Компании переносят даты запуска проектов, строительство зданий растягивается на годы, согласование стандартных документов занимает недели. Все потому, что в процессе работы постоянно появляются новые вводные, и сколько бы времени вы ни выделяли на задачу, она займет его полностью. Так действует закон Паркинсона.
В этой статье разбираемся, как обойти закон Паркинсона и не превращать каждую простую задачу в головную боль для всей команды.
История термина
В 1955 году британский историк Сирил Норткот Паркинсон в юмористическом эссе для журнала "The Economist" рассказал историю женщины, чьей единственной задачей за день была отправка открытки. Сначала она ищет подходящую открытку, затем очки, потом долго придумывает текст поздравления, после этого размышляет, нужен ли ей зонтик, чтобы дойти до почтового ящика и т.д. В итоге на дело десяти минут уходит весь день.
Так появился первый закон Паркинсона, который гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее».

Узнать мнение
сотрудников
Первый закон Паркинсона в командной работе
Предположим, у вашей команды есть две недели для выполнения относительно простой задачи — устранения ошибки в проекте для клиента. На самом деле ее реально выполнить за 2-3 дня, но поскольку вы знаете, что времени еще предостаточно, то решаете заодно разобраться с другими связанными проблемами. Масштаб проекта увеличивается.
Хотя такие отклонения от первоначальной задачи могут оказаться полезными, они не приближают вас к достижению основной цели — устранению ошибки. В итоге рядовая задача превращается в целый пул проблем, которые действительно требуют 2 недель для решения.
Помимо того, что сама работа становится более сложной, в игру вступает прокрастинация. Сотрудники знают, что у них есть определенное количество времени для выполнения задачи, и из-за этого часто откладывают работу на последний момент.


Закон тривиальности
Законы Паркинсона касаются не только личной продуктивности, но и групповой деятельности — в ней чаще всего уделяется несоизмеримо много внимания незначительным вопросам. Кроме того, совместная работа сопряжена с социальным бездействием — склонности участников группы прилагать меньше усилий, чем они прилагают в индивидуальных проектах.
В этом суть закона нетривиальности, который Паркинсон сформулировал в книге “Parkinson's Law, and Other Studies in Administration”. Он звучит как «Время, потраченное на обсуждение пункта, обратно пропорционально рассматриваемой сумме». В качестве примера автор привел абстрактный комитет, который должен был согласовать проект АЭС. Вместо того чтобы сконцентрироваться на главном — конструкции электростанции, участники потратили почти все время на обсуждение незначительных вопросов, вроде выбора материалов для строительства сарая, в котором сотрудники будут оставлять велосипеды.

Как преодолеть закон Паркинсона
Если вы уже находитесь в эпицентре аврала, изменить ситуацию будет сложно, поэтому лучше планировать работу заранее. Вот что нужно сделать, чтобы закон Паркинсона не помешал процессу.
Расставьте приоритеты и сформулируйте задачи
По данным Happy Job, понимание личного вклада в общее дело на 49% повышает эффективность сотрудников и поддерживает их мотивацию в процессе работы. Поэтому перед началом нового проекта руководитель должен:
- объяснить подчиненным, как эта задача согласуется со стратегией компании;
- сформулировать четкие цели и задания для каждого члена команды;
- расставить приоритеты;
- удостовериться, что для работы есть все необходимые ресурсы;
- убедиться, что все понимают свои роли.
Опрос вовлеченности персонала на онлайн-платформе Happy Job позволяет узнать, как сотрудники оценивают понятность текущих задач и процесс подготовки к проектам в целом. Для этого в исследовании используются метрики «Руководитель» и «Изменения».
Примеры вопросов по метрикам «Руководитель» и «Изменения» на платформе Happy Job
Опрос полностью анонимный, руководители и HR получают обезличенные результаты — это гарантирует релевантность ответов. Но главное преимущество исследования — готовый план работ, который формируется на основе комментариев сотрудников и рекомендаций методологов Happy Job. Он помогает определить ключевые проблемы в каждом подразделении, правильно расставить приоритеты и направить усилия в нужные области.
Распределите роли
В любом проекте, а особенно кросс-функциональном, важно четко обозначить роли каждого участника. Для этого можно использовать структуру DACI:
D — Driver (драйвер). Отвечает за весь процесс принятия решения от начала до конца.
A — Approver (утверждающий). Принимает окончательное решение (это должен быть один человек).
C — Contributors (участники). Делятся информацией, опытом, экспертизой, которые влияют на решение.
I — Informed (информированные). Те, кто должны быть в курсе принятого решения.
Следование этой структуре поможет сократить количество согласований, избежать перекладывания ответственности и социального бездействия, поскольку каждый сотрудник будет знать, кто за что отвечает. Это также упростит коммуникацию и обмен обратной связью, которые часто становятся камнем преткновения в групповой работе.

Определите составляющие проекта
Закон Паркинсона — это не еще одно название для прокрастинации. Смысл в том, что в процессе работа как бы «расширяется» и в результате занимает 100% времени. Чтобы такого не происходило, нужно заранее договориться с командой, какие задачи входят в проект, а какие вы пока не трогаете. Если в процессе работы поступит предложение, например, разобраться со смежными задачами, напомните сотрудникам о договоренности: сначала выполняете запланированное, затем все остальное.
Помните о форс-мажорах
Даже если вы все идеально спланировали, всегда могут появиться новые вводные или измениться обстоятельства. Поэтому будьте готовы вносить корректировки в такие аспекты рабочего процесса, как срок исполнения, масштаб и бюджет.
Допустим, вы готовитесь запустить новый продукт. Самый важный фактор для вас — время, поскольку к назначенной дате все должно быть готово. Если дедлайн приближается, а продукт все еще «сырой», вам придется идти на компромиссы. Например, сократить количество функций в продукте или увеличить расходы, чтобы привлечь дополнительные ресурсы.
Эти действия противоположны закону Паркинсона — работа не займет все время, поскольку вам придется сократить ее или снизить ожидания, чтобы уложиться в заданные параметры.

Установите дедлайны
Постановка дедлайнов происходит в самом конце, когда вы обсудили с командой объем работ и сформулировали задачи. Лучше ставить не один конечный дедлайн, а несколько на каждый этап проекта — это поможет снизить прокрастинацию сотрудников, отследить прогресс и при необходимости вовремя внести коррективы.
Резюме
Считается, что если человек выполнил задачу быстро, значит, не очень качественно. А если потратил на нее дни или недели, то все отлично. Однако это убеждение ошибочно, поскольку все дело в правильном управлении временем. Чтобы сотрудники оперативно выполняли работу и не усложняли себе задачи, руководитель должен четко расставить приоритеты, сформулировать цели, распределить роли и установить реалистичные дедлайны.