Невысказанные претензии, истинные причины увольнений, скрытые амбиции подчиненных — на встречах 1:1 вы услышите все, о чем не принято говорить в компании. Главное, задавать правильные вопросы. Рассказываем, какие именно.
Зачем проводить встречи 1:1
Встречи 1:1 (встречи один на один, one-on-one) являются важным инструментом для создания открытой коммуникационной культуры и поддержания эффективной работы команды.
Энди Гроув, экс-СЕО и сооснователь Intel, считает, что 90 минут времени руководителя способны повысить эффективность подчиненного на две недели или на 80 рабочих часов.
Ким Скотт, бывший топ-менеджер YouTube, Google и Apple, в своей книге «Радикальная прямота. Как управлять не теряя человечности» подчеркивает, что ключевым моментом для создания доверительных отношений внутри компании является регулярное проведение встреч 1:1 с каждым из подчиненных.
Что спросить на встрече 1:1
Все вопросы, которые вы можете обсудить с подчиненными в ходе встреч 1:1, можно разделить на несколько групп.
1. Вовлеченность и моральный дух
По данным Аналитического центра НАФИ, 45% работающих россиян в 2023 году столкнулись с профессиональным выгоранием.
Причины выгорания могут быть разнообразными, включая перегрузку работой, недостаток поддержки со стороны коллег и руководства, неопределенность в задачах и целях, а также недостаток возможностей для отдыха и восстановления. Следствие выгорания — снижение мотивации и производительности, увеличение количества ошибок, рост текучести кадров и общая дестабилизация команды.
Поэтому руководителю важно периодически осведомляться о том, как себя чувствует сотрудник.
Примеры вопросов:
- Как у вас дела? Как вы себя чувствуете сейчас?
- Расскажите о лучших и худших рабочих моментах за прошедшую неделю?
- Есть ли что-то, что вызывает у вас стресс в данный момент?
- Как вы оцениваете свой баланс работы и личной жизни?
- Есть ли в нашей командной работе что-нибудь, что вы хотели бы изменить?
2. Рост и развитие
20% сотрудников готовы покинуть компанию из-за неудовлетворенности имеющимися возможностями для продвижения по службе, показал опрос рекрутинговой компании Antal Talent среди работодателей в России, проведенный в 2023 году.
В то же время сервис для поиска работы и сотрудников Работа.ру выяснил, что количество сотрудников, которые хотят повышений в должности, в том же году выросло на 12%, по сравнению с предыдущим годом.
Поэтому обязательно обсудите с сотрудником его карьерные приоритеты и профессиональные амбиции. Делайте этот как минимум раз в квартал, потому что приоритеты могут меняться.
Примеры вопросов:
- Как вы оцениваете продвижение в направлении достижения своих целей карьерного роста?
- Каким новым навыкам вы хотели бы научиться?
- Вы бы хотели пройти какие-либо тренинги или курсы повышения квалификации?
- Какие таланты вы не можете применить на нынешней позиции?
- О какой сфере нашего бизнеса вы хотели бы узнать больше?
- Есть ли какое-то конкретное программное обеспечение или сервис, которыми вы хотели бы научиться пользоваться?
- Вы задумываетесь о том, чтобы взять на себя больше функций и ответственности?
Узнать мнение
сотрудников
3. Причины конфликтов
За последние полтора года частота конфликтов на работе увеличилась у 35% опрошенных, выяснил СберУниверситет. При этом большинство конфликтов происходят из-за личной неприязни.
Три основные причины таких конфликтов: обесценивание труда коллег, принуждение к выполнению чужих задач и зависть к чужим успехам.
Встречи 1:1 позволят разобраться в причинах конфликтов
Примеры вопросов:
- Что предшествовало конфликту?
- Какие действия вы готовы предпринять, чтобы разрешить эту ситуацию?
- Какие качества вы цените в этом человеке?
- Есть ли в этом конфликте позитивные аспекты?
- Вы чувствуете, что находитесь в контакте со всеми?
- Общение с кем из членов команды вам хотелось бы улучшить? Как я могу вам в этом помочь?
- Чувствуете ли вы, что можете попросить других о помощи?
4. Конструктивная обратная связь
По данным Harvard Business Review, 57% работников предпочитают получать конструктивную обратную связь, а не простую похвалу. Лучше всего давать такую обратную связь на встречах 1:1, а не на общих планерках. Так вы не рискуете выставить сотрудника в невыгодном свете перед коллегами.
Используйте метод «Сэндвича»: 40% времени беседы потратьте на похвалу, 20% времени — на конструктивную критику и 40% — снова хвалите.
