Онбординг — это поэтапное погружение нового сотрудника в работу. Оно включает знакомство с миссией, ценностями, корпоративной культурой и правилами компании. Это позволяет новичку быстро влиться в производственные процессы и эффективно выполнять задачи. О том, как правильно провести онбординг, кто ответственен за него и как избежать трудностей, рассказываем в материале.
Этапы онбординга
Преонбординг
Этот период начинается с выставления оффера и заканчивается днем выхода в офис. HR-отдел собирает документы на оформление, согласовывает рабочую технику, составляет план встреч. Затем отправляет сотруднику welcome-письмо с перечнем необходимых документов и информацией о том, во сколько он должен быть в офисе, какие мероприятия запланированы на первой неделе и т. д.
На этапе преонбординга важно поддерживать коммуникацию с будущим сотрудником, чтобы снизить его тревожность. Можно заранее предоставить доступ к полезным материалам: видео о компании, корпоративному блогу, базе знаний.
Ориентация
В рамках ориентации происходит знакомство с компанией, культурой, историей и командой. Помимо этого, проводится индивидуальная встреча с руководителем, чтобы предоставить новичку необходимую информацию и ресурсы для начала работы, а также помочь ему понять, с кем и как он будет взаимодействовать.
Рекомендуем подготовить детальный план первой недели с расписанием встреч, тренингов и инструктажей. Можно также организовать обед или кофе-брейк с командой, чтобы новый сотрудник в неформальной обстановке познакомился с коллегами. Не стоит сразу нагружать человека максимумом информации, лучше распределить ее по первой неделе-двум — это поможет избежать сильного стресса и чувства растерянности.
Адаптация в новой должности
Адаптация включает два этапа:
- Проведение оценки компетенций нового сотрудника. Если опыта недостаточно, HR-отдел предлагает программу обучения для развития необходимых навыков.
- Составление плана задач на первые 30, 60 и 90 дней.
В первый месяц новичок изучает рабочие процессы: знакомится с корпоративными программами, коллегами из смежных подразделений, особенностями выполнения задач.
К концу второго месяца новый сотрудник действует более самостоятельно, но его все еще курирует наставник или руководитель. После трех месяцев специалист должен хорошо ориентироваться во внутренних процессах и автономно выполнять работу.
На всем протяжении адаптационного периода HR-менеджер или руководитель назначает периодические встречи one-on-one для оценки прогресса, ответов на вопросы, постановки задач, обмена обратной связью и обсуждения карьерных ожиданий.
Завершение процесса онбординга
После 3 месяцев в компании новичок еще раз встречается с руководителем. В рамках этой беседы подводятся итоги адаптации, анализируются успехи специалиста, формируется план его профессионального развития.
В конце испытательного срока HR направляет сотруднику анкету для оценки его знаний политик, процессов и ценностей организации, чтобы убедиться, что он хорошо знаком со всеми аспектами работы.
При успешном завершении процесса онбординга необходимо отметить успехи сотрудника перед всей командой — это станет мотивацией для дальнейшей продуктивной работы.
Узнать мнение
сотрудников
Продолжительность онбординга
Продолжительность онбординга варьируется в зависимости от компании, отрасли и характеристик должности. Обычно он длится от нескольких недель до нескольких месяцев: в небольших стартапах процесс может быть кратким и интенсивным, а в крупных корпорациях занимать длительное время. В некоторых компаниях из-за особенностей корпоративной культуры онбординг может длиться до года.
Кроме того, нужно учитывать индивидуальные особенности адаптации разных сотрудников: кто-то быстро включается в работу, а кому-то может потребоваться больше времени.
Кто проводит онбординг новых сотрудников
HR-отдел
Это инициатор и координатор всего процесса онбординга. Его основная цель — минимизировать стресс у новичка в первые дни работы. Отдел кадров разрабатывает обучающие материалы, программы, планирует тренинги. Он также занимается оформлением документов, проводит знакомство с компанией, процедурами, системой отпусков и больничных и т. д.
Руководитель
Начальник помогает новому члену команды разобраться в специфике работы, устанавливает цели и ожидания, определяет объем полномочий и уровень ответственности, формирует план развития, а также поддерживает и дает обратную связь. Руководители часто оказываются первыми контактными лицами на новом рабочем месте, поэтому их задача — создать дружескую атмосферу и комфортные условия для плавной адаптации.
Менторы и бадди
Некоторые организации в помощь новичкам предоставляют менторов. Менторы — это опытные сотрудники, которые делятся своими знаниями, лайфхаками, помогают влиться в коллектив. В отличие от бадди (от англ. buddy — приятель), который выполняет роль проводника по компании и помогает в решении повседневных вопросов, ментор фокусируется на профессиональном развитии нового сотрудника, передаче опыта и специфических знаний.
Бадди находится с новичком на равных. Он отвечает за бытовые вопросы: где находится столовая, как работает кофемашина, как забронировать переговорную комнату и прочие. Бадди направляет, но не указывает, поддерживает, но не выполняет работу за подопечного, делится мыслями, но не принимает решения. Наличие такого «друга» на новом рабочем месте помогает сотруднику снизить напряжение и быстрее пройти этап адаптации.
IT и охрана труда
IT-специалисты выдают рабочую технику (компьютер, мобильный телефон и т. д.), открывают доступы к внутренним программам, регистрируют новый почтовый адрес, обучают работе с корпоративными программами и прочее.
Отдел охраны труда проводит инструктаж по технике безопасности на рабочем месте, знакомит с корпоративными политиками и положениями.
Как оценить эффективность онбординга в компании
Понять, что процесс адаптации в компании хорошо отлажен, можно по нескольким признакам:
- Новые сотрудники быстро вливаются в коллектив и успешно выполняют задачи.
- HR-отдел получает положительные отзывы новичков о программе онбординга.
- Снижается текучесть кадров.
- Новые члены команды хорошо ориентируются в корпоративных политиках и процедурах.
Главным показателем эффективности онбординга является обратная связь от сотрудника. Она позволяет выявить сильные и слабые места в программе адаптации, оценить работу наставника, а затем разработать меры по улучшению процесса.
Понять, что думает новичок о работе в компании, можно с помощью метрик «Руководитель», «Процессы», «Коллеги», «Условия и оплата» в рамках опроса вовлеченности на платформе Happy Job.
Вопросы к метрикам «Руководитель», «Коллеги» и «Условия и оплата» на платформе Happy Job
Преимущества платформы Happy Job:
- запатентованная методика исследования;
- гарантия полной анонимности для получения честных ответов;
- геймификация (анимация и иллюстрации) в опросах для снижения когнитивной нагрузки на респондентов;
- smart-отчеты и ИИ-ассистент;
- готовый план работ;
- встроенные рекомендации от HR-экспертов по развитию вовлеченности и лояльности;
- самая большая база бенчмарков в России и СНГ (более 800 компаний из 43 отраслей).
Возможные проблемы при онбординге и как их избежать
Недостаток информации
Недостаток информации
Недостаток информации о рабочих процессах создает у новичка ощущение потерянности. Если он не до конца понимает обязанности, свою роль в команде и возможности для профессионального роста, это может негативно сказаться на его продуктивности и мотивации. В этом случае специалист предпочтет найти другое место работы, где к нему будут относиться внимательнее.
Когда сотрудник не знает внутренние правила поведения и особенности корпоративной культуры, он может неосознанно нарушать их. Это провоцирует конфликты с коллегами, снижает уровень удовлетворенности, приводит к дополнительным сложностям в период адаптации.
Ощущение изоляции
Оторванность от коллектива — еще одна распространенная проблема. Если новичка не представили команде или не приглашают на корпоративные мероприятия, например, на встречи отдела, это отрицательно влияет на качество командной работы.
Как этого избежать:
- Регулярно собирайте обратную связь от новых сотрудников и их наставников с помощью анонимных опросов, на встречах с HR-менеджером и руководителем. Это позволит выявить проблемы на начальном этапе и решить их.
- Организуйте обучение для менторов. Они должны понимать, как происходит адаптация, знать цели и ожидания компании, а также уметь грамотно доносить информацию до подопечного.
- Совершенствуйте программу адаптации: вносите изменения на основе фидбэка от сотрудников. Отслеживайте, как со временем меняется ее качество.
Резюме
Онбординг — это процесс принятия нового сотрудника в команду. От качества онбординга зависит первое впечатление человека о компании: захочет ли он продолжить работу или предпочтет найти другого работодателя.
Для того чтобы специалист успешно прошел адаптацию и остался в организации, нужно обеспечить его ресурсами, которые требуются для выполнения задач, провести должное обучение, по возможности предоставить ментора, четко формулировать цели и ожидания, а также регулярно встречаться в формате one-one-one для обмена обратной связью и выявления имеющихся сложностей.
