По данным рекрутингового агентства Zippia, 88% сотрудников тратят на прокрастинацию (откладывание дел) минимум час в день, а также «заражают» ей коллег. Многие связывают такое поведение с ленью, безволием и плохой самоорганизацией, однако ставить знак равенства между этими понятиями ошибочно.
Прокрастинаторами могут быть лучшие сотрудники, просто их работоспособность возрастает по мере приближения дедлайна, а максимальной эффективности они достигают в условиях аврала. Почему так происходит? Разбираемся в статье.
Причины и способы борьбы с прокрастинацией на рабочем месте
Проблемы с тайм-менеджментом
Неумение правильно распределить время — частая причина прокрастинации. Люди часто недооценивают, сколько времени у них может занять та или иная задача, а затем вынуждены перерабатывать, поскольку не успевают выполнить работу в срок.
Как бороться: в работе над крупными проектами дробите глобальные задачи на подзадачи и для каждой устанавливайте дедлайн — одна неделя, две, месяц. Это будет стимулом для сотрудников не откладывать дела в долгий ящик. Для мониторинга и контроля процесса используйте таск-трекеры. Если же вы знаете, что сотрудник с большой долей вероятности будет делать все в последний момент, обозначьте ему срок на несколько дней раньше реального, чтобы в запасе было время что-то скорректировать. Также предложите специалисту пройти курс по управлению временем.
Узнать мнение
сотрудников
Нежелание сталкиваться с эмоциями
Распространенная причина прокрастинации — нежелание сталкиваться со страхом критики и неудачи. «Что, если моя работа не понравится руководителю и он разозлится?», «Опять меня будут критиковать», «Клиент все равно внесет сотню правок» — подобные мысли раз за разом мешают сотруднику приступить к задаче. Он предпочитает избегать неприятных эмоций и чувствовать себя хорошо прямо сейчас, даже если потом придется разбираться с серьезными последствиями такого бездействия. Это может продолжаться до тех пор, пока страх невыполненной работы не перевесит все остальные.
Как бороться: развеять страхи подчиненных помогут регулярные короткие встречи или созвоны. Они будут полезны для обеих сторон:
- Руководитель сможет своевременно выявлять существующие проблемы, давать развивающую обратную связь, наладить доверительные отношения с подчиненными.
- Пояснения, советы и конструктивная критика позволят сотрудникам меньше сомневаться и прокрастинировать, и вместо этого направить свои усилия в правильное русло.
Перфекционизм
Сотрудник-перфекционист убежден: он должен выполнить работу идеально. Он будет стараться учесть все мелочи, чтобы в итоге было не к чему придраться. На первый взгляд, ничего плохого в этом нет и даже наоборот. Однако из-за стремления к идеалу и акцента на малозначимых вещах человек может срывать сроки, агрессивно воспринимать просьбы ускориться и в итоге подводить команду.
Опасность еще и в том, что если перфекционизм деструктивный (или патологический), специалист будет задавать слишком высокую планку, а затем страдать или испытывать разочарование из-за невозможности ее достичь. Если же деструктивному перфекционизму подвержен руководитель, это может обернуться демотивацией и быстрым выгоранием всей команды, а также высокой текучестью.
Как бороться: обычно корень перфекционизма — в страхе провала и критики. Помогите сотруднику осознать, что ошибки — это неотъемлемая часть обучения и роста. Создайте культуру, где ошибки рассматриваются как возможность что-то улучшить, а не как повод для наказания. Регулярно разбирайте промахи всей командой — это позволит снизить страх перед ними и улучшить общую атмосферу.
Нехватка ресурсов
Сотруднику может быть сложно приступить к работе, когда он знает, что ему придется предварительно собирать информацию по разным источникам, мучиться со сложным интерфейсом программ, вручную делать то, что в других компаниях давно автоматизировано, гадать, в правильном направлении он движется или нет и т.д.
Как бороться: предоставьте команде все необходимое для эффективной работы — ресурсы, инструменты и поддержку. Если специалистам не хватает знаний, организуйте обучение по нужным темам. Сотрудникам будет проще сконцентрироваться на задачах, если для их выполнения будут созданы все условия.
