Каждый руководитель мечтает о сотрудниках, которые умеют планировать свой день, расставлять приоритеты и точно знают, сколько времени займет выполнение той или иной задачи. За все это отвечают навыки тайм-менеджмента.
В этой статье рассмотрим самые популярные техники тайм-менеджмента, чтобы вам было удобнее их сравнить и выбрать подходящую.
Содержание статьи:
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – это умение эффективно использовать свое время, чтобы достигать поставленных целей и задач. Навык включает в себя не только планирование трудового дня, но и организацию работы, управление приоритетами, контроль времени, а также умение быстро переключаться между задачами.
Зачем сотрудникам тайм-менеджмент
Персоналу может понадобиться тайм-менеджмент по нескольким причинам:
-
Повышение эффективности. Когда сотрудник умеет правильно планировать рабочий день, управлять приоритетами, а также при необходимости делегировать какие-то операции, он может работать более продуктивно и выполнять больше задач за меньшее время.
-
Снижение стресса. Стресс возникает там, где требуется постоянная работа в режиме пожара. Однако очень часто сотрудник сам устраивает себе такие условия потому, что не умеет планировать нагрузку.
Также это может привести к тому, что человек посвящает слишком много времени работе, а личная жизнь уходит на второй план.
Если вы видите, что человек постоянно напряжен и ничего не успевает, присмотритесь, возможно, он уже давно испытывает стресс или даже выгорает. Чтобы более точно диагностировать стресс, мы придумали метрику «Баланс» в рамках опроса персонала на платформе Happy Job.
Метрика «Баланс» на платформе Happy Job
- Улучшение качества работы. Если человек имеет достаточно времени на выполнение каждой задачи, он может уделить больше внимания деталям. Таким образом, результат его работы будет более качественным.
Узнать мнение
сотрудников
Методы эффективного тайм-менеджмента
Теперь перейдем к популярным методикам управления временем. Вы можете ознакомить с ними команду, использовать в комплексе или отдельно.
Метод Pomodoro
Этот метод был разработан в конце 80х годов Франческо Чирилло. Идея заключается в том, чтобы сосредоточиться на работе в течение 25 минут, а затем сделать перерыв на 5 минут. Такие промежутки времени называются помидорками. Для удобства рекомендуем ставить таймер или воспользоваться специальным приложением (о нем расскажем ниже). После четырех помидорок необходим более продолжительный перерыв на 30 минут.
Метод слона
Метод слона в тайм-менеджменте – это стратегия, которая помогает управлять большими и сложными задачами. Он основан на принципе дробления объемной задачи – «слона» на более мелкие и управляемые кусочки – «стейки», которые можно выполнить поочередно. Человек как бы «съедает» слона маленькими порциями.
Каждый стейк должен быть «съеден» за определенное время, например, за 30 минут или 1 час. После этого можно сделать перерыв или заняться другим проектом. Таким образом, сложная задача становится более управляемой и менее страшной. Она уже не будет казаться неподъемной. А у сотрудника будет меньше соблазна отложить ее до лучших времен.
Метод лягушки
Если «слоны» – это сложные и глобальные задачи, то «лягушки» – мелкие, но неприятные. «Лягушка» смещает фокус с важных задач, а еще снижает продуктивность сотрудника. Метод заключается в том, чтобы начинать каждый рабочий день с выполнения наиболее неприятной, но неотложной задачи – «съесть лягушку».
Слоны, лягушки и другие звери
Это позволяет сосредоточиться на делах, которые часто откладываются на потом, выполняя их в самом начале дня, когда уровень энергии и мотивации находится на пике. Кроме того, выполнение неприятных задач в начале дня улучшит настроение.
Метод нескольких минут
Метод нескольких минут особенно полезен для тех, кто страдает от прокрастинации или испытывает трудности с мотивацией. Он помогает преодолеть барьер в начале работы, задать импульс для движения вперед. Суть в том, чтобы выделить на выполнение задачи всего несколько минут. Например, 10-15. За такое короткое время концентрации сотрудник не успеет устать или испытать дискомфорт.
Метод девяти дел
Подход заключается в том, чтобы распределить все задачи по иерархии: важные, менее важные и несрочные. Далее необходимо выбрать девять задач. Одну очень большую, три поменьше, пять мелких. Их нужно выполнить за рабочий день. Начать лучше с выполнения горящих задач, постепенно переходя к менее приоритетным.
Метод швейцарского сыра
Как и в случае с методом поедания слона, крупная задача разбивается на мелкие. Но вместо того, чтобы начинать с наиболее сложных задач, здесь приоритет отдается тем, что проще всего решить или тем, что больше всего нравятся. Таким образом, каждая из них становится «дыркой» в «сыре», который постепенно уменьшается до тех пор, пока не будут выполнены все задачи.
Метод швейцарского сыра наглядно
Это помогает сотрудникам чувствовать себя более уверенно, меньше стрессовать, а также отслеживать прогресс.
Метод «Сделать это завтра»
Автор методики – Марк Фостер, он же и написал одноименную книгу. Суть заключается в том, чтобы в течение рабочего дня составлять списки закрытых задач. Таким образом, весь рабочий день будет расписан. Если прилетает новая задача, она автоматически уходит на завтрашний день. Список дел на сегодня никогда не растет, но все задачи распланированы.
Такой подход поможет сотрудникам меньше отвлекаться на новые задачи, а также избежать перегрузки. Однако метод «Сделать это завтра» больше подходит для не очень срочных дел.
Метод автофокуса
Если перед человеком ежедневно стоит множество задач без дедлайна, он может использовать метод автофокуса. Он заключается в том, чтобы выписать все задачи на день, а потом рандомно выбрать одну не задумываясь. Просто ту, на которую упадет взгляд. Теперь задачу либо нужно сделать полностью, либо, если она объемная, перенести в конец списка на следующий день. Метод эффективен в ситуациях, когда, не горят дедлайны, т.к. он предполагает определенную долю неторопливости.
Метод Канбан
Этот метод подойдет для сотрудников, которые совместно работают над одним проектом. Идея заключается в том, чтобы использовать специальную доску или программу для отслеживания задач (трекер Trello, Yandex Tracker, Weeek, Jira). Задачи разбиваются на несколько стадий (например, «В ожидании», «В работе», «Завершено»), каждая задача перемещается по этим стадиям в зависимости от ее статуса. Это помогает сотрудникам контролировать прогресс и соблюдать сроки.
Пример Канбана
Как научить сотрудников тайм-менеджменту
Для этого вам пригодятся инструменты управления временем. Начните вводить их в своей компании. Какой из них будет эффективнее в конкретном случае проще узнать опытным путем.
1. Планирование
Ознакомьтесь с планом работника на день: список задач, приоритетность, планируемое время на выполнение. В конце дня попросите человека отметить, какие задачи выполнены, а на какие не хватило времени и почему. Таким образом, человек всегда будет знать, сколько времени уходит на типовые задачи, а вы сможете контролировать прогресс по проекту.
2. Управление приоритетами
Расстановка приоритетов – это процесс определения наиболее важных задач, они выполняются в первую очередь. Для этого необходимо оценить каждую, а затем распределить их по категориям от важных и срочных до важных и не срочных. Для уточнения приоритетов сотрудник может обратиться к своему руководителю или менеджеру проекта.
3. Исполнение
Это процесс фактического выполнения задач. Здесь важно четко придерживаться плана. Для этого можно использовать различные инструменты, такие как ежедневные списки, таймеры и напоминалки. Какие-то рутинные дела можно делегировать, чтобы сосредоточиться на более глобальных задачах.
4. Оценка и корректировка
Оценка позволяет определить, насколько эффективно используется время и выявить проблемные области. Корректировка включает в себя повторную приоритизацию задач и установку более реалистичных сроков выполнения.
Если методы тайм-менеджмента применяются неправильно или сотрудникам не хватает навыков для их использования, это может привести к еще большему стрессу, а также сказаться на результатах работы. Поэтому важно не только научить людей техникам тайм-менеджмента, но и следить за их применением.
Также по теме
Приложения для управления временем
Существует множество приложений для автоматизации тайм-менеджмента. Некоторые из них:
- Trello – онлайн-инструмент для управления задачами и проектами. Он позволяет создавать доски, списки и карточки, устанавливать сроки выполнения и делиться информацией с командой.
- Todoist – приложение для создания списка задач и управления ими. Позволяет устанавливать приоритеты, добавлять теги и уведомления.
- RescueTime – приложение для отслеживания времени, проведенного за компьютером или мобильным устройством. Позволяет анализировать эффективность работы и выявлять отвлекающие факторы.
- Forest – приложение-игра помогает уменьшить отвлекающие факторы, такие как социальные сети и мессенджеры, путем роста виртуального дерева за время, когда человек находится в режиме «фокуса».
- Pomodoro Timer – приложение-таймер, в основе которого лежит техника Pomodoro, инструмент напоминает, когда нужно работать, а когда сделать перерыв.
- Slack – приложение для коммуникации, которое позволяет создавать чаты, а также каналы для общения с коллегами в реальном времени. Оно предоставляет возможность отправлять сообщения, обмениваться файлами, проводить видеоконференции и делиться информацией в рамках команды или проекта.
- Evernote – приложение, которое позволяет создавать заметки, списки дел, документы, а также другие типы контента, чтобы упорядочить информацию и управлять ею.
Совет напоследок
Иногда человек не успевает выполнить все дела просто потому, что они его больше не привлекают или он разочарован в самой компании, планирует уволиться. Такое не вылечить только тайм-менеджментом. Наверняка узнать, что мешает людям работать помогут онлайн-опросы персонала на платформе Happy Job.
Контур исследования вовлеченности содержит 59 вопросов по ключевым параметрам рабочей среды:
- Оплата и условия труда;
- Руководитель и его управленческие навыки;
- Информированность о стратегии компании;
- Признание заслуг;
- Слаженность рабочих процессов;
- Обратная связь от руководителя;
- Карьерные перспективы;
- Условия для внедрения изменений;
- Взаимоотношения в коллективе;
- Баланс работы и жизни.
Респонденты сохранят 100% анонимность. По результатам исследования платформа выдаст предложения и рекомендации о том, какие изменения следует внести руководству, чтобы сотрудникам было более комфортно. Кроме того, платформа позволит сравнить свои показатели (например, уровень зарплаты) с показателями других компаний в отрасли.
Резюме
Тайм-менеджмент – навык, который можно развивать. Обучение сотрудников методам и принципам управления временем поможет достичь большей продуктивности, снизить уровень стресса, а также улучшить качество работы. Однако не забывайте, что часто за срывами дедлайнов скрывается более серьезная проблема – человек попросту выгорел или не чувствует себя комфортно. Выявить точную причину помогут опросы персонала.
