Опрос сотрудников — эффективный инструмент сбора обратной связи. С его помощью руководители и HR -специалисты оценивают потребности персонала, взаимоотношения в коллективе, реакции на изменения и т.д. Когда опросы в компании становятся востребованным рабочим инструментом, возникает необходимость в их автоматизации. Как правило, первой в голову приходит покупка онлайн-конструктора. Конструктор опросов — это сервис для составления опросника и рассылки приглашений респондентам. Конструктор опросов позволяет каждому желающему — руководителю или HR-специалисту, быстро и легко собрать обратную связь от сотрудников по интересующему вопросу. Так ли удобно это на самом деле? Рассмотрим, как будет выглядеть опрос сотрудников, если используется конструктор опросов.
Мы подготовили буклет, где описали возможные подводные камни при использовании онлайн-конструкторов для организации опросов сотрудников.
С помощью конструкторов опросов трудно проводить системные исследования
После покупки конструктора опросов в компании, как правило, кратно увеличивается количество проводимых исследований: руководители и HR-специалисты собирают обратную связь от персонала по десяткам различных (разумеется, важных) вопросов. Многочисленные опросы сотрудников агрегируют огромное количество данных. Проблема заключается в том, что такие данные не пригодны для анализа:
- Единожды проведённый опрос сотрудников не даст информации о динамике исследуемого явления.
- Локально проводимые корпоративные опросы не позволят сравнить результаты между подразделениями. Отсутствие внутренних бенчмарок исключает, в свою очередь, возможность нахождения причин низких показателей, удачных практик и т.д.
- Авторский опросник не позволит использовать внешние бенчмарки.
Результатом бессистемного использования опросов сотрудников станут хаос в HR-аналитике и напрасно потраченные ресурсы компании.
Без навыка организации опросов сотрудников можно собрать недостоверные данные
Конструктор опросов превращает любого желающего — руководителя или HR-специалиста, в составителя опросника. Казалось бы, что сложного в определении темы и написании под неё некоторого количества вопросов? На самом деле на успех опроса сотрудников влияет множество факторов, большую часть из которых по силу учесть лишь опытному организатору исследований. Например, на результатах негативно скажется отсутствие конфиденциальности участия, встречающиеся в вопросах или ответах сленговые слова и сложные речевые обороты или часто повторяющиеся открытые вопросы. Содержание опросника и его подача напрямую связаны с критериями успеха корпоративного исследования:
- процентом участия,
- честностью респондентов.
Неумело организованный опрос сотрудников может привести к тому, что часть персонала не станет участвовать в опросе, часть — бросит заполнение на середине, а полученные в результате исследования ответы будут «социально приемлемыми». Иными словами, те, кто всё-таки пройдут опрос, ответят максимально обтекаемо, чтобы не обидеть руководителя и не нажить проблем на работе.
Что нужно помнить, составляя опрос для сотрудников с помощью конструктора опросов:
- Формулируйте вопросы и ответы к ним максимально просто. Вычищайте причастные и деепричастные обороты, разбивайте длинные предложения на несколько коротких, заменяйте отглагольные существительные глаголами.
- Не используйте сленга и терминов без пояснений. Незнакомые слова в опроснике могут побудить бросить прохождение опроса или отвечать бездумно.
- Не делайте корпоративный опрос длинным — максимум 10 вопросов. Также размещайте на экране за раз не больше двух вопросов и демонстрируйте прогресс в заполнении. Эти меры позволят снизить процент прервавших участие респондентов.
- Используйте разные типы вопросов. Чередование открытых, закрытых, вариативных, шкальных и других вопросов сделает опрос интересным для респондентов. Но ограничивайте количество открытых вопросов — не больше двух на опрос.
- Добавляйте в вопросы или ответы к ним иллюстрации, раскрывающие суть написанного. Чтобы изображения помогали быстрее понять смысл вопроса или ответов, используйте ментальные конструкции. Ментальные конструкции — это устоявшиеся ассоциации, например, лампочка в значении «идея» или молния как «опасность».
Больше о том, как правильно составлять опросники, читайте в статье «Как сделать опрос максимально понятным для респондентов. 4 совета».