Примеры вопросов:
- Что, по-вашему, привело к провалу сроков?
- Почему вы поступили таким образом?
- Что, на ваш взгляд, нужно сделать, чтобы избежать таких проблем в будущем?
- Что я могу сделать, чтобы сделать вашу работу более эффективной?
- Достаточно ли я привлекаю вас к принятию решений?
- Вам кажется, что вы получаете достаточно от наших встреч тет-а-тет?
- На ваш взгляд, есть ли что-то, что я мог бы улучшить или изменить в своем стиле управления?
- Что я мог бы сделать для укрепления командного взаимодействия?
5. Удаленный формат работы
Хотя удаленный формат работы и не сдает позиций, 23% удаленщиков говорят, что им одиноко без живого общения с коллегами, а 81% не удается соблюдать work-life balance. Такие выводы сделали в британской IT-компании Buffer, после проведения опроса с участием 3 тыс. дистанционных сотрудников из разных стран мира.
Поэтому в рамках встреч 1:1 важно обсуждать не только рабочие вопросы, но и уделить внимание эмоциональной поддержке, обсуждению личных аспектов и улучшению взаимодействия в распределенной команде.
Примеры вопросов:
- Нравится ли вам текущий формат работы? Какие плюсы и минусы вы видите в нем?
- Какие трудности возникают у вас в процессе удаленной работы и как вы справляетесь с ними?
- Какие правила и лайфхаки помогают вам поддерживать баланс между работой и личной жизнью, работая из дома?
- Есть ли у вас какие-либо предложения по улучшению коммуникации между сотрудниками, работающими в офисе и на удаленке?
Как подготовиться к встрече 1:1
Если у вас не будет четкого понимания того, по какому плану пойдет встреча, вы потратите время зря. Поэтому подготовьтесь.
1. Установите регулярный график встреч
Личные встречи должны стать частью обязательной рабочей рутины. Лучше всего проводить их не реже раза в неделю. При этом отменять только в крайнем случае. Сотрудники могут воспринять регулярную отмену встреч как знак, что руководство не ставит их развитие в приоритет.
Исследование Института Гэллапа показало, что сотрудники проявляют большую мотивацию к выполнению задач и более глубоко вовлечены в работу, если руководитель предоставляет им обратную связь каждую неделю.
2. Выберите удобное пространство для разговора
Проводите встречи один на один лично. Классический вариант – в переговорке. Если такая возможность отсутствует – по видеосвязи, именно так поступает Дженни Блум, финансовый директор IT-компании Zapier.
Постарайтесь свести к минимуму риск того, что вас побеспокоят: повесьте табличку «занято» на двери переговорной» или убедитесь, что интернет-соединение работает без перебоев.
3. Распределите время
Вы можете отвести на встречу 30 минут, из которых 5 выделите на подведение итогов, 10 — на обсуждение текущих проектов и задач, 10 — на определение плана действий на будущее и 5 — на дружескую беседу или резюме совещания.
4. Заранее ознакомьте сотрудника с повесткой встречи.
Кейтлин Холлоуэй, вице-президент по персоналу и культуре в компании Reddit, отмечает: если сотрудник будет заранее знать повестку встречи, то он сможет сформулировать вопросы и темы для обсуждения, чтобы «направить разговор в нужное ему русло».
5. Отслеживайте прогресс от недели к неделе
Фиксируйте итоги обсуждений и отслеживайте, какие темы «всплывают» особенно часто, а также то, насколько сотрудник принял во внимание то, о чем вы говорили. Делитесь своими наблюдениями.
Помните, что главная задача руководителя – установить дружескую атмосферу, чтобы разговор был не только конструктивным, но и вдохновляющим. Лучше предварить беседу двумя-тремя общими фразами или шуткой, чтобы сотрудник мог расслабиться и настроиться на позитивный тон.
Как оценить эффективность встреч 1:1
Проводите регулярные опросы персонала, чтобы узнать мнение сотрудника о встречах one-on-one. Например, это можно сделать с помощью онлайн-платформы Happy Job.
В рамках исследования сотруднику задаются конкретные вопросы по нашей патентованной методике:
Примеры вопросов на Happy Job
Помимо этого, Happy Job помогает анализировать другие параметры рабочей среды: от отношений с коллегами до оснащенности офиса и уровня заработной платы.
Резюме
Четко сформулированные вопросы помогают направить обсуждение в нужное русло и делают встречи более продуктивными. Также они способствуют выявлению ключевых проблем и потребностей сотрудников и формированию культуры открытости.
