Принципы и инструменты эффективного совещания

У рабочих совещаний плохая репутация: сотрудники считают их пустой тратой времени. Никто не хочет сидеть на встрече, которая могла бы быть перепиской в почте, или слушать, как все время говорит один человек. В этой статье расскажем, как поменять отношение команды к рабочим собраниям, сделать их эффективными и полезными для всех участников, какие принципы нужно учесть и какие инструменты в этом помогут.

Значение эффективных совещаний

Роль в принятии стратегических решений

Рабочие совещания — пространство для обмена идеями, анализа данных и коллективного обсуждения важных вопросов. От их результатов зависит эффективность выполнения задач, выстраивание приоритетов и достижение поставленных целей. Продуктивные встречи способствуют выработке общего видения и действенной стратегии.

Укрепление сотрудничества

В процессе обсуждения задач и принятия решений специалисты могут лучше понять точки зрения друг друга, а также разрешить возможные конфликты и разногласия. Когда каждый член команды активно участвует в обсуждении и вносит предложения, возникает чувство взаимной ответственности и сотрудничества. Поэтому грамотно организованные собрания способствуют лучшему пониманию целей и задач.

Измеримые выгоды от оптимизации совещаний

Многие руководители до сих пор не научились эффективно проводить совещания, в то время как за последние 50 лет их частота и продолжительность увеличились до 23 часов в неделю по сравнению с 10 часами в 1960-е годы (исследование HBR). Каждая минута бесполезного собрания наносит вред личной продуктивности. Частые встречи мешают сосредоточиться на задачах, поэтому люди приходят на работу раньше, задерживаются допоздна или работают в выходные.

Что дает системный подход к организации совещаний:

• экономию времени участников;
• снижение затрат;
• улучшение качества принимаемых решений;
• повышение вовлеченности команды;
• повышение общей производительности организации.

Принципы эффективных совещаний

Определение целей и повестки встречи

Часто деловые встречи назначаются без необходимости. Наверняка вы не раз участвовали в часовом обсуждении вопроса, который можно было решить двумя сообщениями в почте. Поэтому для проведения эффективных собраний требуется грамотное планирование.

Например, вы собираетесь обсуждать масштабный проект. Определите, сколько сторон в него вовлечено, как часто всем нужно встречаться, каковы цели. Составьте план встречи и заранее отправьте всем участникам. Это поможет избежать бесполезных разговоров и отклонения от основных тем. А еще позволит работать более продуктивно и сэкономит время, которое можно потратить на реализацию проекта.

Приглашение нужных участников

Присутствие только нужных людей — это основа продуктивного собрания. Подумайте, кто имеет отношение к теме, которую вы будете обсуждать, и сможет ли этот человек внести вклад во встречу, а не просто молча просидеть.

Также давайте сотрудникам возможность отказываться от встречи, если они считают, что их присутствие на ней необязательно. Для таких случаев полезно вести протокол, с которым могут ознакомиться отсутствующие участники.

Также по теме

Часто участники совещания увлекаются обсуждением и не приходят ни к какому решению. Как это изменить читайте в статье Как улучшить совещания с помощью протокола.

0 Подробнее

Управление временем

При организации встреч люди обычно зацикливаются на том, чтобы установить продолжительность как минимум полчаса или час.

Прежде чем бронировать переговорную, подумайте о цели собрания. Если это ежедневный митинг по статусам задач, ограничьте ее 10-15 минутами. Если вы планируете конференц-колл, который может занять чуть больше получаса, запланируйте 45 минут вместо часа. Вы удивитесь, сколько времени освободится, если следить за продолжительностью встречи.

Обеспечение активного участия

Эффективные встречи — те, на которых каждый выражает мнение и участвует в принятии решений.

Одна из больших проблем на совещаниях — когда один человек доминирует в разговоре и мешает высказываться остальным. Из-за этого можно упустить ценные идеи и впустую потратить время присутствующих.

В таком случае надо назначить фасилитатора — того, кто поможет выстроить коммуникацию и вовлечь всех участников. Фасилитатор может напрямую спрашивать мнение членов собрания, ведь важно, чтобы каждый голос был услышан.

Технологические инструменты для эффективных совещаний

Организация встречи с помощью календарей Outlook и Google

1. Отправляйте приглашения в календарь и отслеживайте статус участия. Так вы будете понимать, кого ожидать на собрании.
2. Внесите в описание адженду и распределите время для каждого вопроса, чтобы приглашенные могли заранее подготовиться к обсуждению.
3. Календарь автоматически направит напоминание о предстоящих встречах. Это сократит вероятность пропусков и опозданий.
4. Во вложение прикрепите материалы для обсуждения, чтобы участникам не пришлось тратить время на их поиск.

Видеоконференции

Видеоконференции — удобный способ коммуникации, особенно в эпоху гибридной и удаленной работы. Они позволяют легко общаться с коллегами и клиентами, даже находясь в разных странах.

В чем еще их плюсы:

1. Упрощение планирования. К онлайн-совещанию можно подключиться из любого места, где есть интернет.
2. Удаленные сотрудники остаются на связи с коллегами из офиса.
3. Экономия времени и денег. Снижаются расходы компании на командировки и встречи вне офиса.
4. Возможность записи совещания и ее дальнейшего использования.
5. Повышение продуктивности. Сотрудники легко обмениваются идеями, проводят онлайн-презентации, быстро обсуждают вопросы и не тратят время на организацию очной встречи.

Методологии и техники управления совещаниями

Внедрение техник управления собраниями поможет сделать их более структурированными, продуктивными и приведет к достижению конкретных результатов. Разберем некоторые из них.

1. Фасилитация. Эта методика помогает сделать совещания более структурированными и продуктивными. Фасилитатор (внешний специалист или участник совещания) ведет процесс обсуждения, управляет временем, поддерживает активное участие всех собравшихся и помогает достигнуть соглашения.

2. Мозговой штурм. Это техника генерации идей, когда участники предлагают все идеи подряд без критики и ограничений. Она создает творческую атмосферу и вовлекает всех членов команды.

   

   

3. Круговое обсуждение. В формате кругового обсуждения все участники высказываются по очереди и их никто не перебивает.

4. Техника «5 почему». Участники последовательно задают вопрос «Почему?» пять раз, чтобы выявить основные причины проблем и найти решения.

5. Правило «Молчание — согласие». Если участник не выразил несогласие с предложением, то он считается согласным. Такой подход стимулирует активное участие и честное выражение мнений.

Внедрение Agile-подхода

Agile — это методология гибкого управления проектами и командной работой. Она ориентирована на максимальную адаптивность к изменениям и быстрое достижение результатов.

Как Agile помогает проводить эффективные собрания:

1. Регулярные совещания. В Agile-подходе предусмотрено регулярное проведение совещаний для обсуждения прогресса и планирования. Например, ежедневная встреча «Stand-up» позволяет быстро информировать всех участников о текущих задачах и проблемах, улучшать коммуникацию и синхронизировать работу команды.

2. Фокус на цели. Agile-совещания отличаются конкретностью. Нужно сосредоточиться на цели встречи и ограничить посторонние разговоры.

3. Сотрудничество. Успешные Agile-совещания зависят от сотрудничества. Для повышения эффективности и улучшения результатов команде необходимо общаться и работать сообща. Не должно быть так, что один человек говорит всю встречу. Это особенно важно для онлайн-совещаний, поскольку удаленные сотрудники обычно менее вовлечены.

Как оценить пользу совещаний

Эффективность совещания во многом зависит от руководителя. Он определяет повестку и участников собрания, следит за соблюдением тайминга и обеспечивает процесс принятия решений. Он также контролирует прогресс в достижении поставленных на встрече задач.

Правильно организованные совещания повышают вовлеченность сотрудников и наоборот. Оценить пользу рабочих встреч можно с помощью метрики «Руководитель» в общем вопросе вовлеченности на платформе Happy Job.

Помимо эффективности встреч, платформа Happy Job поможет измерить разные аспекты рабочей среды: понимают ли сотрудники цели компании, удовлетворяет ли их зарплата, какие отношения в коллективе и т.п. Опрос состоит из 59 вопросов.

Автоматизированный отчет покажет сильные стороны компании и зоны развития, а система даст руководителю рекомендации по повышению вовлеченности команды.

Узнать мнение
сотрудников

Получить демо

Резюме

Соблюдение принципов эффективных совещаний — определение целей и выбор участников, управление временем и внимание к мнению каждого сотрудника — позволяет продуктивно использовать рабочее время и повышает вовлеченность команды. Если люди знают, что встреча действительно необходима и обсуждения будут только по делу, они более охотно примут в ней участие.

Задача руководителя — обеспечить четкую структуру собрания и активное участие каждого члена команды. В этом помогут различные методики и техники управления совещанием.