Обратная связь помогает сотруднику осознать свою ценность как специалиста, побуждает к профессиональному росту и поэтому является важным элементом вовлеченности. Множество проблем в компании — следствие дефицита общения. Когда руководители понимают это, у них появляется огромный управленческий ресурс для того, чтобы в нужную сторону скорректировать задачи для любого члена команды.
Сегодня расскажем о том, как руководителю правильно давать фидбеки.
Что такое обратная связь
Обратная связь – это отзыв о работе сотрудника, который может быть положительным или отрицательным. Она помогает улучшить производительность, поведение, навыки, а также качество работы.
Если взглянуть на обратную связь как на процесс, можно выделить ее основные компоненты. Например, она должна быть регулярной а, следовательно, иметь какую-то периодичность. Кроме того, подобного рода беседы стоит вести по определенному плану, они предполагают диалог между сторонами, а в итоге — какой-то оцениваемый результат, например, улучшение показателей работы, достижение целей профессионального развития и т. д.
Регулярная обратная связь необходима для эффективной работы: она позволяет людям улучшать результаты, расти профессионально, осознать свою роль в команде. По нашей статистике, огромное количество сотрудников (более 75%) не получают достаточно обратной связи от непосредственных руководителей. Между тем, в норме должна быть одна встреча в неделю для каждого сотрудника. Впрочем, если в команде больше 20 человек, допустимо встречаться раз в две недели.
Традиционно встреча «один на один» делится на три этапа: вступление с одобрительными словами, основная часть с разбором ситуации и заключение с выводами. Важно заканчивать встречу на позитивной ноте.
Какие существуют типы обратной связи
В зависимости от целей и задач можно выделить следующие виды фидбеков:
- поддерживающий – закрепляет желательное поведение, усиливает мотивацию, вовлеченность, а также лояльность персонала;
- корректирующий – дается когда нужно исправить какие-то моменты в работе;
- мотивирующий – нужен для вдохновения, побуждает к изменениям, позволяет передать заряд энергии;
- развивающий – дается с целью поиска зон роста.
10 правил эффективной обратной связи
Эти советы актуальны для любого вида фидбеков. Используйте их, если хотите добиться результата.
1. Продумайте содержание разговора, составьте план
Обратная связь дает нужный эффект, если в ее основе — четкая структура: что, как, для чего руководитель намерен обсудить с подчиненным. Чаще всего основными темами становятся текущие дела, проблемы сотрудников, их цели профессионального развития и карьерная консультация. Перед началом разговора необходимо понимать, какие именно аспекты работы нужно обсудить, а также какие изменения требуются.
К моменту встречи у руководителя должна быть определенная информация:
- список текущих проектов, в которых участвует работник, и его задач с комментариями руководителя: что удалось, а что нет;
- соображения о том, какие компетенции на этой позиции и для решения именно это конкретной задачи следует «подтянуть» или освоить работнику;
- список вакансий на руководящие позиции в компании и требований к кандидатам.
Рекомендуем записать основные мысли. Это позволит понять, каких навыков или опыта не хватает сотруднику в данный момент для того, чтобы совершить карьерный прыжок.
Руководитель должен четко понимать, с какой целью оба они пришли на встречу: разобрать ошибки сотрудника и добиться того, чтобы они в будущем не повторялись, направить на профессиональное развитие или помочь определиться с карьерным путем. Иначе это будет время, напрасно потраченное на беспредметный разговор «для проформы».
Полезно также определить структуру будущей встречи — иными словами, план, по которому будет развиваться разговор. Начните с короткой неформальной беседы. Поинтересуйтесь у сотрудника, например, тем, как он проводит досуг, как растут его дети или как чувствуют себя старшие родственники. Конечно, для этого начальник должен многое знать о сотруднике и искренне интересоваться его судьбой. Но такое отношение себя «окупает» и придает отношениям доверительный характер.
2. Заранее предупредите сотрудника о фидбеке
Заблаговременно предупредите сотрудника, что вы планируете провести беседу, в которой будете давать обратную связь. В идеале хорошо бы каждому сотруднику выделить определенный день и час для беседы. Когда исключен элемент некоей спонтанности, человек получает возможность хорошо подготовиться к разговору. Даже само осознание того, что руководитель специально для тебя выделяет время на постоянной основе, имеет важное значение.
Назначая сотруднику первую такую встречу, посоветуйте ему припомнить какие-то детали текущих проектов и задач, продумать вопросы, критические замечания, а также идеи, если таковые есть. В дальнейшем люди сами сообразят, какие темы выносить на обсуждение во время регулярных встреч, и уже не станут так волноваться, как в первый раз. Наверняка у них появится много больше конструктивных идей, и они смогут объективно оценить свой труд.
3. Давайте обратную связь лично
Лучше всего общаться с сотрудником лично, без участия третьих лиц в виде HR. Это позволит человеку лучше понять цель беседы, а также позволит избежать многих недоразумений. Кроме того, личное общение позволяет установить более доверительные отношения. Важно также выбрать подходящее время и место для беседы.
4. Не нападайте, обратная связь должна быть конструктивной
Уважайте сотрудника, обратная связь не должна звучать оскорбительно. Важными являются такие компоненты фидбека, как диалог и конструктив.
Вообще-то, диалог — единственный подходящий формат для встречи «один на один», поскольку позволяет собеседникам объяснять свою позицию, уточнять, задавать вопросы. К тому же оптимальное решение проблемы чаще всего отыскивается именно в процессе двусторонней беседы.
