У рабочих совещаний плохая репутация: сотрудники считают их пустой тратой времени. Никто не хочет сидеть на встрече, которая могла бы быть перепиской в почте, или слушать, как все время говорит один человек. В этой статье расскажем, как поменять отношение команды к рабочим собраниям, сделать их эффективными и полезными для всех участников, какие принципы нужно учесть и какие инструменты в этом помогут.
Значение эффективных совещаний
Роль в принятии стратегических решений
Рабочие совещания — пространство для обмена идеями, анализа данных и коллективного обсуждения важных вопросов. От их результатов зависит эффективность выполнения задач, выстраивание приоритетов и достижение поставленных целей. Продуктивные встречи способствуют выработке общего видения и действенной стратегии.
Укрепление сотрудничества
В процессе обсуждения задач и принятия решений специалисты могут лучше понять точки зрения друг друга, а также разрешить возможные конфликты и разногласия. Когда каждый член команды активно участвует в обсуждении и вносит предложения, возникает чувство взаимной ответственности и сотрудничества. Поэтому грамотно организованные собрания способствуют лучшему пониманию целей и задач.
Измеримые выгоды от оптимизации совещаний
Многие руководители до сих пор не научились эффективно проводить совещания, в то время как за последние 50 лет их частота и продолжительность увеличились до 23 часов в неделю по сравнению с 10 часами в 1960-е годы (исследование HBR). Каждая минута бесполезного собрания наносит вред личной продуктивности. Частые встречи мешают сосредоточиться на задачах, поэтому люди приходят на работу раньше, задерживаются допоздна или работают в выходные.
Что дает системный подход к организации совещаний:
- экономию времени участников;
- снижение затрат;
- улучшение качества принимаемых решений;
- повышение вовлеченности команды;
- повышение общей производительности организации.
Принципы эффективных совещаний
Определение целей и повестки встречи
Часто деловые встречи назначаются без необходимости. Наверняка вы не раз участвовали в часовом обсуждении вопроса, который можно было решить двумя сообщениями в почте. Поэтому для проведения эффективных собраний требуется грамотное планирование.
Например, вы собираетесь обсуждать масштабный проект. Определите, сколько сторон в него вовлечено, как часто всем нужно встречаться, каковы цели. Составьте план встречи и заранее отправьте всем участникам. Это поможет избежать бесполезных разговоров и отклонения от основных тем. А еще позволит работать более продуктивно и сэкономит время, которое можно потратить на реализацию проекта.
Приглашение нужных участников
Присутствие только нужных людей — это основа продуктивного собрания. Подумайте, кто имеет отношение к теме, которую вы будете обсуждать, и сможет ли этот человек внести вклад во встречу, а не просто молча просидеть.
Также давайте сотрудникам возможность отказываться от встречи, если они считают, что их присутствие на ней необязательно. Для таких случаев полезно вести протокол, с которым могут ознакомиться отсутствующие участники.
Управление временем
При организации встреч люди обычно зацикливаются на том, чтобы установить продолжительность как минимум полчаса или час.
Прежде чем бронировать переговорную, подумайте о цели собрания. Если это ежедневный митинг по статусам задач, ограничьте ее 10-15 минутами. Если вы планируете конференц-колл, который может занять чуть больше получаса, запланируйте 45 минут вместо часа. Вы удивитесь, сколько времени освободится, если следить за продолжительностью встречи.
Обеспечение активного участия
Эффективные встречи — те, на которых каждый выражает мнение и участвует в принятии решений.
Одна из больших проблем на совещаниях — когда один человек доминирует в разговоре и мешает высказываться остальным. Из-за этого можно упустить ценные идеи и впустую потратить время присутствующих.
В таком случае надо назначить фасилитатора — того, кто поможет выстроить коммуникацию и вовлечь всех участников. Фасилитатор может напрямую спрашивать мнение членов собрания, ведь важно, чтобы каждый голос был услышан.
Технологические инструменты для эффективных совещаний
Организация встречи с помощью календарей Outlook и Google
- Отправляйте приглашения в календарь и отслеживайте статус участия. Так вы будете понимать, кого ожидать на собрании.
- Внесите в описание адженду и распределите время для каждого вопроса, чтобы приглашенные могли заранее подготовиться к обсуждению.
- Календарь автоматически направит напоминание о предстоящих встречах. Это сократит вероятность пропусков и опозданий.
