Вы уже потратили:
0 руб.

Что делать, если подразделение работает неэффективно. Шпаргалка для руководителя

Happy Job
17 сентября, 2020

Толчком к переоценке деятельности подразделения может стать что угодно – «нагоняй» от высшего руководства, неутешительные результаты исследования вовлечённости персонала или провал важного проекта. Главное, что нужно помнить руководителю в этот момент – любую ситуацию можно исправить. В статье мы дадим рекомендации, как повысить эффективность работы подразделения.

Оцените обстановку

Первое, что следует сделать руководителю, – беспристрастно оценить ситуацию в подразделении. Для этого можно использовать разные инструменты. Во-первых, личную встречу с каждым членом команды. Спросите подчинённых, что мешает им работать. Используйте для этого наводящие вопросы:

 

«Тебе достаточно времени на выполнение работы?»,

«Ты полностью обеспечен ресурсами?»

или

«Тебе легко получить помощь от коллег, если ты в ней нуждаешься?»

 

Озвученные сотрудниками проблемы вынесите на коллективное обсуждение (разумеется, обезличенно). Цель собрания – каждой проблеме присвоить приоритет и подобрать способ решения.

Что следует помнить во время коллективного обсуждения:

  1. Давайте слово каждому сотруднику. Никогда нельзя знать заранее, кто выскажет интересную мысль. К тому же если предложенная идея будет «сырая», можно с помощью мозгового штурма улучшить её.
  2. Используйте средства визуализации. Ключевые фразы выносите на доску, чертите схемы и таблицы, иллюстрируйте важные мысли. Всё это будет стимулировать творчество в подчинённых.
  3. Прибегните к методу «от противного», если обсуждение зашло в тупик. Спрашивайте персонал, чего бы они не хотели, какие результаты недопустимы и так далее. От поиска нежелательных эффектов можно прийти к определению позитивных.
  4. Примените метод «Пять почему»: раз за разом задавайте вопрос «Почему?», чтобы добраться до истоков проблемы.

Мы рекомендуем заранее извещать сотрудников о встрече и теме обсуждения. Это позволит персоналу подготовиться – сформулировать идеи и предложения по решению проблем.

 

Важно! Не забудьте протоколировать происходящее на встрече. Проблемы и решения по ним должны быть записаны, высказанные интересные идеи – сохранены, ответственные за выполнение принятых решений – назначены.

Заручитесь поддержкой

Изменения, как правило, приветствуют не все сотрудники. Кому-то покажется, что новшества лишь испортят отлаженные в подразделении процессы, кому-то не захочется «вешать» на себя дополнительную работу. Поэтому задача руководителя – заручиться поддержкой неформальных лидеров. Для этого во время встреч 1-to-1 заинтересуйте ключевых сотрудников решением проблем. Если подчинённый в качестве барьера называет отсутствие помощи от коллег, предложите ему возглавить направление по усилению взаимовыручки в коллективе – вести соответствующую часть на встречах с сотрудниками, собирать удачные идеи и реализовывать их. Такой проект, включающий лидерские и креативные компетенции, станет трамплином в карьерном пути подчинённого.

Сотрудники, наблюдающие заинтересованных в изменениях коллег, с высокой вероятностью примкнут к движению по улучшению работы подразделения.

Поставьте чёткие задачи

Собранную во время личных встреч с сотрудниками и коллективных собраний информацию следует превратить в план. Он должен содержать следующие элементы:

  • Список конкретных мероприятий от высокого приоритета к низкому.
  • У каждого мероприятия – ответственное лицо, сроки исполнения и измеримый результат.

 

Обеспечьте прозрачную коммуникацию

Раз в неделю встречайтесь с ответственными за реализацию мероприятий сотрудниками тет-а-тет и обсуждайте успехи и неудачи.

Не забывайте информировать о ходе внедрения изменений коллектив – посвящайте этой теме десять минут перед еженедельной планёркой или вывешивайте информацию на сайте компании или инфодосках.

Важно собирать мнение коллектива по поводу внедряемых мер. Для этого раз в две недели или раз в месяц, в зависимости от масштаба новшества, проводите собрание и обсуждайте на нём промежуточные результаты. Спрашивайте сотрудников о следующем:

 

«Стало ли работать эффективнее?»,

«Чтобы вы сделали по-другому и почему?»

или

«Какие ещё улучшения требуются нашему подразделению?».

