Бывало ли у вас такое: планировали запустить проект к концу месяца, обозначили задачу сотрудникам, вроде все что-то делали, но воз и ныне там? Возможно, все вокруг просто ленивые, не хотят работать, и пора пускать в ход тяжелую артиллерию в виде штрафов, серьезных разговоров и жесткого контроля всех этапов? Безусловно, такой подход даст свои плоды. Но там, где все делается из-под палки, не рождаются по-настоящему грандиозные идеи. Лучше разобраться, почему люди срывают дедлайны, как правильно их ставить, чтобы никто не выгорел, и при этом все работали эффективно.
Что такое дедлайны и почему они важны
Дедлайн (deadline в переводе с английского языка значит «мертвая линия») — это конечный срок, к которому необходимо завершить определенную задачу, проект или работу.
Многие руководители поддаются соблазну вообще не ставить дедлайны, считая, что все и так работают: закончат, когда закончат, зачем лишний раз провоцировать стресс у сотрудников? Однако такой подход опасен. Без дедлайнов команды работали бы только по вдохновению (никогда). Соблюдение сроков способствует поддержанию дисциплины и порядка. Когда каждый сотрудник знает, что ему необходимо выполнить задачу к определенному сроку, это помогает установить четкие рамки и организовать работу более эффективно. Поэтому, даже если вы готовы перенести дедлайн, его все равно нужно установить.
Люди знакомятся с магией дедлайнов еще в университете. Студентам предоставляется целый год на написание курсовой, однако большинство начинает работать над ней только в последний месяц. Без дедлайна многие студенты, возможно, вообще не приступили бы к выполнению задания.
Другие плюсы дедлайнов:
- Корректное распределение личного времени. Сотрудники видят, что задачу нужно сдать к определенной дате, благодаря этому они всегда находятся «в тонусе», лишний раз не пьют чай, не смотрят ролики в TikTok и т.д.
- Рост личных и командных КПД. Когда сотрудники осознают, что успех бизнеса зависит от выполнения задания к определенной дате, они работают усерднее. Даже если уложиться в срок не получится, команда не будет халтурить и постарается завершить работу как можно раньше.
- Структурированность работы. Например, если проект сложный, он разбивается на промежуточные этапы. Сотрудник знает, что нужно сделать на этой неделе, а что сегодня. Составление плана на день превращается из хаотичного творчества в использование системы напоминаний для более эффективного выполнения задач.
- Стимуляция креативного мышления, вдохновение на достижение высоких результатов. В условиях ограниченного времени проявляются трудолюбие и сплоченность команды, сотрудники начинают мыслить более продуктивно и находить оптимальные способы достижения целей.
- Виден настоящий потенциал команды. Установка искусственного ограничения времени для выполнения проекта помогает новому руководителю оценить свою команду. Это эффективный способ определить, кто командный игрок, кто обладает лидерскими качествами, кто способен действовать в условиях стресса, а кто склонен паниковать.
Минусы дедлайнов:
- Стресс. Чем ближе дедлайн, тем сильнее напряжение. А если еще сотрудник сталкивается с нехваткой времени или скилов для выполнения задачи в установленные сроки, стресс и напряжение усиливаются в несколько раз. Постоянное испытание стрессом (в случае неверной постановки дедлайнов) отрицательно сказывается на здоровье сотрудников, приводит к усталости, бессоннице и другим проблемам.
- Снижение качества работы. Если у проекта очень сжатые сроки, чтобы выполнить задачу вовремя, приходится сокращать время тестирования, пропускать этапы работ, упрощать продукт и т.д.
- Разочарование и демотивация. Поскольку не всегда получается рассчитать точное время на выполнение работ, иногда дедлайны срываются. Это демотивирует команду, негативно сказывается на ментальном здоровье и отношениях в коллективе (например, если выясняется, что один или несколько членов команды систематически не выполняли свои обязательства в срок, другие — перерабатывали, а в итоге все равно сорвали сроки).
Узнать мнение
сотрудников
Виды дедлайнов
1. Жесткий дедлайн (Hard Deadline)
Например, необходимо запустить акцию в интернет-магазине косметики к 8 Марта или организовать корпоративное мероприятие к определенному празднику. Этот срок нельзя перенести, так как после праздника мероприятие потеряет актуальность. Нарушение жесткого дедлайна может иметь серьезные последствия для компании: штрафы, потеря клиентов или ухудшение репутации. Поэтому важно уложиться в четкие сроки.
