Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться
Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться

Свежая публикация

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Алексей Клочков
19 ноября, 2017

Деловые переписки, чаты с коллегами, коммерческие предложения, обсуждения ключевых вопросов — всё происходит по почте, без личных встреч или звонков.

Действительно, выстраивание отношений с бизнес-партнёром или коллегой онлайн, без возможности face to face с адресатом, требуют от нас соблюдения правил делового этикета. Эти требования способствуют формированию стиля внутренних отношений между сотрудниками компании, а также влияют на имидж компании в глазах партнёров.

Но, к сожалению, мы часто не воспринимаем email-переписки всерьёз, как инструмент корпоративной культуры. Многие сообщения, словно попадают в чёрную дыру и часто не получают ответа. Некоторые и вовсе — написаны настолько сложно, что вы не можете понять, что на самом деле от вас хотят. А ведь однажды, отправив письмо, лишённое обращения, темы, структуры, с ошибками, сленгом, сокращениями, — вы рискуете обидеть получателя. А если последний попадёт под обстрел неупорядоченной «рассылки», то и вовсе — точка невозврата и blacklist.

Вышеперечисленные ошибки выражают неуважение к коллегам. Вспомните сами, сколько возмущения вызывают письма, которые отрывают вас от важных дел.

Специально для вас мы обобщили в правила действенные и простые советы делового этикета, которыми делятся сотрудники и эксперты разных компаний.

Здесь вы найдёте ответы на самые распространённые вопросы:

  • С чего стоит начать письмо?
  • Как правильно оформить письмо и подпись к нему?
  • В течение какого времени необходимо отвечать на «Входящие» и можно ли не отвечать вообще?
  • Какой структуры письма следует придерживаться?
  • Что писать и писать ли вообще в теме письма?

Берегите время своё и коллег. Правила помогут вам понять основные принципы деловой переписки, научат создавать структурированные письма и правильно отвечать на важные сообщения.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Никаких безликих писем

Запомните, начинать письмо нужно с личного обращения – «Здравствуйте, Иван!», «Добрый день, Мария!».

Исключение – если вы пишете на общий почтовый ящик и не знаете, кто прочитает ваше письмо. В этом случае можно начать так:

 

«Здравствуйте! Меня зовут Николай. Я редактор в компании HappyJobПодскажите, как я могу к вам обращаться?»

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Подпись – это must have

Сегодня отправлять рабочее письмо без подписи – дурной тон. Вам может показаться, что вы отсылаете уже десятое (а то и сотое) письмо адресату, и нет смысла бесконечно повторять, кто вы такой. Но это ошибка. Коллега или партнёр переписывается с большим количеством людей и не может помнить все должности, «пароли и явки». Да, возможно, вы плотно общаетесь уже неделю, но это не значит, что в какой-то момент собеседник не задастся вопросом: «А мы о проекте для какой компании говорим?». Другое дело, если есть подпись. При необходимости собеседник быстро узнает из неё кто вы и из какой организации.

Есть ещё одно преимущество подписи – если ситуация того потребует, коллега или партнёр может обратиться к вам по альтернативному виду связи. Например, позвонить в WhatsApp или написать в Telegram.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Отвечайте всем

Психологи считают, что хуже негативной обратной связи может быть только её полное отсутствие. Игнорирование больно бьёт по самооценке – люди воспринимают это как грубое пренебрежение. По этой причине коллеги и партнёры сильно обижаются, если на их письмо ничего не ответить.

 

Тишина в ответ порождает тревожность. Вдруг письмо попало в папку «Спам» или затерялось? Может стоит продублировать или позвонить адресату и уточнить, получил ли?

 

Поэтому возьмите за правило отвечать на каждое письмо в течение суток. Лучше – быстрее. Не обязательно сразу давать развёрнутый ответ или делать то, что требуют. Достаточно оповестить, что письмо получено, а выполнение задачи займёт столько-то времени. (Главное внести задачу в свой список дел, чтобы потом не забыть про неё.)

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

По порядку

Иногда мысли скачут и их трудно последовательно изложить в письме. Особенно если речь идёт о каком-то важном или «проблемном» деле. Чтобы не мучать собеседника «потоком сознания», придерживайтесь чёткой структуры в письме.

Первый блок – это всегда приветствие и представление. Поздоровайтесь с собеседником и расскажите, кто вы. Второй блок – короткое описание проблемы. Укажите, зачем вы пишете человеку. Хотите совета или помощи по какому-то вопросу. Пересылаете документы или запрашиваемую информацию. В третьем блоке можно дать больше контекста – ваши мысли, пожелания или требования.

Если письмо получилось объёмным, сделайте четвёртый блок – с итогами. Например, жду вашего решения до обеда завтрашнего дня. Или подготовьте документацию с учётом наших требований до 1 июня.

 

Чтобы собеседнику было проще прочить (и понять) написанное в письме, делайте между блоками отступы. Если что-то перечисляете, используйте нумерованный или маркированный список. Главные мысли можно выделить жирным шрифтом. Главное не переборщить с инструментами выделения.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Просто и по делу

Нет такого жанра, вида или способа переписки, где будут рады канцеляризмам. Длинные витиеватые и трудночитаемые предложения не подходят и для писем. Поэтому вместо «Мы начали процесс рассмотрения вашей заявки» напишите «Ваша заявка рассматривается». Коротко и ясно.

 

Длинное перечисление существительных в родительном падеже – это всегда плохо. Отдавайте предпочтение глаголам. Они задают темп тексту и делают его понятным.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Я - человек

Сразу несколько исследований доказали, что на письма лучше отвечают, если есть фотография собеседника и ссылки на социальные сети.

Общение посредством электронной почты обезличивает. Для улучшения коммуникаций лучше сделать обратное – громко заявить, что вы человек. Доказательства? Вот же фото и ссылка на профиль в Facebook!

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

О чём письмо

Тема письма выполняет несколько функций. Во-первых, позволяет сходу понять, каково содержание послания. Во-вторых, упрощает поиск. Случается, что информация от коллеги может потребоваться спустя время, а письмо уже «скрылось» на второй или третьей странице.

Описав в теме цель, вы сбережёте коллеге время и облегчите последующую работу с письмом.

 

Тема письма должна быть короткой и ёмкой:

  • Обсуждение вопроса принятия правок в договор с компанией «Рога и копыта» – плохо.
  • Правки в договор компании «Рога и копыта» - хорошо.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

 

Ситуации, когда коллеги или партнёры друг друга не видели и не слышали и общались годами только по почте, сегодня очень распространены. Письмо становится вашим лицом. По тому, как вы формулируете тему, излагаете свои мысли и другим мелочам, о вас будут составлять мнение. Чтобы не подмочить деловую репутацию, следуйте нашим правилам.

Об авторе

Вам может понравиться

Резкая смена офисной работы на удалённую изменила нашу жизнь. В результате сейчас мы проходим тяжёлый период адаптации. Разберёмся, как быстрее его преодолеть.
Когда вы хвалите своих коллег, вы обретаете верных соратников и улучшаете климат в коллективе. Однако вслух признавать достижения сослуживцев не так просто, как может показаться на первый взгляд. Разберём ошибки, которые можно допустить.
Эпидемия коронавируса потрясла весь мир, но не стоит паниковать. Лучше прочитайте нашу статью, в которой мы собрали рекомендации экспертов по профилактике COVID‑19, применимые для офиса или командировок
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд
Вебинары и видео
Развиваем вовлечённость и лояльность сотрудников 62 минуты
Экономическая польза оценки лояльности 5 минут
Дэшборд по вовлечённости 2021. Конструктор презентаций 47 минут
Современные digital-процессы оценки и развития вовлечённости 35 минут
Зачем измерять вовлечённость и лояльность? 90 секунд
Культура счастья. Что делает компании успешнее? 110 минут
Как появились метрики Happy Job? 90 секунд
Как повысить eNPS и лояльность в 2021 62 минуты
Экономический эффект развития вовлечённости 5 минут
Смотреть все видео
Наука и методика

Happy Job обогатила международную практику оценки вовлечённости и лояльности, добавив в неё точность исследований, интересные опросы и технологии HR Zero. Мы совершенствуем методику и вопросыСкачать буклет «10 метрик» в PDF каждый день вместе с 400+ средними и крупными компаниями России и Евразии.

Методика подтверждена патентом РАО. Платформа входит в единый реестр российского программного обеспечения.

Научные статьи по методике Happy Job регулярно публикуются в международных журналах фундаментальных и прикладных исследований. Экспертные статьи наших консультантов можно прочитать в авторитетных бизнес-изданиях.

с нами:
Отзывы клиентов
Дмитрий Попов
руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование
Анаит Говорина
директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"
Полина Лаптева
руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng
Алексей Алексапольский
Руководитель проекта по развитию персонала
Юлия Терещенко
начальник отдела внутренних коммуникаций, МТС
Варвара Федосеева
директор по управлению персоналом и корпоративному развитию
Оксана Кравченко
руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование
Ксения Васильева
директор по персоналу Inventive Retail Group

«Мы получили большое количество положительной обратной связи как от обычных сотрудников, так и от топ-менеджмента.

Геймифицированный формат в совокупности с «человеческой» постановкой вопросов воспринимается достаточно легко и занимает мало времени на прохождение.

Тищенко Мария
старший менеджер по управлению проектами, Билайн

Доступность информации для руководителей любого уровня, постоянное совершенствование платформы, лёгкость управления данными – всё это делает продукты компании Happy Job такими востребованными.

Долгова Вера
Руководитель управления исследований, аналитики и нематериальной мотивации
Департамент корпоративной культуры и бренда

Мы точно планируем работать дальше с Happy Job.

Потому что Люди – это главное, что у нас есть, а Happy Job помогает нам в том, чтобы делать наших людей счастливым на работе

Анна Трифонова
Менеджер по внутренним коммуникациям, SPLAT
Смотреть ещё 50 отзывов