Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться
Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться

Свежая публикация

Вы уже потратили:
0 руб.

Что делать, если подразделение работает неэффективно. Шпаргалка для руководителя

Happy Job
17 сентября, 2020

Толчком к переоценке деятельности подразделения может стать что угодно «нагоняй» от высшего руководства, неутешительные результаты исследования вовлечённости персонала или провал важного проекта. Главное, что нужно помнить руководителю в этот момент любую ситуацию можно исправить. В статье мы дадим рекомендации, как повысить эффективность работы подразделения.

Оцените обстановку

Первое, что следует сделать руководителю, беспристрастно оценить ситуацию в подразделении. Для этого можно использовать разные инструменты. Во-первых, личную встречу с каждым членом команды. Спросите подчинённых, что мешает им работать. Используйте для этого наводящие вопросы:

 

«Тебе достаточно времени на выполнение работы?»,

«Ты полностью обеспечен ресурсами?»

или

«Тебе легко получить помощь от коллег, если ты в ней нуждаешься?»

 

Озвученные сотрудниками проблемы вынесите на коллективное обсуждение (разумеется, обезличенно). Цель собрания каждой проблеме присвоить приоритет и подобрать способ решения.

Что следует помнить во время коллективного обсуждения:

  1. Давайте слово каждому сотруднику. Никогда нельзя знать заранее, кто выскажет интересную мысль. К тому же если предложенная идея будет «сырая», можно с помощью мозгового штурма улучшить её.
  2. Используйте средства визуализации. Ключевые фразы выносите на доску, чертите схемы и таблицы, иллюстрируйте важные мысли. Всё это будет стимулировать творчество в подчинённых.
  3. Прибегните к методу «от противного», если обсуждение зашло в тупик. Спрашивайте персонал, чего бы они не хотели, какие результаты недопустимы и так далее. От поиска нежелательных эффектов можно прийти к определению позитивных.
  4. Примените метод «Пять почему». Раз за разом задавайте вопрос «Почему?», чтобы добраться до истоков проблемы.

Мы рекомендуем заранее извещать сотрудников о встрече и теме обсуждения. Это позволит персоналу подготовиться сформулировать идеи и предложения по решению проблем.

 

Важно! Не забудьте протоколировать происходящее на встрече. Проблемы и решения по ним должны быть записаны, высказанные интересные идеи сохранены, ответственные за выполнение принятых решений назначены.

Заручитесь поддержкой

Изменения, как правило, приветствуют не все сотрудники. Кому-то покажется, что новшества лишь испортят отлаженные в подразделении процессы, кому-то не захочется «вешать» на себя дополнительную работу. Поэтому задача руководителя заручиться поддержкой неформальных лидеров. Для этого во время встреч 1-on-1 заинтересуйте ключевых сотрудников решением проблем. Если подчинённый в качестве барьера называет отсутствие помощи от коллег, предложите ему возглавить направление по усилению взаимовыручки в коллективе вести соответствующую часть на встречах с сотрудниками, собирать удачные идеи и реализовывать их. Такой проект, включающий лидерские и креативные компетенции, станет трамплином в карьерном пути подчинённого.

Сотрудники, наблюдающие заинтересованных в изменениях коллег, с высокой вероятностью примкнут к движению по улучшению работы подразделения.

Поставьте чёткие задачи

Собранную во время личных встреч с сотрудниками и коллективных собраний информацию следует превратить в план. Он должен содержать следующие элементы:

  • Список конкретных мероприятий от высокого приоритета к низкому.
  • У каждого мероприятия ответственное лицо, сроки исполнения и измеримый результат.

 

Обеспечьте прозрачную коммуникацию

Раз в неделю встречайтесь с ответственными за реализацию мероприятий сотрудниками тет-а-тет и обсуждайте успехи и неудачи.

Не забывайте информировать о ходе внедрения изменений коллектив посвящайте этой теме десять минут перед еженедельной планёркой или вывешивайте информацию на сайте компании или инфодосках.

Важно собирать мнение коллектива по поводу внедряемых мер. Для этого раз в две недели или раз в месяц, в зависимости от масштаба новшества, проводите собрание и обсуждайте на нём промежуточные результаты. Спрашивайте сотрудников о следующем:

 

«Стало ли работать эффективнее?»,

«Чтобы вы сделали по-другому и почему?»

или

«Какие ещё улучшения требуются нашему подразделению?».

 

Хороший способ получить честную обратную связь организовать анонимный канал сбора мнений. Это может быть ящик в общем зале или специальный адрес электронной почты. Мотивируйте сотрудников пользоваться ими на каждой планёрке, при каждой встрече, подчёркивайте, что мнение коллектива очень важно, что всё это делается для удобства сотрудников.

 

Внедрить изменение, которое сделает работу подчинённых быстрее, эффективнее или легче, прямой путь к получению дополнительных «баллов» к авторитету.

 

Чтобы наладить эффективную коммуникацию с подчинёнными, можно прибегнуть к семи правилам, описанным в статье «Эффективные коммуникации во время встреч 1-on-1: как руководителю быть услышанным и понятым сотрудниками».

Хвалите сотрудников

На этапе внедрения изменений важно поддерживать персонал. Один из действенных инструментов для этого похвала. Публично хвалите:

  1. сотрудников, внедряющих изменения;
  2. подчинённых, принимающих активное участие в обсуждениях мероприятий;
  3. авторов хороших предложений по улучшению работы подразделения.

Используйте для признания заслуг общие чаты в мессенджере, рассылку по электронной почте, доску почёта на корпоративном сайте или на стене.

 

Примеры проблем в подразделении и мероприятий по их устранению

ПроблемаМероприятие
Неэффективные совещанияНазначать совещание, если требуется коллективное обсуждение. Для информирования использовать рассылку.
Заранее продумать структуру встречи — темы и вопросы для обсуждения.
Предупредить о предстоящем совещании сотрудников. Предоставить им информацию о том, что будет обсуждаться, чтобы они могли подготовиться.
Назначать ответственного за протоколирование. Это должен быть не участник совещания.
Давать слово всем сотрудникам.
Завершать совещание документом, где будут прописаны решения и ответственные за их выполнение лица.
Отсутствие инициативы со стороны сотрудниковОрганизовать «фабрику идей» — простую и понятную систему сбора, оценки и реализации инициатив сотрудников.
Публично хвалить авторов идей, которые были реализованы.
Постоянно напоминать сотрудникам во время встреч, что их идеи важны, и чтобы они не боялись их присылать.
Не критиковать неудачные идеи. Максимально беспристрастно и с использованием аргументов объяснять, почему инициатива не была внедрена.
Раз в месяц отчитываться о невнедрённых инициативах — почему это произошло и как их можно доработать.
Холодные отношения внутри коллективаОбсуждать рабочие вопросы время от времени за пределами офиса — в столовой, комнате отдыха или переговорной.
Организовывать раз в две недели неформальные встречи: совместный завтрак, «День пиццы» или турнир по настольному теннису.
Создать чат для неформального общения сотрудников. Подкидывать периодически темы для обсуждения — книги, хобби и прочее.
Участвовать с коллективом в жизни сотрудников: поздравлять с праздниками, навещать в больнице.
Неэффективные коммуникацииПрописать правила общения: время ответа на сообщение и письмо, принципы оформления задачи для коллеги и другие.
Провести сотрудникам лекцию о коммуникациях — как слушать собеседника, как правильно задавать вопросы и прочее.
Составить список контактов сотрудников в компании — с описанием их должностных обязанностей и круга вопросов, которые они решают.
Проекты реализуются с опозданиями или с привлечением дополнительных ресурсовОрганизовать с сотрудниками сессию по оценке последнего реализованного проекта. Выяснить, с какими негативными факторами столкнулись исполнители.
Получить мнение ответственного лица о реализации проекта — что ему показалось самым сложным.
Провести мозговой штурм с подчинёнными на тему того, как минимизировать влияние негативных факторов в будущем.