Что касается конструктива, здесь подразумеваются такие формы, как дельные критические замечания, одобрение или конкретные предложения. Фидбек призван помогать сотруднику эффективно выполнять свою работу, профессионально расти. А это возможно лишь в том случае, когда руководитель оперирует фактами, дает рекомендации, как улучшить результаты, а не эмоционально отчитывает за недостатки или проколы.
5. Не оценивайте личность сотрудника
Не стоит сыпать обвинениями в адрес сотрудника и переходить на личности. Это может привести к конфликтам и ухудшению отношений. В конце концов такое поведение просто непрофессионально выглядит. Вместо оценки личности, нужно дать конструктивную обратную связь по работе, указать на ошибки и предложить пути их исправления. Помните, каждый сотрудник имеет свои сильные и слабые стороны, и ваша задача как руководителя — помочь ему развиваться и расти.
6. Используйте язык фактов и конкретику
Важно описывать конкретные действия, поведение и результаты работы сотрудников. Это позволяет человеку лучше понять, что нужно изменить и где улучшить свою работу.
Расскажите человеку о том, какие конкретные шаги привели к успеху или неудаче проекта. Если вы не объясните это подробно, ему будет сложно исправить ошибки или повторить хороший результат. Поэтому во время фидбека важно быть конкретным и не жалеть времени на объяснения.
Риторика в духе «ты всегда нарушаешь сроки» или «ты никогда не доводишь проект до конца» способна лишь навредить: человек закроется и не станет предпринимать попыток исправиться.
Кроме того, недостаточно просто хвалить общими словами про туманный «неоценимый вклад» и «отличную работу». Хвалите конкретные успехи. Не просто «ты молодец», а конкретно: « слушай, здорово, что ты в конце подвел итог созвона. Клиент увидел, что ты все услышал и понял!».
7. Покажите, что ошибки можно исправить
Если человек допускает ошибки в работе, важно показать ему, что они поправимы и можно над ними поработать. Для этого можно предложить обучение новым навыкам за счет компании, помочь в самоорганизации и управлении временем. Кроме того, необходимо подчеркнуть, что исправление ошибок является естественной частью процесса развития как профессионала, а также что любой опыт, даже неудачный, может стать ценным уроком для будущих побед.
Ошибаются все, главное — уметь извлечь пользу из неудач и двигаться дальше.
8. Задавайте вопросы, выслушивайте собеседника
Важно выслушать работника, дать ему возможность высказаться. Если собеседник, слушая вас, лишь молча кивает и вам никак не удается его «разговорить», сворачивайте беседу, поскольку она становится бесполезной: разговор — это все-таки диалог, а не монолог.
Не стоит продолжать беседу, если вы чувствуете раздражение или ощущаете эмоциональный перегрев с любой стороны. Разумнее перенести встречу на другой день
9. Предложите вместе подумать над решением
Когда вы даете фидбек, не предлагайте сразу свои варианты решения проблем. Пусть сотрудник сам подумает, что лучше сделать, и возьмет ответственность на себя. Выполнять решения, которые не были навязаны, намного приятнее.
10. Находите положительные моменты
Самое главное в обратной связи — позитивная составляющая. Поэтому не забудьте отметить достижения сотрудника. Отметьте то, что удалось ему лучше всего.
Сейчас многие руководители именно так общаются со своими подчиненными — дают развивающую обратную связь, поскольку видят ее влияние на эффективность работы сотрудника и его вовлеченность. Когда хвалите сотрудника, выделяйте его профессиональные качества, а не личные. Так вы мотивируете его дальше развиваться в профессиональном плане. После похвалы следует перейти к ошибкам — что не удалось и почему. О том, как давать отрицательный фидбек мы расскажем в следующих статьях.
Как оценить эффективность обратной связи
Для изучения качества фидбека лучше всего подойдут анонимные опросы персонала. Таким образом, люди будут чувствовать себя более комфортно и свободно выражать свои мнения. Чтобы не тратить время на обработку результатов лучше автоматизировать процесс анкетирования. Именно для этого мы создали онлайн-платформу Happy Job. Для оценки этого компонента рабочей среды используется метрика «Обратная связь».
В рамках исследования сотруднику задаются конкретные вопросы по нашей патентованной методике, которые помогут измерить качество фидбека.
Примеры вопросов по качеству обратной связи на платформе Happy Job
Помимо качества фидбека, Happy Job помогает анализировать другие параметры рабочей среды: от отношений с руководителем и коллегами до оснащенности офиса и уровня заработной платы.
С результатами исследования обязательно нужно работать. Лучше вообще не проводить опрос, чем провести и ничего не делать с результатами. Открыто ведите план инициатив, а также сообщайте подчиненным о прогрессе.
Также следует проверить, какие изменения произошли в работе самого сотрудника после получения фидбека. Если сдвиги положительные, то можно считать, что обратная связь была эффективной. Если же ничего не произошло или изменения были негативными, то нужно пересмотреть подход к обратной связи, найти способы ее улучшить.
Узнать мнение
сотрудников
Резюме
Обратная связь – эффективный способ мотивации. Руководитель может дать сотруднику уверенность в правильности его действий, нацелить на развитие. Буквально окрылить и вдохновить на новые свершения. Однако для этого важно действовать правильно. Перед каждой встречей составляйте план разговора. Обратную связь нужно давать четко, доносить все мысли до конца, не заставляя человека что-то додумывать. Хвалите и ругайте не самого сотрудника, а его работу.
Старайтесь закончить общение на позитивной ноте. Тогда вы заслужите репутацию чуткого, понимающего руководителя. А персонал отплатит вам высокой лояльностью, вовлеченностью и эффективностью.
