Эффективные коммуникации во время встреч 1-on-1: как руководителю быть услышанным и понятым сотрудниками

Правила общения с подчинёнными и коммуникационные барьеры

Happy Job
25 сентября, 2020

Одна из главных задач руководителя во время встречи 1-on-1 — наладить эффективную коммуникацию с подчинённым. Эффективной коммуникацией в данном случае будет являться диалог между менеджером и сотрудником, который приведёт к конструктивному обсуждению проблемы, нахождению нестандартного решения, появлению плана обучения и мотивации на профессиональный рост и т.д.

В статье мы разберём основы эффективной коммуникации руководителя с подчинённым и перечислим главные коммуника­цион­ные барьеры.

 

Первое правило эффективной коммуникации — говорите за себя

Руководитель должен помнить, обратная связь  — это личное мнение. Поэтому для эффективной коммуникации требуется выражать собственную точку зрения, а не мысли коллег или ещё кого бы то ни было.  Фразы руководителя должны содержать местоимения «я».

 

Пример хорошей обратной связи:

«Вчера на совещании ты прервал Константина. Мне пришлось задержаться после встречи и задать ему уточняющие вопросы, чтобы понять, в чём заключалась его мысль. В итоге я потерял время, а все остальные не услышали мнение коллеги».

 

Пример плохой обратной связи:

«Когда ты прервал Константина на совещании, все присутствующие почувствовали себя неловко и так и не смогли услышать до конца мысль коллеги».

 

Желание говорить обезличено понятно так можно «отстраниться» от сказанного, особенно если слова могут задеть собеседника. Тем не менее, задача руководителя  давать сотруднику обратную связь, основанную на собственном оценочном мнении, вне зависимости от того похвала это или критика. Чтобы победить неловкость, критикуя подчинённого, можно прибегнуть к следующему лайфхаку: заранее дома написать речь и несколько раз прочитать её перед зеркалом . Это прибавит уверенности, когда наступит момент дать обратную связь сотруднику.

 

Правило эффективной коммуникации — говорите за себя

Фокусируйтесь на действии, а не на человеке

Будет трудно установить эффективную коммуникацию с сотрудником, если критиковать его, а не его поступки. Фраза «Ты безответственный!» лишь расстроит подчинённого и заставит его опустить руки. Ещё хуже указать на недостаток сотрудника, который он по разным причинам не может устранить: «У тебя отвратительная дикция! Во время твоих выступлений на совещании ничего не разобрать» . Такая обратная связь лишь озлобит подчинённого, но не приблизит к решению проблемы.

Чтобы в процессе общения совместными усилиями решить проблему, р уководитель должен критиковать конкретные поступки подчинённого: «Ты несколько раз допускал ошибки при оформлении отчётов. Давай поговорим о том, почему это происходит и как впредь избежать таких промахов» Важный момент: указывая на недочёты в поведении, не используйте обобщений вроде «всегда», «никогда», «каждый раз». Иначе эффективность коммуникации устремится к нулю.

Давайте слово сотруднику

Коммуникация — это не просто передача информации от одного человека другому, а взаимодействие людей с целью общения. Поэтому эффективная коммуникация между руководителем и подчинённым должна представлять собой диалог, но никак не монолог. Чтобы получилось полноценное общение, руководителю следует соблюдать два правила:

  1. Делать паузы, чтобы собеседник мог «вставить слово» . Диалог предполагает, что вторая сторона может уточнить, согласиться или возразить сказанному.
  2. Задавать вопросы . Открытые вопросы станут приглашением подчинённому вступить в диалог.

 

Если во время персональной встречи руководитель постоянно говорит, а сотрудник молча кивает это фиаско. Подчинённый не услышал и не понял того, что ему хотят донести.

Показывайте, что вы чего-то не знаете

Роль «всезнайки» у менеджера никому не принесёт пользы: с отрудники будут бояться высказывать своё мнение, предлагать идеи, а руководитель недополучит важную информацию. Время от времени менеджеру следует говорить подчинённым, что он чего-то не знает, спрашивать помощи. Это позволит устанавливать эффективные коммуникации с сотрудниками во время встреч 1-on-1.

