Вы уже потратили:
0 руб.

Нужно вчера: как назначать приоритеты задачам

Команды, у которых нет четкого плана работы и понимания срочности и важности каждой задачи, склонны концентрироваться на второстепенных делах. В итоге они устают еще до того, как приступили к «горячей» задаче. Это становится причиной переработок, стресса и сорванных дедлайнов, а еще отрицательно сказывается на качестве результата, количестве ошибок, удовлетворенности клиентов и т.д. Избежать такого помогает правильная расстановка приоритетов. В статье делимся 5 методами приоритизации, зная которые руководитель поможет сотрудникам отделить главное от побочного.

Методы расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра

34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр был вынужден ежедневно решать, что из бесконечного списка дел ему необходимо выполнить. В итоге он предложил разделять задачи на четыре категории по степени их важности и срочности. Так появилась известная по всему миру матрица Эйзенхауэра, которая состоит из следующих групп:

  1. Важные и срочные дела — сделать сразу. Например, задачи с горящим дедлайном, последствия форс-мажора, то, что надо выполнить в тот же день.
  2. Важные, но несрочные — запланировать и назначить время. Сюда относятся дела, которые нужно внести в календарь (стратегическое планирование, создание нового проекта и т.д.). У них необязательно есть срок исполнения.
  3. Срочные, но неважные — по возможности делегировать. Рутинные задачи, не связанные с личными целями, но результат которых важен для остальных — заполнение документов, участие в совещаниях, обсуждение не очень важных проектов.
  4. Неважные и несрочные — убрать из списка или отложить на потом. Это все то, что мешает заняться делами из 1-й и 2-й групп — чтение новостей, не связанных с работой, пустые разговоры с коллегами, пролистывание соцсетей, организация файлов на рабочем столе.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

При составлении списков желательно ограничиться 8 задачами в каждой группе. Прежде чем добавить еще одну, нужно выполнить самый важный пункт из уже существующих.

платформа для опросов

Узнать мнение
сотрудников

просто!

Метод ABCDE

Метод ABCDE похож на матрицу Эйзенхауэра с той разницей, что он не требует разделения задач по степени срочности. Его разработал Брайан Трейси — канадско-американский эксперт по психологии успеха и мотивационный оратор. Этот метод подойдет в случаях, когда у дел нет дедлайнов или они равнозначны.

Трейси предложил делить задачи на следующие категории:

А — очень важно. Задачи, выполнение которых обязательно и имеет серьезные последствия (встреча с ключевым клиентом, разработка стратегии, отчет для совета директоров). Если таких задач несколько, им присваиваются номера: А-1, А-2 и т.д.

B — важно, но не критично. Последствия этих задач не такие серьезные, как в категории А. Например, если вы не сразу ответите на электронное письмо или вообще его проигнорируете, ничего страшного не произойдет.

С — желательно выполнить. Это дела из разряда «пообедать с коллегами»‎ — они ни на что не влияют.

D — делегировать. Сюда относится вся рутинная работа, которую можно делегировать, чтобы освободить ресурс для задач категорий А и В.

E — исключить. Задачи, которые только отнимают время и не приближают к цели. Их можно вычеркнуть.

Читайте также
«Как руководителю делегировать рабочие задачи»
Подробнее

Метод Айви Ли

Айви Ли — американский журналист и основоположник PR — в начале ХХ века предложил свой способ ранжировать задачи. Его суть заключается в том, чтобы планировать не больше 6 дел в день. Вот так выглядит процесс приоритизации задач:

  • составьте список задач на следующий день;
  • распределите их по степени важности;
  • наутро начните работу с первой задачи и только после ее завершения переходите ко второй;
  • незавершенные дела переносите  на следующий день;
  • повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Метод помогает сосредоточиться на ключевых задачах и действовать последовательно. Кроме того, ограничение 6 пунктами помогает избежать перегрузок.

Метод Айви Ли
Метод Айви Ли
Метод Айви Ли
Метод Айви Ли

Метод MoSCoW

Чаще всего эта техника используется для управления проектами. В ее названии заключены 4 категории задач: Must (должен), Should (стоит), Could (мог бы), Won’t (не стану). Разберем принцип ранжирования дел на примере разработки сайта онлайн-магазина.

