По результатам исследования компании Gallup, трое из десяти сотрудников работают полностью дистанционно, а пятеро из десяти — в гибридном формате. Удаленная работа из привилегии превратилась в обыденность. Теперь задача работодателей — обеспечить удаленным членам команды такую же качественную адаптацию, как и тем, кто работает в офисе.
В материале рассказываем, как это сделать и какие важные аспекты нужно учесть.
Как провести адаптацию удаленных сотрудников
Адаптация — это процесс интеграции нового сотрудника в команду. Обычно она включает в себя встречи с руководителем, знакомство с коллегами, изучение миссии компании, ее структуры, культуры и ценностей.
В случае с дистанционным онбордингом происходит все то же самое, но в онлайн-формате. К примеру, организация может провести встречу для рассказа об истории, миссии и т.д. с помощью видеоконференции, а дополнительные материалы (инструкции, политики, видеоролики, организационная структура) выложить на внутренний портал для самостоятельного ознакомления. Ниже мы собрали несколько рекомендаций для того, чтобы адаптация удаленных членов команды проходила успешно.
Начните процесс адаптации заранее
Первые дни и даже недели работы в новом месте могут быть для сотрудника напряженными, поскольку ему приходится изучать большой объем информации, знакомиться с новыми людьми, привыкать к особенностям рабочих процессов. Поэтому можно не ждать дня официального вступления специалиста в должность, а заблаговременно выслать ему информацию о компании, ссылки на обучающие ролики и тренинги для новичков.
Помимо этого, организуйте онлайн-встречу с IT-специалистом, который настроит все необходимые корпоративные программы и сервисы, а также расскажет, как ими пользоваться. Предварительная подготовка минимизирует риски возникновения технических проблем, обеспечивает полноценное участие новичка в работе с первого дня и снижает уровень его беспокойства. Некоторые организации предоставляют удаленным сотрудникам ноутбук, который уже настроен в соответствии с внутренними протоколами безопасности и в нужной конфигурации.
Составьте план дистанционной адаптации
Специалисты, которые получают необходимую поддержку на протяжении всего периода адаптации, работают в 2 раза продуктивнее, чем те, кто ее лишен. Поэтому нельзя допускать ситуаций, когда про новичка все забывают через неделю после его прихода. Уделите ему столько времени, сколько потребуется для полного понимания рабочих процессов.
Сформируйте план на 30, 60 и 90 дней с конкретными задачами и целями на каждом этапе. Его можно сделать в редактируемом онлайн-формате и вносить изменения в зависимости от того, насколько быстро сотрудник осваивает новые навыки и эффективно выполняет работу.
При планировании ориентируйтесь на основные этапы адаптации
-
30 дней — изучение внутренних процессов, освоение программ, знакомство с командой и спецификой задач.
Этапы онбординга нового сотрудника в первый месяц работы 
Этапы онбординга нового сотрудника в первый месяц работы - 60 дней — более самостоятельное выполнение работы, но пока под руководством наставника или непосредственного начальника.
- 90 дней — полностью автономная деятельность, уверенное знание внутренних процессов
Узнать мнение
сотрудников
Назначьте ментора для удаленного сотрудника
Если в компании предусмотрена программа наставничества, заранее назначьте ментора для новичка. Если нет, то определите контактное лицо, к которому он сможет обращаться в случае возникновения вопросов. Важно, чтобы это был рядовой сотрудник, а не руководитель, тогда новому члену команды будет комфортнее общаться с ним. Когда человек знает, что у него есть к кому обратиться, это повышает его уверенность и сокращает напряжение.
Наставник передает опыт и знания подопечному, помогает быстрее влиться в коллектив, делится советами, лайфхаками, погружает в бизнес-процессы. Все это не только положительно влияет на скорость и качество адаптации, но и укрепляет командный дух.
Устанавливайте четкие цели
Человек, который работает дистанционно, должен понимать, как его деятельность влияет на общий успех организации. Поэтому важно четко формулировать обязанности и обозначать ожидания — это поможет новичку расставить приоритеты в работе и быстрее добиться результатов. Понятные задачи с самого начала создадут основу для более комфортной интеграции.