 

Хороший способ получить честную обратную связь – организовать анонимный канал сбора мнений. Это может быть ящик в общем зале или специальный адрес электронной почты. Мотивируйте сотрудников пользоваться ими – на каждой планёрке, при каждой встрече, подчёркивайте, что мнение коллектива очень важно, что всё это делается для удобства сотрудников.

 

Внедрить изменение, которое сделает работу подчинённых быстрее, эффективнее или легче, – прямой путь к получению дополнительных «баллов» к авторитету.

Хвалите сотрудников

На этапе внедрения изменений важно поддерживать персонал. Один из действенных инструментов для этого – похвала. Публично хвалите:

  1. сотрудников, внедряющих изменения;
  2. подчинённых, принимающих активное участие в обсуждениях мероприятий;
  3. авторов хороших предложений по улучшению работы подразделения.

Используйте для признания заслуг общие чаты в мессенджере, рассылку по электронной почте, доску почёта на корпоративном сайте или на стене.

 

Примеры проблем в подразделении и мероприятий по их устранению

ПроблемаМероприятие
  
Неэффективные совещанияНазначать совещание, если требуется коллективное обсуждение. Для информирования использовать рассылку.
 Заранее продумать структуру встречи – темы и вопросы для обсуждения.
 Предупредить о предстоящем совещании сотрудников. Предоставить им информацию о том, что будет обсуждаться, чтобы они могли подготовиться.
 Назначать ответственного за протоколирование. Это должен быть не участник совещания.
 Давать слово всем сотрудникам.
 Завершать совещание документом, где будут прописаны решения и ответственные за их выполнение лица.
  
Отсутствие инициативы со стороны сотрудниковОрганизовать «фабрику идей» – простую и понятную систему сбора, оценки и реализации инициатив сотрудников.
 Публично хвалить авторов идей, которые были реализованы.
 Постоянно напоминать сотрудникам во время встреч, что их идеи важны, и чтобы они не боялись их присылать.
 Не критиковать неудачные идеи. Максимально беспристрастно и с использованием аргументов объяснять, почему инициатива не была внедрена.
 Раз в месяц отчитываться о невнедрённых инициативах – почему это произошло и как их можно доработать.
  
Холодные отношения внутри коллективаОбсуждать рабочие вопросы время от времени за пределами офиса – в столовой, комнате отдыха или переговорной.
 Организовывать раз в две недели неформальные встречи: совместный завтрак, «День пиццы» или турнир по настольному теннису.
 Создать чат для неформального общения сотрудников. Подкидывать периодически темы для обсуждения – книги, хобби и прочее.
 Участвовать с коллективом в жизни сотрудников: поздравлять с праздниками, навещать в больнице.
  
Неэффективные коммуникацииПрописать правила общения: время ответа на сообщение и письмо, принципы оформления задачи для коллеги и другие.
 Провести сотрудникам лекцию о коммуникациях – как слушать собеседника, как правильно задавать вопросы и прочее.
 Составить список контактов сотрудников в компании – с описанием их должностных обязанностей и круга вопросов, которые они решают.
  
Проекты реализуются с опозданиями или с привлечением дополнительных ресурсовОрганизовать с сотрудниками сессию по оценке последнего реализованного проекта. Выяснить, с какими негативными факторами столкнулись исполнители.
 Получить мнение ответственного лица о реализации проекта – что ему показалось самым сложным.
 Провести мозговой штурм с подчинёнными на тему того, как минимизировать влияние негативных факторов в будущем.

 

Об авторе

Happy Job

Международная команда экспертов платформы

Вам может понравиться

Как успешно внедрить изменения в компании. Советы и чек-лист
По статистике в компании приживается лишь пятая часть внедрённых изменений. По этой причине в большинстве случаев бизнес не достигает поставленных перед преобразованием целей. Разберёмся, почему так происходит.
Как рабочее место влияет на продуктивность сотрудников. 5 фактов
Под современным офисом часто понимают красивый интерьер, в то время как должны – удобное пространство для работы. Поговорим о том, как рабочее место помогает (или мешает) персоналу продуктивно трудиться.
Почему в компаниях так мало хороших менеджеров. Вредные установки, отсутствие обучения и устаревшая система продвижения
Большинство современных менеджеров не справляются с задачей развития персонала. Виновата в этом система карьерного продвижения в компании и вредные установки.
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд