Вы уже потратили:
0 руб.

Принципы и инструменты эффективного совещания

Happy Job
03 ноября 2023
Время чтения - 15 минут

У рабочих совещаний плохая репутация: сотрудники считают их пустой тратой времени. Никто не хочет сидеть на встрече, которая могла бы быть перепиской в почте, или слушать, как все время говорит один человек. В этой статье расскажем, как поменять отношение команды к рабочим собраниям, сделать их эффективными и полезными для всех участников, какие принципы нужно учесть и какие инструменты в этом помогут.

Содержание статьи:

Значение эффективных совещаний

Роль в принятии стратегических решений

Рабочие совещания — пространство для обмена идеями, анализа данных и коллективного обсуждения важных вопросов. От их результатов зависит эффективность выполнения задач, выстраивание приоритетов и достижение поставленных целей. Продуктивные встречи способствуют выработке общего видения и действенной стратегии.

Укрепление сотрудничества

В процессе обсуждения задач и принятия решений специалисты могут лучше понять точки зрения друг друга, а также разрешить возможные конфликты и разногласия. Когда каждый член команды активно участвует в обсуждении и вносит предложения, возникает чувство взаимной ответственности и сотрудничества. Поэтому грамотно организованные собрания способствуют лучшему пониманию целей и задач.

Продуктивные совещания укрепляют сотрудничество
Продуктивные совещания укрепляют сотрудничество

Измеримые выгоды от оптимизации совещаний

Многие руководители до сих пор не научились эффективно проводить совещания, в то время как за последние 50 лет их частота и продолжительность увеличились до 23 часов в неделю по сравнению с 10 часами в 1960-е годы (исследование HBR). Каждая минута бесполезного собрания наносит вред личной продуктивности. Частые встречи мешают сосредоточиться на задачах, поэтому люди приходят на работу раньше, задерживаются допоздна или работают в выходные.

Что дает системный подход к организации совещаний:

  • экономию времени участников;
  • снижение затрат;
  • улучшение качества принимаемых решений;
  • повышение вовлеченности команды;
  • повышение общей производительности организации.

Принципы эффективных совещаний

Определение целей и повестки встречи

Часто деловые встречи назначаются без необходимости. Наверняка вы не раз участвовали в часовом обсуждении вопроса, который можно было решить двумя сообщениями в почте. Поэтому для проведения эффективных собраний требуется грамотное планирование.

Например, вы собираетесь обсуждать масштабный проект. Определите, сколько сторон в него вовлечено, как часто всем нужно встречаться, каковы цели. Составьте план встречи и заранее отправьте всем участникам. Это поможет избежать бесполезных разговоров и отклонения от основных тем. А еще позволит работать более продуктивно и сэкономит время, которое можно потратить на реализацию проекта.

Правила эффективных совещаний
Назначайте совещания только по делу

Приглашение нужных участников

Присутствие только нужных людей — это основа продуктивного собрания. Подумайте, кто имеет отношение к теме, которую вы будете обсуждать, и сможет ли этот человек внести вклад во встречу, а не просто молча просидеть.

Также давайте сотрудникам возможность отказываться от встречи, если они считают, что их присутствие на ней необязательно. Для таких случаев полезно вести протокол, с которым могут ознакомиться отсутствующие участники.

Управление временем

При организации встреч люди обычно зацикливаются на том, чтобы установить продолжительность как минимум полчаса или час.

Прежде чем бронировать переговорную, подумайте о цели собрания. Если это ежедневный митинг по статусам задач, ограничьте ее 10-15 минутами. Если вы планируете конференц-колл, который может занять чуть больше получаса, запланируйте 45 минут вместо часа. Вы удивитесь, сколько времени освободится, если следить за продолжительностью встречи.

Обеспечение активного участия

Эффективные встречи — те, на которых каждый выражает мнение и участвует в принятии решений.

Одна из больших проблем на совещаниях — когда один человек доминирует в разговоре и мешает высказываться остальным. Из-за этого можно упустить ценные идеи и впустую потратить время присутствующих.

В таком случае надо назначить фасилитатора — того, кто поможет выстроить коммуникацию и вовлечь всех участников. Фасилитатор может напрямую спрашивать мнение членов собрания, ведь важно, чтобы каждый голос был услышан.

Совещание
Когда полтора часа слушаете Елену из HR

Технологические инструменты для эффективных совещаний

Организация встречи с помощью календарей Outlook и Google

  1. Отправляйте приглашения в календарь и отслеживайте статус участия. Так вы будете понимать, кого ожидать на собрании.
  2. Внесите в описание адженду и распределите время для каждого вопроса, чтобы приглашенные могли заранее подготовиться к обсуждению.
  3. Календарь автоматически направит напоминание о предстоящих встречах. Это сократит вероятность пропусков и опозданий.
  4. Во вложение прикрепите материалы для обсуждения, чтобы участникам не пришлось тратить время на их поиск.

Видеоконференции

Видеоконференции — удобный способ коммуникации, особенно в эпоху гибридной и удаленной работы. Они позволяют легко общаться с коллегами и клиентами, даже находясь в разных странах.

В чем еще их плюсы:

  1. Упрощение планирования. К онлайн-совещанию можно подключиться из любого места, где есть интернет.
  2. Удаленные сотрудники остаются на связи с коллегами из офиса.
  3. Экономия времени и денег. Снижаются расходы компании на командировки и встречи вне офиса.
  4. Возможность записи совещания и ее дальнейшего использования.
  5. Повышение продуктивности. Сотрудники легко обмениваются идеями, проводят онлайн-презентации, быстро обсуждают вопросы и не тратят время на организацию очной встречи.
Правила проведения совещаний
Видеоконференции упрощают коммуникацию

Методологии и техники управления совещаниями

Внедрение техник управления собраниями поможет сделать их более структурированными, продуктивными и приведет к достижению конкретных результатов. Разберем некоторые из них.

  1. Фасилитация. Эта методика помогает сделать совещания более структурированными и продуктивными. Фасилитатор (внешний специалист или участник совещания) ведет процесс обсуждения, управляет временем, поддерживает активное участие всех собравшихся и помогает достигнуть соглашения.

  2. Мозговой штурм. Это техника генерации идей, когда участники предлагают все идеи подряд без критики и ограничений. Она создает творческую атмосферу и вовлекает всех членов команды.

    Техники совещаний
    Как работает мозговой штурм
    Техники совещаний
    Как работает мозговой штурм
  3. Круговое обсуждение. В формате кругового обсуждения все участники высказываются по очереди и их никто не перебивает.

  4. Техника «5 почему». Участники последовательно задают вопрос «Почему?» пять раз, чтобы выявить основные причины проблем и найти решения.

  5. Правило «Молчание — согласие». Если участник не выразил несогласие с предложением, то он считается согласным. Такой подход стимулирует активное участие и честное выражение мнений.

Внедрение Agile-подхода

Agile — это методология гибкого управления проектами и командной работой. Она ориентирована на максимальную адаптивность к изменениям и быстрое достижение результатов.

Как Agile помогает проводить эффективные собрания:

  1. Регулярные совещания. В Agile-подходе предусмотрено регулярное проведение совещаний для обсуждения прогресса и планирования. Например, ежедневная встреча «Stand-up» позволяет быстро информировать всех участников о текущих задачах и проблемах, улучшать коммуникацию и синхронизировать работу команды.

  2. Фокус на цели. Agile-совещания отличаются конкретностью. Нужно сосредоточиться на цели встречи и ограничить посторонние разговоры.

  3. Сотрудничество. Успешные Agile-совещания зависят от сотрудничества. Для повышения эффективности и улучшения результатов команде необходимо общаться и работать сообща. Не должно быть так, что один человек говорит всю встречу. Это особенно важно для онлайн-совещаний, поскольку удаленные сотрудники обычно менее вовлечены.

Как оценить пользу совещаний

Эффективность совещания во многом зависит от руководителя. Он определяет повестку и участников собрания, следит за соблюдением тайминга и обеспечивает процесс принятия решений. Он также контролирует прогресс в достижении поставленных на встрече задач.

Правильно организованные совещания повышают вовлеченность сотрудников и наоборот. Оценить пользу рабочих встреч можно с помощью метрики «Руководитель» в общем вопросе вовлеченности на платформе Happy Job.

Вопрос об эффективности совещаний на платформе Happy Job

Помимо эффективности встреч, платформа Happy Job поможет измерить разные аспекты рабочей среды: понимают ли сотрудники цели компании, удовлетворяет ли их зарплата, какие отношения в коллективе и т.п. Опрос состоит из 59 вопросов.

Автоматизированный отчет покажет сильные стороны компании и зоны развития, а система даст руководителю рекомендации по повышению вовлеченности команды.

платформа для опросов

Узнать мнение
сотрудников

просто!

Резюме

Соблюдение принципов эффективных совещаний — определение целей и выбор участников, управление временем и внимание к мнению каждого сотрудника — позволяет продуктивно использовать рабочее время и повышает вовлеченность команды. Если люди знают, что встреча действительно необходима и обсуждения будут только по делу, они более охотно примут в ней участие.

Задача руководителя — обеспечить четкую структуру собрания и активное участие каждого члена команды. В этом помогут различные методики и техники управления совещанием.

Об авторе
Алексей Клочков, ведущий эксперт HR и управленческого консалтинга России
Happy Job
Алексей Клочков, ведущий эксперт в области управленческого консалтинга России и руководитель HR-Tech компании Happy Job

Вам может понравиться

Как точечно внедрить изменения по результатам опроса вовлеченности и повысить удержание сотрудников на 50%.
В материале делимся советами о том, с чего начать процесс подбора сотрудников, как и где искать таланты. Узнайте о лучших методах отбора персонала, чтобы оптимизировать процесс найма и сформировать сильную команду.
Разногласия возникают в любой команде. Задача руководителя — вовремя выявить их и не дать перерасти в серьезную проблему, которая отразится на всей компании. О том, как это сделать, читайте в нашем материале.
Читать другие материалы >

Кейсы клиентов

  • 4 года с Happy Job
    360 000 сотрудников
    рост eNPS +19,9%
  • 5 лет с Happy Job
    120 000 сотрудников
    рост выручки и производительности
    за счет развития eNPS
    +13%
  • 5 лет с Happy Job
    1 700 сотрудников
    снижение уровня текучести -50%

Хотите добиться таких же результатов?

Запланируйте онлайн-встречу с нашим менеджером

Анастасия Любятинская руководитель отдела продаж

Алексей Клочков, основатель Happy Job

Протестируйте бесплатно!

Получите полный доступ.

  1. Заполните форму заявки, и с вами свяжется консультант, чтобы обсудить старт исследования.
  2. Всё, что нужно предоставить — это список email-адресов сотрудников.
  3. Вы сможете оценить все возможности платформы и подготовиться к полноценному использованию.

Количество респондентов в тестовой группе должно составлять не более 10% от общего числа сотрудников, но не менее 5 и не более 100 человек.

Я и мои коллеги уделяем полное внимание всем тестовым проектам. Алексей Клочков , основатель Happy Job

Заголовок по умолчанию

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Политика конфиденциальности

Или пишите нам на почту
sales@happy-job.ru