Что еще можно сделать для улучшения процесса адаптации:
- отправьте новичку welcome-набор с мерчем, если у компании есть такая возможность;
- проводите неформальные онлайн-встречи, где каждый член команды может рассказать о себе и своих увлечениях вне работы, а также лучше узнать коллег;
- предоставьте новому члену команды список сотрудников, с которыми он часто будет взаимодействовать, и объясните по каким вопросам;
- не забывайте рассказывать о корпоративной культуре, ценностях и принципах организации;
- организуйте внутреннее обучение в разных форматах (лекции, тренинги, изучение книг и т.д.), поскольку кто-то лучше воспринимает информацию на слух, а кто-то визуально;
- информируйте персонал о новостях компании с помощью каналов внутренней коммуникации — почтовых рассылок, чатах в мессенджерах и прочих ресурсов, — это поможет тем, кто работает дистанционно, всегда быть в курсе событий даже на расстоянии.
Преимущества качественного процесса адаптации
Хорошо продуманная программа адаптации имеет преимущества как для работодателя, так и для специалиста.
Плюсы для компании:
- минимизация текучести кадров;
- удержание талантов;
- сокращение расходов на наем и обучение новых специалистов;
- рост продуктивности команды;
- увеличение уровня лояльности и вовлеченности персонала;
- укрепление HR-бренда.
Плюсы для сотрудника:
- снижает стресс в новых обстоятельствах;
- помогает наладить коммуникацию с коллегами;
- положительно сказывается на продуктивности;
- сокращает риск ошибок;
- экономит ресурсы и исключает необходимость самостоятельно разбираться в рабочих процессах.
Как оценить эффективность дистанционной адаптации
Оценить эффективность адаптации можно с помощью обратной связи от сотрудника. Она позволяет выявить, что можно улучшить в программе, проанализировать прозрачность внутренних процессов, качество взаимодействия с руководителем и коллективом, а затем на основе этой информации разработать меры для оптимизации процесса.
Вы можете узнать мнение новичка о работе в компании на онлайн-платформе Happy Job в рамках опроса вовлеченности. Для этого используются метрики «Руководитель», «Процессы», «Коллеги», «Условия труда».
Вопросы к метрикам «Процессы» и «Условия труда» на платформе Happy Job
Опрос на платформе Happy Job гарантирует полную анонимность для получения релевантных данных, а также экономит время HR-специалистов на обработку результатов. После окончания исследования сервис даст рекомендации по улучшению условий рабочей среды и развитию вовлеченности и лояльности персонала.
В чем сложность дистанционной адаптации
Ощущение изоляции
Главная трудность удаленной адаптации — невозможность личного взаимодействия. При виртуальном общении сложно выстраивать неформальные отношения с коллегами, как это происходит в офисе во время совместных походов на обед, разговоров при встрече в коридоре, посещений корпоративных мероприятий и т.д. В этом случае руководителю нужно брать инициативу на себя и организовывать онлайн-встречи с участием всего отдела для обсуждения текущих вопросов и налаживания контактов внутри команды.
Недостаток информации
Многие удаленные работники чувствуют себя дезориентированными, когда не знают, куда и к кому обратиться, чтобы получить необходимую информацию. Если им не совсем понятна должностная инструкция, сложно оценить свою роль в команде и перспективы карьерного роста, это может привести к снижению мотивации и производительности. В итоге они начинают искать другое место работы, где внутренние процессы выстроены более понятно и качественно.
Как сократить проблемы при удаленной адаптации
- Регулярно собирайте фидбэк от новых сотрудников. Для этого используйте анонимные опросы, а также встречи с HR-менеджером и руководителем.
- Проводите обучение для наставников. Они должны знать особенности дистанционной адаптации, понимать цели компании, а также доносить информацию до новичка в понятной форме.
- Вносите изменения в программу адаптации на основе обратной связи от сотрудников. Отслеживайте, как со временем меняется ее качество.
Резюме
Дистанционная адаптация сотрудников проходит по тем же принципам, что и ее привычная офлайн-версия, но с некоторыми отличиями. Например, новичку требуется больше встреч с руководителем и командой, чтобы он не чувствовал себя оторванным от коллектива и мог выстраивать отношения с коллегами.
Чтобы в период испытательного срока и по его окончании у нового члена команды не возникало желания найти другого работодателя, нужно оказывать ему поддержку на всем протяжении адаптации, регулярно обмениваться обратной связью и вовлекать его в корпоративные инициативы.
Источники:
Ben Wigert, Sangeeta Agrawal, «Returning to the Office: The Current, Preferred and Future State of Remote Work», 2022