2. Гибкий или мягкий дедлайн (Soft Deadline)
Сроки сдачи можно изменить, так как они не привязаны к конкретному событию. Например, команда может обновить дизайн сайта к 21 сентября или к 25 сентября — клиентам не принципиально, когда это произойдет. Или нужно заказать канцелярские принадлежности для офиса. Прямо сейчас это не горит, можно сделать на неделе. Несоблюдение гибкого дедлайна может привести к негативным последствиям, но обычно они менее серьезны, чем при нарушении жесткого дедлайна. Пара дней и даже недель ожидания не приведут к катастрофе.
7 причин срыва дедлайнов по мнению сотрудников
Руководители часто считают, что сотрудники не соблюдают дедлайны из-за недостаточной мотивации, отсутствия интереса к задаче или непонимания ее важности. Но так как напрямую об этом начальнику никто не скажет, они начинают «прокрастинировать как специалисты» — оттягивают завершение задачи бесконечными уточнениями.
Однако, по данным платформы для онлайн-опросов Happy Job, сами сотрудники называют несколько другие причины срыва дедлайнов.
1. Слишком много задач
Сотрудники не успевают «разгребать завалы» и «тушить пожары».
Решение: Такая ситуация может указывать на неэффективное распределение задач. Для решения проблемы проведите анализ загруженности сотрудников и сравните ее со средними показателями в отделе или команде. Сделать это поможет система управления проектами (например, Trello, Asana, Битрикс24) или отчеты, в которых отражается распределение ресурсов.
Опираясь на средние значения, вы сможете более эффективно управлять задачами и выставлять реально выполнимые сроки. Также рассмотрите возможность делегирования части задач для снижения нагрузки.
2. Менеджеры некорректно ставят задачи
Трудно выполнить задачу вовремя, если непонятно, что именно нужно сделать. Часто какие-то важные детали не предоставляются сразу, в процессе работы приходится тратить время на их выяснение, поиск всех источников информации, переписки и созвоны.
Решение: Для решения этой проблемы менеджерам важно иметь удобные шаблоны, которые позволят быстро заполнить описание задачи, не упустив важных деталей. Также мы рекомендуем использовать метод SMART, который подразумевает, что цель должна быть понятной, конкретной и достижимой. Этот подход поможет менеджерам улучшить коммуникацию с командой и повысить эффективность выполнения работ. Помимо этого, важно уделить внимание обратной связи. Регулярные обсуждения задач, выявление возможных проблем и корректировка планов помогут предотвратить недопонимания.
3. Коллеги долго отвечают на вопросы по задачам
Особенно актуальна эта проблема для удаленщиков, когда для продвижения по задаче нужно срочно уточнить какую-то информацию, а напрямую подойти к коллеге нельзя. Сотрудник задает вопрос через электронную почту, мессенджер или другие средства связи, проходит час-два-три, но ответа так и нет. Коллега не реагирует на сообщения и не отвечает на звонки.
Решение: Самое очевидное — настроить систему оповещений таким образом, чтобы сотрудники получали только ключевые уведомления. Например, если команда работает в системе управления проектами, на почту часто «сыпятся» все уведомления по всем задачам, где сотрудник отмечен как «Наблюдатель», важные вопросы тонут в информационном шуме. Помимо настройки оповещений, можно ввести статусы, которые покажут, доступен ли коллега для общения. Это позволит определить, стоит ли ждать ответа сразу или лучше временно заняться другой задачей. Такой подход позволит более рационально распределять время.
4. Сотрудники не понимают приоритетности задач
Сегодня срочно нужно одно, а завтра — другое. При этом все задачи срочные и важные. Сотрудник хаотично хватается за все сразу, забывая про обеды и отдых, перерабатывает. В итоге он либо ценой огромных усилий сдает задачу в срок, но оказывается, что она уже не актуальна, либо все задачи начаты, но ни одна не выполнена до конца.
Решение: Установить четкую систему приоритизации задач, определив, какие задачи являются наиболее важными и срочными, и дать сотруднику понятные критерии для определения приоритетности. Увидев, что у задачи высокая важность, исполнитель будет приступать к его выполнению в первую очередь.
5. Перфекционизм
Иногда специалист тратит слишком много времени на то, чтобы сделать все идеально, тщательно исправляет самые мелкие ошибки, бесконечно что-то улучшает, в результате проект не двигается.
Решение: Провести разговор с сотрудником и объяснить ему, что нет предела совершенству, можно вечно «шлифовать» сайт, отчет, текст… Важно не только делать все идеально, но и соблюдать сроки. Помогите сотруднику определить, когда уже достаточно хорошо, расписав подробные критерии оценки на старте, установите минимальный уровень качества, который должен быть достигнут для успешного завершения проекта. Определите контрольные точки, даты, в которые вы будете спрашивать, как двигается работа, направляйте сотрудника в случае необходимости.
6. Плохой тайм-менеджмент
Человек систематически срывает дедлайны, откладывает выполнение заданий до последней минуты или вовсе о них забывает. Он часто не успевает на собрания, игнорирует электронные письма или отправляет их в нерабочее время. Большую часть времени он тратит на оправдания, почему что-то не сделано, а не на саму работу. В общем, сотрудник испытывает трудности с управлением временем.
Решение: Уделите особое внимание улучшению организации рабочего времени в команде. Помогите людям освоить базовые техники тайм-менеджмента. Предложите использовать инструменты для управления временем, такие как календари, списки дел, таймеры, канбан-доски и т.д. Кроме того, важно вместе создать подробный план работы над проектом. Разбейте задачи на более мелкие подзадачи с конкретными сроками выполнения. Проверяйте, как сотрудник придерживается плана, и помогайте ему корректировать его при необходимости. Иногда вам придется помогать членам команды делегировать менее важные задачи или учить их не избегать неприятных обязанностей. Например, когда участники команды откладывают выполнение задач из-за личных предпочтений.
Вообще, идеально, когда сотрудники сами устанавливают себе сроки под вашим чутким руководством. Вы объясняете им, что нужно сделать, а они решают, когда они смогут это сделать. Конечно, они могут ошибиться, не успеть и просить перенести дедлайн. Но зато так они быстрее научатся планировать свою работу и оценивать свои возможности. Кроме того, когда сотрудник сам устанавливает дедлайн, обещая выполнить задачку к среде, у него появляется больше мотивации уложиться в срок. А когда дедлайн спускает сверху руководитель, сотрудник подсознательно начинает перекладывать всю ответственность на него, он чувствует, что это не он «решает», а его «заставляют».
7. Недостаточно ресурсов
Практически любую работу можно полностью автоматизировать с помощью специальных сервисов, а если не автоматизировать, то существенно ускорить. Например, в HR-сфере легко автоматизируется рекрутинг и подбор персонала. Создание и размещение вакансий, скрининг резюме, отправка автоответов кандидатам и другие рутинные операции можно проводить вручную, а можно многократно ускорить процесс с помощью IT-инструментов.
Решение: Опросите сотрудников, чтобы понять, какие именно ресурсы (люди, сервисы, оборудование) необходимы для выполнения проектов вовремя. Убедитесь, что ресурсы распределены с учетом приоритетов и потребностей проекта. От наличия необходимых инструментов может зависеть успех или провал проекта.
Как узнать, почему на самом деле сотрудники срывают дедлайны
Мы перечислили множество причин срыва сроков. Узнать, что именно стало причиной в каждом конкретном случае, помогут регулярные 1:1 с каждым членом команды. Кроме того, отличным источником информации станут опросы сотрудников на онлайн-платформе Happy Job.
Примеры вопросов для оценки метрик «Руководитель», «Баланс», «Коллеги», «Изменения» на платформе Happy Job
Для того чтобы сотрудники давали максимально честные ответы, опрос проводится анонимно. Также в платформу встроены механизмы геймификации. Ползунки, звезды — эффективный способ вовлечь сотрудников в исследование, снизить когнитивную нагрузку и получить максимально репрезентативные результаты.
Что почитать / посмотреть / послушать по теме
- Игорь Манн, Ренат Шагабутдинов «Бизнесхак на каждый день 2.0»;
- Том ДеМарко «Deadline. Роман об управлении проектами»;
- Джефф Сазерленд «Scrum. Революционный метод управления проектами»;
- Майк Кон «Agile: оценка и планирование проектов»;
- Скотт Беркун «Сделано. Проектный менеджмент на практике»;
- Лоуренс Леви «Pixar. Перезагрузка. Как вдохнуть в бизнес новую жизнь»;
- Уокер Ройс «Управление проектами по созданию программного обеспечения»;
- Видеосовет Артема Горбунова о том, как назначать дедлайны на удаленке;
- Выпуск «Подкаста Лайфхакера» о 12 советах, которые помогут не срывать дедлайны;
- Курс от Т—Ж «Как начать и закончить большое дело»;
- Лекции Николая Товеровского про управление проектами, людьми и собой;
- Подкаст «Потом доделаю».
