10 правил для эффективного совещания
Хотите потерять 2-3 часа от рабочего времени и снизить продуктивность — проведите совещание. Зачастую летучки, брейнстормы, stand up встречи, виртуальные или реальные совещания собирают тогда, когда просто не хочется работать или потому что «по понедельникам у нас собрание».
Чётко не обозначенные цели, слабый ментор или спикер, отсутствие ответственных по задачам, споры и конфликты , размытый состав группы, отвлечённые мысли об отпуске — превращают совещания в абсолютно бесполезные, выматывающие и антипродуктивные ритуалы рабочих будней. Но встречи с командой крайне важны для эффективности компании!
Совещания это не альтернатива работе и мемы в интернете. Бесцельные и заранее не спланированные собрания воруют время. Просто посчитайте финансовые потери компании за один час болтовни. Состав группы собрания — ещё одна боль. Беспорядочные рассылки-приглашения собирают конференц-залы, но не дают результатов.
Так что же делает совещания эффективными? Как перестать зевать на них, а решать действительные вопросы, получать обратную связь от рабочей группы и генерировать креативные идеи? Как пробудить мотивацию и здоровый энтузиазм, избегая атрофию решительности среди исполнителей?
Мы разработали специальный краткий дайджест, который ответит на эти вопросы и поможет сделать ваши совещания результативным и работающим инструментом.
Без подготовки - никак
Прежде чем назначать совещание, сделайте «домашнюю работу». Для начала сформулируйте повестку. Для чего вообще вы хотите собраться в одном кабинете с коллегами?
Как только определились с целью, составьте список вопросов, которые хотите решить с помощью «коллективного разума». Сразу же пропишите, сколько времени вы готовы отвести на их обсуждение.
Не стоит сильно растягивать совещание. В идеале – один час. Максимум – два. Поэтому не рекомендуем ставить на повестку много вопросов. Иначе на каждый придётся по паре минут, и обсуждать вы их будете буквально на бегу.
Если совещание незапланированное, не растягивайте его. Постарайтесь уложиться максимум в один час.
Назначьте день
Выберите дату и время для совещания. Лучше, если это будет среда или четверг.
Мы рекомендуем приучать коллег к порядку и начинать мероприятие строго в назначенное время, не дожидаясь опоздавших. Так, в следующий раз, все придут вовремя.
Отправьте приглашения
Чтобы повысить эффективность совещания, заранее отправьте участникам всю необходимую информацию – когда и где пройдёт мероприятие, какова его цель, какие вопросы будут решаться. Так коллеги смогут заранее подумать над темой и прийти уже подготовленными.
Если вы выслали приглашения за неделю до мероприятия и больше, накануне совещания уместно прислать напоминания.
Дилемма размера группы
Сколько приглашать участников решать вам. Но есть несколько нюансов, которые следует учитывать. Если группа маленькая, люди будут стремиться быстрее прийти к компромиссу и соглашаться друг с другом. Найти, таким образом, оригинальное решение для проблемы затруднительно. Большими группами трудно управлять: участники часто отвлекаются на посторонние темы, спорят и не соглашаются друг с другом. Но в спорах иногда рождаются интересные идеи.
Ведущий для совещания
У совещания обязательно должен быть ведущий. Он будет задавать темп мероприятию, не позволять участником отвлекаться. Также необходимо назначить сотрудника, который будет протоколировать происходящее. Важно, чтобы это был не участник совещания. Иначе он будет думать о поднятых вопросах, своём докладе, и не сможет зафиксировать всё, что говорят коллеги.
Следите, чтобы ведущего «не заместили» спорщики или сильный оратор. При необходимости одёргивайте коллег и возвращайте управление совещанием назначенному сотруднику.
Зарисовывайте всё важное
Важные моменты можно выносить на доску. Наш совет: оформляйте их наиболее наглядно, с помощью схем, рисунков, скетчей. Согласно исследованию, визуализация улучшает восприятие информации в девять раз.
Перерыв на пять минут
Мы рекомендуем использовать правило POMODORO не только для работы, но и для совещаний. Разделите мероприятие на несколько временных отрезков: 25 минут обсуждайте вопросы, 5 минут уделите отдыху, снова 25 минут обсуждайте вопросы, и снова 5 минут – отдых. И так до конца совещания. После четырёх 25-минутных циклов можно сделать большой перерыв – на 15 минут.
Во время «перемен» можно пройтись по кабинету или выйти в коридор, выпить воды или кофе, поговорить с коллегами на отвлечённые темы.
Помним о цели
Главная задача ведущего – чтобы все заявленные на повестке вопросы получили ответы. Поэтому необходимо следить, чтобы участники говорили по делу, не перескакивали с темы на тему. Полезно в конце каждого «раунда» подытоживать – что в итоге мы решили по вопросу? Результатом должны стать конкретная задача и назначенный на её исполнение сотрудник.
В порядке очереди
На совещании нельзя играть в игру «Кто кого перекричит». Поэтому важно позволить каждому участнику спокойно высказаться. Ведущий наделён правом «давать слово».
Помимо этого ведущий должен гасить возникающие конфликты и вовлекать «молчунов» в обсуждения.
Итоги совещания каждому участнику
Когда совещание закончилось, протокол и другие материалы, например показанные презентации, следует разослать всем участникам. Также важно напомнить сотрудникам о том, какие задачи они должны выполнить и в какие сроки.
Чтобы совещание прошло гладко, вам понадобится ведущий. Он будет готовить повестку, контролировать выступающих и следить, чтобы на каждый вопрос был получен ответ. Наши советы помогут предусмотреть все нюансы и организовать действительно полезное мероприятие.
