Французский теоретик менеджмента и основатель административной школы управления Анри Файоль утверждал, что компаниям следует придерживаться принципа единоначалия. Это значит, что у каждого сотрудника должен быть только один руководитель. На практике персонал чаще находится под управлением нескольких менеджеров. В этой статье разбираемся, почему так происходит, к каким проблемам может привести и как их избежать.
Роль руководителя в компании
Руководитель — это тот, кто управляет деятельностью своих подчиненных. Под управлением подразумевается большое количество задач, которые условно делятся на несколько групп.
Первая группа
К первой группе относится распоряжение временем сотрудников. Менеджер задает общие и индивидуальные цели, устанавливает границы обязанностей подчиненных, распределяет задания и обговаривает конечный результат.
Вторая группа
Вторую группу задач можно объединить под названием «создание продуктивной среды». Начальник обеспечивает подчиненным условия для эффективного выполнения работы. К ним относятся:
- предоставление ресурсов;
- организация рабочего пространства;
- построение системы регулярной обратной связи от менеджера;
- разработка правил и стандартов.
Третья группа
Последняя группа включает задачи, связанные с мотивацией персонала. Лидер разрабатывает прозрачную систему поощрения, которая включает обоснованную похвалу, премии и бонусы за достижения. Этим занимается линейный (или административный) руководитель.
Особенности линейного и функционального типов управления
Линейное управление
Структура организации, где у каждого подразделения есть только один начальник, называется линейной. Работа в такой парадигме максимально проста и прозрачна: специалисты выполняют указания только своего непосредственного руководителя.
Глобальная цель линейного менеджера — обеспечение эффективной работы подразделения за счет управления ресурсом подчиненных и создания продуктивной рабочей среды. По этой причине в исследованиях вовлеченности и лояльности персонала анализируются результаты работы именно линейного руководителя.
Узнать мнение
сотрудников
Функциональное управление
Современные компании обычно строятся по принципу линейно-функционального управления. Это значит, что у сотрудников больше одного начальника.
Функциональные руководители имеют право управлять подчиненными только в пределах своей функции. Например, HR-специалист вправе обязать персонал участвовать в корпоративном мероприятии, а бухгалтер — заполнить заявления на отпуск. При этом функциональные менеджеры не могут распоряжаться временем персонала и должны согласовывать свои действия с линейным менеджером. Таким образом, команда выполняет все указания своего непосредственного начальника и в определенных случаях — функциональных.
В компании один и тот же менеджер может быть одновременно и линейным, и функциональным. Например, глава отдела маркетинга непосредственно управляет маркетологами, а функционально — продавцами во время их обучения продукту или услуге. В свою очередь, обучая продукту нового специалиста по маркетингу, руководитель является для него и линейным, и функциональным в одном лице.
Проблемы линейно-функционального типа управления
Подчинение персонала сразу нескольким менеджерам может привести к ряду проблем. Приведем пару примеров.
Проблема: члены команды получают противоречащие друг другу указания. Например, насчет распределения времени на задачи или расстановки приоритетов. Конфликт возникает из-за слабого межфункционального взаимодействия: лидеры разных подразделений не могут друг с другом договориться.
Как решить:
- Наладьте диалог между конфликтующими руководителями с привлечением третьей стороны — модератора. Как правило, модератор — это менеджер, стоящий выше по иерархии. На этом этапе необходимо выяснить цели менеджеров и сопоставить их с имеющимися ресурсами — временем сотрудников. В результате нужно найти компромисс: какое количество времени и когда члены команды могут уделять задачам функционального менеджера.
- Четко проясните, что распоряжаться ресурсом сотрудников может только линейный руководитель, а функциональный ставит задачи с одобрения линейного.
- Документально зафиксируйте статус функционального менеджера и его полномочия в отношении сотрудников других подразделений.
- На общей встрече озвучьте сотрудникам договоренности между линейным и функциональным руководителями.
Проблема: сотрудники игнорируют задачи функциональных руководителей. Персонал может считать, что у него есть только один начальник — непосредственный, а бухгалтеры, «безопасники» или HR-специалисты им не указ.
Как решить:
- На встрече с сотрудниками проговорите их обязанности. В частности — выполнение требований функциональных менеджеров.
- Зафиксируйте в должностных обязанностях персонала перечень задач от функциональных руководителей, которые необходимо выполнять. Таким образом, они станут легитимными для членов команды.
Как оценить и повысить эффективность управления в компании
С качествами и действиями руководителя связано больше половины факторов рабочей среды, влияющих на вовлеченность команды. Своевременно обнаружить проблемы и внедрить программу улучшения ситуации в организации поможет регулярный мониторинг эффективности управления. Провести исследование можно в формате анонимного опроса персонала, ведь кто, как не сотрудники, лучше всего знают о сложностях во взаимодействии с руководством.
На онлайн-платформе Happy Job лидерские компетенции оцениваются метрикой «Руководитель», которая включает 5 субметрик — «Четкость», «Доверие», «Лидерство», «Продуктивность», «Совещания».
Примеры вопросов для оценки компетенций руководителя на платформе Happy Job
Помимо корпоративных опросов, компании, стремящиеся к постоянному развитию и изучению лучших практик, проводят бенчмаркинг — сравнение своих показателей с лидерами отрасли. Этот инструмент позволяет оставаться конкурентноспособным, удерживать сотрудников и формировать сильное EVP (ценностное предложение для сотрудника).
Однако у отраслевых бенчмарков есть и недостаток. Дело в том, что в результате компания получает усредненные данные. То есть в целом она может иметь высокие показатели, например, по условиям труда или качеству процессов, но при этом упускать из вида проблемы конкретных функций.
Платформа Happy Job — единственный провайдер в России, который проводит функциональный бенчмаркинг. Основой для анализа служат данные более 800 компаний из 32 отраслей. Подробнее о механике функциональных бенчмарков Happy Job мы рассказали в статье.
Совокупность результатов бенчмаркинга и опросов вовлеченности позволит наладить бизнес-процессы, обоснованно распределять бюджеты, а также повысить общий уровень вовлеченности персонала.
Советы для компаний с линейно-функциональным типом управления
- Проведите для руководящего состава лекцию о линейно-функциональном управлении: обратите внимание, что сотрудники организации могут подчиняться сразу нескольким менеджерам. Важно прояснить, что временем подчиненных распоряжается только линейный руководитель, а функциональные — с его одобрения.
- Документально зафиксируйте полномочия всех менеджеров: зоны ответственности, взаимодействие между менеджерами для достижения целей каждого. Это позволит избежать конфликтов в будущем.
- В рамках встречи с сотрудниками разъясните принципы работы с двумя начальниками.
- Внесите в должностные инструкции специалистов пункты о подчинении функциональным руководителям.
