Внутренний бенчмаркинг — мощный инструмент для улучшения бизнес-процессов. Он позволяет сравнивать производительность, вовлеченность, удовлетворенность и лояльность подразделений в компании, выявлять проблемные зоны и находить способы оптимизации работы. В результате можно повысить эффективность использования ресурсов, сократить издержки и улучшить отношения с сотрудниками.
Подробнее о том, как это сделать, рассказываем в статье.
Для чего проводят внутренний бенчмаркинг
Эталонное тестирование проводят для измерения производительности и эффективности отделов, команд и специалистов. Цель — определить собственные лучшие практики и методы выполнения типовых задач. Бенчмаркинг также помогает выявить индивидуальные достижения и потенциал сотрудников, что может быть полезно при принятии решений о повышении или переводе на другую должность.
Еще одна очень важная задача внутреннего бенчмаркинга — анализ метрик вовлеченности, лояльности и удовлетворенности для диагностики условий труда, отношения людей к своей деятельности и компании, а также для оценки работы HR-специалистов.
Это наименее затратный вид исследования как в плане финансовых, так и временных ресурсов. Благодаря своей простоте, он считается одним из наиболее эффективных методов повышения производительности.
Исходя из этого выделяют следующие цели внутреннего бенчмаркинга:
- Оптимизация бизнес-процессов в компании.
- Повышение эффективности отделов, команд и специалистов.
- Выявление лучших практик и использование их в других отделах.
- Улучшение качества продукции или услуг.
- Повышение конкурентоспособности компании.
- Выявление индивидуальных достижений и потенциала сотрудников.
- Определение проблемных зон и устранение недостатков.
- Повышение удовлетворенности, лояльности и вовлеченности персонала.
В задачи внутреннего бенчмаркинга входит:
- Сбор и анализ данных о производительности и эффективности отделов, команд и сотрудников.
- Сравнение результатов подразделений, сопоставление показателей за прошлые периоды.
- Создание стратегий по оптимизации процессов и повышению эффективности.
- Определение проблемных зон, разработка мер для их устранения.
- Оценка индивидуальной производительности, а также потенциала специалистов.
- Предоставление рекомендаций по улучшению качества продукции или услуг.
- Оценка удовлетворенности, лояльности и вовлеченности команды по ключевым метрикам, сравнение рабочих условий в разных подразделениях.
- Предоставление рекомендаций по улучшению рабочей среды в компании.
Инструменты для проведения внутреннего бенчмаркинга
Для проведения исследования можно использовать несколько инструментов. Рассказываем о них подробнее.
Система управления проектами (Project Management System)
Позволяет отслеживать прогресс и результаты работы команды, а также сравнивать их с другими командами в компании. Подойдет для выявления лучших практик и определения возможностей для роста.
CRM-система (Customer Relationship Management)
Помогает анализировать взаимодействие с клиентами, оценивать эффективность отдела продаж и обслуживания. Используется для определения лучших методов работы с клиентами.
Опросы персонала
Опросы персонала — проверенный способ получить обратную связь от членов команды, а также определить, какие методы управления, применяемые в организации, наиболее эффективны и масштабировать их. Анкетирование позволяет узнать, какими именно аспектами рабочей среды недовольны люди.
Можно использовать структурированный опросник или проводить интервью с каждым членом команды. Однако последний метод больше подойдет для небольших компаний, где каждый на виду. С более крупным штатом лучше справится специализированное ПО, которое будет автоматически анализировать результаты исследования и формировать глубокие, подробные отчеты. Пример такого ПО — онлайн-платформа для корпоративных опросов Happy Job.
Основной контур опросов для офисного персонала включает 58 вопросов, согласно патентованной методике Happy Job:
- 50 вопросов на вовлеченность и удовлетворенность (сюда входят условия труда и другие гигиенические факторы, уровень зарплаты, отношения в коллективе и с руководителем, качество обратной связи и т. д.);
- 6 вопросов на лояльность, eNPS и mNPS;
- 1 вопрос с полем для комментария в свободной форме и 1 на факторы влияния.
Для сотрудников, работающих вне офиса, предусмотрены укороченные анкеты из 31 вопроса с определенными отраслевыми настройками.