- Во вложение прикрепите материалы для обсуждения, чтобы участникам не пришлось тратить время на их поиск.
Видеоконференции
Видеоконференции — удобный способ коммуникации, особенно в эпоху гибридной и удаленной работы. Они позволяют легко общаться с коллегами и клиентами, даже находясь в разных странах.
В чем еще их плюсы:
- Упрощение планирования. К онлайн-совещанию можно подключиться из любого места, где есть интернет.
- Удаленные сотрудники остаются на связи с коллегами из офиса.
- Экономия времени и денег. Снижаются расходы компании на командировки и встречи вне офиса.
- Возможность записи совещания и ее дальнейшего использования.
- Повышение продуктивности. Сотрудники легко обмениваются идеями, проводят онлайн-презентации, быстро обсуждают вопросы и не тратят время на организацию очной встречи.
Методологии и техники управления совещаниями
Внедрение техник управления собраниями поможет сделать их более структурированными, продуктивными и приведет к достижению конкретных результатов. Разберем некоторые из них.
-
Фасилитация. Эта методика помогает сделать совещания более структурированными и продуктивными. Фасилитатор (внешний специалист или участник совещания) ведет процесс обсуждения, управляет временем, поддерживает активное участие всех собравшихся и помогает достигнуть соглашения.
-
Мозговой штурм. Это техника генерации идей, когда участники предлагают все идеи подряд без критики и ограничений. Она создает творческую атмосферу и вовлекает всех членов команды.
Как работает мозговой штурм 
Как работает мозговой штурм -
Круговое обсуждение. В формате кругового обсуждения все участники высказываются по очереди и их никто не перебивает.
-
Техника «5 почему». Участники последовательно задают вопрос «Почему?» пять раз, чтобы выявить основные причины проблем и найти решения.
-
Правило «Молчание — согласие». Если участник не выразил несогласие с предложением, то он считается согласным. Такой подход стимулирует активное участие и честное выражение мнений.
Внедрение Agile-подхода
Agile — это методология гибкого управления проектами и командной работой. Она ориентирована на максимальную адаптивность к изменениям и быстрое достижение результатов.
Как Agile помогает проводить эффективные собрания:
-
Регулярные совещания. В Agile-подходе предусмотрено регулярное проведение совещаний для обсуждения прогресса и планирования. Например, ежедневная встреча «Stand-up» позволяет быстро информировать всех участников о текущих задачах и проблемах, улучшать коммуникацию и синхронизировать работу команды.
-
Фокус на цели. Agile-совещания отличаются конкретностью. Нужно сосредоточиться на цели встречи и ограничить посторонние разговоры.
-
Сотрудничество. Успешные Agile-совещания зависят от сотрудничества. Для повышения эффективности и улучшения результатов команде необходимо общаться и работать сообща. Не должно быть так, что один человек говорит всю встречу. Это особенно важно для онлайн-совещаний, поскольку удаленные сотрудники обычно менее вовлечены.
Как оценить пользу совещаний
Эффективность совещания во многом зависит от руководителя. Он определяет повестку и участников собрания, следит за соблюдением тайминга и обеспечивает процесс принятия решений. Он также контролирует прогресс в достижении поставленных на встрече задач.
Правильно организованные совещания повышают вовлеченность сотрудников и наоборот. Оценить пользу рабочих встреч можно с помощью метрики «Руководитель» в общем вопросе вовлеченности на платформе Happy Job.
Помимо эффективности встреч, платформа Happy Job поможет измерить разные аспекты рабочей среды: понимают ли сотрудники цели компании, удовлетворяет ли их зарплата, какие отношения в коллективе и т.п. Опрос состоит из 59 вопросов.
Автоматизированный отчет покажет сильные стороны компании и зоны развития, а система даст руководителю рекомендации по повышению вовлеченности команды.
Узнать мнение
сотрудников
Резюме
Соблюдение принципов эффективных совещаний — определение целей и выбор участников, управление временем и внимание к мнению каждого сотрудника — позволяет продуктивно использовать рабочее время и повышает вовлеченность команды. Если люди знают, что встреча действительно необходима и обсуждения будут только по делу, они более охотно примут в ней участие.
Задача руководителя — обеспечить четкую структуру собрания и активное участие каждого члена команды. В этом помогут различные методики и техники управления совещанием.