Неопределенность
Часто бывает так, что руководитель дает подчиненным сразу много задач, и все они срочные и важные. Когда сотрудники не понимают, за что же браться в первую очередь, они с большей вероятностью будут отвлекаться и избегать задач, которые кажутся сложными.
Как бороться: распределите задачи по степени важности — это позволит членам команды спланировать рабочий день таким образом, чтобы можно было все успеть. Кроме того, наличие четкого плана создает чувство контроля и снижает тревожность.
Отсутствие смысла в работе
Если сотрудник тратит половину рабочего дня на рутинные задачи, которые можно сделать за час (например, разобрать почту или подготовить отчет), возможно, он не видит смысла в своей работе и находится на грани выгорания. По этой причине он будет заниматься чем угодно — подолгу разговаривать с коллегами, читать новости, убираться на рабочем столе, наблюдать за стройкой за окном — лишь бы не приступать к своим обязанностям. Его будет напрягать любая задача, ведь ему не нравится ни процесс работы, ни ее результат.
Как бороться: донесите до команды глобальные цели компании и убедитесь, что сотрудники понимают ценность вклада каждого из них — только тогда у них будет мотивация выполнять работу качественно.
Вовлеченность и моральный дух также может повысить регулярная похвала. Чем ее больше, тем сильнее человек воодушевлен тем, чем занимается. Признание заслуг станет стимулом для достижения лучших результатов и уменьшит желание прокрастинировать.
Проблемы со здоровьем
Еще одной причиной низкой продуктивности могут стать проблемы со здоровьем: депрессия, хроническая усталость, заболевания щитовидной железы и т.д. Людям в таких состояниях зачастую сложно найти силы даже на чистку зубов по утрам, не говоря уже о рабочих задачах.
Как бороться: когда дело касается здоровья, вовлеченность и мотивация ни при чем — необходимо разбираться с причинами и последствиями заболевания. Хорошо, если в вашей компании предусмотрено ДМС, в рамках которого сотрудник может пройти чекап и проконсультироваться с врачами за счет работодателя. Если же ДМС нет, то можно предложить человеку дополнительный отпуск, чтобы у него было время заняться своим здоровьем.
Как выявить причины прокрастинации именно ваших сотрудников
Руководителю нужно помнить, что прокрастинация — это не признак плохой самодисциплины. В его силах помочь сотрудникам решить вопросы, ведущие к такому поведению: отсутствие интереса, поддержки и ресурсов, большой объем задач, проблемы со здоровьем и т.д. Определить, что мешает членам вашей команды не откладывать работу до последнего, поможет опрос вовлеченности на онлайн-платформе Happy Job. Исследование включает 59 вопросов о ключевых аспектах рабочей среды:
- отношениях с руководителем и коллегами;
- удовлетворенности условиями труда и зарплатой;
- карьерных перспективах;
- наличии необходимых для работы ресурсов;
- понимании целей и стратегии компании;
- готовности к изменениям;
- признании заслуг;
- балансе работы и личной жизни.
Метрики «Руководитель», «Процессы», «Баланс» на платформе Happy Job
После окончания исследования платформа сформирует план работ с результатами, который учитывает комментарии сотрудников, а также позволяет мониторить работу руководителей над вовлеченностью. В план работ также встроены рекомендации экспертов по развитию каждой из 10 метрик. С его помощью вам будет проще разработать стратегию улучшений в компании и повысить вовлеченность персонала.
Резюме
Каждому сотруднику порой бывает сложно сосредоточиться на работе и не отвлекаться на все подряд — и это нормально. Однако важно, чтобы такие эпизоды были скорее исключением, чем правилом. Если же прокрастинация кого-либо из членов команды стала проблемой, приводит к срыву дедлайнов и негативно влияет на общую эффективность, руководителю важно разобраться в причинах такого поведения, помочь человеку решить их и изменить его отношение к работе.
Источники:
20 telling procrastination statistics [2023]: the prevalence of procrastination
