Онбординг — это поэтапное погружение нового сотрудника в работу. Оно включает знакомство с миссией, ценностями, корпоративной культурой и правилами компании. Это позволяет новичку быстро влиться в производственные процессы и эффективно выполнять задачи. О том, как правильно провести онбординг, кто ответственен за него и как избежать трудностей, рассказываем в материале.
Этапы онбординга
Преонбординг
Этот период начинается с выставления оффера и заканчивается днем выхода в офис. HR-отдел собирает документы на оформление, согласовывает рабочую технику, составляет план встреч. Затем отправляет сотруднику welcome-письмо с перечнем необходимых документов и информацией о том, во сколько он должен быть в офисе, какие мероприятия запланированы на первой неделе и т.д.
Ориентация
В рамках ориентации происходит знакомство с компанией, культурой, историей и командой. Помимо этого, проводится индивидуальная встреча с руководителем, чтобы предоставить новичку необходимую информацию и ресурсы для начала работы, а также помочь ему понять, с кем и как он будет взаимодействовать.
Адаптация в новой должности
Адаптация включает два этапа:
- Проведение оценки компетенций нового сотрудника. Если опыта недостаточно, HR-отдел предлагает программу обучения для развития необходимых навыков.
- Составление плана задач на первые 30, 60 и 90 дней.
- В первый месяц новичок изучает рабочие процессы: знакомится с корпоративными программами (например, 1С, Trello и т.д), коллегами из смежных подразделений, особенностями выполнения задач.
- К концу второго месяца новый сотрудник действует более самостоятельно, но его все еще курирует наставник или руководитель.
- После трех месяцев специалист должен хорошо ориентироваться во внутренних процессах и автономно выполнять работу.
На всем протяжении адаптационного периода HR-менеджер или руководитель назначает периодические встречи one-on-one для оценки прогресса, ответов на вопросы, постановки задач, обмена обратной связью и обсуждения карьерных ожиданий.
Завершение процесса
После 3 месяцев в компании новичок еще раз встречается с руководителем. В рамках этой беседы подводятся итоги адаптации, анализируются успехи специалиста, формируется план его профессионального развития.
В конце испытательного срока HR направляет сотруднику анкету для оценки его знаний политик, процессов и ценностей организации, чтобы убедиться, что он хорошо знаком со всеми аспектами работы.
Продолжительность онбординга
Продолжительность онбординга варьируется в зависимости от компании, отрасли и характеристик должности. Обычно он длится от нескольких недель до нескольких месяцев: в небольших стартапах процесс может быть кратким и интенсивным, а в крупных корпорациях занимать длительное время. В некоторых компаниях из-за особенностей корпоративной культуры онбординг может длиться до года.
Кто проводит онбординг
HR-отдел
Это инициатор и координатор всего процесса. Его основная цель — минимизировать стресс у новичка в первые дни работы.
Отдел кадров разрабатывает обучающие материалы, программы, планирует тренинги. Он также занимается оформлением документов, проводит знакомство с компанией, процедурами, системой отпусков и больничных и т.д.
Руководитель
Начальник помогает новому члену команды разобраться в специфике работы, устанавливает цели и ожидания, а также поддерживает и дает обратную связь. Руководители часто оказываются первыми контактными лицами на новом рабочем месте, поэтому их задача — создать дружескую атмосферу и комфортные условия для плавной адаптации.
Некоторые организации в помощь новичкам предоставляют менторов. Менторы — это опытные сотрудники, которые делятся своими знаниями, лайфхаками, помогают влиться в коллектив.
IT и охрана труда
IT-специалисты выдают рабочую технику (компьютер, мобильный телефон и т.д), открывают доступы к внутренним программам, регистрируют новый почтовый адрес и прочее.
Отдел охраны труда проводит инструктаж по технике безопасности на рабочем месте, знакомит с корпоративными политиками и положениями.
Как оценить эффективность онбординга в компании
Понять, что процесс адаптации в компании хорошо отлажен, можно по нескольким признакам:
- Новые сотрудники быстро вливаются в коллектив и успешно выполняют задачи.
- HR-отдел получает положительные отзывы новичков о программе онбординга.
- Снижается текучесть кадров.
- Новые члены команды хорошо ориентируются в корпоративных политиках и процедурах.
Главным показателем эффективности онбординга является обратная связь от сотрудника. Она позволяет выявить сильные и слабые места в программе адаптации, оценить работу наставника, а затем разработать меры по улучшению процесса.
Понять, что думает новичок о работе в компании, можно с помощью метрик «Руководитель», «Процессы», «Коллеги», «Условия труда» в рамках опроса вовлеченности на онлайн-платформе Happy Job.
Вопросы к метрикам «Руководитель» и «Коллеги» на платформе Happy Job
Преимущества платформы Happy Job:
- запатентованная методология исследования;
- гарантия полной анонимности для получения честных ответов;
- геймификация (анимация и иллюстрации) в опросах для снижения когнитивной нагрузки на респондентов;
- автоматическая обработка данных.
Узнать мнение
сотрудников
Возможные проблемы при онбординге и как их избежать
Недостаток информации
Недостаток информации о рабочих процессах создает у новичка ощущение потерянности. Если он не до конца понимает обязанности, свою роль в команде и возможности для профессионального роста, это может негативно сказаться на его продуктивности и мотивации. В этом случае специалист предпочтет найти другое место работы, где к нему будут относиться внимательнее.
Когда сотрудник не знает внутренние правила поведения и особенности корпоративной культуры, он может неосознанно нарушать их. Это провоцирует конфликты с коллегами, снижает уровень удовлетворенности, приводит к дополнительным сложностям в период адаптации.
Ощущение изоляции
Оторванность от коллектива — еще одна распространенная проблема. Если новичка не представили команде или не приглашают на корпоративные мероприятия, например, на встречи отдела, это отрицательно влияет на качество командной работы.
Как этого избежать
- Регулярно собирайте обратную связь от новых сотрудников и их наставников с помощью анонимных опросов, на встречах с HR-менеджером и руководителем. Это позволит выявить проблемы на начальном этапе и решить их.
- Организуйте обучение для менторов. Они должны понимать, как происходит адаптация, знать цели и ожидания компании, а также уметь грамотно доносить информацию до подопечного.
- Совершенствуйте программу адаптации: вносите изменения на основе фидбэка от сотрудников. Отслеживайте, как со временем меняется ее качество.
Резюме
Онбординг — это процесс принятия нового сотрудника в команду. От качества онбординга зависит первое впечатление человека о компании: захочет ли он продолжить работу или предпочтет найти другого работодателя.
Для того чтобы специалист успешно прошел адаптацию и остался в организации, нужно обеспечить его ресурсами, которые требуются для выполнения задач, провести должное обучение, по возможности предоставить ментора, четко формулировать цели и ожидания, а также регулярно встречаться в формате one-one-one для обмена обратной связью и выявления возможных сложностей.