Руководитель может задавать следующие вопросы:

 

«Как ты думаешь, почему так произошло?»,

«Как бы ты решил эту задачу?»

или

«Какие изменения требуются этому процессу?».

 

Правило эффективной коммуникации — задавайте сотрудникам вопросы

Создавайте привычку общаться

Руководитель должен быть предельно открытым обратной связи и приучать сотрудников её давать.  Для этого можно сделать следующее:

  1. Создать традицию: раз в неделю с командой завтракать или обедать и в неформальной обстановке обсуждать текущие проекты . Такой тип встреч позволит создать доверительные отношения с сотрудниками.
  2. На совещании давать слово каждому сотруднику . Так у подчинённых выработается привычка внимательно слушать коллег и участвовать в обсуждениях.
  3. Проводить встречи 1- on -1 с сотрудниками в одно и то же время раз в неделю . К этому дню подчинённые будут готовиться заранее, анализируя свою работу, формулируя вопросы и прочее.
  4. Предоставить сотрудникам анонимный канал для предложения идей, высказывания своего мнения по актуальным вопросам . Это может быть обычный ящик в общем зале. Полученные таким образом мнения необходимо разбирать на совещаниях  — так подчинённые поймут, что к ним прислушиваются.

Эффективность коммуникаций во многом зависит от рабочей среды и корпоративной культуры. Если в подразделении налажен процесс обратной связи сотрудникам, к мнению команды прислушиваются — руководитель будет тратить меньше времени на нахождение общего языка с подчинёнными во время встреч 1-on-1.

Чтобы оценить рабочую среду, в частности эффективность обратной связи, в компаниях организуют опросы для сотрудников. На платформе Happy Job эффективность коммуникаций описывается метрикой «Обратная связь».  Как происходит оценка рабочей среды и корпоративной культуры на платформе Happy  Job , можно увидеть на записи нашего вебинара.

 

 

Будьте здесь и сейчас

Распространённая ошибка руководителей давать обратную связь в перерывах между делами, отвлекаясь на телефонные звонки или уведомления в почте и мессенджерах. Для сотрудника это будет выглядеть как пренебрежение им, незаинтересованность в общении . Поэтому для установления эффективной коммуникации менеджеру следует закрыть вкладки на компьютере, убрать телефон и полностью быть «в разговоре».

 

Попробуйте повторить за сотрудником сказанное. Этот приём продемонстрирует ему, что вы внимательно его слушали.

Делайте встречи 1-on-1 персонализирован­ными

Руководителю следует подстраиваться под формат общения, который предпочитают сотрудники.  Возможно, какому-то подчинённому будет легче раскрыться или выслушать критику в неформальной обстановке в столовой или зоне отдыха. Некоторым людям удобнее общаться в движении: таких сотрудников можно пригласить в обед на прогулку для обсуждения текущих проектов.

Один из коммуникационных барьеров связан с местом проведения встречи — шум, множество посторонних людей и другие факторы будут мешать полностью погрузиться в разговор. Персонализация встречи 1-on-1 поможет настроиться на диалог даже неразговорчивому или стеснительному сотруднику.

 

Помните про коммуника­цион­ные барьеры

коммуника­цион­ные барьеры — это множество различных факторов, затрудняющих общение руководителя и подчинённого. Планируя встречу 1-on-1, менеджеру следует принимать во внимание следующие препятствия на пути взаимопонимания:

  1. Реакция не на реальное событие, а на свою интерпретацию произошедшего . Сотрудник может воспринимать небольшую ошибку как настоящую трагедию вследствие своего скромного профессионального опыта, обрывков разговоров коллег, выглядящих как осуждение, и даже «грозного» внешнего вида руководителя.
  2. Неверное толкование слов, словосочетаний, жаргонизмов . Непонимание между руководителем и подчинённым часто возникает из-за вкладывания разного смысла в одни и те же фразы. Под словосочетанием «как только представится возможность» менеджер может понимать «в последнюю очередь», а сотрудник — «тут же, как появится свободная минута».
  3. Закрытые позы . Увидев перед собой хмурого руководителя со скрещенными на груди руками, сотрудник может побояться предлагать идеи, давать критическую обратную связь и т.д. Преодоление этого коммуникационного барьера требует серьёзного самоконтроля. Выбор положения тела, движения как реакции на сказанное происходят бессознательно. Руководителю необходимо отслеживать, какие позы он принимает во время беседы, и отдавать предпочтение открытым — демонстрации ладоней, лёгкому наклону в направлении собеседника и т.д.
  4. Технические барьеры . Проблемы в общении могут быть связаны с зашумлённостью места встречи, плохим качеством связи, если происходит разговор по телефону, и т.д.
  5. Принадлежность к разным социальным группам . Сотрудники могут стесняться полноценно дискутировать с руководителем, если наблюдают большой разрыв в уровне жизни, профессионализме или существенную разницу в возрасте.
  6. Психические особенности личности . Подчинённый может с трудом идти на контакт из-за замкнутости, застенчивости или стыдливости.

Большинство коммуникационных барьеров снимается уважительным обращением, внимание к собеседнику, приглашением вступить в диалог. Также важно подобрать подходящее место для общения — тихое, без свидетелей.

Если подчинённый участвует в разговоре, записывает тезисы в блокнот, зеркалит движения — значит, руководителю удалось выстроить эффективную коммуникацию.

 

 


Чтобы узнать больше об установлении эффективной коммуникации во время встречи 1-on-1, читайте наши материалы по теме:

  1. Какие вопросы задавать сотруднику на встречах 1-on-1
  2. Встреча 1-on-1 в онлайне. Особенности, подводные камни, советы
  3. Проводим сложный разговор во время встречи 1-on-1
Об авторе
Алексей Клочков, ведущий эксперт HR и управленческого консалтинга России
Happy Job
Алексей Клочков, ведущий эксперт HR и управленческого консалтинга России.
Контент-директор Happy Inc.
Больше полезной информации на наших каналах:

Вам может понравиться

Руководить – трудно. Особенно если такого опыта у вас ещё не было. Будто внезапно появился ребёнок, а вы не знаете, что с ним делать. Чтобы не растеряться в новой роли и не наделать ошибок, читайте наше руководство.
Что означает высокая производительность работы сотрудников? Что они используют минимальные ресурсы для достижения максимальных результатов. В статье мы расскажем, как можно повысить продуктивность команды.
В 2021 году OBI впервые провели исследование вовлеченности на платформе Happy Job. В видео-интервью мы узнали как компания добилась 90% участия сотрудников, какие pr-инструменты использовали в коммуникационной кампании и как работали с полученными результатами.
Читать другие материалы >

Вебинары и видео

Отзывы клиентов

  • Катарина Карасева

    Старший менеджер по развитию бренда работодателя и внутренним коммуникациям OBI Россия

    Ирина Бебешина

    Бизнес-партнер по управлению персоналом Департамента ИТ

  • Дмитрий Попов

    руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование

    Анаит Говорина

    директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"

  • Полина Лаптева

    руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng

    Алексей Алексапольский

    Руководитель проекта по развитию персонала

Алексей Клочков, основатель Happy Inc

Протестируйте бесплатно!

Получите полный доступ.

  1. Заполните форму заявки, и с вами свяжется консультант, чтобы обсудить старт исследования.
  2. Всё, что нужно предоставить — это список email-адресов сотрудников.
  3. Вы сможете оценить все возможности платформы и подготовиться к полноценному использованию.

Количество респондентов в тестовой группе должно составлять не более 10% от общего числа сотрудников, но не менее 5 и не более 50 человек.

Нажимая на кнопку «Запросить демо», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Политика конфиденциальности