Бизнес всегда реагирует на события, происходящие в экономике и обществе. Одним из самых больших вызовов последних лет стала эпидемия коронавируса, изменившая бизнес-деятельность тысяч организаций. Вслед за компаниями меняется и офисное пространство.
Очень гибкий офис
Один из факторов, оказавших существенное влияние на вид современных офисов, – активный переход сотрудников на работу из дома. На начало 2019 года в офисах работало 84% сотрудников, а 16% – удалённо, выяснил в ходе исследования «Мегаплан». Ещё два года назад количество удалёнщиков не превышало и 5%. Тенденция налицо.
В 2020-м переход на удалёнку получил ещё один сильный стимул. Эпидемия коронавируса заставила бизнес буквально разгонять сотрудников по домам. По некоторым оценкам, во время карантина удалённо будут работать до 80% россиян.
Конечно, после эпидемии большая часть сотрудников вернётся в офисы, однако этот опыт сильно повлияет на компании. Руководители больше не будут настаивать на «только офисе» и станут предлагать варианты частичного посещения. Особенно на фоне поменявшихся требований соискателей: по данным Flexjobs.com большинство специалистов (80%) из двух схожих предложений выбирают то, где есть опция гибкого графика и локации.
Как это влияет на офисное пространство? В среднем, каждый день на рабочих местах отсутствует до 10% сотрудников: часть из них в командировке, часть на больничном, часть работает из дома, следует из исследования компаний ILM и Fort Project. Чтобы зря не содержать пустые рабочие места, компании по всему миру организуют гибкие офисы.
Гибкий офис представляет собой усовершенствованный формат открытого пространства или open space. Отличие – часть рабочих мест ни за кем не закреплена. Сотрудники, бывающие в офисе не часто, могут использовать их, когда приходят. Разумеется, таких мест меньше, чем работающих время от времени в офисе сотрудников. За счёт разницы экономятся деньги на компьютеры и офисную мебель, оптимальнее расходуется площадь офиса.
Часто зону с незакреплёнными местами (попросту говоря, площадь с оборудованными «общественными» рабочими столами) заменяют многофункциональной зоной. То есть ставят мягкую мебель, столы, ноутбуки для работы. В таких зонах можно отдохнуть, провести переговоры или летучку. В свою очередь, за минуту многофункциональная зона превращается в несколько рабочих мест.
На сегодняшний день, по подсчётам ILM и Fort Project, 17% российских компаний следуют «заветам» гибкого офиса.
Без шума
Формат открытых пространств позволяет существенно экономить на площади, необходимой для рассадки большого количества сотрудников. Однако это достоинство с лихвой перекрывается минусами. Множество исследований доказали, что работники, вынужденные постоянно находиться на виду у десятка коллег, значительно теряют в продуктивности. Ещё один недостаток формата открытых пространств – постоянный шум. Специалистам приходится прикладывать немало усилий, чтобы просто сконцентрироваться на рабочей задаче. Помимо этого пандемия внесла свои коррективы – отсутствие перегородок стало потенциально опасным во время эпидемии любых сезонных инфекционных заболеваний.
Гибкий офис, как более совершенный формат open space, использует современные технологии, чтобы устранить эти недостатки.
Полное отсутствие перегородок или хотя бы условных барьеров в офисе снижает работоспособность в среднем на треть.
Акустические элементы
Сегодня в офисах активно используются различные шумопоглощающие элементы. В первую очередь, это специальные перегородки и шторы, «впитывающие» часть шума. На них приходится 25% и 11% соответственно. Также четверть офисов оснащена акустическими потолочными панелями. Шумопоглощающее напольное покрытие при этом пользуется не очень большой популярностью – их устанавливают не больше 4% компаний. Многофукнциональные зоны в каждом пятом офисе оснащены акустическими диванами – мебелью с высокой спинкой, затрудняющей распространение звуковых волн. Например, в офисе «Альфа-Лаборатории» используются акустические пуфы и панели. Они гасят звук в помещении.
Как в офисах спасаются от шума:
- 25% компаний используют акустические потолочные панели и панно;
- 25% также выбирают шумопоглощающие перегородки для переговорных зон;
- 21% использует акустические кабины и диваны;
- 11% вешают в офисах акустические шторы;
- 4% устанавливают шумопоглощающее напольное покрытие.
