За последние годы многие компании переняли непринужденную культуру стартапов: отдельные кабинеты сменились опенспейсами, пиджаки и галстуки уступили место футболкам и джинсам, все популярнее становится удаленный формат работы. В такой обстановке может сложиться впечатление, что правила делового этикета давно устарели и никому не нужны. В статье разбираемся, так ли это.
Определение и основные принципы
Деловой этикет — это правила поведения в рабочей среде с учетом профессиональных и культурных особенностей. Он включает в себя не только манеру поведения и соответствующий дресс-код, но и умение эффективно общаться, слушать, адекватно реагировать на ситуации и уважительно относиться к коллегам. Налаженные связи с коллегами мотивируют людей охотно приходить им на помощь. А скорость и качество взаимодействия в команде напрямую влияют на вовлеченность.
Соблюдение делового этикета способствует снижению конфликтов, повышает профессиональную репутацию отдельных сотрудников и компании в целом, помогает эффективно управлять временем и ресурсами благодаря четкой коммуникации. А еще следование этикету помогает формировать позитивный имидж, привлекать потенциальных партнеров и клиентов и создавать благоприятные условия для развития бизнеса.
Основные принципы делового этикета:
- уважение;
- профессионализм;
- эффективная коммуникация;
- конфиденциальность.
Как деловой этикет помогает в бизнесе
Ключевые аспекты делового этикета
Вежливость
Вежливость помогает создать позитивную и продуктивную рабочую атмосферу, укрепляет профессиональные отношения и способствует успешному взаимодействию в команде. В это понятие входит:
- использование деловой лексики, избегание грубости или нецензурных выражений;
- соблюдение сроков и точности во всем, начиная от прихода на встречу до ответов на письма;
- открытое и почтительное отношение к разным точкам зрения;
- уважение к личному пространству и времени других людей;
- активное слушание и проявление интереса к тому, о чем говорит спикер;
- предоставление конструктивной обратной связи сотрудникам;
- уважение к культурным особенностям международных партнеров или коллег;
- следование правилам деловой переписки при общении в электронной почте и рабочих чатах.
Профессионализм
Профессионализм подразумевает несколько ключевых элементов, которые стимулируют доверие и уважение в бизнес-среде:
- Бережное отношение ко времени и обязательствам, своевременное выполнение задач, соблюдение сроков, а также предупреждение о возможных задержках и изменениях планов.
- Высокий уровень компетентности. Это означает не только глубокое понимание предмета работы, но и стремление постоянно развивать навыки, быть в курсе трендов.
- Способность эффективно решать проблемы и принимать обдуманные решения. Важно уметь анализировать ситуацию, правильно оценивать альтернативы и выбирать оптимальный путь действий.
Эффективная коммуникация
Практика и совершенствование приемов деловых переговоров дает человеку возможность быть более уверенным и успешным собеседником. Это помогает ему достигать целей и поддерживать долгосрочные партнерские отношения. Разберем, как сделать общение результативным:
- определите свои цели и интересы другой стороны;
- заранее продумайте аргументы и альтернативные варианты;
- активно слушайте собеседника и старайтесь понять его потребности и мотивы;
- будьте гибким и готовым к компромиссам;
- подкрепляйте аргументы фактами и данными;
- оставайтесь спокойным и контролируйте эмоции;
- не давите и не угрожайте собеседнику;
- ищите решения, которые выгодны обеим сторонам;
- подводите итоги переговоров, убедитесь, что соглашения записаны и всеми приняты.
Конфиденциальность
Конфиденциальность означает защиту приватной рабочей информации: личных данных клиентов, партнеров, коллег и других важных сведений, которые не предназначены для публичного распространения или доступа.
Соблюдение конфиденциальности имеет ключевое значение для поддержания доверия в деловой среде и защиты интересов всех сторон. Ответственное отношение к информации значит:
-
Не раскрывать частную или защищенную информацию третьим лицам без разрешения.
-
Следовать установленным ограничениям и не пытаться получить доступ к данным, к которым у вас нет прав.
