Команды, у которых нет четкого плана работы и понимания срочности и важности каждой задачи, склонны концентрироваться на второстепенных делах. В итоге они устают еще до того, как приступили к «горячей» задаче. Это становится причиной переработок, стресса и сорванных дедлайнов, а еще отрицательно сказывается на качестве результата, количестве ошибок, удовлетворенности клиентов и т.д. Избежать такого помогает правильная расстановка приоритетов. В статье делимся 5 методами приоритизации, зная которые руководитель поможет сотрудникам отделить главное от побочного.
Методы расстановки приоритетов
Матрица Эйзенхауэра
34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр был вынужден ежедневно решать, что из бесконечного списка дел ему необходимо выполнить. В итоге он предложил разделять задачи на четыре категории по степени их важности и срочности. Так появилась известная по всему миру матрица Эйзенхауэра, которая состоит из следующих групп:
- Важные и срочные дела — сделать сразу. Например, задачи с горящим дедлайном, последствия форс-мажора, то, что надо выполнить в тот же день.
- Важные, но несрочные — запланировать и назначить время. Сюда относятся дела, которые нужно внести в календарь (стратегическое планирование, создание нового проекта и т.д.). У них необязательно есть срок исполнения.
- Срочные, но неважные — по возможности делегировать. Рутинные задачи, не связанные с личными целями, но результат которых важен для остальных — заполнение документов, участие в совещаниях, обсуждение не очень важных проектов.
- Неважные и несрочные — убрать из списка или отложить на потом. Это все то, что мешает заняться делами из 1-й и 2-й групп — чтение новостей, не связанных с работой, пустые разговоры с коллегами, пролистывание соцсетей, организация файлов на рабочем столе.
При составлении списков желательно ограничиться 8 задачами в каждой группе. Прежде чем добавить еще одну, нужно выполнить самый важный пункт из уже существующих.
Узнать мнение
сотрудников
Метод ABCDE
Метод ABCDE похож на матрицу Эйзенхауэра с той разницей, что он не требует разделения задач по степени срочности. Его разработал Брайан Трейси — канадско-американский эксперт по психологии успеха и мотивационный оратор. Этот метод подойдет в случаях, когда у дел нет дедлайнов или они равнозначны.
Трейси предложил делить задачи на следующие категории:
А — очень важно. Задачи, выполнение которых обязательно и имеет серьезные последствия (встреча с ключевым клиентом, разработка стратегии, отчет для совета директоров). Если таких задач несколько, им присваиваются номера: А-1, А-2 и т.д.
B — важно, но не критично. Последствия этих задач не такие серьезные, как в категории А. Например, если вы не сразу ответите на электронное письмо или вообще его проигнорируете, ничего страшного не произойдет.
С — желательно выполнить. Это дела из разряда «пообедать с коллегами» — они ни на что не влияют.
D — делегировать. Сюда относится вся рутинная работа, которую можно делегировать, чтобы освободить ресурс для задач категорий А и В.
E — исключить. Задачи, которые только отнимают время и не приближают к цели. Их можно вычеркнуть.
Метод Айви Ли
Айви Ли — американский журналист и основоположник PR — в начале ХХ века предложил свой способ ранжировать задачи. Его суть заключается в том, чтобы планировать не больше 6 дел в день. Вот так выглядит процесс приоритизации задач:
- составьте список задач на следующий день;
- распределите их по степени важности;
- наутро начните работу с первой задачи и только после ее завершения переходите ко второй;
- незавершенные дела переносите на следующий день;
- повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
Метод помогает сосредоточиться на ключевых задачах и действовать последовательно. Кроме того, ограничение 6 пунктами помогает избежать перегрузок.
Метод MoSCoW
Чаще всего эта техника используется для управления проектами. В ее названии заключены 4 категории задач: Must (должен), Should (стоит), Could (мог бы), Won’t (не стану). Разберем принцип ранжирования дел на примере разработки сайта онлайн-магазина.
- Must. Это критически важные задачи, от выполнения которых зависит нормальное функционирование проекта (разработка системы оформления заказов, регистрация пользователей).
- Should. Задачи все еще важные, но уже в меньшей степени. По возможности их лучше выполнить, однако проект беспрепятственно завершится и без этого (возможность оставлять отзывы, интеграция с соцсетями бренда).
- Could. Неважные дела, которые можно сделать, если будет время. Они дают проекту дополнительные преимущества, но остаются на усмотрение исполнителя (поддержка нескольких языков).
- Won’t. То, что допустимо отложить на будущее или убрать из проекта из-за ограниченных ресурсов или низкого приоритета (разработка реферальной программы).
Метод «1-3-5»
Еще одна техника планирования называется «1-3-5». Она подразумевает, что нужно выписать 9 задач на день и распределить их на 3 группы по принципу:
- 1 важная и сложная задача (доделать отчет);
- 3 средние задачи (созвониться с командой, провести презентацию, согласовать бюджет подразделения);
- 5 простых задач (подписать договоры с фрилансерами, выставить счет подрядчику, опубликовать вакансию, обсудить корпоративное мероприятие, навести порядок на рабочем столе).
В идеале рекомендуется начинать работу с самой сложной задачи. Но если ваша продуктивность выше во второй половине дня или вам проще сначала сделать легкие дела — перенесите задачу. Также необязательно выписывать именно 9 дел, можно сократить их и распределить, например, по схеме 1-2-3. Задачи, которые вы не успели выполнить, переносятся на следующий день.
Как умение руководителя расставлять приоритеты влияет на работу команды
Если руководитель не умеет правильно расставлять приоритеты, от этого страдает не только он сам, но и его команда. Без понимания степени важности сотрудники могут:
- сосредотачиваться на мелких задачах, упуская из виду ключевые проекты;
- брать слишком много задач одновременно;
- срывать дедлайны;
- перерабатывать и находиться в постоянном стрессе.
Чтобы такого не происходило, и руководитель, и персонал должны иметь четкое представление о том, какие вопросы надо решать в первую очередь, а какие — по остаточному принципу. Это позволит снизить напряжение в коллективе даже при высокой загруженности.
Оценить, насколько хорошо сотрудники понимают поставленные задачи, а также получается ли у них выполнять работу в указанные сроки, помогут метрики «Руководитель», «Баланс» и «Стратегия» в онлайн-опросе вовлеченности на платформе Happy Job.
Метрики «Руководитель», «Баланс» и «Стратегия» на платформе Happy Job
По завершении исследования платформа предоставит руководителю обезличенные результаты и даст рекомендации по улучшению проблемных метрик. Опрос даст понимание причин, которые мешают подчиненным выполнять запланированный объем работы.
Резюме
Чтобы сотрудники правильно планировали рабочий день, руководитель должен помогать им расставлять приоритеты и распределять нагрузку. Для этого существуют разнообразные методы приоритизации, например, матрица Эйзенхауэра, техника ABCDE и 1-3-5 и прочие. Они позволяют выводить действительно важные задачи на первый план, повышать эффективность команды и качество ее работы, а также свести к минимуму переработки и стресс.
