Вы поставили сотруднику задачу — кажется, все должно быть понятно. Вот только в день дедлайна выясняется, что человек неправильно интерпретировал ваши слова, что-то домыслил и сделал все совсем не так, как вы ожидали. Итог — лишние нервы и дополнительная трата времени на переделывание работы. Чтобы избежать этого и сразу направить усилия команды в правильное русло, для постановки задач лучше всего использовать одну из специальных методик. О пяти популярных рассказываем в статье.
Способ SMART
Метод SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound) разработал эксперт в области стратегического планирования Джордж Т. Доран. Сначала этот метод использовался для постановки целей, а затем и задач.
Допустим, нам надо увеличить трафик на корпоративный блог. Вот как будет сформулирована задача по SMART: Увеличить количество уникальных посетителей корпоративного блога на 15% за три месяца (с 1 июля по 30 сентября) путем улучшения SEO, регулярного обновления контента и его продвижения через социальные сети.
Эта задача:
- Конкретная — увеличить количество уникальных посетителей;
- Измеримая — рост трафика на 15% за три месяца;
- Достижимая — имеющиеся ресурсы для создания и продвижения контента позволяют увеличить трафик;
- Актуальная — увеличение посещаемости блога повысит узнаваемость бренда и будет способствовать генерации лидов, что соответствует маркетинговой стратегии компании;
- Ограничена во времени — три месяца начиная с 1 июля и до 30 сентября.
Узнать мнение
сотрудников
Способ CLEAR
Альтернатива методу SMART — метод CLEAR. Его предложил Адам Крик, канадский бизнес-тренер, в прошлом олимпийский чемпион по гребле (а спортсмены знают толк в постановке целей и задач). CLEAR отличается от SMART тем, что с его помощью можно ставить более гибкие задачи и при необходимости корректировать их.
Аббревиатура содержит следующие характеристики задачи:
- Collaborative — командная;
- Limited — ограниченная;
- Emotional — эмоциональная;
- Appreciable — пошаговая;
- Refinable — корректируемая.
Пример формулировки задачи по методу CLEAR: Увеличить продажи нового продукта на 20% за квартал. Разберем каждую ее составляющую.
- Командная — в обсуждение и утверждение задачи вовлечены все ключевые участники (руководство, отдел продаж, маркетологи).
- Ограниченная — задача ограничена конкретной целью (увеличение продаж нового продукта на 20%) и сроком выполнения (один квартал).
- Эмоциональная — члены команды понимают, что успешное выполнение задачи повысит прибыль компании, а они получат бонусы или даже продвижение по карьерной лестнице. Это повышает их вовлеченность и мотивацию.
-
Пошаговая — задачу можно разбить на подзадачи:
- Обучение сотрудников особенностям нового продукта.
- Разработка и внедрение скриптов продаж.
- Презентация продукта для ключевых клиентов.
- Запуск рекламной кампании для привлечения новых клиентов.
- Анализ результатов продаж и корректировка стратегии.
- Корректируемая — в ходе выполнения задачи команда может вносить изменения в зависимости от обстоятельств. Например, если окажется, что определенный канал рекламы приносит больше клиентов, фокус сместится на него.
Способ FAST
Метод FAST разработали в Массачусетском технологическом институте (MIT). В отличие от SMART, который ориентирован на краткосрочные задачи и индивидуальную работу, FAST подходит для постановки командных и амбициозных задач.
Задача по FAST должна быть:
- Frequently discussed (постоянно обсуждаемая) — регулярные обсуждения задачи помогают команде сохранять фокус и мотивацию, отслеживать прогресс и обмениваться обратной связью.
- Ambitious (амбициозная) — амбициозная задача побуждает сотрудников прилагать дополнительные усилия для ее выполнения.
- Specific (конкретная) — четко сформулированная задача проясняет ожидания компании и руководителя от каждого члена команды.
- Transparent (прозрачная) — критерии выполнения задачи должны быть простыми и понятными, а каждый специалист должен иметь возможность оценить свой вклад в проект.
Способ HD-RW-RM
Еще один метод, напоминающий SMART, но более универсальный. Разница в том, что в аббревиатуре HD-RW-RM вместо критериев задачи заключены алгоритмы ее выполнения:
- Header (заголовок) — отвечаем на вопрос «что нужно сделать?».
- Description (характеристика) — описываем задачу со всеми нюансами.
- Result (результат) — определяем четкие критерии успеха выполненной задачи.
- Way (путь) — указываем, с чего начать работу, задаем направление, в промежутках согласовываем дальнейший план действий.
- Redline (время и приоритет) — определяем степень важности задачи и срок ее выполнения с запасом, чтобы иметь возможность что-либо исправить.
- Motivation (мотивация) — отвечаем на вопрос «для чего это нужно?», описываем выгоду для всех заинтересованных сторон.
Способ TOTE
Метод TOTE обычно используется для постановки задач программистам, но не менее эффективен и в отношении других специалистов. Его особенно удобно применять при обучении новых сотрудников — он помогает лучше понять задачу, структурировать знания и действовать по готовому алгоритму.
Аббревиатура TOTE означает последовательность действий для выполнения задачи:
- Test1 (тестирование 1): На первом этапе ставим цель и определяем критерии успеха.
- Operate (действие): Думаем, какие конкретно действия требуются для достижения цели.
- Test2 (тестирование 2): Проверяем, не упущен ли какой-нибудь этап работы.
- Exit (выход): Если цель достигнута, завершаем процесс и считаем задачу выполненной. Если нет, то повторяем цикл и осуществляем дополнительные действия для достижения результата.
Как оценить, понятны ли сотрудникам поставленные задачи
От того, насколько четко и понятно руководитель сформулировал задачу, зависит конечный результат. Кроме того, это влияет на вовлеченность и удовлетворенность сотрудников: если им приходится постоянно додумывать, что же имелось в виду, а также по несколько раз переделывать работу из-за недопониманий, уровень их мотивации и удовлетворенности закономерно падает.
Считают ли ваши сотрудники задачи понятными и выполнимыми? Это легко узнать с помощью анонимного опроса вовлеченности на онлайн-платформе Happy Job — на существующие проблемы укажут метрики «Руководитель», «Стратегия», «Изменения».
Метрики «Руководитель», «Стратегия», «Изменения» на платформе Happy Job
Однако важно не просто провести исследование, но и принять меры на основе его результатов — только так можно изменить ситуацию в компании в лучшую сторону и заслужить доверие персонала. Не знаете, с чего начать? В обновленном плане работ Happy Job уже прописаны все необходимые действия для повышения показателей каждой метрики.
В плане работ вы можете:
- ставить задачи на основе комментариев сотрудников;
- делегировать задачи другим руководителям;
- создавать подзадачи;
- прикреплять файлы во всех основных форматах;
- получать уведомления о ходе работ, чтобы всегда держать руку на пульсе;
- и много чего другого.
С планом работ проще выявить конкретные проблемы компании, понять приоритеты в работе с вовлеченностью персонала, ставить задачи и контролировать их выполнение.
Резюме
Для правильной постановки задач нужно придерживаться определенного метода. Самый популярный пример — SMART. Однако он далеко не единственный — существуют не менее (а в некоторых случаях даже более) эффективные способы постановки задач: CLEAR, FAST, HD-RW-RM, TOTE. Следование их принципам позволит повысить результативность, наладить внутренние процессы, а также отношения с подчиненными.
