Вы уже потратили:
0 руб.

Как руководителю быть услышанным сотрудником. 8 советов по улучшению коммуникаций

Happy Job
25 сентября, 2020

Встреча 1-to-1 – важный инструмент развития персонала. С его помощью сотрудники получают обратную связь о работе и напутствия относительно профессионального роста. Чтобы персональная встреча принесла максимальный эффект, руководитель должен быть услышан и понят подчинённым. В этой статье мы поговорим о том, как это сделать.

 

Говорите за себя

Во время проведения встречи 1-to-1 руководителю следует помнить, что он транслирует сотруднику своё личное мнение, а не мнение коллектива или чьё бы то ни было. Поэтому важно говорить от себя, используя местоимение «я».

 

Хороший вариант: «Вчера на совещании ты прервал Константина. Мне пришлось задержаться после встречи и задать ему уточняющие вопросы, чтобы понять, в чём заключалась его мысль. В итоге я потерял время, а все остальные не услышали мнение коллеги».

Плохой вариант: «Когда ты прервал Константина на совещании, все присутствующие почувствовали себя неловко и так и не смогли услышать до конца мысль коллеги».

 

Желание говорить обезличено понятно – так можно отстраниться от высказанного мнения. Особенно если оно негативное и неприятно собеседнику. Тем не менее, задача руководителя давать сотруднику обратную связь, какой бы она не была, выражая собственное мнение.

Если чувствуете себя неудобно или неловко, критикуя подчинённого, воспользуйтесь таким советом: заранее дома напишите мнение, которое собираетесь озвучить, и несколько раз перед зеркалом зачитайте. Так, на встрече, произнося заготовку, вы почувствуете себя увереннее.

Фокусируйтесь на действии, а не на человеке

Будет трудно добиться от сотрудника желаемого, если критиковать его, а не его поступки. Фраза «Ты – безответственный!» лишь расстроит подчинённого и заставит его опустить руки. Ещё хуже – указать на недостаток сотрудника, который по разным причинам он не может устранить: «У тебя отвратительная дикция! Во время твоих выступлений на совещании ничего не разобрать». Такая обратная связь лишь озлобит подчинённого, но не приблизит к решению проблемы.

Руководитель должен критиковать конкретные поступки подчинённого: «Ты несколько раз допускал ошибки при оформлении отчётов. Давай поговорим о том, почему это происходит и как впредь избежать таких промахов». Обращаем внимание: указывая на недочёты в поведении, не используйте обобщений вроде «всегда», «никогда», «каждый раз». Иначе польза от обратной связи устремится к нулю.

Давайте слово сотруднику

Важно помнить, что встреча 1-to-1 – это диалог, а не монолог. Поэтому есть ряд правил. Первое – делайте паузы. Таким образом, сотрудник сможет «вставить слово»: уточнить, возразить, согласиться. Не стоит бояться тишины во время встречи. Перерыв даст возможность вам и собеседнику обдумать сказанное.

Второе правило – задавайте вопросы. Если вы закончили говорить, а подчинённый молчит, спросите, всё ли ему понятно, есть ли вопросы и другое. Включайте его в диалог.

 

Если во время персональной встречи руководитель постоянно говорит, а сотрудник молча кивает – это фиаско. Подчинённый не услышал и не понял того, что ему хотят донести.

Показывайте, что вы чего-то не знаете

Роль «всезнайки» у менеджера не принесёт пользы никому – ни её обладателю, ни подчинённым. Сотрудники будут бояться высказывать своё мнение, предлагать идеи, а руководитель недополучит важную информацию.

Совет руководителям: говорите подчинённым о том, что чего-то не знаете. Это сделает вас «уязвимым» и поможет сотрудникам наладить с вами общение. Используйте вопросы:

 

«Как ты думаешь, почему так произошло?»,

«Как бы ты решил эту задачу?»

или

«Какие изменения требуются этому процессу?».

Создавайте привычку общаться

Последнее, что должен делать руководитель, – это отгораживаться от своей команды. Будьте предельно открыты обратной связи и приучайте сотрудников её давать.

Что для этого можно сделать:

  1. Создать традицию раз в неделю вместе с командой завтракать или обедать и в неформальной обстановке обсуждать текущие проекты.
  2. На совещании давать слово каждому сотруднику. Так у подчинённых выработается привычка внимательно слушать коллег и участвовать в обсуждениях.
  3. Проводить встречи 1-to-1 с сотрудниками в одно и то же время раз в неделю. К этому дню подчинённые будут готовиться заранее, анализируя свою работу, формулируя вопросы и прочее.
  4. Предоставить сотрудникам анонимный канал для сбора предложений. Это может быть ящик в общем зале. Полученные таким образом мнения разбирать на совещаниях.

Будьте здесь и сейчас

Распространённая ошибка руководителей – давать обратную связь в перерывах между делами, отвлекаясь на телефонные звонки или уведомления в почте и мессенджерах. Такой подход к персональной встрече будет скорее вредить – ведь руководитель всем своим видом показывает пренебрежение сотрудником и его развитием. Поэтому на время встречи следует закрыть вкладки на компьютере, убрать телефон и полностью быть «в разговоре». Так вы наладите отношения с подчинённым и не упустите ничего важного в процессе общения.

 

Попробуйте повторить за сотрудником сказанное. Этот приём продемонстрирует ему, что вы внимательно его слушали.

Следите за языком тела

Не стоит недооценивать невербальное общение. Есть базовые вещи, которые считывают практически все люди:

 

Жест

Значение

Демонстрация ладоней

Движения говорят об искренности и открытости собеседника.

Рука поддерживает голову

Такой жест можно истолковать как скуку. Если второй рукой человек постукивает по поверхности стола, значит, нервничает.

Перекрещивание рук

Используя этот жест, люди пытаются дистанцироваться от собеседника.

«Беспокойные» руки

Если собеседник не знает, куда деть руки, вертит ручку или барабанит по столу, значит, он сильно нервничает.

Сидение на краю, руки на коленях

Это может говорить о том, что собеседник готов закончить встречу и уйти.

Делайте встречи 1-to-1 персонализированными

Обращайте внимание на то, какой формат общения предпочитают сотрудники, и подстраивайтесь под него. Возможно, какому-то подчинённому будет легче раскрыться или выслушать критику в неформальной обстановке – в столовой или зоне отдыха. Некоторым людям удобнее общаться в движении. Приглашайте таких сотрудников на прогулку в обед для обсуждения текущих проектов.

Такие мелочи показывают отношение руководителя к сотрудникам. А также помогают последним полностью посвятить себя разговору, не отвлекаясь на мешающие или раздражающие факторы.

Об авторе

Happy Job

Международная команда экспертов платформы

Вам может понравиться

Как успешно внедрить изменения в компании. Советы и чек-лист
По статистике в компании приживается лишь пятая часть внедрённых изменений. По этой причине в большинстве случаев бизнес не достигает поставленных перед преобразованием целей. Разберёмся, почему так происходит.
Как рабочее место влияет на продуктивность сотрудников. 5 фактов
Под современным офисом часто понимают красивый интерьер, в то время как должны – удобное пространство для работы. Поговорим о том, как рабочее место помогает (или мешает) персоналу продуктивно трудиться.
Почему в компаниях так мало хороших менеджеров. Вредные установки, отсутствие обучения и устаревшая система продвижения
Большинство современных менеджеров не справляются с задачей развития персонала. Виновата в этом система карьерного продвижения в компании и вредные установки.
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд