В каждой компании есть незаменимые сотрудники: на них всегда можно положиться, доверить важные задачи и вовремя получить отличный результат. Они — движущая сила команды. Но что будет, если однажды кто-то из них не выйдет на работу? Готовы ли коллеги и компания в целом к такой ситуации, или это станет катастрофой? На эти вопросы дает ответ фактор автобуса. В статье разбираем понятие и объясняем, почему не стоит связывать все ожидания с конкретными членами команды.
Что такое фактор автобуса
Фактор автобуса (bus factor) в буквальном значении — это число сотрудников, чье гипотетическое попадание под автобус нарушит работу подразделения. На деле же речь идет не только о несчастных случаях, но и других обстоятельствах, по которым человек может не выйти на работу: болезнь, отпуск, декрет, релокация, увольнение и т.д.
Фактор автобуса критически важен для небольших компаний и стартапов, чей успех зависит от определенных людей. Если они покинут организацию, придется начинать все заново, поскольку найти специалиста с аналогичными компетенциями и навыками может быть очень сложно.
Как рассчитать bus factor
Проанализируйте, отсутствие какого количества сотрудников может привести к нарушению привычного режима работы или поставить под вопрос реализацию проекта. Если для этого достаточно отсутствия хотя бы одного человека, то фактор автобуса равен 1.
Чем выше показатель — тем лучше. Значит, процессы в компании отлажены, не зависят от конкретного специалиста, и его отсутствие никак не повлияет на них. И наоборот, чем ниже фактор автобуса, тем больше рисков.
Узнать мнение
сотрудников
Обратная сторона незаменимых сотрудников
Ответственные специалисты — ценный актив любой компании. Они берутся за сложные задачи, добиваются высоких результатов, знают ответы на большинство рабочих вопросов — на них держится буквально все. Однако всегда есть риск, что такие сотрудники захотят перейти в компанию с лучшими условиями: зарплатой, льготами, карьерными перспективами и т.д. Поэтому важно периодически проводить оценку уровня их вовлеченности и удовлетворенности, чтобы вовремя принять меры для удержания.
Это можно сделать с помощью анонимного опроса на онлайн-платформе Happy Job. Он позволит узнать, устраивают ли сотрудников отношения с руководителем и коллегами, удается ли им поддерживать work-life balance, понятны ли перспективы развития в компании, достаточно ли ресурсов для выполнения работы, а также проанализировать другие ключевые аспекты рабочей среды.
Метрики «Карьера», «Изменения», «Руководитель» на платформе Happy Job
Опрос покажет «боли» команды и зоны развития компании, а платформа предложит рекомендации по улучшению проблемных метрик. Регулярные исследования позволят проводить мониторинг изменений и оценку потенциальных рисков увольнения персонала.
Как снизить зависимость от конкретных сотрудников
Создайте базу знаний
Соберите единую базу, где будут храниться полезные материалы и алгоритмы решения различных задач. Поощряйте персонал пользоваться базой знаний и дополнять ее, а также следите за актуальностью. Это позволит снизить зависимость рабочих процессов от определенных специалистов: сотрудники смогут самостоятельно находить ответы на вопросы и не тратить время на ожидание помощи от коллег. База знаний будет также полезна новым сотрудникам и поможет ускорить их адаптацию.
Представим, что в компании только один IT-специалист, и он взял отгул. В этот день у кого-то из директоров перестала работать почта. В такой ситуации у руководителя есть несколько выходов:
- Попытаться решить проблему самому и потратить на это половину рабочего дня.
- Звонить или писать в мессенджеры сотруднику IT и отвлекать его от дел, для которых он специально взял выходной.
- Открыть базу знаний, найти инструкцию и, следуя ей, устранить неполадки за 5 минут.
Третий вариант — оптимальный, поскольку дает возможность быстро решить проблему без привлечения конкретного человека и не нарушать его work-life balance. Таким образом, наличие единой базы значительно упрощает процессы и помогает поддерживать привычный уровень продуктивности.
Создавать отдельное хранилище для подобных документов необязательно — редактируемые файлы с инструкциями, например, в Google Docs, тоже будут полезны. Главное, чтобы они были в общем доступе, а персонал знал, где их искать и как ими пользоваться.
Сформируйте кадровый резерв
При расчете фактора автобуса следует учитывать не только подчиненных, но и руководителей. Предположим, один из них взял отпуск или уехал на конференцию. Отразится ли это на работе его команды? Растеряются ли сотрудники или продолжат спокойно работать автономно? В некоторых компаниях даже такие рядовые ситуации парализуют все процессы.
По этой причине наличие кадрового резерва (сотрудников с перспективой занять ключевые позиции) — важное условие для стабильной деятельности организации. У действующего лидера может быть сразу несколько преемников, готовых взять на себя его обязанности.
Сделайте ключевого сотрудника ментором
Полезно выделить незаменимому сотруднику подопечного, чтобы тот помогал ему в сложных задачах, например, проводил аналитическую работу или занимался отчетностью. Так он будет быстрее осваивать нужные навыки, перенимать опыт, изучать тонкости работы и лайфхаки, а в перспективе сможет заменить своего коллегу в случае его ухода из компании. Кроме этого, при работе в паре снижается вероятность ошибок, ведь один человек может заметить то, что не увидел другой.
Поощряйте обмен опытом
Желательно, чтобы каждый член команды понимал, чем именно занимаются его коллеги. Для этих целей можно организовать регулярные встречи, на которых сотрудники будут делиться опытом, наблюдениями и лучшими практиками своей работы.
Еще один способ познакомить сотрудников с функционалом друг друга — ротация (перемещение специалиста с одной должности на другую в рамках компании). Она позволяет распределить знания о конкретной функции между несколькими людьми и тем самым повысить фактор автобуса.
Развивайте команду
Предоставьте персоналу возможности для обучения и развития компетенций, необходимых для эффективной деятельности компании. Хорошо обученные специалисты дадут руководству возможность не беспокоиться об отсутствии ключевого сотрудника, ведь у них достаточно навыков для обеспечения непрерывного рабочего цикла.
Подойдут не только курсы повышения квалификации — можно использовать и другие методы обучения персонала: наставничество, коучинг, стажировки и т.д.
Резюме
Фактор автобуса определяет, без скольких сотрудников эффективная работа отдела или даже целой компании становится невозможной. Чем выше bus factor, тем меньше рисков у организации. Чтобы рабочие процессы не зависели от нескольких людей, можно предпринять следующее:
- прописать алгоритмы выполнения основных задач и выложить в общий доступ;
- поощрять обмен опытом между членами команды;
- организовать обучение персонала;
- создать кадровый резерв для подготовки замены сотрудникам высшего звена.
Эти меры повысят устойчивость бизнеса и обеспечат непрерывность работы даже в непредвиденных ситуациях вроде внезапного увольнения ключевого сотрудника.
