Французский теоретик менеджмента и основатель административной школы управления Анри Файоль утверждал, что компаниям следует придерживаться принципа единоначалия. Это значит, что у каждого сотрудника должен быть только один руководитель.

На практике персонал чаще находится под управлением нескольких менеджеров. Разберёмся, почему так происходит и как избежать связанных с этим проблем.

Что значит «руководить»

Руководитель — это тот, кто управляет деятельностью своих подчинённых. Под управлением подразумевается большое количество задач, которые условно делятся на несколько групп. Первую можно охарактеризовать, как распоряжение временем сотрудников . Менеджер должен задавать общие и индивидуальные цели, устанавливать границы обязанностей подчинённых, распределять задания и обговаривать конечный результат. Вторую группу задач можно объединить под названием « создание продуктивной среды» . Руководитель должен обеспечить подчинённым условия для эффективного выполнения работы. Сюда входит предоставление ресурсов, организация рабочего пространства, построение системы регулярной обратной связи от менеджера, разработка правил и стандартов. Последняя группа включает задачи, связанные с мотивацией персонала . Менеджер должен разработать систему поощрения, состоящую из постоянной обоснованной похвалы, премий и бонусов за понятные сотрудникам достижения. Руководителя, выполняющего эти функции, называют административным или линейным.

 

 

Структура компании, где у каждого подразделения есть только один руководитель, называется линейной. Работа в такой парадигме максимально проста и прозрачна: сотрудники выполняют указания только своего непосредственного руководителя.

Современные компании, чаще всего, строятся по принципу линейно-функционального управления. Это значит, что у подчинённых оказывается больше одного руководителя — линейный и функциональные.

Управление в рамках «функции»

Функциональные руководители могут «управлять» сотрудниками только в пределах своей «функции». Например, HR -специалист вправе обязать персонал участвовать в корпоративном мероприятии, а бухгалтер — заполнить заявления на отпуск. При этом функциональные руководители не могут распоряжаться временем сотрудников и должны согласовывать свои действия с линейным менеджером.

Таким образом, сотрудник выполняет все указания своего непосредственного руководителя и в определённых случаях — функциональных.

 

Функциональным руководителем может быть как менеджер, так и специалист, ответственный за выполнение определённой функции. Пример — сотрудник охраны труда, направляющий новичков на прохождение медкомиссии.

 

В компании один и тот же менеджер может быть одновременно, и линейным, и функциональным. Например, руководитель отдела маркетинга управляет непосредственно маркетологами отдела, а функционально — продавцами, во время их обучения продукту или услуге. В свою очередь, обучая продукту нового специалиста по маркетингу, руководитель станет ему, и линейным, и функциональным руководителем в одном лице.

 

Слабые места

Подчинение персонала сразу нескольким руководителям может выливаться в ряд проблем. Первая опасность — сотрудник будет получать противоречащие друг другу указания от менеджеров . Например, касательно распределения времени на задачи или расстановки приоритетов. Конфликт возникает по причине слабого межфункционального взаимодействия : руководители разных подразделений не могут друг с другом договориться. Решить проблему можно в несколько этапов:

1. Сначала наладить диалог между конфликтующими руководителями с привлечением третьей стороны — модератора. Как правило, модератор — это менеджер, стоящий выше по иерархии. На этом этапе необходимо выяснить цели руководителей и сопоставить их с имеющимися ресурсами — временем сотрудников. В результате должен быть найден компромисс: какое количество времени и когда сотрудники могут уделять задачам функционального менеджера.
2. Чётко прояснить, что распоряжается ресурсом сотрудников только линейный руководитель, функциональный ставит задачи с одобрения линейного.
3. Документально зафиксировать статус функционального руководителя — его полномочия относительно сотрудников других подразделений.
4. Озвучить договорённости между линейным и функциональным руководителями на встрече с сотрудниками.

 

Вторая опасность — сотрудники будут игнорировать задачи функциональных руководителей . Персонал может считать, что у него есть только один руководитель — непосредственный, а всякие бухгалтеры, «безопасники» или HR -специалисты — не указ. Решить проблему можно в два подхода. Во-первых, на встрече с сотрудниками проговорить их обязанности. В частности — подчинение указам функциональных руководителей. Во-вторых, зафиксировать в должностных обязанностях персонала перечень задач от функциональных менеджеров, которые они должны выполнять. Таким образом полномочия функциональных руководителей станут легитимными для сотрудников.

Памятка для компаний с линейно-функциональным типом управления

• Необходимо провести руководящему составу лекцию о линейно-функциональном управлении: обратить внимание, что сотрудники компании могут подчиняться сразу нескольким менеджерам. Важно прояснить, что временем сотрудников распоряжается только линейный руководитель, функциональные — с его одобрения.
• Документально зафиксировать полномочия всех руководителей: зоны ответственности, взаимодействие между менеджерами для достижения целей каждого. Это позволит избежать конфликтов в будущем.
• В рамках встречи с сотрудниками разъяснить принципы работы «с двумя руководителями».
• Внести в должностные инструкции сотрудников пункты о подчинении функциональным руководителям.