По результатам опроса вы увидите, например, какой отдел в компании больше удовлетворен заработной платой, условиями труда, руководством и другими параметрами. Руководители замотивированы внедрять изменения, когда видят сравнение показателей своих подразделений с другими командами и с компанией в целом.
Также одна из главных отличительных черт Happy Job — наличие не только внутренних, но и внешних бенчмарков (у нас самая крупная база на рынке, более 1000 компаний из 45 отраслей). Вы можете выводить сравнение за пределы компании и отделов и изучать ситуацию в отрасли, сопоставляя свои показатели с конкурентами.
Изучение результатов других компаний позволяет понять, на каком этапе развития находится их и ваша корпоративная культура, и планировать ее улучшение.
ERP-система (Enterprise Resource Planning)
Предоставляет информацию о финансовых результатах различных подразделений, что позволяет проводить точный анализ эффективности каждого из них. Лучшие кейсы и практики в дальнейшем используются для масштабирования.
Оценка 360 градусов
Методика, которая используется для получения информации о профессиональных качествах сотрудника от его ближайшего рабочего окружения: коллег, руководителей или даже клиентов. Оценка 360 помогает объективно проанализировать компетенции конкретных специалистов и составить индивидуальные планы их развития.
Выбор конкретного инструмента зависит от целей и специфики деятельности компании.
Принципы использования внутреннего бенчмаркинга
Есть несколько принципов, которые влияют на качество сравнительного анализа и результат внедрения изменений:
- Оценка должна быть объективной, базироваться на фактах и данных, а не на личных предпочтениях или догадках.
- Проведение сравнения должно быть систематическим, а изменения регулярно отслеживаться.
- Члены команды должны быть вовлечены в процесс, а также понимать цель и смысл используемых решений.
- Сравнивать между собой нужно не любые процессы и факторы, а только схожие. Например, сравниваемые подразделения должны иметь одинаковую структуру и функциональные обязанности. В противном случае результаты могут быть неточными или несопоставимыми.
Этапы проведения внутреннего бенчмаркинга
В целом, каждая компания сама определяет для себя количество этапов. Но есть оптимальный, на наш взгляд, алгоритм проведения сравнения:
Итак, чтобы добиться хорошего результата, необходимо последовательно пройти каждый из перечисленных этапов проведения бенчмаркинга:
- Определение целей и задач. Определите, какие процессы или функции требуют анализа, какие показатели будут использоваться для оценки эффективности.
- Выбор объектов для сравнения. Выберите отделы, проекты, которые имеют схожие процессы или функции (если сравниваете сотрудников).
- Сбор данных. Соберите информацию по выбранным объектам, используя различные методы, такие как опросы, интервью, специализированное ПО и т. д.
- Анализ данных. Проанализируйте полученные данные и выявить лучшие практики, которые можно применять на уровне всей компании.
- Разработка плана действий. Составьте конкретный план действий (с ответственными и сроками) для внедрения лучших практик в организацию.
- Внедрение изменений. Внедрите практики и оцените результаты, сравнивая их с начальными показателями.
Ошибки во внутреннем бенчмаркинге
Теперь перейдем к ошибкам, которые сведут на нет всю пользу от сравнения:
- Неправильный выбор метрик и показателей для измерения производительности может привести к недостоверным результатам и некорректному выделению лучших и худших.
- Игнорирование контекста и особенностей деятельности отдела или команды влечет за собой неправильную оценку производительности, поскольку не учтены важные факторы, влияющие на бизнес-процессы.
- Недостаточное вовлечение сотрудников в исследование вызывает недоверие к результатам, а также саботаж нововведений. Поэтому необходимо предварительно объяснять людям цели мероприятия.
- Игнорирование результатов опроса удовлетворенности, лояльности и вовлеченности. Если после его проведения вы не внедряете улучшения, это может вызвать недовольство и приведет к потере доверия со стороны сотрудников.
Резюме
Внутренний бенчмаркинг — это отличный способ повысить эффективность компании и улучшить качество ее услуг или товаров. Одновременно с этим он может стать инструментом для создания конкретной стратегии развития, которая будет основана на лучших практиках и оптимизированных бизнес-процессах.
Если вы хотите вывести компанию на новый уровень и получить конкурентное преимущество в борьбе за лучшие кадры на рынке, то внутренний бенчмаркинг — как раз тот метод, который вам поможет.