Уход ответственного за опросы сотрудника приведёт к невозможности продолжать исследование
При использовании конструктора опросов методология исследования разрабатывается HR-специалистом или руководителем. Если данный специалист — носитель знания о технологии проводимых опросов и анализе получаемых с их помощью данных — уволится, компания может столкнуться с невозможностью продолжать исследование в том же формате и потеряет всю накопленную аналитику. Не факт, что новый сотрудник разберётся в тонкостях авторской методологии.
Отсутствие контроля над проводимыми в компании опросами сотрудников нанесёт урон по корпоративной культуре
Опрос сотрудников — разновидность внутренних коммуникаций в компании. Соответственно, к нему предъявляются те же требования, что и к внутрикому: этичность, следование принятым в компании правилам делового общения и tone of voice. Руководители, бесконтрольно создающие опросы для сотрудников, могут намеренно или по незнанию нарушать эти правила и тем самым наносить урон по корпоративной культуре, которая выстраивалась годами. Например, допускать в вопросах или вариантах ответов на них бестактность, грубость, отступать от принятого в компании ToV и т.д. Результатом станут обиды сотрудников и закономерное снижение у них лояльности.
Частые опросы сотрудников станут дополнительной нагрузкой для HR-специалистов и линейных менеджеров
Как правило, при покупке конструктора опросов предполагается, что руководители будут его активными пользователями. К сожалению, пропадают из виду два нюанса:
- Организация опроса сотрудников требует времени (и тем больше — чем меньше опыта в этой сфере).
- У руководителей мало или нет свободного времени на изучение вопроса и организацию исследований.
В результате менеджеры либо обращаются за помощью к HR-специалистам, либо делегируют задачу своим подчинённым. Как в первом, так и во втором случае это ведёт к возрастанию нагрузки на сотрудников HR-службы и подразделений.
Готовая методика, правильная подача опроса сотрудников, автоматизация — у специализированных платформ
Специализированная платформа — SaaS-решение, где сочетаются методология исследования и удобная IT-инфраструктура для проведения опроса сотрудников и последующего анализа результатов.
В отличие от конструктора опросов такая платформа предлагает весь необходимый для корпоративного исследования функционал:
- Проверенную методику исследования — вовлечённости, удовлетворённости, лояльности, качества внутреннего сервиса и т.д.
- Подходящую подачу опроса сотрудников — анонимность для респондентов, выверенные формулировки вопросов и ответов, иллюстрации, элементы геймификации и т.д.
- Полную автоматизацию процесса — ссылки на участие высылаются респондентам с выбранной частотой.
- Систему прав доступа для HR-специалистов и руководителей.
- Доступность результатов исследования по удобным категориям / метрикам в режиме реального времени.
- Встроенный контент-анализ для обработки ответов на открытые вопросы, комментариев и т.д.
- Возможность быстро формировать отчёты по различным фильтрам.
- Встроенные профессиональные рекомендации по улучшению показателей.
- Возможность работать с внутренними бенчмарками — сравнивать результаты подразделений.
- Базу внешних бенчмарок для сравнения результатов исследования с результатами компаний из той же отрасли.
- PR-поддержку исследования — готовые брендированные коммуникационные материалы для популяризации опроса сотрудников, повышения доверия к нему среди персонала.
Пример организации опросов сотрудников с помощью специализированной платформы можно увидеть на видео ниже:
Самостоятельная организация корпоративных исследований с помощью конструктора опросов имеет много недостатков — для разработки методологии требуются специфические знания; бессистемные исследования не позволят собрать пригодные для аналитики данные; без контроля компанию могут захлестнуть плохо продуманные опросы, далёкие от норм делового этикета и tone of voice. Наконец, уход из организации человека, ответственного за проведение опросов, может привести к невозможности продолжать исследования — компании придётся начинать с нуля. Всех этих подводных камней можно избежать, используя специализированную платформу с готовой методологией.
Больше о конструкторах опросов можно узнать из других наших материалов:
- «9 причин, почему онлайн-конструкторы не подходят для внутрикорпоративных опросов» — сравнительный анализ возможностей конструктора опросов и специализированной платформы.
- «Сколько стоит провести опрос в компании своими силами» — наши данные о стоимости опроса сотрудников, организованного с помощью конструктора опросов.
