Следуя установке «хочешь сделать хорошо — сделай сам», руководитель рискует погрязнуть в рутинных задачах и выгореть из-за большой нагрузки. Поэтому одно из ключевых soft skills эффективного лидера — умение делегировать. Его цель заключается не только в помощи начальнику, но и в развитии членов команды. В этой статье разбираемся, почему некоторые руководители не спешат передавать полномочия подчиненным, как правильно делегировать и какие навыки для этого нужны.
Почему руководителю важно уметь делегировать
Делегирование не означает перекладывание дел, которыми не хочется заниматься, на другого человека. Это — разумное перераспределение нагрузки, возможность сосредоточиться на задачах более высокого уровня и привлечь команду к решению сложных вопросов. Вот еще несколько преимуществ делегирования:
- повышение мотивации персонала;
- улучшение результатов подразделения или компании;
- эффективное управление ресурсами;
- автономная работа сотрудников;
- развитие навыков подчиненных;
- укрепление доверия в команде.
Но, несмотря на очевидные плюсы, некоторые руководители никому не хотят передавать свои обязанности. Почему так происходит? Причины могут быть следующие:
- Позиция «проще самому выполнить работу, чем объяснять, как ее делать».
- Желание быть незаменимым из-за умения делать определенные вещи.
- Удовлетворение от выполнения конкретных задач.
- Чувство вины из-за увеличения нагрузки на подчиненного.
- Недоверие или неуверенность в специалисте, которому можно передать работу.
В результате руководитель много времени тратит на рутину, вместо того чтобы заниматься развитием бизнеса, находится в постоянном напряжении из-за высокой нагрузки и рискует быстро выгореть. Но все эти негативные последствия можно обойти, если научиться делегировать. Тогда члены команды будут выполнять работу так же качественно, как начальник, и ему не придется ничего переделывать. Рассказываем, как правильно передавать полномочия подчиненным.
Узнать мнение
сотрудников
Как правильно делегировать
Делегирование даст хорошие результаты, только если руководитель соблюдает его правила. Иначе он, скорее всего, столкнется с «обратным делегированием» — ситуацией, когда сотрудник возвращает невыполненную задачу. Такое может происходить из-за недостатка навыков у специалиста, неясных ожиданий со стороны руководства, нехватки ресурсов и т.д. И вот как этого избежать.
Определите, какие задачи можно передать подчиненным
Не каждое дело подходит для делегирования — у членов команды может просто не хватить опыта или компетенций для работы над ним. Например, не стоит перепоручать проведение оценки эффективности персонала, наем сотрудников, повышение мотивации команды, решение вопросов производительности. Всем этим должен заниматься лидер.
Подумайте, есть ли среди ваших повседневных задач те, что подчиненные могли бы выполнить лучше или быстрее? Будет ли передача некоторых полномочий способствовать развитию карьеры сотрудников? Смогут ли они научиться новому и получить ценный опыт? Если да, то смело делегируйте. Так вы покажете, что доверяете команде, а также освободите ресурс для решения стратегических вопросов.
Проанализируйте сильные стороны и цели сотрудников
Понимание стремлений сотрудников поможет правильно распределить задачи. Например, если кто-то из членов вашей команды хочет получить опыт управления проектом — предоставьте ему такую возможность. Новые поручения и вызовы повышают интерес специалистов к развитию внутри компании и мотивируют их постоянно учиться. Кроме того, растут доверие и лояльность подчиненных к руководителю (mNPS).
Четко формулируйте задачи и ожидаемый результат
Ясно сформулированная задача дает сотруднику понять, как она соотносится с целями компании и что от него требуется. Это помогает ему более эффективно распределить ресурсы на выполнение работы, минимизировать количество возможных ошибок, а также избежать разногласий с руководством. Кроме того, заранее обговоренные ожидания упрощают оценку результата.
Предоставьте необходимые ресурсы
Если задача требует, например, прохождения обучения, временных или финансовых ресурсов, а также дополнительных полномочий, предоставьте все это сотруднику. Так он сможет более эффективно выполнить работу и сдать ее в срок. В противном случае вам придется все переделывать или заниматься вопросом с нуля.
Избегайте микроменеджмента
Не пытайтесь контролировать весь процесс выполнения задачи и навязывать свое мнение — из-за этого сотрудник будет чувствовать дискомфорт и ничему не научится. Дайте ему право самому принимать решения и нести за них ответственность.
Но совсем забывать о переданном деле тоже неправильно, поэтому раз в неделю обсуждайте промежуточные результаты на встречах 1:1, а также договоритесь, по каким каналам (звонки, почта, мессенджеры и т.д.) специалист может связаться с вами, если ему потребуется что-либо уточнить или посоветоваться.
Будьте готовы к неудаче
Этот пункт особенно важен для начальников-перфекционистов, которые уверены, что только они могут выполнить задачу как надо. Допустите возможность неудачи — не потому, что сотрудники обязательно наделают ошибок, а потому, что вы экспериментируете и доверяете членам команды самостоятельно выбирать способы решения проблемы. Вам будет легче делегировать, если вы открыты новым идеям и подходам к работе.
Давайте и запрашивайте обратную связь
Когда сотрудник выполнит работу, предоставьте ему обратную связь: прокомментируйте, что удалось сделать особенно хорошо, подчеркните его сильные стороны, а также обратите внимание на зоны развития. При необходимости обсудите возможность дополнительного обучения. Важно, чтобы фидбэк был ободряющим и мотивировал человека. Если специалист сделал все не так, как требовалось, не бойтесь высказать конструктивные замечания, чтобы он учел их в следующий раз.
Также попросите подчиненных дать вам обратную связь: понятно ли была сформулирована цель, хватило ли им ресурсов, помогло ли им общение с вами в процессе работы и т.д. На основе полученной информации вы сможете прокачать навык делегирования.
Хвалите сотрудников за работу
Признание заслуг повышает вовлеченность членов команды и их мотивацию браться за дела, выходящие за рамки должностных обязанностей. Людям приятно слышать, что руководство ценит их работу, — от этого они чувствуют себя более уверенно. Чем чаще вы хвалите подчиненных, тем охотнее они станут помогать вам в дальнейшем.
Навыки, необходимые для эффективного делегирования
- Коммуникация. Навык общения — самый важный soft skill руководителя. Он нужен для четкой постановки задач, пояснения требований, предоставления развивающей обратной связи и т.д.
- Развитие команды. Настоящий лидер заинтересован в развитии подчиненных и знает их сильные стороны. Он делегирует обязанности, которые опираются не только на имеющиеся навыки сотрудников, но и предполагают обучение новому.
- Тайм-менеджмент и планирование работы. Руководитель не только ставит задачи, но и четко определяет сроки их готовности. Он понимает, что у сотрудника, который сталкивается с новыми для него поручениями, может уходить больше времени на их выполнение, и учитывает это при постановке дедлайнов.
- Гибкость и адаптивность. Не всегда все идет по плану, поэтому начальник должен уметь быстро адаптироваться к новым условиям, перераспределять полномочия и ресурсы в соответствии с ситуацией.
Насколько хорошо все эти навыки развиты у вас? Ответ на этот вопрос знают ваши сотрудники, однако узнать их честное мнение может быть проблематично: мало кто осмелиться прямо указать руководству на его слабые стороны. Но эффективное решение есть — анонимный опрос персонала на онлайн-платформе Happy Job. Исследование покажет, развитие каких компетенций требует от руководителя внимания, а что ему отлично удается уже сейчас.
Для оценки лидерских soft skills на платформе используются метрики «Руководитель», «Обратная связь», «Признание» и «Карьера».
Метрики «Руководитель», «Признание» и «Карьера» на платформе Happy Job
В результате опроса вы получите обезличенные данные и рекомендации по работе над узкими местами, а также сможете отслеживать прогресс при следующих итерациях исследования.
Резюме
Умение делегировать дает лидеру возможность сосредоточиться на важных стратегических вопросах. Кроме этого, выполняя непривычные обязанности, подчиненные учатся новому и развивают навыки, необходимые для карьерного роста. Процесс делегирования требует от руководителя умений оценивать, какие полномочия кому можно передать, четко формулировать цели и ожидания, устанавливать сроки исполнения, предоставлять конструктивную обратную связь и хвалить сотрудников. Для этого у лидера должны быть хорошо развиты навыки общения, планирования, организации и тайм-менеджмента.
