Трудные разговоры с подчиненными — часть рабочей рутины руководителя. Тем не менее, для большинства менеджеров они кажутся сложными как психологически, так и с точки зрения донесения своей мысли до сотрудника.
В этой статье мы собрали важные рекомендации, объясняющие, как эффективнее всего провести такой разговор во время встречи 1-on-1.
Рекомендация №1: заранее оповестите сотрудника о теме разговора
Руководителю, разумеется, следует заранее подготовиться к разговору: собрать факты, при необходимости спросить мнения других сотрудников или руководителей.
Возможность подготовиться следует предоставить и подчиненному. Это позволит вести диалог во время встречи — сотрудник освежит в памяти событие, соберет информацию о последствиях своего проступка. Если тема разговора станет для подчиненного неожиданностью, можно получить в ответ на вопросы молчание или поток эмоций.
Предупреждая о теме разговора, следует избегать общих формулировок: сотрудник мог забыть детали или не придать большого значения допущенной ошибке. Важно избегать обвиняющего или грубого тона в сообщении с темой, предпочитая ему нейтральный.
Плохо:
«Завтра, во время встречи 1- on -1, я хочу поговорить о том, что вы натворили во время рассылки».
Хорошо:
«Завтра, во время встречи 1- on -1, я хотел бы обсудить инцидент, произошедший в начале недели. Вы допустили ошибку во время организации рассылки — отправили письма не тем адресатам».
Рекомендация №2: никаких эмоций, только факты
Руководитель не должен допускать эмоциональных выпадов в сторону сотрудника, даже если допущенная им ошибка стоила подразделению много «нервов».
При переходе на повышенные тона, обвинения или оскорбления, ситуация практически со 100-процентной вероятностью выльется в конфликт. Таким образом, сотрудник не осознает своей ошибки, не предпримет мер для ее недопущения в будущем, не сделает «работу над ошибками», ликвидировав последствия промаха.
Сдержаться в ситуации разбора серьезной ошибки достаточно сложно, руководитель может сорваться в эмоциональный разговор. Предотвратить это можно несколькими способами:
- Отрепетируйте свою речь . Произнесите заготовленные слова несколько раз перед зеркалом или близким. Это позволит «пережить» эмоции и довести свои реплики до автоматизма. Произнося речь в следующий раз уже перед провинившимся сотрудником, будет легче сохранять спокойствие.
- Перенесите встречу, если за некоторое время до нее произошли неприятные события, и вы раздражены или злитесь . Конструктивного разговора в таком состоянии не выйдет, высок риск сорваться на эмоции.
- Фиксируйте и подавляйте в себе желание «заткнуть» собеседника, если он говорит не то, что ожидалось — оправдывается или перекидывает вину на других членов команды . Вместо это следует задавать уточняющие вопросы. Задача руководителя не найти виновного, а понять, какие факторы привели к ошибке и как в будущем этой ошибки избежать.
Рекомендация №3: будьте готовы выслушать сотрудника
Иногда может казаться, что ситуация ясна — сотрудник по невнимательности или неопытности допустил ошибку. Уверовав в виновность подчиненного, можно пропустить факторы, мешающие его работе — долгую и некачественную помощь коллег, личную неприязнь к сотруднику или отделению клиента и т.д. Поэтому менеджер обязательно должен выслушать историю провинившегося сотрудника. Если подчиненный описывает событие в общих словах, можно задавать уточняющие вопросы:
«Что было иначе в день, когда вы отправили груз не по тому адресу?»,
«На каких этапах и кем ошибка с адресом могла быть обнаружена до того момента, как груз уехал?»,
«Как по-вашему, что помогло бы избежать подобных ошибок в будущем?».
Рекомендация №4: выберите подходящее время
Назначая встречу, избегайте дней накануне выходных, государственных праздников или отпусков. Исправление ошибки потребует от сотрудника времени, уходя на выходной подчиненный окажется неспособен что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, но будет думать об этом, не отдохнув как следует.
Рекомендация №5: вместе найдите решение
Каждая встреча 1- on -1 должна заканчиваться планом действий: какие задачи, в какой срок и каким образом должен выполнить сотрудник. Разбор ошибки — не исключение. По завершению беседы руководитель совместно с подчиненным должен зафиксировать факторы, ведущие к ошибке, и действия, которые позволят ее избежать.
Сложный разговор — неприятная часть обязанностей руководителя, но таких разговоров не следует избегать, так как они приводят к профессиональному росту сотрудников. Важно показать, что менеджер такой беседой не осуждает подчиненного, а пытается разобраться в случившемся и принять контрмеры по предотвращению подобных ошибок в будущем.
