Бесплатный вебинар

Развивающая обратная связь в компании — тренды 2021 8 июля 2021 в 12:00

Записаться
Бесплатный вебинар

Развивающая обратная связь в компании — тренды 2021 8 июля 2021 в 12:00

Записаться

Свежая публикация

10 правил для эффективного совещания

Алексей Клочков
1 ноября, 2017

Хотите потерять 2-3 часа от рабочего времени и снизить продуктивность — проведите совещание. Зачастую летучки, брейнстормы, stand up встречи, виртуальные или реальные совещания собирают тогда, когда просто не хочется работать или потому что «по понедельникам у нас собрание».

Чётко не обозначенные цели, слабый ментор или спикер, отсутствие ответственных по задачам, споры и конфликты, размытый состав группы, отвлечённые мысли об отпуске — превращают совещания в абсолютно бесполезные, выматывающие и антипродуктивные ритуалы рабочих будней. Но встречи с командой крайне важны для эффективности компании!

Совещания это не альтернатива работе и мемы в интернете. Бесцельные и заранее не спланированные собрания воруют время. Просто посчитайте финансовые потери компании за один час болтовни. Состав группы собрания — ещё одна боль. Беспорядочные рассылки-приглашения собирают конференц-залы, но не дают результатов.

Так что же делает совещания эффективными? Как перестать зевать на них, а решать действительные вопросы, получать обратную связь от рабочей группы и генерировать креативные идеи? Как пробудить мотивацию и здоровый энтузиазм, избегая атрофию решительности среди исполнителей?

Мы разработали специальный краткий дайджест, который ответит на эти вопросы и поможет сделать ваши совещания результативным и работающим инструментом.

Без подготовки - никак

Прежде чем назначать совещание, сделайте «домашнюю работу». Для начала сформулируйте повестку. Для чего вообще вы хотите собраться в одном кабинете с коллегами?

Как только определились с целью, составьте список вопросов, которые хотите решить с помощью «коллективного разума». Сразу же пропишите, сколько времени вы готовы отвести на их обсуждение.

Не стоит сильно растягивать совещание. В идеале – один час. Максимум – два. Поэтому не рекомендуем ставить на повестку много вопросов. Иначе на каждый придётся по паре минут, и обсуждать вы их будете буквально на бегу.

 

Если совещание незапланированное, не растягивайте его. Постарайтесь уложиться максимум в один час.

 

10 правил для эффективного совещания

Назначьте день

Выберите дату и время для совещания. Лучше, если это будет среда или четверг.

Мы рекомендуем приучать коллег к порядку и начинать мероприятие строго в назначенное время, не дожидаясь опоздавших. Так, в следующий раз, все придут вовремя.

 

10 правил для эффективного совещания

Отправьте приглашения

Чтобы повысить эффективность совещания, заранее отправьте участникам всю необходимую информацию – когда и где пройдёт мероприятие, какова его цель, какие вопросы будут решаться. Так коллеги смогут заранее подумать над темой и прийти уже подготовленными.

 

Если вы выслали приглашения за неделю до мероприятия и больше, накануне совещания уместно прислать напоминания.

 

10 правил для эффективного совещания

Дилемма размера группы

Сколько приглашать участников решать вам. Но есть несколько нюансов, которые следует учитывать. Если группа маленькая, люди будут стремиться быстрее прийти к компромиссу и соглашаться друг с другом. Найти, таким образом, оригинальное решение для проблемы затруднительно. Большими группами трудно управлять: участники часто отвлекаются на посторонние темы, спорят и не соглашаются друг с другом. Но в спорах иногда рождаются интересные идеи.

 

10 правил для эффективного совещания

Ведущий для совещания

У совещания обязательно должен быть ведущий. Он будет задавать темп мероприятию, не позволять участником отвлекаться. Также необходимо назначить сотрудника, который будет протоколировать происходящее. Важно, чтобы это был не участник совещания. Иначе он будет думать о поднятых вопросах, своём докладе, и не сможет зафиксировать всё, что говорят коллеги.

 

Следите, чтобы ведущего «не заместили» спорщики или сильный оратор. При необходимости одёргивайте коллег и возвращайте управление совещанием назначенному сотруднику.

 

10 правил для эффективного совещания

Зарисовывайте всё важное

Важные моменты можно выносить на доску. Наш совет: оформляйте их наиболее наглядно, с помощью схем, рисунков, скетчей. Согласно исследованию, визуализация улучшает восприятие информации в девять раз.

 

10 правил для эффективного совещания

Перерыв на пять минут

Мы рекомендуем использовать правило POMODORO не только для работы, но и для совещаний. Разделите мероприятие на несколько временных отрезков: 25 минут обсуждайте вопросы, 5 минут уделите отдыху, снова 25 минут обсуждайте вопросы, и снова 5 минут – отдых. И так до конца совещания. После четырёх 25-минутных циклов можно сделать большой перерыв – на 15 минут.

Во время «перемен» можно пройтись по кабинету или выйти в коридор, выпить воды или кофе, поговорить с коллегами на отвлечённые темы.

 

10 правил для эффективного совещания

Помним о цели

Главная задача ведущего – чтобы все заявленные на повестке вопросы получили ответы. Поэтому необходимо следить, чтобы участники говорили по делу, не перескакивали с темы на тему. Полезно в конце каждого «раунда» подытоживать – что в итоге мы решили по вопросу? Результатом должны стать конкретная задача и назначенный на её исполнение сотрудник.

 

10 правил для эффективного совещания

В порядке очереди

На совещании нельзя играть в игру «Кто кого перекричит». Поэтому важно позволить каждому участнику спокойно высказаться. Ведущий наделён правом «давать слово».

Помимо этого ведущий должен гасить возникающие конфликты и вовлекать «молчунов» в обсуждения.

 

10 правил для эффективного совещания

Итоги совещания каждому участнику

Когда совещание закончилось, протокол и другие материалы, например показанные презентации, следует разослать всем участникам. Также важно напомнить сотрудникам о том, какие задачи они должны выполнить и в какие сроки.

 

10 правил для эффективного совещания

 

Чтобы совещание прошло гладко, вам понадобится ведущий. Он будет готовить повестку, контролировать выступающих и следить, чтобы на каждый вопрос был получен ответ. Наши советы помогут предусмотреть все нюансы и организовать действительно полезное мероприятие.

Об авторе

Вам может понравиться

Резкая смена офисной работы на удалённую изменила нашу жизнь. В результате сейчас мы проходим тяжёлый период адаптации. Разберёмся, как быстрее его преодолеть.
Когда вы хвалите своих коллег, вы обретаете верных соратников и улучшаете климат в коллективе. Однако вслух признавать достижения сослуживцев не так просто, как может показаться на первый взгляд. Разберём ошибки, которые можно допустить.
Эпидемия коронавируса потрясла весь мир, но не стоит паниковать. Лучше прочитайте нашу статью, в которой мы собрали рекомендации экспертов по профилактике COVID‑19, применимые для офиса или командировок
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд
Вебинары и видео
Развиваем вовлеченность и лояльность сотрудников 62 минуты
Экономическая польза оценки лояльности 5 минут
Дэшборд по вовлеченности 2021. Конструктор презентаций 47 минут
Экономическая польза оценки вовлеченности 5 минут
Современные digital-процессы оценки и развития вовлеченности 35 минут
Зачем измерять вовлечённость и лояльность? 90 секунд
Культура счастья. Что делает компании успешнее? 110 минут
Как появились метрики Happy Job? 90 секунд
Как повысить eNPS и лояльность в 2021 62 минуты
Экономический эффект развития вовлеченности 5 минут
Смотреть все видео
Наука и методика

Happy Job обогатила международную практику оценки вовлеченности добавив в нее точность исследований, интересные опросы и технологии HR ZeroУзнать больше об HR Zero. Мы совершенствуем методикуПодробнее о методике платформы и вопросыСкачать буклет «10 метрик» в PDF каждый день вместе с 350+ средними и крупными компаниями России и Евразии. Методика подтверждена патентом РАО. Платформа входит в единый реестр российского программного обеспечения.

Научные статьи по методике Happy Job регулярно публикуются в международных журналах фундаментальных и прикладных исследований. Экспертные статьи наших консультантов можно прочитать в авторитетных бизнес изданиях.

с нами:
Отзывы клиентов
Дмитрий Попов
руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование
Полина Лаптева
руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng
Алексей Алексапольский
Руководитель проекта по развитию персонала
Юлия Терещенко
начальник отдела внутренних коммуникаций, МТС
Ксения Васильева
директор по персоналу Inventive Retail Group
Оксана Кравченко
руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование

«Мы получили большое количество положительной обратной связи как от обычных сотрудников, так и от топ-менеджмента.

Геймифицированный формат в совокупности с «человеческой» постановкой вопросов воспринимается достаточно легко и занимает мало времени на прохождение.

Тищенко Мария
старший менеджер по управлению проектами, Билайн

Доступность информации для руководителей любого уровня, постоянное совершенствование платформы, лёгкость управления данными – всё это делает продукты компании Happy Job такими востребованными.

Долгова Вера
Руководитель управления исследований, аналитики и нематериальной мотивации
Департамент корпоративной культуры и бренда

Мы точно планируем работать дальше с Happy Job.

Потому что Люди – это главное, что у нас есть, а Happy Job помогает нам в том, чтобы делать наших людей счастливым на работе

Анна Трифонова
Менеджер по внутренним коммуникациям, SPLAT
Смотреть еще 50 отзывов