников рекомендовать свою компанию как отличное место работы друзьям и знакомым – очень важная метрика для бизнеса. Высокие оценки по этой метрике и финансовые успехи компании, как правило, идут рука об руку. «Рекомендующие» сотрудники реже увольняются и помогают делать клиентов постоянными.
Все о лояльности персонала. Часть 3. Продолжаю работать
По статистике, треть сотрудников в компании активно ходит по собеседованиям. Причины поиска нового места, как правило, связаны с неудовлетворительными условиями работы или низкой оплатой труда. Метрика «Остаётся сейчас» поможет узнать, планируют ли сотрудники увольняться и почему.
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд