На первый взгляд опрос — простой инструмент. Нужно всего-то придумать вопросы, оформить их в опросник, и разослать последний сотрудникам. Отчасти это справедливо для очень простых опросов, вроде голосования за цвет обоев в переговорной. Другое дело, если требуется провести сложное исследование. Например, выяснить, почему в некоторых отделах огромная текучка или отчего молодые сотрудники не задерживаются в компании дольше, чем на полгода. Такой опрос — затратное мероприятие. Он может обойтись компании в несколько миллионов рублей.
Разберёмся, как организовать сложный опрос и сколько это будет стоить. Мы рассчитываем затраты на работу каждого специалиста, исходя из среднерыночной зарплаты с налогами.
Этап первый. Подготовка
Мы взяли условную крупную компанию. В ней много подразделений — около 200. А среднесписочная численность — больше 1 тысячи человек. Предполагается, что у команды есть опыт проведения опросов, в противном случае сроки затянутся, а конечный результат исследования будет сомнительным.
Начнём…
В подготовительном этапе примут участие восемь специалистов:
- Директор по персоналу
- HR-специалисты
- Внешний консультант
- Аналитик и эксперт Excel
- Копирайтер
- Дизайнер-иллюстратор
- Программист front end
- PR-специалисты
Шаг 1
Любой опрос начинается с разработки блока вопросов. Директор по персоналу определяет цель исследования — что, собственно, мы собираемся выяснить с помощью опроса? Затем, вместе с HR-специалистами он разрабатывает канву будущего опросника.
Важный участник процесса — аналитик и эксперт Excel. Он следит, чтобы ответы на разрабатываемые вопросы можно было «посчитать».
Как только HR-отдел заканчивает работу над черновиком, в дело вступает копирайтер. Он составляет первый вариант опросника.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 4 | 8,5 тыс. |
| HR-специалисты | 16 | 15,2 тыс. |
| Копирайтер | 16 | 13,5 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 10 | 8,5 тыс. |
| Итого | 46 | 45,7 тыс. |
Шаг 2
Готовый опросник в обязательном порядке тестируется. Чаще всего, сотрудников из других отделов просят пройти опрос и сказать, какие вопросы или ответы были непонятны. После этого замечания коллег уходят в HR-отдел. Как правило, первый опросник всегда дорабатывается. Изменения вносят копирайтер и аналитик и эксперт Excel.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 0,2 | 422 |
| HR-специалисты | 0,2 | 190 |
| Копирайтер | 5 | 4,2 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 5 | 4,2 тыс. |
| Итого | 10,4 | 9 тыс. |
Шаг 3
Когда опросник готов, начинается работа над составлением списков респондентов. Аналитик и эксперт Excel собирает электронные адреса сотрудников в разрезе их принадлежности к отделам и руководящему составу. В этом ему помогает HR-отдел.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 0,3 | 634 |
| HR-специалисты | 3 | 2,9 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 24 | 20,3 тыс. |
| Итого | 27,3 | 23,8 тыс. |
Шаг 4
Чтобы сотрудники участвовали в опросе, необходимо объяснить им, для чего это делается. Это задача PR-отдела. На этом шаге специалисты отдела разрабатывают PR-стратегию и приступают к написанию коммуникационных материалов. «Пиарщикам» помогает много коллег, но активнее всего — копирайтер.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 2 | 4,2 тыс. |
| HR-специалисты | 8 | 7,6 тыс. |
| Копирайтер | 16 | 13,5 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 1 | 845 |
| PR-специалисты | 20 | 25,4 |
| Дизайнер-иллюстратор | 1 | 1,6 тыс. |
| Итого | 48 | 53,1 тыс. |
Шаг 5
Следующим шагом становится «воплощение в жизнь» задумок PR-отдела. Производятся ролики, постеры, макеты писем для сотрудников и многое другое. На этом этапе активно задействовано большое количество сотрудников — копирайтер, программист, дизайнер-иллюстратор и другие.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 4 | 8,5 тыс. |
| HR-специалисты | 8 | 7,6 тыс. |
| Копирайтер | 16 | 13,5 тыс. |
| PR-специалисты | 16 | 20,3 тыс. |
| Дизайнер-иллюстратор | 70 | 110,9 тыс. |
| Программист front end | 8 | 11,8 тыс. |
| Итого | 122 | 172,6 тыс. |
Шаг 6
Подготовка, как правило, заканчивается консультацией внешнего специалиста. Руководителям объясняется, для чего проводится опрос и как затем работать с его результатами.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Внешний консультант | 4 | 65 тыс. |
| Итого | 4 | 65 тыс. |
Этап второй. Проведение опроса
В процессе проведения опроса задействованы три специалиста:
- Директор по персоналу
- HR-специалисты
- Аналитик и эксперт Excel
Шаг 7
На этом шаге на электронные адреса сотрудников высылается ссылка на опрос. Как правило, эта задача ложится на аналитика и эксперта Excel и занимает половину рабочего дня.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Аналитик и эксперт Excel | 4 | 3,4 тыс. |
| Итого | 4 | 3,4 тыс. |
Шаг 8
Прохождение опроса — в разгаре. Сотрудники HR-отдела и аналитик и эксперт Excel контролируют процесс и при необходимости делают повторные отправки ссылки.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 1 | 2,1 тыс. |
| HR-специалисты | 4 | 3,8 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 8 | 6,8 тыс. |
| Итого | 13 | 12,7 тыс. |
Шаг 9
Во время прохождения опроса у сотрудников неизбежно будут возникать вопросы. Этот шаг — оказание помощи опрашиваемым. Его будут курировать отдел HR и аналитик и эксперт Excel.
В компании численностью больше тысячи человек обращений может быть очень много. Обработка обратной связи легко займёт до четырёх недель.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 1 | 2,1 тыс. |
| HR-специалисты | 24 | 22,8 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 180 | 152,1 тыс. |
| Итого | 205 | 177 тыс. |
Этап третий. Работа с результатами
Работать с результатами исследования будут пять специалистов:
- Директор по персоналу
- HR-специалисты
- Копирайтер
- PR-специалисты
- Аналитик и эксперт Excel
Шаг 10
После окончания опроса, ответы респондентов выгружаются в Excel.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| HR-специалисты | 1 | 951 |
| Аналитик и эксперт Excel | 5 | 4,2 тыс. |
| Итого | 6 | 5,2 тыс. |
Шаг 11
Отдельную сложность представляет обработка ответов на открытые вопросы. Аналитик и эксперт Excel будет проводить контент-анализ, чтобы выявить наиболее частые требования, жалобы или предложения. Полученные данные отправятся на анализ в HR-отдел. Специалисты отдела в свою очередь «привяжут» наиболее популярные отзывы сотрудников к обнаруженным в ходе исследования проблемам.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 3 | 6,3 тыс. |
| HR-специалисты | 40 | 38 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 75 | 63,4 тыс. |
| Итого | 118 | 107,7 тыс. |
Шаг 12
На этом шаге готовится общий отчёт по проведённому опросу. Как правило, в него включаются результаты минимум по пяти метрикам.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 0,3 | 634 |
| HR-специалисты | 1 | 951 |
| Аналитик и эксперт Excel | 5 | 4,2 тыс. |
| Итого | 6,3 | 5,8 тыс. |
Шаг 13
Вслед за общим отчётом готовятся более детализированные. В частности в разрезе подразделений. С этими отчётами будут работать руководители на местах. Подготовка данных для 20 самых крупных подразделений может занимать больше недели.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 8 | 17 тыс. |
| HR-специалисты | 16 | 15,2 тыс. |
| PR-специалисты | 5 | 6,3 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 100 | 84,5 тыс. |
| Итого | 129 | 123 тыс. |
Шаг 14
Как только результаты готовы, требуется разослать их руководителям. Отчёты обязательно сопровождаются рекомендациями от HR-отдела. Что делать с низкими показателями по тем или иным метрикам? Как поддерживать на том же уровне высокие?
На этом шаге опрос можно считать законченным.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 16 | 33,8 тыс. |
| HR-специалисты | 80 | 76 тыс. |
| Копирайтер | 40 | 33,8 |
| Аналитик и эксперт Excel | 40 | 33,8 |
| Итого | 176 | 177,5 тыс. |
Итак, во сколько нам обошёлся опрос?
| Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|
| 915 | 981,4 тыс. |
Этап четвертый. Повторный опрос
Спустя полгода опрос необходимо повторить. Важно разобраться, как сработали принятые после первого опроса меры. Получилось ли улучшить показатели по метрикам? Не стало ли хуже?
За небольшим исключением придётся повторить все предыдущие шаги. Единственное, на этот раз можно воспользоваться старыми PR-материалами. (То есть пропустить шаги 4 и 5.)
Но добавится ещё один шаг.
Шаг 15
Специалистам из HR-отдела и аналитику и эксперту Excel потребуется сопоставить данные по двум опросам и сделать выводы.
| Сотрудники | Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|---|
| Директор по персоналу | 4 | 8,5 тыс. |
| HR-специалисты | 10 | 9,5 тыс. |
| Аналитик и эксперт Excel | 60 | 50,7 тыс. |
| Итого | 74 | 68,7 тыс. |
Подытожим. Сколько компании стоили два опроса?
| Трудочасы | Расходы в рублях |
|---|---|
| 1,7 тыс. | 1,81 млн |
Как сэкономить
Что можно вынести из этого расчёта? Организация сложного исследования совокупно занимает тысячи рабочих часов. Предполагается, что в это время сотрудники не заняты ничем, кроме задач по организации опроса. Иными словами исследование на несколько месяцев парализует работу HR-отдела. У них не будет времени ни на что другое. Временами будут «выдергиваться» из своих проектов и задач другие специалисты. Например, дизайнеру или копирайтеру на неделю или две придётся забросить свои текущие рабочие обязанности и переключиться исключительно на опрос.
Какие существуют альтернативы? Можно поручить исследование провайдеру опросов. Например, платформе Happy Job.
- Шаги 1-2. Happy Job — онлайн-платформа для профессионального исследования вовлечённости и лояльности персонала. В неё уже встроены вопросы и варианты ответов. Авторская методика разработана командой профессионалов международного уровня в области вовлечённости персонала. Методика вобрала в себя лучшие практики из различных дисциплин — психологии, социологии, работы мозга и других. На её разработку и тестирование команда Happy Job потратила два года. Глубокое знание предмета отразилось на внешнем виде опросника. В него встроены элементы геймификации. Это позволяет успешно вовлекать сотрудников в прохождение опроса. (По данным Happy Job 97% людей считают такие опросники интересными и вовлекающими.)
- Шаг 3. В сервис легко загрузить списки респондентов.
- Шаги 4 и 5. Happy Job предоставляет материалы для проведения PR-кампании опроса среди сотрудников. У сервиса многолетний опыт в вопросах убеждения: процент участия стабильно высокий — более 75%.
- Шаг 6. Если пользоваться сервисом опросов, помощь стороннего консультанта не потребуется. У Happy Job есть понятные методички, объясняющие, как и для чего проводится исследование.
- Шаги 7 и 8. Отправка ссылки на опрос в сервисе производится в несколько кликов. При этом заполнить опросник можно как с компьютера, так и с телефона. Возможен даже вариант терминала.
- Шаг 9. Вопросы и ответы на платформе сформулированы таким образом, что исключается возможность их неверного толкования. За последний год из сотни тысяч опрашиваемых сотрудников только двое обратились за помощью.
- Шаги 10 и 11. Обработка ответов производится сервисом автоматически. В том числе контент-анализу платформы подвергают ответы на открытые вопросы.
- Шаги 12 и 13. Отчёты формируются автоматически в считанные секунды. Их можно смотреть в разрезе подразделений, метрик, отделов.
- Шаг 14. Руководители, чьи сотрудники участвовали в опросе, будут иметь доступ к платформе и результатам исследования. Каждая метрика в Happy Job при этом сопровождается пояснениями и рекомендациями по её улучшению.
- Шаг 15. Провести повторный опрос на платформе Happy Job также просто. При этом в отчётах можно отслеживать динамику ответов — по каким метрикам показатели улучшились, по каким нет.
Два опроса на платформе Happy Job с разницей в полгода обойдутся компании в 2 и более раз дешевле. На 1000 сотрудников экономия будет минимум 900 тыс. рублей.
