Конец года — лучшее время, чтобы собраться с командой, вспомнить успехи и неудачи, проанализировать ошибки, сделать выводы, а также поставить цели на следующие 12 месяцев. В материале разбираем, как провести ретроспективный обзор года с пользой для всей компании.
Что такое ретроспектива
Ретроспектива — это периодические встречи команды, которые дают сотрудникам возможность обменяться мнениями о рабочих проектах и согласовать действия с общей миссией компании. Она помогает осмыслить прошлый опыт, выявить области для улучшения и генерировать идеи для развития.
Изначально этот инструмент был частью методологии Agile, но затем стал применяться для любой команды или рабочей группы, независимо от их подхода к управлению проектами.
Зачем проводить ретроспективу года
Годовая ретроспектива необходима для успешного планирования. Члены команды могут поразмышлять о победах и неудачах и понять, какие подходы оказались эффективные и их можно использовать в дальнейшем, а какие нет.
Многие команды сразу приступают к планированию и не тратят время на рефлексию. Из-за этого они рискуют повторно совершать ошибки и сталкиваться с одними и теми же проблемами.
Проведение ретроспективы позволяет:
- собрать обратную связь от сотрудников об условиях труда, корпоративной культуре и системе мотивации;
- выявить слабые места в рабочих процессах и разработать меры для их улучшения;
- получить данные для стратегического планирования и постановки реалистичных целей;
- изучить проблемы, с которыми компания столкнулась в прошедшем году;
- определить, насколько эффективно были распределены ресурсы (финансовые, человеческие и технические);
- учиться на ошибках и использовать опыт для дальнейшего развития;
- показать сотрудникам, что руководству важно их мнение.
Что нужно для проведения ретроспективы
- Доска со стикерами. Традиционно для ретроспективного обзора сотрудники собираются в переговорной и используют маркерную доску, флипчарты и стикеры. Но в гибридных и удаленных командах применяются цифровые доски с возможностью редактирования в реальном времени. Это позволяет всем участникам быть включенными в процесс.
- Фасилитатор. Ведущий нужен для того, чтобы направлять обсуждение, следить за тем, чтобы каждый желающий высказался и был услышан, а также зафиксировать договоренности. В Scrum-командах в роли фасилитатора выступает Scrum-мастер, а в других командах — руководитель подразделения или менеджер проекта.
- Психологическая безопасность. Важно, чтобы ретроспектива проходила в атмосфере взаимного уважения. Тогда участники будут честно высказывать мнение и не бояться критики и осуждений. Если вы впервые проводите обсуждение в таком формате, сотрудники скорее всего не будут на 100% откровенны, и это нормально. Чем больше подобных встреч вы проведете, тем легче будет команде обмениваться честной обратной связью.
- Формат. Ретроспективный обзор можно проводить в различных техниках в зависимости от целей и предпочтений команды. Вот несколько вариантов:
- Start, Stop, Continue (Старт, Стоп, Продолжение) — направлена на эффективное распределение ресурсов. Во время ретроспективы сотрудники решают, над какими проектами начинается работа, а над какими продолжается или прекращается.
- What Went Well (Что пошло хорошо) — техника для составления action-плана и разработки стратегии улучшений.
- 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed for) — участники обсуждают, что понравилось, чему научились в этом году, чего не хватало, чего хотелось бы в следующем.
- Mad, Sad, Glad (Злость, Грусть, Удовлетворение) — позволят оценить психологическое состояние участников. Каждый из них рассказывает, какие события за прошедший год вызвали у них злость, грусть или удовлетворение.
Этапы проведения ретроспективы года
Подготовка
Соберите информацию о результатах прошедшего года (отчеты, статистику продаж и т. д.) и заранее предоставьте ее участникам ретроспективы. После получения результатов посмотрите, какие показатели улучшились, а какие ухудшились по сравнению с предыдущим годом. Определите основные тренды и закономерности.
Также помните о том, что не каждый человек готов открыто выразить мнение перед всей командой, поэтому эффективнее будет заранее собрать обратную связь от сотрудников. Удобнее всего это сделать с помощью анонимного пульс-опроса на платформе Happy Job. Он содержит всего 5-10 вопросов, а его прохождение занимает не более 1-2 минут. В пульс-опросе вы можете сфокусироваться на конкретных аспектах рабочей среды, например, отношении персонала к руководству, качестве обратной связи, удовлетворенности льготами и т. д.
- Подготовьте переговорную — заранее позаботьтесь о наличии стикеров, маркеров и других вещей, которые могут понадобиться во время встречи. Если вы проводите ретроспективу в онлайн-формате, выберите платформу для совместного использования цифрой доски.
- Пригласите участников. Необязательно звать всю команду, достаточно будет присутствия основных стейкхолдеров, а также фасилитатора (руководителя или менеджера проекта), который направит обсуждение и зафиксирует итоговые договоренности.
Пример вопросов в пульс-опросе Happy Job
Начало ретроспективы
Начните встречу с объяснения основных правил, которым должна следовать команда. Подчеркните важность открытого общения, активного слушания и уважительного поведения. Напомните, что все собрались не для того, чтобы обвинять друг друга в неудачах, а совместно проанализировать, что пошло не так и как не допустить этого в будущем. Цель ретроспективы — найти новые решения, утвердить план действий и назначить ответственных сотрудников.
Ревью года
Обсудите ключевые события, достижения и промахи, которые произошли за год. Выпишите и закрепите их на доске, чтобы они были перед глазами на протяжении всей ретроспективы. Определите важные моменты, влияющие на ход работы компании. Поощряйте всех участвовать в обсуждении и избегайте поспешных выводов или выражения несогласия. Подумайте, что можно извлечь из прошлого опыта для улучшения производительности и качества.
К концу этого этапа у вас должны быть ответы на вопросы:
- Чего мы достигли?
- Что пошло не так, как планировалось?
- Как можно действовать эффективнее в следующем году?
Обсуждение дальнейших шагов
Проведите мозговой штурм для формулировки конкретных рекомендаций и предложений, которые могут улучшить рабочие показатели в следующем году. Выслушайте каждого участника. Сгруппируйте похожие или повторяющиеся решения и проголосуйте, чтобы определить их приоритетность.
Завершение ретроспективы
Зафиксируйте идеи и предложения, которые были определены в ходе встречи. Попросите членов команды следить за выполнением своих обязательств. Поблагодарите всех за участие и напомните, что цель ретроспективного обзора — улучшение будущих проектов и рабочих процессов.
Резюме
Ретроспектива года — это полезный инструмент для подведения итогов работы, анализа ошибок и достижений, а также эффективного планирования следующего года. Чтобы встреча прошла с пользой для всей команды, необходимо заранее подготовить все отчетные материалы, назначить фасилитатора, обеспечить комфортную атмосферу для обмена идеями и определиться со структурой обсуждения. Получить обратную связь от сотрудников тоже можно заблаговременно с помощью анонимного опроса, а затем использовать полученные данные во время встречи.
