Донесение малоприятных распоряжений вышестоящего руководства команде (сокращение штата, отмена выплат ежеквартальных премий, изменений условий работы, введение новых правил и т.д.) — задачка со звездочкой. Ведь нужно не просто передать новость, а обеспечить ее правильное восприятие. От того, как руководитель преподнесет информацию подчиненным, зависит не только успех внедрения изменений, но и моральный дух сотрудников, уровень их доверия и вовлеченности. Делимся рекомендациями, как сделать все правильно.
Подготовьтесь ко встрече с командой
Прежде чем передать подчиненным распоряжения вышестоящего руководства, важно разобраться в сути изменений и их влиянии на работу подразделения. Заранее уточните у вашего руководителя:
- предпосылки такого решения;
- факторы, которые на него повлияли;
- наличие альтернативных решений;
- возможные последствия.
Составьте список потенциальных вопросов, которые могут возникнуть у сотрудников, и сформулируйте четкие ответы. Подготовка этой информации, а также понимание контекста сделают диалог с командой более управляемым.
Определите время и место встречи
Постарайтесь сообщать новости оперативно. Чем дольше вы будете тянуть с объявлением, тем больше слухов и домыслов будет возникать в коллективе. Все это вызовет беспокойство сотрудников и снизит уровень их доверия к руководству. Поэтому важно объявить новость сразу после того, как решение принято и готов план действий.
Не стоит уведомлять о важных изменениях по электронной почте или в мессенджере — есть риск, что сотрудники пропустят сообщение или воспримут информацию превратно. Сообщите новости лично — так вы сможете увидеть реакцию членов команды и оперативно ответить на их вопросы.
Также нужно выбрать подходящее время и место: рекомендуется делать анонсы в первой половине рабочего дня, когда сотрудники наиболее восприимчивы к информации. Убедитесь, что у вас достаточно времени для полноценного обсуждения, не сообщайте новости на бегу. Не дистанцируйтесь от коллектива — покажите, что вам небезразличны его чувства. Если команда распределенная, организуйте видеоконференцию.
Узнать мнение
сотрудников
Будьте прямолинейны
Не пытайтесь «подсластить пилюлю», а сразу переходите к сути — в ситуации, когда вся команда в напряжении ждет объявления, смол-ток будет неуместен.
Будьте честны в отношении потенциальных трудностей и рисков. Приукрашивание ситуации или предоставление невнятных объяснений может породить слухи и недоверие в коллективе.
Предоставьте контекст
Передайте членам команды вводные, которые вы узнали от топ-менеджмента: важно, чтобы сотрудники понимали логику руководства. Объясните, как распоряжение согласуется с глобальной стратегией компании и какими обстоятельствами продиктовано. Подчеркните, что даже из очень сложной, на первый взгляд, ситуации можно найти выход.
Контролируйте эмоции
Как руководитель вы должны оставаться беспристрастным, даже если сами не согласны с распоряжениями вышестоящего руководства. Ваша задача — транслировать уверенность и спокойствие, чтобы команда чувствовала себя в безопасности. Следите за языком тела и интонациями: открытая поза, уверенный тон и зрительный контакт помогут создать атмосферу доверия.
Будьте готовы к разным реакциям подчиненных — не исключено, что услышанная информация вызовет бурю эмоций, в том числе, резко негативных. Постарайтесь контролировать ситуацию и не усугублять ее.
Не стоит оправдываться и перекладывать вину на окружающих: обвинять другие подразделения, ситуацию в экономике или другие внешние факторы. Это непрофессионально и может подорвать ваш авторитет.
Проявите эмпатию
Изменения нередко провоцируют тревогу, страх и демотивацию. В этот момент особенно важно поддержать подчиненных. Это не значит, что вы должны соглашаться со всеми их возражениями и возмущениями. Ваша задача — показать, что вы понимаете чувства сотрудников.
Уделите особое внимание тем специалистам, которых изменения затронут больше всего. Дайте понять, что вы открыты к диалогу, и предложите им пообщаться наедине после общего собрания. Попробуйте найти плюсы в сложившейся ситуации и поддержать команду, ведь перемены — это не конец света, а возможность получить новый опыт и вырасти профессионально.
Дайте сотрудникам высказаться и осознать информацию
После объявления распоряжений руководства дайте сотрудникам возможность высказаться и задать вопросы, предоставьте время на обдумывание информации. Некоторым сотрудникам может понадобиться несколько дней, чтобы полностью «переварить» услышанное.
Сообщите, по каким каналам с вами можно связаться, чтобы поделиться опасениями или идеями. Важно, чтобы сотрудники знали: их мнение учитывается, даже если само решение не подлежит пересмотру.
Определите следующие шаги
Само по себе анонсирование изменений — только первый шаг. Если на этом коммуникация с сотрудниками обрывается, они могут чувствовать себя брошенными. После того как первые эмоции утихнут, нужно сфокусировать внимание команды на дальнейших действиях.
Заранее подумайте, какая поддержка может потребоваться сотрудникам. Например, если отдел расформировали и специалисты переходят в другие подразделения, им может понадобиться дополнительное обучение и помощь наставника.
Как оценить готовность команды к изменениям
То, как сотрудники отреагируют на нововведения, зависит от уровня их лояльности. Если он низкий, есть риск, что команда будет всеми способами саботировать и тормозить изменения, а также считать их опасными для себя.
Оценить текущий уровень лояльности персонала удобно на онлайн-платформе Happy Job. Анализ происходит на основе 5 метрик: «Гордится компанией», «Остается в будущем», «Рекомендует компанию», «Остается сейчас», «Стремится делать больше».
Пример отчета по лояльности персонала на платформе Happy Job
Кроме того, на платформе Happy Job можно провести исследование вовлеченности, в котором предусмотрена метрика «Изменения». Она помогает определить, своевременно ли сотрудники получают информацию о нововведениях, есть ли у них ресурсы для реализации новых сложных проектов, анализируются ли в подразделении ошибки и неудачи и т.д.
Метрика «Изменения» на платформе Happy Job
Опрос полностью анонимный — руководители и HR получают обезличенные результаты. Это позволяет минимизировать социально ожидаемые ответы и обеспечивает релевантность данных. Кроме того, по окончании исследования платформа формирует план работ на основе комментариев сотрудников и рекомендаций методологов Happy Job. Благодаря этому компания может сосредоточиться на ключевых проблемах и развивать нужные метрики.
Резюме
Даже если распоряжение спущено «сверху», именно от руководителя подразделения зависит, станет ли оно источником стресса или точкой роста для команды. Поэтому важно подготовиться ко встрече с подчиненными, по возможности узнать как можно больше деталей для обоснования решения топ-менеджмента, быть честным и открытым для обратной связи, а также обозначить команде дальнейшие шаги. Эти действия помогут обеспечить правильное восприятие информации и успешное внедрение изменений.
