Автоматизация HR-процессов становится все более популярной среди компаний, которые хотят оптимизировать работу кадровых служб и повысить эффективность управления персоналом. Как IT-решения освободят кадровиков от рутины и укрепят бренд работодателя? С чего начать автоматизацию и как выбрать подходящий сервис? Расскажем в статье.
Что такое автоматизация HR-процессов и как она работает
Автоматизация HR-процессов — внедрение специализированных IT-инструментов для упрощения работы в области управления персоналом. Она позволяет ускорить процессы принятия решений и снизить риски ошибок, связанных с человеческим фактором. В результате компании могут значительно сократить время и затраты на управление кадрами, а также повысить качество работы кадровых служб.
Какие преимущества дает автоматизация HR-процессов
Применение IT-сервисов дает компаниям следующие преимущества:
- снижение времени и затрат на рутинные операции;
- оптимизация процессов управления персоналом;
- увеличение эффективности работы кадровых служб;
- улучшение качества подбора и найма персонала;
- более точное и надежное прогнозирование бюджета компании на персонал;
- повышение уровня вовлеченности и лояльности сотрудников;
- улучшение программ обучения и развития кадров;
- укрепление бренда работодателя на рынке труда.
Когда необходима автоматизация HR-процессов
Ситуаций несколько:
- рутинная работа отнимает у кадровиков более 50% трудового времени;
- повышение объема работ, в результате которого HR-отдел не справляется со своими задачами;
- ресурсные ограничения, которые могут приводить к задержкам и ошибкам в работе HR-отдела;
- сложность управления множеством кандидатов на разные вакансии;
- сложность распределения бюджета на различные тимбилдинги и другие мероприятия.
Какие кадровые процессы можно автоматизировать
Вы можете автоматизировать такие рутинные операции как:
- Рекрутинг и подбор персонала — создание и размещение вакансий, скрининг резюме, проведение онлайн-интервью, тестирование кандидатов и т.д.
- Онбординг — создание и отправку документов, программы онбординга, знакомство с компанией, автоматическое назначение первых задач.
- Управление производительностью — отслеживание выполнения задач, уведомления о просроченных задачах, оценку производительности перснала.
- Обучение и развитие — создание и проведение онлайн-курсов и тренингов, управление планами развития, отслеживание прогресса.
- Проведение опросов для выявления мотивации, компетенций, оценки вовлеченности и лояльности сотрудников.
- Управление отпусками и отгулами — сортировка и обработка запросов на отпуска и отгулы, графики отпусков, автоматический расчет оставшихся дней отпуска.
- Управление заработной платой — расчет заработной платы, учет отработанных часов и овертаймов, подготовку отчетов для бухгалтерии.
- Управление персональными данными — хранение и обработку персональных данных, разграничение доступа к информации.
Какие инструменты можно использовать для HR-автоматизации
Существует множество IT-инструментов, которые помогают компаниям автоматизировать рутинные кадровые операции. Некоторые из них:
- Комплексные кадровые системы управления (HRMS) — информационные платформы, которые позволяют управлять персоналом, отслеживая его занятость, оплачиваемые часы работы, праздничные и больничные дни, а также другие показатели. HRMS объединяют возможности управления кадрами и информацией.
- HRIS (Human Resource Information System) — комплексные системы, которые позволяют управлять всеми кадровыми операциями. HRIS может помочь вам спланировать свою рабочую силу, предоставляя информацию о количестве сотрудников, текучести кадров и других важных показателях;
- ATS (Applicant Tracking System) — отвечают за автоматизацию подбора персонала;
- Системы управления обучением (LMS или Learning Management Systems);
- Системы учета рабочего времени (TMS или Time and Attendance Management Systems) — помогают отслеживать продуктивное и непродуктивное рабочее время сотрудников, а также управлять графиками работы;
- Системы обратной связи (Feedback Systems) — позволяют собирать отзывы и комментарии о работе компании и руководстве. Они помогают улучшать рабочую среду и повышать мотивацию людей;
- Системы электронного документооборота (EDMS) — программные продукты, способные автоматизировать создание, обработку, хранение, поиск и передачу документов, а также другой информации в организации;
- HR-боты — помогают с отбором кандидатов, проведением интервью и адаптацией;
- Системы управления карьерой (Career Management Systems) — помогают сотрудникам и компании планировать и развивать карьеру;
- Системы управления бенефитами (Benefits Management Systems) — автоматизируют процессы управления социальными и медицинскими льготами;
- Системы управления производительностью (Performance Management Systems), — автоматизируют оценку и управление производительностью сотрудников;
- Системы управления затратами на персонал (Personnel Cost Management Systems) предназначены для оптимизации затрат и улучшения эффективности использования трудовых ресурсов;
- Системы управления талантами (Talent Management Systems) — помогают компаниям эффективно управлять людьми и развивать свой талант-пул;
- Опросные системы (Survey Systems) или Анкетные системы (Questionnaire Systems) — программные решения, которые позволяют создавать и проводить опросы в компании. Они могут использоваться для сбора мнений персонала, оценки лояльности, вовлеченности и удовлетворенности трудом.
