Внутренний бенчмаркинг — мощный инструмент для улучшения бизнес-процессов. Он позволяет сравнивать производительность, вовлеченность, удовлетворенность и лояльность различных отделов, а также подразделений внутри компании, выявлять проблемные зоны и находить способы оптимизации работы. В результате можно повысить эффективность использования ресурсов, сократить издержки и улучшить отношения с сотрудниками.
Подробнее о том, как это сделать, рассказываем в статье.
Для чего проводят внутренний бенчмаркинг
Внутренний бенчмаркинг (эталонное тестирование) проводят для измерения производительности и эффективности работы отделов, команд и сотрудников внутри компании. Цель — найти собственные удачные практики и методы компании, для выполнения типовых задач. Бенчмаркинг также помогает выявить индивидуальные достижения и потенциал сотрудников, что может быть полезно при принятии решений о повышении или переводе на другую должность.
Еще одна очень важная задача внутреннего бенчмаркинга — исследование метрик вовлеченности, лояльности и удовлетворенности для диагностики условий труда, отношения сотрудников к работе и компании, а также для оценки работы HR-специалистов.
Это наименее затратный вид исследования как в плане финансовых, так и временных ресурсов. Благодаря своей простоте, он считается одним из наиболее эффективных методов улучшения производительности.
Исходя из этого выделяют следующие цели внутреннего бенчмаркинга:
- Оптимизация бизнес-процессов внутри компании.
- Повышение эффективности работы отделов, команд и сотрудников.
- Выявление лучших практик и использование их в других отделах.
- Улучшение качества продукции или услуг.
- Повышение конкурентоспособности компании.
- Выявление индивидуальных достижений и потенциала сотрудников.
- Определение проблемных зон и устранение недостатков.
- Повышение параметров удовлетворенности, лояльности и вовлеченности сотрудников.
В задачи внутреннего бенчмаркинга входит:
- Сбор и анализ данных о производительности и эффективности работы отделов, команд и сотрудников.
- Сравнение результатов между отделами или с прошлыми периодами работы.
- Создание стратегий по оптимизации процессов и повышению эффективности работы.
- Определение проблемных зон, разработка мер для их устранения.
- Оценка индивидуальной производительности, а также потенциала сотрудников.
- Предоставление рекомендаций по улучшению качества продукции или услуг.
- Оценка удовлетворенности, лояльности и вовлеченности сотрудников в компании по ключевым метрикам, сравнение условий рабочей среды между отделами и подразделениями.
- Предоставление рекомендаций по улучшению условий рабочей среды внутри компании.
Инструменты для проведения внутреннего бенчмаркинга
Для проведения исследования можно использовать несколько инструментов.
Система управления проектами (Project Management System)
Позволяет отслеживать прогресс и результаты работы команды, а также сравнивать их с другими командами внутри компании. Подойдет для выявления лучших практик и определения возможностей для роста.
CRM-система (Customer Relationship Management)
Помогает анализировать взаимодействие с клиентами, оценивать эффективность отдела продаж и обслуживания. Подойдет для выявления лучших методов работы с клиентами.
Опросы персонала
Прекрасный способ получить обратную связь от сотрудников, а также определить, какие методы управления персоналом, применяемые в организации, наиболее эффективны и масштабировать их. Также опросы позволят узнать, какими именно аспектами рабочей среды недовольны люди.
Можно использовать структурированный опросник или интервьюировать каждого работника. Однако последний метод больше подойдет для небольших компаний, где каждый на виду. С более крупным штатом лучше справится специализированное ПО, которое будет анализировать результаты исследования и предоставлять аналитику в виде удобных отчетов. Пример такого ПО — онлайн-платформа для корпоративных исследований Happy Job.
Основной контур опросов для офисного персонала содержит 59 вопросов, согласно патентованной методике Happy Job:
- 50 вопросов на вовлеченность и удовлетворенность (сюда входят условия труда и другие гигиенические факторы, уровень зарплаты, отношения в коллективе и с руководителем, качество обратной связи и т.д.);
- 6 вопросов на лояльность, eNPS и mNPS — узнайте, порекомендовали бы компанию в качестве работодателя;
- 1 открытый вопрос с возможностью оставить комментарий, 1 вопрос на приоритеты 1 на факторы влияния.
Для сотрудников, работающих вне офиса, предусмотрены укороченные анкеты из 31 вопроса с определенными отраслевыми настройками.
По результатам исследования вы сможете увидеть, например, какой отдел в компании больше удовлетворен заработной платой, условиями труда, руководством и другими параметрами. Руководители замотивированы вводить изменения, когда видят показатели своих подразделений в сравнении друг с другом и с компанией.
