Опоздания сотрудников — болезненная тема для каждого работодателя. Они могут негативно сказываться не только на дисциплине в коллективе, но и на продуктивности. Поэтому важно принимать строгие меры для решения этой проблемы.
В этой статье расскажем о том, как воспитывать в людях пунктуальность.
Откажитесь от штрафов и отработок опозданий
Обычно первое, что приходит в голову работодателю, когда сотрудник постоянно опаздывает, — оштрафовать его. Введение финансовых вычетов или депримирование является наиболее распространенным средством наказания. Однако такой подход не законен. Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «штраф». Таким образом, штраф — это нарушение прав работника. За такое могут наказать уже самого работодателя.
Конечно, никто не запрещает составить «Положение о премировании» — внутренний документ, в котором можно прописать четкие и подробные критерии для предоставления премий сотрудникам, включая условия и периодичность их выплаты. Например, каждая минута опоздания будет обходиться человеку в 100 рублей. Это стимулирует персонал приходить в офис своевременно или даже немного раньше начала рабочего дня.
Но применение такого подхода может также демотивировать команду и создаст токсичную атмосферу. В конце концов, люди начнут делать ровно то, за что им платят, работать средне и без особой отдачи, от звонка до звонка. Ни о какой вовлеченности или креативности даже говорить не придется.
Тот же эффект вас ждет, если вы заставите людей отрабатывать вечером утреннее опоздание. А еще вы рискуете получить иск от членов команды за то, что не оплачиваете переработки. Поэтому вместо штрафов лучше использовать другие методы для воспитания пунктуальности.
Проводите разъяснительные беседы
Установите четкие правила и ожидания относительно пунктуальности. Включите их во внутренние политики. Убедитесь, что все сотрудники осведомлены о них.
В рамках общих митингов акцентируйте внимание на пунктуальности. Расскажите о негативных последствиях опозданий, которые вредят всей компании:
- нарушают рабочий график и затрудняют планирование работы команды;
- вызывают раздражение у коллег, которые стараются быть пунктуальными;
- создают негативное впечатление о вас у клиентов и партнеров.
Пусть бережное отношение ко времени станет одной из корпоративных ценностей, а также ориентиром для всех сотрудников. Каждый должен понимать, что пунктуальность является неотъемлемой частью профессионализма.
Узнать мнение
сотрудников
Выясняйте причины опозданий
Очень часто руководители не интересуются, почему же подчиненные опаздывают. Они просто видят в этом нарушение внутреннего распорядка и принимают соответствующие меры. Однако перед тем, как начать лечение болезни, важно правильно поставить диагноз. Можно сколько угодно принуждать людей писать объяснительные, но проблема от этого никуда не денется. Например, человек далеко живет или у него есть какие-то проблемы, поэтому он опаздывает.
По данным социологического опроса портала SuperJob, самой частой причиной опозданий является логистика. За последние 2 года претензий к общественному транспорту стало только больше.
Причины опозданий персонала в российских компаниях
Если же человек стал опаздывать на работу сравнительно недавно, возможно, причина в выгорании. Он подсознательно не хочет приходить совсем, каждый день борется с собой, отправляясь в ненавистное место. Ему не нравятся задачи или условия труда, он недоволен зарплатой или взаимоотношениями с коллегами — список можно продолжать бесконечно.
Вот несколько подходов, которые помогут руководителям лучше понять причины опозданий сотрудников.
1. Встречи one-to-one
Регулярно общайтесь с сотрудниками, чтобы выяснить их мнение и проблемы, с которыми они сталкиваются. Внимательно слушайте и создавайте доверительную атмосферу, чтобы люди могли открыто делиться своими трудностями.
Каждый человек уникален, а причины опозданий на работу могут быть разными. Поэтому важно обращаться к каждому сотруднику индивидуально и искать решения, которые будут наиболее эффективными конкретно для него.
2. Анонимные опросы
Далеко не все готовы делиться своими проблемами в рамках личной беседы. Поэтому на помощь приходят анонимные онлайн-опросы на платформе Happy Job. Обрабатывайте полученные данные и анализируйте общие тенденции, чтобы выявить основные факторы, влияющие на пунктуальность.
Основной контур исследования содержит 58 вопросов по аспектам рабочей среды:
- оплата и условия труда;
- отношения в коллективе;
- компетенции руководителя и его лидерские качества;
- наличие карьерного роста;
- похвала и признание заслуг;
- баланс работы и жизни;
- информированность о стратегии компании;
- рабочие процессы;
- условия для внедрения изменений.
Оцените условия работы, которые могут приводить к опозданиям. Разберитесь, возможно ли улучшить рабочую среду, например, ввести гибкий график работы, предоставить возможность работать из дома или пересмотреть распределение задач, чтобы снизить уровень стресса. Сделайте все, чтобы люди хотели приходить на работу!
3. Анализ паттернов опозданий
Понаблюдайте, в какие дни недели опоздания происходят чаще всего. Если это понедельники, возможно, людям сложно перестроиться на рабочий режим после выходных. Задержки на работу по четвергам и пятницам могут говорить об усталости к концу недели.
Также проследите, специалисты каких отделов опаздывают больше всех и есть ли какая-то закономерность. Это может указывать на проблемы в организации рабочих процессов.
Используйте элементы игры для поддержания дисциплины
Придумайте шуточные награды для тех, кто не опаздывает. Особенно хорошо это работает с миллениалами и зумерами, которые ненавидят контроль. Например, можно повесить в офисе доску с фотографиями сотрудников, которые весь месяц приходили вовремя. Соревновательный дух заставит остальных стараться быть пунктуальными.
Также вы можете предоставлять наиболее отличившимся работникам дополнительный выходной день, давать возможность выбрать проект или задачу, а также разработать другие формы поощрения.
Еще один вариант — ввести корпоративную валюту, которая вручается за достижения, в том числе, за пунктуальность. Потратить валюту можно, например, на корпоративном маркетплейсе.
Обновляйте систему поощрений каждые несколько месяцев, чтобы избежать привыкания и потери интереса. Придумывайте новые задания, меняйте награды или форму подачи. Например, можно переходить от индивидуальных достижений к командным, тем самым создавая здоровую конкуренцию между отделами.
Помните, что мотивация персонала работает только при позитивном подходе. Избегайте публичного наказания опаздывающих — это может создать токсичную атмосферу. Лучше фокусироваться на достижениях, а не на промахах.
Подавайте личный пример
Большинство руководителей можно условно разделить на две категории:
- Те, кто появляется в офисе бессистемно только для того, чтобы дать необходимые указания или выполнить минимальные контрольные функции.
- Те, кто полностью посвящает себя работе. Они приходят рано утром и уходят поздно вечером.
Однако важно найти здоровый баланс между двумя крайностями. Руководитель, который демонстрирует разумное отношение к дисциплине, формирует атмосферу взаимного уважения и доверия. Приходя вовремя, он транслирует свои ожидания команде без необходимости дополнительных инструкций или выговоров.
Подчиненные наблюдают за поведением лидера гораздо внимательнее, чем за его словами. Если руководитель требует пунктуальности, но сам регулярно опаздывает, команда воспринимает это как двойной стандарт. Даже если начальник считает, что его положение дает некоторые привилегии, он должен помнить о сигнале, который посылает команде.
Еще один аспект личного примера — это уважение к рабочему времени других. Начинайте и заканчивайте совещания по расписанию, не заставляйте подчиненных ждать вас для принятия решений, своевременно отвечайте на рабочие запросы.
Научите людей тайм-менеджменту
Проведите тренинги или семинары, на которых сотрудники смогут научиться эффективно планировать свое время. Поделитесь методиками управления временем и приведите примеры, как они могут быть использованы в работе и жизни.
Можно внедрить практику еженедельного планирования, когда в конце рабочей недели сотрудники уделяют 15-20 минут составлению плана на следующую. Предложите команде использовать цифровые инструменты — корпоративные календари, трекеры и системы оповещений могут существенно улучшить дисциплину и минимизировать опоздания на встречи и совещания.
Другие интересные способы борьбы с опозданиями
Руководители применяют различные методы для борьбы с опозданиями сотрудников на работу:
- В компании, которая производит товары повседневного спроса, руководитель принял решение организовать поставку свежих булочек с корицей и горячего кофе за 30 минут до начала рабочего дня. Ограниченное количество булочек было доступно только для тех, кто приходил на работу раньше установленного времени. Эта инициатива дала свои плоды: опоздания прекратились в течение двух недель.
- В дистрибьюторской компании светотехнической продукции новый руководитель отдела продаж ввел практику фиксации времени прихода сотрудников с помощью секретаря. В конце каждого месяца те, кто не опоздал ни разу, получали вознаграждение в виде дополнительного дня отпуска или подарочного сертификата. Опоздания прекратились через два месяца.
- В юридической фирме руководитель ввел практику ежедневных общих совещаний продолжительностью 30 минут, которые начинались в 9:00. Чтобы подготовиться к совещанию, сотрудникам требовалось приходить на работу на полчаса раньше. Эта мера помогла сотрудникам осознать важность пунктуальности и установить железную дисциплину в организации. Системные опоздания прекратились уже через три дня, а через две недели два сотрудника решили покинуть компанию по собственному желанию.
Крайние меры
Если ничего из вышеперечисленного не помогает, возможно, стоит попрощаться с человеком или даже группой людей. Как показывает практика многих эффективных компаний, иногда достаточно ввести правило трех опозданий в квартал и уволить злостного прогульщика. Тогда другие начнут приходить в офис вовремя.
Главное, помните, что нельзя просто обвинить сотрудника на словах. Нужны доказательства. Перед увольнением нужно письменно зафиксировать нарушение, запросить объяснительную и издать приказ об увольнении. Если не соблюсти эти правила, сотрудник может восстановиться на работе через суд и взыскать с работодателя средний заработок за все время вынужденного прогула, а также и компенсацию морального ущерба.
Резюме
Воспитание в сотрудниках пунктуальности требует терпения. Сочетание геймификации, поощрений и возможных наказаний поможет развить культуру пунктуальности в организации. Однако помните, что каждая ситуация уникальна. Поэтому важно создать индивидуальный и гибкий подход к решению проблемы. Разговаривайте с сотрудниками, проводите онлайн-опросы и обязательно узнавайте, в чем причина опозданий. Только так можно найти наиболее эффективные способы борьбы с этой проблемой.