Сколько инструментов для автоматизации нужно одной компании
Как видите, инструментов для автоматизации кадровых процессов существует множество. Одни решают узкие задачи. Другие работают комплексно. Конечно, можно внедрить их все. Однако чрезмерное количество различных программ и приложений, которые не интегрируются между собой, может стать большой проблемой. Вместо того чтобы упростить процессы вы, наоборот, создадите дополнительные трудности для работников.
Кроме того, стоимость содержания большого количества сервисов может быть недопустимо высокой для средних и малых компаний. Чем меньше инструментов, тем проще их поддержка и обновление.
В целом, количество IT-решений, необходимое для автоматизации, зависит от размера компании, а также от ее потребностей. Однако, как правило, достаточно выбрать несколько ключевых сервисов, которые позволят автоматизировать наиболее трудоемкие и ресурсозатратные операции, например, систему управления кадровыми данными, систему электронных документов, систему онлайн-обучения и т.д.
Обзор систем для автоматизации HR-процессов
Мы предлагаем вам выбирать инструменты, руководствуясь EJM (Employee Journey Map) сотрудника.
EJM описывает все этапы, которые проходит человек в компании начиная от поиска работы и заканчивая уходом. Такой подход помогает выявить наиболее критические моменты и потребности людей, которые можно автоматизировать для улучшения их опыта работы.
Вот какие HR-сервисы могут пригодиться на каждом этапе EJM.
1. Поиск и подбор
ATS (Applicant Tracking System) проведут кандидата по всем этапам воронки подбора. Важнейшей задачей ATS является ранжирование и фильтрация резюме, в соответствии с критериями, определенными работодателем. Это позволяет существенно ускорить отбор кандидатов, а также сократить временные и финансовые затраты, увеличить качество подбора, а также повысить эффективность работы отдела кадров.
Также важным инструментом автоматизации HR-процессов являются боты. Они помогают с отбором, проведением интервью и адаптацией новых сотрудников. HR-боты могут предоставлять кандидатам необходимую информацию и ответы на часто задаваемые вопросы, что улучшает качество коммуникации и уменьшает нагрузку на кадровиков.
2. Адаптация
HR-боты также могут проводить адаптацию новых сотрудников, предоставляя им информацию о компании, ее структуре и корпоративной культуре.
Можно выбрать более сложные HRM-системы, которые системы будут создавать планы адаптации, автоматизировать знакомство с компанией и введение в должность. Чтобы мониторить прогресс адаптации и получать обратную связь от сотрудников, удобно использовать специальные сервисы, например, Опроскин. Опрос онбординга позволит оценить удовлетворенность сотрудника и выявить проблемные моменты.
Опрос онбординга на Опроскин
Некоторые компании также используют геймификацию в процессе адаптации. Например, создают интерактивные квесты, которые помогают новым сотрудникам лучше познакомиться с компанией и ее процессами.
3. Мотивация и вовлеченность
Для выявления мотивации или для оценки вовлеченности сотрудников можно использовать сервисы онлайн-опросов. Например, Happy Job. Основной контур исследования офисного персонала содержит 59 вопросов по всем аспектам рабочей среды: отношения с коллегами и руководителем, зарплата, признание заслуг и т.д. В основе лежит апробированная и патентованная методика, доказавшая свою эффективность для 800 компаний.
Примеры опросов для выявления мотивации и вовлеченности на Happy Job
Платформа сама обрабатывает полученные данные и формирует отчеты, чтобы HR и руководители экономили время. Все, что остается сделать — изучить результаты и запланировать внедрение изменений.
Такой инструмент не только помогает понять, что нужно улучшить в компании, но и дает возможность сотрудникам ощутить, что их мнение учитывается, а их комфорт важен для руководства. Кроме того, использование сервисов онлайн-опросов помогает снизить вероятность неожиданных проблем с мотивацией и вовлеченностью сотрудников в будущем.
Если в качестве мотиватора выбирается заработная плата можно использовать системы управления финансами, которые позволяют автоматизировать расчеты и контролировать выплаты сотрудникам.
Узнать мнение
сотрудников
4. Обучение, развитие и карьера
Системы управления обучением (Learning Management System, LMS) позволяют организовать обучение сотрудников, в том числе онлайн, создавая для них доступ к модулям курсов, тренингам и ресурсам. Этот инструмент также может быть использован для отслеживания прогресса и оценки навыков персонала. Один из примеров софта — платформа FeedbackX. Платформа позволяет интегрировать матрицу обучающих мероприятий: список с тренингами, курсами, — статьями, книгами и прочим. Необходимые мероприятия можно добавлять к любым компетенциям.
Это позволит сотруднику видеть, когда и какие обучающие мероприятия его ожидают, и планировать с их учетом личное и рабочее время.
Для развития сотрудников удобно использовать системы управления карьерой CMS (Career Management Systems). Они осуществляют оценку производительности, управление обучением персонала, а также мониторят выполнения целей и задач.
В то время как системы управления обучением (Learning Management System, LMS) позволяют организовать именно сам процесс обучения, CMS сосредоточены на карьерном росте, помогают определить карьерные цели и планы действий для их достижения. В то же время LMS уделяют больше внимания развитию навыков, не обязательно связанных с карьерным ростом.
Комбинация LMS и CMS значительно увеличивает возможности для развития карьеры. LMS обеспечивает необходимые знания и навыки, а CMS помогает понимать, как эти навыки будут использоваться для достижения карьерных целей.
В целом, использование систем управления карьерой и обучением может значительно повысить эффективность работы компании, помочь сотрудникам развиваться, а также привлечь и удержать таланты.
5. Увольнение
На этапе увольнения можно использовать сервис опросов с exit-интервью, который позволяет узнать причины ухода работника. Эта информация станет основой для оптимизации бизнес-процессов, улучшения системы оплаты труда, изменения организационной культуры и сокращения количества увольнений в будущем.
Примеры вопросов exit-интервью на Опроскин
Примером такого сервиса является конструктор опросов Опроскин. Платформа поддерживает структуры любой сложности и доставит отчеты и аналитику каждому руководителю. Настраиваемая визуализация данных поможет быстро выявлять «зеленые» и «красные» зоны, а также отслеживать поведенческие тенденции.
Определите приоритеты и примите меры в наиболее важных областях.
Как выбрать подходящие инструменты
Хотя автоматизация кадровых процессов имеет множество преимуществ, также есть определенные проблемы и риски. Например:
- неправильный выбор IT-сервисов;
- низкая подготовка кадровиков к использованию нового инструмента;
- недостаточное внимание к вопросам безопасности данных;
- проблемы с интеграцией нового инструмента в существующий бизнес-процесс.
Для минимизации этих проблем необходимо тщательно оценить потребности и возможности компании, выбрать правильный инструмент и подготовить сотрудников к его внедрению. Также важно обеспечить безопасность собранных данных и создать четкие инструкции по работе с новыми сервисами. Помните, автоматизация призвана упростить управление персоналом, а не заменить HR-специалиста и живое общение. Поэтому важно сохранять гибкость настройки процессов в зависимости от индивидуальных потребностей каждого сотрудника.
Резюме
Автоматизация HR-процессов может стать мощным инструментом для повышения эффективности управления персоналом. Однако компании должны тщательно анализировать свои потребности, выбирать подходящие инструменты и грамотно внедрять новые технологии, чтобы избежать рисков и проблем.
Избавьте HR-специалистов от рутинных задач, сосредоточив их внимание на стратегических и творческих уже сегодня!