Об авторе

Happy Job

Международная команда экспертов платформы

Больше полезной информации на наших каналах:

Вам может понравиться

Алексей Клочков, бизнес-консультант и сооснователь Happy Job, рассказал изданию RUSBASE, как превратил консалтинговое агентство в технологический стартап.
Сейчас корпоративный мир переживает настоящую революцию: больше половины сотрудников покинуло офисы и начало работать из дома. Руководители в спешке осваивают новые компетенции – по управлению распределёнными командами.
Директор департамента по работе с персоналом Анаит Говорина рассказывает в интервью, как в компании развивают вовлечённость и лояльность и как в этом помогает Happy Job.
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд
Вебинары и видео
Развиваем вовлечённость и лояльность сотрудников 62 минуты
Экономическая польза оценки лояльности 5 минут
Дэшборд по вовлечённости 2021. Конструктор презентаций 47 минут
Современные digital-процессы оценки и развития вовлечённости 35 минут
Зачем измерять вовлечённость и лояльность? 90 секунд
Культура счастья. Что делает компании успешнее? 110 минут
Как появились метрики Happy Job? 90 секунд
Как повысить eNPS и лояльность в 2021 62 минуты
Экономический эффект развития вовлечённости 5 минут
Смотреть все видео
Наука и методика

Happy Job обогатила международную практику оценки вовлечённости и лояльности, добавив в неё точность исследований, интересные опросы и технологии HR Zero. Мы совершенствуем методику и вопросыСкачать буклет «10 метрик» в PDF каждый день вместе с 400+ средними и крупными компаниями России и Евразии.

Методика подтверждена патентом РАО. Платформа входит в единый реестр российского программного обеспечения.

Научные статьи по методике Happy Job регулярно публикуются в международных журналах фундаментальных и прикладных исследований. Экспертные статьи наших консультантов можно прочитать в авторитетных бизнес-изданиях.

с нами:
Производственые

Компании

50%  из  топ-10

e-COMMERCE

КРУПНЕЙШИЕ

IT-КОМПАНИИ

60%  из  топ-20 банков
80% из топ-10

СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ

100%  крупнейшийритейл
80%   топ

телеком

КРУПНЕЙШИЕ ЭКОСИСТЕМЫ
100% ТОП ТВ  и МЕДИА
Отзывы клиентов
Дмитрий Попов
руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование
Анаит Говорина
директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"
Полина Лаптева
руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng
Алексей Алексапольский
Руководитель проекта по развитию персонала
Юлия Терещенко
начальник отдела внутренних коммуникаций, МТС
Варвара Федосеева
директор по управлению персоналом и корпоративному развитию
Оксана Кравченко
руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование
Ксения Васильева
директор по персоналу Inventive Retail Group

«Мы получили большое количество положительной обратной связи как от обычных сотрудников, так и от топ-менеджмента.

Геймифицированный формат в совокупности с «человеческой» постановкой вопросов воспринимается достаточно легко и занимает мало времени на прохождение.

Тищенко Мария
старший менеджер по управлению проектами, Билайн

Доступность информации для руководителей любого уровня, постоянное совершенствование платформы, лёгкость управления данными – всё это делает продукты компании Happy Job такими востребованными.

Долгова Вера
Руководитель управления исследований, аналитики и нематериальной мотивации
Департамент корпоративной культуры и бренда

Мы точно планируем работать дальше с Happy Job.

Потому что Люди – это главное, что у нас есть, а Happy Job помогает нам в том, чтобы делать наших людей счастливым на работе

Анна Трифонова
Менеджер по внутренним коммуникациям, SPLAT
Смотреть ещё 50 отзывов