План работ 2.0: Весеннее обновление платформы Happy Job

Наша команда готова презентовать весеннее обновление функционала платформы для корпоративных исследований Happy Job.

Мы постоянно работаем над тем, чтобы вы не только проводили HR-исследования и получали качественную аналитику вовлеченности и лояльности, но и могли работать с результатами исследований в режиме одного окна.

В рамках этого релиза мы добавили на платформу автоматические уведомления по задачам, улучшили функционал трекера для управления, учета и контроля мероприятий по развитию ключевых метрик. Но это еще далеко не все!

Итак, вас ждет целых 9 ключевых фишек.

1. Уведомления по задачам

Уведомления по заданным сценариям (получена новая задача, истекает дедлайн, изменен исполнитель и т.д.) автоматически высылаются на электронную почту, обеспечивая оперативное информирование и контроль. Вы точно ничего не упустите!

2. Два вида отображения плана работ

Теперь в Happy Job есть два режима работы с задачами в рамках плана мероприятий: Таблица и Канбан.

В табличном режиме отображается максимум информации о задаче: описание, метрика, статус, приоритетность, наличие комментариев и дедлайн. Также здесь точно прослеживается иерархия задач и подзадач.

Канбан – это доска с колонками и карточками задач, которая визуализирует процесс работы. Каждая колонка показывает, на каком этапе находится задача.

Вы можете перемещать задачу между столбцами (чтобы показать ее текущий статус) – все изменения будут сразу же видны другим участникам. Также сменить статус задачи можно, нажав на три точки.

По умолчанию работа с задачами начинается в режиме Канбан.

Для переключения режимов отображения нажмите на соответствующую иконку рядом с кнопкой «Фильтры».

3. Новый статус для задач — «Открыто»

Помимо «В работе» и «Готово» для задач теперь доступен третий статус — «Открыто». Ранее задачам уже на этапе создания автоматически присваивался статус «В работе», что создавало сложности в отслеживании тех, которые реально находились в процессе выполнения. Появление нового статуса позволяет управлять процессом более гибко и более эффективно контролировать сроки выполнения.

4. Фильтры по задачам

По умолчанию все задачи сортируются по дедлайну и по алфавиту внутри одной даты. Для дополнительного удобства при работе с большим количеством задач мы предусмотрели на Happy Job два вида фильтров по выбранным параметрам.

Первый тип фильтра (Быстрый) позволяет:

• просмотреть все задачи;
• посмотреть исходящие задачи;
• посмотреть входящие делегированные задачи;

Для более точечной сортировки воспользуйтесь Детальным фильтром, нажав на кнопку «Фильтры».

Вы можете отфильтровать задачи по:

• срокам;
• приоритетам;
• метрикам и субметрикам;
• автору и ответственному;
• периоду создания задачи.

В пункте «Ответственный» отображается список респондентов, на которых вы можете поставить задачу независимо от того, ставите вы их по факту или нет.

В пункте «Автор» указаны только те руководители, которые делегировали вам задачи, а не все подряд. То есть вы можете посмотреть только свои задачи или задачи руководителей нижестоящих подразделений.

Также в рамках Детального фильтра предусмотрено поле быстрого поиска. Начните вводить в нем название задачи, подзадачи, фрагмент комментария. Платформа найдет задачи по заданным параметрам.

Фильтр позволяет выделить важные и срочные задачи, найти задачи, связанные с определенными комментариями или рекомендациями для проверки их текущего статуса. Кроме того, можно просматривать задачи, созданные конкретным руководителем, а также «не потерять» задачи сотрудника, который уходит в отпуск или покидает компанию.

5. Делегирование задач

Делегирование способствует более эффективному распределению рабочей нагрузки между руководителями подразделений и избавляет от необходимости устного обсуждения задач. Всю дополнительную информацию или новые вводные данные можно оставить в поле с комментарием.

Кроме того, теперь вам не нужно постоянно переключаться и создавать дополнительные задачи в других системах (трекерах, CRM, мессенджерах) — все данные по задачам хранятся на платформе Happy Job. Наша умная система предлагает список доступных исполнителей, а также показывает 5 ранее выбранных руководителей.

Если вы поставили задачу по комментарию сотрудника, то система по умолчанию предложит в качестве исполнителя руководителя автора комментария.

Напомним, что комментарии к субметрике «Руководитель» скрыты от руководителей — их видят только HR и руководители с полным доступом. Это нужно, чтобы сотрудники не боялись высказывать честное мнение о своем начальнике.

6. Прикрепление файлов к задачам

К задаче можно прикрепить файл, который хранится локально. Это позволяет оперативно обмениваться документами прямо на платформе и упрощает совместную работу.

Какие файлы можно прикреплять к задачам:

• изображения в любых форматах;
• текстовые документы и таблицы;
• PDF-файлы;
• документы Word и Excel;
• аудиозаписи;
• видео;
• гифы;
• и т.д.

Количество файлов для прикрепления не ограничено, однако важно, чтобы их размер не превышал 2 МБ.

7. Создание подзадач

К задачам можно добавлять подзадачи любого уровня вложенности.

Используя подзадачи, вы можете разделить большие и объемные задачи на более мелкие, чтобы:

• лучше структурировать и распределять работу, привлекая несколько специалистов;
• обозначать последовательность действий (например, сначала выполнить все дочерние задачи, а потом корневую);
• расставлять приоритеты и эффективнее распределять ресурсы;
• планировать работу на много месяцев вперед.

Кроме того, создание подзадач облегчает управление процессом и контроль выполнения плана мероприятий на каждом этапе.

Количество подзадач, которое можно создать из одного комментария или рекомендации платформы, не ограничено.

8. Актуализация задач

Нажав на кнопку с тремя точками в карточке задачи, вы можете просматривать детальную информацию, менять статус, дублировать задачу. Чтобы завершенные задачи не отображались в общем списке, их можно переместить ее в архив с последующими удалением или восстановлением.

9. Общая картина плана мероприятий без деления на циклы

Цикл — время, в рамках которого компании проводят HR-опросы. Например, Опрос 1 провели в 2021 году — это Цикл 1. В 2022 году опрос провели повторно, соответственно, это Цикл 2. Если раньше план работ был привязан к временным циклам и приходилось вручную мониторить каждое выполненное мероприятие, то теперь вы получаете возможность увидеть динамику не только по результатам опросов, но и по количеству выполненных/невыполненных задач.

Например, если год назад у вас проседала метрика «Баланс», и вы провели ряд поддерживающих мероприятий для ее улучшения, вы можете увидеть, как конкретная задача повлияла на динамику.

Можно также выделить наиболее активных руководителей подразделений, которые выполнили больше всех задач. Детальная информация об этом представлена в сводном отчете.

Новый функционал разработан с учетом популярных пожеланий пользователей, также мы учли современные тенденции рынка.

Созданные ранее задачи без изменений перейдут в обновленный план работ.

Остались вопросы? С удовольствием проконсультируем подробнее о возможностях платформы Happy Job бесплатно.

Оставьте заявку на сайте, менеджер назначит вам удобное время для встречи и предоставит доступ к демоверсии платформы.