  1. Must. Это критически важные задачи, от выполнения которых зависит нормальное функционирование проекта (разработка системы оформления заказов, регистрация пользователей).
  2. Should. Задачи все еще важные, но уже в меньшей степени. По возможности их лучше выполнить, однако проект беспрепятственно завершится и без этого (возможность оставлять отзывы, интеграция с соцсетями бренда).
  3. Could. Неважные дела, которые можно сделать, если будет время. Они дают проекту дополнительные преимущества, но остаются на усмотрение исполнителя (поддержка нескольких языков).
  4. Won’t. То, что допустимо отложить на будущее или убрать из проекта из-за ограниченных ресурсов или низкого приоритета (разработка реферальной программы).
Приоритизация
Если на важную задачу почти не осталось времени, значит, вы неправильно расставили приоритеты

Метод «1-3-5»

Еще одна техника планирования называется «1-3-5». Она подразумевает, что нужно выписать 9 задач на день и распределить их на 3 группы по принципу:

  • 1 важная и сложная задача (доделать отчет);
  • 3 средние задачи (созвониться с командой, провести презентацию, согласовать бюджет подразделения);
  • 5 простых задач (подписать договоры с фрилансерами, выставить счет подрядчику, опубликовать вакансию, обсудить корпоративное мероприятие, навести порядок на рабочем столе).

В идеале рекомендуется начинать работу с самой сложной задачи. Но если ваша продуктивность выше во второй половине дня или вам проще сначала сделать легкие дела — перенесите задачу. Также необязательно выписывать именно 9 дел, можно сократить их и распределить, например, по схеме 1-2-3. Задачи, которые вы не успели выполнить, переносятся на следующий день.

Как расставлять приоритеты
Методика «1-3-5»
Как расставлять приоритеты
Методика «1-3-5»

Как умение руководителя расставлять приоритеты влияет на работу команды

Если руководитель не умеет правильно расставлять приоритеты, от этого страдает не только он сам, но и его команда. Без понимания степени важности сотрудники могут:

  • сосредотачиваться на мелких задачах, упуская из виду ключевые проекты;
  • брать слишком много задач одновременно;
  • срывать дедлайны;
  • перерабатывать и находиться в постоянном стрессе.

Чтобы такого не происходило, и руководитель, и персонал должны иметь четкое представление о том, какие вопросы надо решать в первую очередь, а какие — по остаточному принципу. Это позволит снизить напряжение в коллективе даже при высокой загруженности.

Оценить, насколько хорошо сотрудники понимают поставленные задачи, а также получается ли у них выполнять работу в указанные сроки, помогут метрики «Руководитель», «Баланс» и «Стратегия» в онлайн-опросе вовлеченности на платформе Happy Job.

Метрики «Руководитель», «Баланс» и «Стратегия» на платформе Happy Job

По завершении исследования платформа предоставит руководителю обезличенные результаты и даст рекомендации по улучшению проблемных метрик. Опрос даст понимание причин, которые мешают подчиненным выполнять запланированный объем работы.

Резюме

Чтобы сотрудники правильно планировали рабочий день, руководитель должен помогать им расставлять приоритеты и распределять нагрузку. Для этого существуют разнообразные методы приоритизации, например, матрица Эйзенхауэра, техника ABCDE и 1-3-5 и прочие. Они позволяют выводить действительно важные задачи на первый план, повышать эффективность команды и качество ее работы, а также свести к минимуму переработки и стресс.

Всё о развитии персонала
в нашем Telegram
Первыми узнавайте о важных мероприятиях, трендах и кейсах в HR-сфере
Подписаться
Поделиться
Алексей Клочков

Алексей Клочков — ведущий эксперт в области управленческого консалтинга России и руководитель HR-Tech компании Happy Job

Оглавление

Запустите опрос вовлечённости
68 работающих кейсовпо развитию вовлеченности

Читайте также

Вовлеченность при быстром росте. Кейс Группы «Самолет»
«Вовлеченность – больше, чем работа». Кейс Газпромбанк
Основные теории мотивации
Кадровая политика в организации
Как побороть синдром самозванца
Кейс Дикси: Как мы увеличили eNPS в магазинах на 60 п.п.
Как ставить дедлайны и управлять ими
Как фактор автобуса влияет на работу команды
Читать другие материалы

Кейсы клиентов

  • 4 года с Happy Job
    360 000 сотрудников
    рост eNPS +19,9%
  • 5 лет с Happy Job
    120 000 сотрудников
    рост выручки и производительности
    за счет развития eNPS
    +13%
  • 5 лет с Happy Job
    1 700 сотрудников
    снижение уровня текучести -50%

Хотите добиться таких же результатов?

Запланируйте онлайн-встречу с нашим менеджером

Анастасия Любятинская руководитель отдела продаж

Алексей Клочков, основатель Happy Job

Протестируйте бесплатно!

Получите полный доступ.

  1. Заполните форму заявки, и с вами свяжется консультант, чтобы обсудить старт исследования.
  2. Всё, что нужно предоставить — это список email-адресов сотрудников.
  3. Вы сможете оценить все возможности платформы и подготовиться к полноценному использованию.

Количество респондентов в тестовой группе должно составлять не более 10% от общего числа сотрудников, но не менее 5 и не более 100 человек.

Я и мои коллеги уделяем полное внимание всем тестовым проектам. Алексей Клочков , основатель Happy Job

Заголовок по умолчанию

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Политика конфиденциальности

Или пишите нам на почту
sales@happy-job.ru