В 2018 году консалтинговая компания STL Microsoft Training выяснила, что в среднем каждый сотрудник посещает 207 совещаний в год. При этом две трети собраний – бесполезны. Одна из причин такого положения дел – отсутствие контроля над обсуждением. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, нуждаются в «коллективной помощи» - дискуссиях, голосовании. Часто сотрудники и руководство так увлекаются обсуждением, что по итогу не приходят ни к какому решению. Что можно сделать? Уполномочить специального человека вести процесс – записывать сказанное и следить, чтобы участники совещания не отходили от темы и не тянули время.

Ещё одна причина «бесполезности» совещаний в том, что по-настоящему интересные предложения, не вошедшие в итоговое решение, забываются сразу же после собрания. Записывая их, можно сделать копилку ценных идей, и пользоваться ими по мере необходимости.

 

Как сотрудники оценивают полезность совещаний:

• 71% уверены, что совещания не несут никакой пользы;
• 65% считают, что они ещё и вредят - отрывают от работы;
• 62% полагают, что совещания вносят раздор в команду.

Исследование University of North Carolina

 

Ведение протокола во время совещания позволяет держать обсуждение «в узде» и не упустить интересные идеи.  Не смотря на то что термин «протоколирование» у многих ассоциируется с гигантскими корпорациями и бюрократией, на деле – это очень полезный инструмент для бизнеса любого масштаба. Для того чтобы его внедрить в компании, нужны только свободный сотрудник и воля руководителя.

 

Кто такой секретарь совещания

Сотрудника, фиксирующего итоги совещания, как правило, называют секретарём. И у него достаточно обширный список задач.

Подготовка

Секретарь в каком-то смысле распорядитель совещания: он заранее собирает информацию обо всех участниках мероприятия, выясняет темы докладов, составляет график «выступлений» и отводит время на обсуждение каждого вопроса. Как правило, совещаниям выделяют один час. Если накопилось много вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников – время на совещание можно увеличить до двух часов.

 

Идеальное количество докладчиков на совещании – до 10 человек. В этом случае выступления не затянутся на несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникшим вопросам.

 

Помимо этого секретарь должен заблаговременно решить, с помощью каких технических средств будет фиксировать всё происходящее на мероприятии.  Совет: для «подстраховки» можно использовать средства аудио или видеозаписи.

За день до совещания секретарь должен выслать всем участникам план мероприятия – где и во сколько пройдёт собрание, кто и с какой темой выступает, сколько времени отводится на решение того или иного вопроса.

Во время совещания

На самом мероприятии основная задача секретаря – записывать, что говорят коллеги и руководитель. Если секретарь не пренебрёг подготовительным этапом, то на момент записи у него будет канва – имена выступающих и темы их докладов.

Вторая задача протоколирующего – направлять ход совещания. Если вдруг сотрудники перескочили на другую тему, секретарь должен вернуть разговор в нужное русло. То есть, он должен следить, чтобы каждый вопрос был обсуждён, и по нему было принято какое-то решение. Помимо этого протоколирующий должен следить за временем. Если какой-то вопрос муссируется больше получаса, а решения и не видно, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.

После совещания

После мероприятия секретарь должен навести лоск в протоколе: исправить описки, точнее сформулировать записанное (если будет такая необходимость). В помощь секретарю – аудио и видеозаписи.

Затем текст протокола согласовывается с руководством и при необходимости с участниками.

Далее составляется официальный протокол. Как правило, он делается на фирменном бланке, в одном экземпляре, и подшивается в папку с протоколами. Копии – раздаются участникам совещания.

 

Важно! На роль секретаря нельзя назначать одного из участников совещания. Есть риск, что сотрудник будет прокручивать в голове план своего собственного выступления, включаться в дискуссии и забывать протоколировать сказанное коллегами.

 

Как нужно протоко­ли­ровать

Главная задача протоколирования – не забыть, какие решения были приняты по различным вопросам. Желательно вести запись достаточно подробно. Так зафиксированные идеи и предложения не потеряют важные детали, и можно будет исключить двоякость толкования.

В некоторых случаях рекомендуется дословная запись обсуждения. Это актуально на собраниях с представителями госструктур, клиентами или партнёрами. Также фиксирование «каждого слова» может потребоваться при обсуждении стратегически важных для компании вопросов.

 

Если совещание проходит онлайн

Сегодня всё больше компаний переходит на удалённую работу. Но это не только не отменяет совещания, скорее увеличивает их количество. Видеоконференция протоколируется точно так же, как и офлайн-собрание. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В процессе – он также фиксирует всё сказанное коллегами, пусть и через средства вебсвязи.

При этом у секретаря появляются куда больше возможностей для аудио и видеозаписи происходящего. Большинство сервисов видеосвязи оснащены подобным функционалом.

Форма протокола

В России на законодательном уровне нет никаких требований к виду протокола, поэтому в каждой компании разрабатывается свой шаблон. Обычно он содержит такие разделы:

1. Название компании, номер и дату протокола . Можно делать сквозную нумерацию. Можно присваивать буквенные значения различным отделам или типам совещаний. Например, все номера с префиксом « K »  отдать совместным с клиентами собраниям. Так будет легче найти нужный протокол при необходимости.
2. Список участников совещания и докладчиков . Эта информация собирается секретарём ещё до начала собрания. Что здесь можно написать? Состав участников с указанием имён, должностей и тем докладов (если участник – выступающий). Именно в этом разделе будет фиксироваться сказанное во время докладов.
3. Перечень вопросов для обсуждения . Эта информация также собирается секретарём накануне совещания. Список вопросов, требующих коллегиального обсуждения, как правило, должен предоставлять руководитель.
4. Решения, выдвинутые по итогам обсуждения . Здесь оформляется сказанное во время обсуждения заявленных вопросов. В конце – решения по каждому.
5. Подписи ответственных лиц . Например, секретаря и руководителя.
6. К протоколу могут быть приложены различные документы – презентации докладов, расшифровка аудиозаписей и так далее.

 

Выделив человека для протоколирования совещаний, можно убить двух зайцев. Во-первых, повысить эффективность собраний. Больше не будет ситуаций, когда 20 человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят ни к какому решению. Секретарь будет направлять обсуждение в нужное русло и добиваться, чтобы каждый поднятый вопрос получил какое-то конкретное решение. Во-вторых, протоколирование позволит сохранить ценные идеи, озвученные участниками. Если решение, принятое во время совещания, не позволило «закрыть» вопрос и проблема вновь появилась, можно обратиться к протоколу и посмотреть, что ещё советовали сделать сотрудники. Это сэкономит время и деньги.