По данным Happy Job, более 75% сотрудников не получают достаточно обратной связи от непосредственных руководителей. При этом грамотный фидбэк — один из самых мощных инструментов управления. Он помогает сотрудникам расти, улучшать результаты и чувствовать свою значимость в компании. Если же пренебрегать правилами обратной связи, она может демотивировать, вызвать сопротивление или даже испортить отношения в команде.
В этой статье объясняем, как руководителю правильно давать фидбэк подчиненным, чтобы избежать негативных последствий.
Что такое обратная связь
Обратная связь — это реакция или отклик на действия сотрудника. В рабочих процессах она крайне важна для повышения эффективности, улучшения качества работы и развития персонала.
Фидбэк может быть как формальным — в рамках аттестаций, рабочих встреч или 1-on-1, так и неформальным — в виде коротких комментариев или поддержки в процессе работы. Важно, чтобы он был регулярным, конструктивным и своевременным, иначе сотрудники могут чувствовать себя потерянными и не понимать, чего от них ждут.
В зависимости от целей и задач можно выделить следующие виды обратной связи:
- поддерживающая — закрепляет желательное поведение, усиливает мотивацию, вовлеченность, а также лояльность персонала;
- корректирующая — дается, когда нужно исправить что-то в работе;
- мотивирующая — нужна для вдохновения, побуждает к изменениям, передает заряд энергии.
10 правил эффективной обратной связи
В норме руководитель должен давать обратную связь каждому подчиненному раз в неделю. Если в команде больше 20 человек, допустимо встречаться раз в две недели. Чтобы эти встречи не проходили впустую и давали желаемый результат, необходимо следовать нескольким правилам — о них читайте далее.
1. Продумайте содержание разговора, составьте план
В основе эффективной обратной связи лежит четкая структура — план, по которому будет развиваться разговор. Темами для обсуждения чаще всего становятся текущие дела, сложности, разбор ошибок, профессиональные цели и определение карьерных треков. Ко встрече с сотрудником у руководителя должны быть:
- список текущих проектов и задач подчиненного с комментариями, что удалось, а что нет;
- понимание, какие компетенции нужно развить сотруднику для успешного выполнения работы;
- перечень актуальных вакансий на руководящие позиции в компании и требований к кандидатам.
Чтобы не упустить ничего важного, полезно записать основные мысли.
Узнать мнение
сотрудников
При выстраивании разговора рекомендуем использовать структуру SBI:
- S (Situation) — ситуация;
- B (Behavior) — конкретное поведение сотрудника;
- I (Impact) — его влияние на работу или команду.
Например: «На последней встрече с клиентом (ситуация) ты не уточнил их ожидания от проекта (поведение), из-за чего нам пришлось переделывать коммерческое предложение (влияние). Как думаешь, что можно сделать в следующий раз, чтобы избежать такой ситуации?»
2. Заранее предупредите сотрудника о фидбэке
Заблаговременно сообщите сотруднику, что вы планируете давать обратную связь. В идеале выделить для каждого члена команды конкретные день и час. Когда исключен элемент спонтанности, у человека есть возможность спокойно подготовиться к разговору.
Четкое расписание регулярных встреч для обмена обратной связью формирует у сотрудников привычку к открытому диалогу и снижает тревожность. Если человек знает, что фидбэк — это не разовое мероприятие, а естественная часть рабочего процесса, он проще относится ко встречам с руководством.
Назначая сотруднику первую встречу 1-on-1, попросите его вспомнить детали текущих проектов и задач, продумать вопросы, критические замечания, а также идеи, если таковые есть. В дальнейшем люди сами будут ориентироваться, какие темы выносить на обсуждение во время регулярных встреч, и уже не станут так волноваться, как в первый раз. Скорее всего, у них появится гораздо больше конструктивных идей, и они смогут объективно оценить свой труд.
3. Давайте обратную связь лично
Лучше всего общаться с сотрудником лично, без участия третьих лиц. Такое общение помогает установить более доверительные отношения. Важно также выбрать подходящее время и место для беседы — не стоит комментировать работу специалиста мимоходом в коридоре. Кроме того, при личной беседе легче уловить эмоциональную реакцию сотрудника и при необходимости скорректировать тональность разговора.
4. Создайте атмосферу доверия
«Климат» в компании определяет уровень стресса сотрудников, влияет на свободу обмена мнениями. Когда члены команды боятся высказываться, это неизбежно приводит к росту текучести кадров, низкой вовлеченности и падению мотивации.
Чтобы настроить человека на доверительный разговор, можно начать встречу со смол-тока. Например, поинтересуйтесь у сотрудника, как он проводит досуг, как дела у его детей или как чувствуют себя старшие родственники. Конечно, для этого нужно многое знать о подчиненном и искренне интересоваться его жизнью. Но такое отношение себя «окупает» и укрепляет доверие.
5. Не нападайте
Даже если сотрудник подвел вас или допустил серьезную ошибку, не стоит сыпать обвинениями в его адрес («Это из-за тебя мы упустили крупного клиента!») и переходить на личности. Это может привести к конфликтам и ухудшению отношений. В конце концов такое поведение просто непрофессионально.
Вместо обвинений сосредоточьтесь на фактах и поиске решения. Используйте «я-сообщения», например: «Я заметил, что сроки проекта были нарушены. Давай разберемся, почему так получилось и что можно сделать, чтобы избежать этого в будущем». Благодаря такому подходу человек не будет воспринимать фидбэк как атаку, и вы сможете выстроить конструктивный диалог.
6. Будьте конкретны
Если вы не даете подчиненному никакой конкретики, ему будет сложно понять, что он делает хорошо, а на что надо обратить внимание. Из-за этого он примет неправильные решения или вообще ничего не будет менять. Поэтому вместо общих замечаний приводите конкретные примеры, давайте рекомендации. Это поможет сотруднику понять, что нужно изменить и как улучшить свою работу.
Обобщения вроде «Ты всегда нарушаешь сроки» или «Ты никогда не доводишь проект до конца» только навредит: человек закроется и не станет предпринимать попыток исправить ситуацию.
Если хотите похвалить специалиста, недостаточно сказать про «неоценимый вклад» и «отличную работу». Хвалите конкретные успехи: не просто «Ты молодец», а «Здорово, что ты подготовил резюме встречи. Клиент увидел, что ты все правильно понял!».
7. Покажите, что ошибки можно исправить
Если человек допускает ошибки в работе, важно показать ему, что они поправимы и можно минимизировать их в будущем. Для этого предложите обучение за счет компании, при необходимости помогите с самоорганизацией и управлением временем. Подчеркните, что работа над ошибками — неотъемлемая часть процесса развития, а из любых ситуаций, даже провальных, можно извлечь ценный опыт. Ошибаются все, главное — не опускать руки и двигаться дальше.
Обсудите со специалистом конкретные шаги для исправления ситуации. Вместе определите, какие ресурсы или поддержка ему могут понадобиться. Возможно, будет полезно внедрить систему промежуточных проверок или наставничества.
8. Задавайте вопросы, слушайте собеседника
Диалог — единственный подходящий формат для встречи 1–on-1, поскольку позволяет собеседникам объяснять свою позицию, уточнять детали, задавать вопросы. К тому же оптимальное решение проблемы чаще всего находится именно в процессе двусторонней беседы.
Поэтому не просто высказывайте свою точку зрения, но и активно слушайте сотрудника. Покажите, что вам важно его мнение, дайте время на размышление, перефразируйте ключевые моменты, чтобы убедиться, что вы правильно поняли друг друга. Если вы чувствуете раздражение или ощущаете эмоциональное напряжение с любой стороны, лучше перенести встречу на другой день.
9. Предложите вместе подумать над решением
Когда вы даете фидбэк, не предлагайте сразу свои варианты решения проблем. Пусть сотрудник сам подумает, что лучше сделать, и возьмет ответственность на себя. Следовать собственным решениям намного приятнее, чем навязанным.
Чтобы сделать обсуждение продуктивным, задавайте подчиненному наводящие вопросы: «Каким ты видишь решение этой ситуации?» или «Какие варианты ты бы предложил?». Если человек затрудняется с ответом, можно мягко направить его на правильный путь, но не давать готовых решений. Такой подход способствует развитию инициативности и самостоятельности, а также делает обратную связь более эффективной.
10. Находите положительные моменты
Самое главное в обратной связи — позитивная составляющая. Если вам важно, чтобы сотрудник развивался, делайте акцент на его сильных сторонах. По данным Happy Job, из-за постоянной критики и наказаний за ошибки у человека пропадает мотивация, он закрывается и занимает оборонительную позицию. Поэтому важно отмечать, что специалисту удается лучше всего, и не тратить время на исправление упущенного. Гораздо эффективнее будет сфокусироваться на закреплении и улучшении того, что уже хорошо. Завершить разговор нужно обязательно на позитивной ноте.
Как оценить качество обратной связи
Если вы правильно выстроили коммуникацию с подчиненными, изменения не заставят себя ждать и будут заметны даже визуально. Если же ничего не произошло или сотрудник стал работать только хуже, нужно пересмотреть подход к обратной связи.
Надежный способ узнать, хватает ли сотрудникам обратной связи и как они оценивают ее пользу — анонимные опросы. Провести их можно на онлайн-платформе Happy Job. Для оценки качества фидбэка мы используем метрику «Обратная связь».
Примеры вопросов для оценки метрики «Обратная связь» в опросе Happy Job
Члены команды могут не переживать о конфиденциальности — руководители и HR получат только обезличенные данные и не смогут вычислить авторов комментариев.
Опрос персонала на платформе Happy Job позволяет анализировать и другие параметры рабочей среды, такие как отношения с руководителем и коллегами, удовлетворенность условиями труда и зарплатой, соблюдение work-life balance и прочие.
По результатам исследования вы получите готовый план работ с учетом приоритетов в развитии вовлеченности и лояльности команды. На панели отчетов вы сможете прочитать обезличенные комментарии сотрудников, а также получите более 460 рекомендаций от методологов Happy Job по внедрению улучшений в компанию.
Резюме
Обратная связь — инструмент, который помогает сотрудникам развиваться в нужном направлении. Она способна буквально окрылить и вдохновить человека на новые свершения. Однако чтобы фидбэк дал желаемый результат, нужно учитывать несколько правил. Например, он должен быть регулярным, конструктивным, своевременным и направленным на работу сотрудника, а не его личные качества.
Важно, чтобы руководитель не только указывал подчиненному на ошибки, но и помогал ему увидеть перспективы роста и повысить интерес к работе. Поэтому стоит делать акцент на сильных сторонах специалиста — это укрепит его веру в себя.