Также одна из главных отличительных черт Happy Job — наличие не только внутренних, но и внешних бенчмарок (у нас самая крупная база на рынке, более 800+ компаний из 32 отраслей). Вы можете выводить сравнение за пределы компании и отделов и изучать ситуацию в отрасли, сравнивая свои показатели с конкурентами.
Изучение бенчмарок других компаний позволяет понять, на каком этапе развития находится их и ваша корпоративная культура, и планировать ее улучшение.
Узнать мнение
сотрудников
ERP-система (Enterprise Resource Planning)
Предоставляет информацию о финансовых результатах различных подразделений компании, что позволяет проводить точный анализ эффективности каждого из них. Лучшие кейсы и практики в дальнейшем используются для масштабирования.
Методика 360-градусной обратной связи (360-degree feedback)
Методика, которая используется для получения информации о профессиональных качествах работников от коллег, руководителей или даже клиентов. 360-degree feedback может быть использован для проведения внутреннего бенчмаркинга, чтобы выявить лучших сотрудников и определить возможности для развития компетенций.
Выбор конкретного инструмента зависит от целей проведения исследования и специфики деятельности компании.
Принципы использования внутреннего бенчмаркинга
Внутренний бенчмаркинг может быть основан на нескольких принципах, которые влияют на качество сравнительного анализа и результат внедрения изменений:
- Объективность. Оценка должна быть объективной, базироваться на фактах и данных, а не на личных предпочтениях или субъективных мнениях;
- Систематичность. Использование внутреннего бенчмаркинга должно быть систематическим процессом. Также важно регулярно отслеживать изменения;
- Участие сотрудников. Сотрудники должны быть вовлечены в процесс исследования, также они должны прийти к согласию, чтобы выявить критерии оценки и поставить цели. Также в коллективе должно быть взаимное понимание используемых решений;
- Аналогия. Сравнивать между собой можно не любые процессы и факторы, а только схожие. Например, сравниваемые подразделения должны иметь одинаковую структуру и функциональные обязанности. В противном случае результаты могут быть неточными или несопоставимыми.
Этапы проведения внутреннего бенчмаркинга
В целом, каждая компания сама выбирает для себя количество этапов бенчмаркинга. В этой статье мы хотим поделиться, оптимальным алгоритмом проведения исследования.
Итак, чтобы добиться хорошего результата, необходимо последовательно пройти каждый из перечисленных этапов проведения бенчмаркинга:
- Определение целей и задач. Определите, какие процессы или функции будут подвергнуты анализу, какие показатели будут использоваться для оценки эффективности.
- Выбор объектов для сравнения. Выберите отделы, проекты, которые имеют схожие процессы или функции (если сравниваете сотрудников).
- Сбор данных. Соберите информацию по выбранным объектам, используя различные методы, такие как опросы, интервью, а также специализированное ПО и т.д.
- Анализ данных. На этом этапе необходимо проанализировать полученные данные и выявить лучшие практики, которые можно применять на уровне всей компании.
- Разработка плана действий. На этом этапе необходимо расписать конкретный план действий (с ответственными и сроками) для внедрения лучших практик в организацию.
- Внедрение изменений. Пришло время внедрять практики и оценивать результаты, сравнивая их с начальными данными.
Ошибки во внутреннем бенчмаркинге
Теперь перейдем к ошибкам, которые сведут на нет всю пользу от исследования:
- Неправильный выбор метрик и показателей для измерения производительности сотрудников может привести к недостоверным результатам и некорректному выделению лучших и худших;
- Отсутствие учета контекста и особенностей работы отдела или команды может привести к неправильной оценке производительности сотрудников, поскольку вы не учли важные факторы, влияющие на работу коллектива;
- Недостаточное вовлечение сотрудников в процесс исследования может привести к недоверию результатам, а также саботажу нововведений. Поэтому необходимо объяснять людям цели бенчмаркинга;
- Игнорирование результатов исследования удовлетворенности, лояльности и вовлеченности. Если после проведения опроса персонала вы не планируете мероприятий по улучшению в ситуации в компании, это может вызвать недовольство и приведет к потере доверия со стороны сотрудников.
Резюме
Внутренний бенчмаркинг — это отличный способ повысить эффективность работы компании и улучшить качество ее услуг или товаров. Одновременно с тем он также может стать инструментом для создания конкретной стратегии развития, которая будет основана на лучших практиках и оптимизированных бизнес-процессах.
Если вы хотите вывести свой бизнес на новый уровень, улучшить внутренние процессы в компании и сокрушить конкурентов, то внутренний бенчмаркинг — как раз тот метод, который вам поможет.