-
Хранить конфиденциальные документы и информацию в местах, где их не увидят посторонние.
Соблюдайте конфиденциальность - Обеспечивать безопасность электронных данных и файлов с помощью надежных паролей и защищенных методов хранения.
- Следовать политикам и правилам конфиденциальности, установленным в организации.
- Понимать, какие данные являются секретными, и не разглашать их даже в неформальных обсуждениях.
- При подозрении на нарушение конфиденциальности своевременно дать знать об этом соответствующим лицам или инстанциям.
Соблюдение делового этикета в компании
Разработка корпоративных правил
Корпоративные правила делового этикета помогут создать единый стандарт профессионального поведения для всех сотрудников компании.
Изучите текущую обстановку в организации. Определите области, требующие улучшения, а также учтите особенности вашей отрасли и рынка. Затем сформулируйте базовые принципы, которые будут лежать в основе правил делового этикета. Это могут быть уважение к коллегам, клиентам и партнерам, профессионализм, честность и т.д.
Разработайте конкретные правила поведения и общения в различных ситуациях: на деловых встречах, в переписке и телефонных разговорах, на мероприятиях и прочее.
После этого обеспечьте всем сотрудникам доступ к правилам. Проведите обучающие семинары и тренинги, чтобы познакомить команду с новыми требованиями и подчеркнуть их важность. Собирайте обратную связь и учитывайте комментарии персонала. Используйте примеры ролевых моделей для иллюстрации правильного и неправильного поведения в различных ситуациях. Убедитесь, что руководители компании активно поддерживают деловой этикет и сами ему следуют.
Влияние делового этикета на рабочую среду
Пренебрежение правилами делового этикета в коллективе (например, регулярные звонки и сообщения во внерабочее время) может привести к стрессу, а в дальнейшем и к выгоранию членов команды. Поэтому задача руководителя — минимизировать влияние стрессоров: установить четкие границы рабочего дня и разобраться, почему сотрудники не успевают выполнять задачи в отведенное время. Скорее всего, поставленные цели недостижимы, в коллективе часто возникают конфликты и нет слаженности, а общение занимает слишком много времени.
Оценить качество коммуникаций в коллективе можно на платформе Happy Job с помощью метрики «Коллеги». Она покажет, комфортно ли сотрудникам общаться друг с другом, готовы ли они участвовать в командной работе, соблюдаются ли в коллективе нормы поведения.
Также в опрос вовлеченности мы включили метрику «Баланс». Она исследует факторы, влияющие на энергию сотрудников. В ее контур входят изучение пищевых привычек, регулярности занятий спортом, наличия переработок.
Как руководителю уменьшить влияние стресса на команду:
- заложить дополнительное время на решение задачи, сместить дедлайн;
- грамотно расставлять приоритеты;
- следить за наличием и качеством перерывов сотрудников;
- не допускать частых переработок;
- ввести табу на рабочие звонки и письма в выходные и праздничные дни;
- компенсировать задержки на работе доплатами или отгулами.
Метрики «Коллеги» и «Баланс» на платформе Happy Job
По завершении опроса система предоставит руководителю и HR автоматизированный отчет, укажет на сильные стороны и зоны развития компании.
В чем еще плюсы платформы Happy Job:
- гарантия полной анонимности;
- проверенная на многих проектах запатентованная методика;
- кастомизация дизайна опроса под отрасль и компанию;
- выгрузка аналитики за один клик;
- крупнейшая база бенчмарков в Евразии (более 800 клиентов из 28 отраслей).
Узнать мнение
сотрудников
Резюме
Деловой этикет в компании важен по двум причинам: он стимулирует сотрудников выглядеть профессионально и способствует уважительным отношениям. Неважно, работаете ли вы удаленно или в офисе, соблюдение основных норм этикета поможет вам произвести хорошее впечатление и наладить прочные связи с коллективом, клиентами и партнерами.
Может показаться, что правил слишком много. Но в этом и плюс: если вы знаете, что делать, вам будет намного легче создать и поддерживать профессиональную репутацию.