Исследование компаний ILM и Fort Project
Маскировка шума
Ещё одно популярное решение для минимизации дискомфорта от разговоров в офисе с открытой планировкой - установка систем маскировки шума. Это устройства, распространяющие звуки, наподобие «белого шума». Через некоторое время человеческое ухо перестаёт их воспринимать. При этом звук делает речь коллег менее разборчивой. Таким образом, дискомфорт от разговоров становится существенно меньше. Подобные системы установлены в каждом седьмом офисе в России, говорят данные из исследования ILM и Fort Project.
Следим за здоровьем
Ещё один тренд последних лет – компании берут на себя ответственность за здоровье сотрудников. Например, набирает популярность отслеживание показателя уровня заболеваемости персонала или Illness Rate. (В России его отслеживают в каждой четвёртой компании, посчитали в Hays.) Также компании ставят в офисах вендинговые автоматы только с полезной пищей. В 2018 году среди московских офисов была мода на аппараты с сэндвичами, сырниками, салатами и десертами.
Большинство компаний стараются предлагать сотрудникам фрукты вместо привычных «печенек». Также наблюдается мода на замену кофе кислородными коктейлями.
Как офисное пространство меняется вместе с фокусировкой на здоровье сотрудников? На территории офисов появляются кабинеты врачей, в том числе психологов. В России медпомощь вблизи рабочего места можно получить только в 8% компаний. Хотя распространение коронавируса подстегнуло распространение этой практики – многие компании взяли в штат медика.
Ещё одно следствие увлечённостью «здоровьем» – рост средней площади рекреационной зоны на сотрудника. Если несколько лет назад этот показатель составлял полметра, то сегодня – 1 метр, говорится в исследовании ILM и Fort Project. (Зачастую, зоны для восстановления увеличиваются за счёт введения в меньшем количестве незакреплённых рабочих мест вместо закреплённых.) В первую очередь, эти площади используются для организации кухонь и кофе-поинтов. Реже – под спортивные залы. До 7% российских компаний имеют на территории своих офисов помещения для занятий йогой, боксом и другими физическими активностями.
Необходимость размяться признают в каждой второй компании. Часто в офисах используются эффективные, но при этом недорогие и компактные снаряды – дартс, шведская стенка, настольный хоккей и другие.
Велика вероятность, что разразившаяся в мире пандемия коронавируса станет драйвером для направления под общим названием «Здоровье сотрудника». Компании будут активно предлагать опции, связанные со здоровым образом жизни и медицинским обслуживанием.
Где отдыхают сотрудники российских компаний:
- 72% компаний оборудуют зоны отдыха с мягкой мебелью;
- 18% организуют лаунжи;
- 10% компаний делают на территории своих офисов творческие пространства – гитарные комнаты, библиотеки, галереи и прочее.
Исследование ILM и Fort Project
Интерактивный мир
Сегодня ни один мозговой штурм, ни одно совещание и уж тем более переговоры не обходятся без наглядных таблиц, графиков и других средств визуализации. Умение сделать эффектную презентацию стало базовым для большинства специалистов. На этот вызов отвечает и офисное пространство. Современный офис изобилует поверхностями для демонстрации информации. И здесь также есть свои тренды. Например, в моде мультимедийные и грифельные стены. Первые представляют собой огромный экран, на который можно вывести изображение или видео с компьютера. Вторые – доску для записей мелом. Грифельные стены пришли на смену менее экологичным и практичным магнитным доскам – флипчартам. Использование именно «стены» для записей или демонстрации обусловлено, в первую очередь, практичностью – так можно экономить офисное пространство.
Зачем это нужно
Одной из самых значимых причин стресса на работе 17% россиян называют сам офис, говорится в исследовании международного кадрового агентства Hays. Основные претензии обращены к освещению, посторонним шумам, некачественной вентиляции и прочим недостаткам помещения. При этом удовлетворённость рабочим местом – важное условие высокой лояльности сотрудника.
Впрочем, «запустив» офис, можно столкнуться с проблемами посерьёзнее снизившейся мотивации. Исследование Happy Job выявило интересную закономерность: недовольство рабочим местом коррелирует с желанием покинуть компанию. Чтобы не растерять ценные кадры, следует уделить внимание условиям, в которых они работают.
