С удалённой работой связано много мифов. Одни создаются и поддерживаются самими сотрудниками, другие – руководителями и карьерными консультантами. Из наиболее распространённых можно выделить такие:

 

Если работаешь на удалёнке, невозможен обмен опытом с коллегами и руководителем.

Не видя коллег, не присутствуя на официальных и неофициальных корпоративных мероприятиях, трудно стать «своим» в команде.

Работая из дома, можно поставить крест на карьере.

 

Разумеется, это далеко не полный перечень мифов. Поддерживать их в компании, во время перехода части или всех сотрудников на удалённый режим работы, крайне опасно. Они ведут к падению лояльности и продуктивности персонала и в конечном итоге к убыткам бизнеса.

Мы составили подробный гид о том, как построить в компании правильную культуру удалённой работы.

Этап первый: собираем информацию

Правильная культура «удалёнки» начинается с ответа на вопрос «Зачем люди ходят на работу?». Желание заработать себе на жизнь - важная, но далеко не единственная причина. Люди также хотят:

• самореализоваться,
• делать что-то полезное для общества,
• чувствовать себя причастными к чему-то,
• найти единомышленников,
• подружиться с кем-то,
• …

Не стоит принижать роль «дополнительных» причин. Например, согласно многим исследованиям, найти друзей достаточно трудно. Можно обзавестись ими в детстве и юности, во время посещения школы и ВУЗа. В более взрослом возрасте остаётся уповать только на работу. «Отлучение» от компании больно ударит по сотрудникам, нацеленным на налаживание дружеских контактов в коллективе.

Организация удалённого режима должна принимать во внимание потребности команды. Узнать причины, по которым сотрудники ходят на работу, достаточно просто. Поможет опрос. Вариантов, как его оформить, - масса. Можно попросить ответить всего на один открытый вопрос:

 

«Коллеги, чего вы ждёте от работы в нашей компании? Может, вы хотите вырасти как профессионал, найти друзей или быть полезными обществу. Напишите хотя бы три ожидания».

 

Можно сделать вариативный вопрос:

 

«Коллеги, отметьте галочкой те утверждения, которые считаете верными для себя:

- На этой работе я хочу вырасти как профессионал.

- Я хочу найти друзей в коллективе.

- Мне важно чувствовать себя причастным к проекту, который делает компания

- …».

 

Если используется второй вариант, вариативный, необходимо добавить поле «Другой ответ». Сотрудники могут удивить своими причинами ходить на работу.

Далее следует составить список, располагая причины по популярности. Мы к нему обратимся на последнем этапе.

Этап второй: планируем рабочий процесс

Рабочий процесс держится на трёх китах: единых правилах для всех (для удалённых и офисных сотрудников), инструментах для работы и инструментах для коммуникаций.

Правила

Работа на дому многим представляется как непрекращающееся веселье – можно поспать подольше утром, прерваться в любой момент на перекус и соцсети, ведь никто не видит и не контролирует. Поэтому распространён образ удалёнщика, как бездельника. Побороть стереотип можно с помощью введения общих правил для всех сотрудников, работающих как дома, так и в офисе. Что они могут в себя включать:

• Чёткий график работы – начало и конец рабочего дня, время на перерывы.
• Время ответа на письма и сообщения.
• Требования к внешнему виду во время сеансов видеосвязи. (Не обязательно вводить жёсткий дресс-код в виде строгого костюма, но можно «запретить» футболки, шорты, пижамы и другую домашнюю одежду.)

Документ с правилами должен быть выложен в общий доступ.

Инструменты для работы

Следует составить список программ, в которых будут проходить рабочие процессы. Какой софт может пригодиться:

• программы для управления проектами,
• инструменты для создания и демонстрации презентаций,
• инструменты для совместной работы,
• облачные хранилища.

К выбору инструментов следует подходить с умом. Вместо десяти узкоспециализированных решений лучше выбрать одно, которое умеет всё. Большое количество программ только усложнит жизнь сотрудников на удалёнке. Следует также обратить внимание на возможности интеграции в программах. Например, софт для управления проектами Trello поддерживает мессенджер Slack. Использование этих двух инструментов сделает общение сотрудников по рабочим вопросам удобнее.

Инструменты для коммуникаций

Способов донести свою мысль или узнать что-то новое в офисе очень много. Можно спорить и рисовать на доске во время мозговых штурмов, можно слушать и делать пометки во время летучек, можно демонстрировать презентацию во время совещания, можно придвинуть свой стул к столу коллеги и обсудить рабочие вопросы. Такое разнообразие форматов общения должно быть и у удалённых сотрудников. На какие возможности инструментов для коммуникаций следует обратить внимание:

• писать сообщения одному человеку и создавать чаты,
• общаться по видеосвязи,
• проводить видеоконференции,
• демонстрировать свой рабочий экран,
• быстро находить сообщений и файлы.

Последнее исследование Happy Job показало, что сотрудники, переведённые на удалённый режим, жалуются на отсутствие личного общения. Веб-камера прекрасно помогает преодолеть одиночество. Поэтому общение по видеосвязи должно стать обязательной частью культуры удалённой работы.

Этап третий: планируем корпоративный досуг

Как мы уже говорили, сотрудники ходят на работу не только ради денег. У них есть масса других причин любить своё дело и компанию. Пришло время обратиться к своему списку, сделанному на первом этапе.

Самореализация

Сотрудники хотят расти как профессионалы. Но удалёнка скорее имеет «репутацию» режима, способствующего профессиональной деградации. Задача правильной культуры – уравнять возможности роста у сотрудников, работающих из дома и в офисе. Сделать это можно разными способами:

• Организовать библиотеку знаний. Такая обучающая платформа может содержать самую разную информацию – от организационной структуры компании до лайфхаков по организации «домашнего офиса».
• Делать обучающие мероприятия доступными для сотрудников в офисе и дома. Например, в переговорную, где собирается выступать спикер, поставить камеру, транслирующую происходящее в интернет. Так мероприятие смогут посетить удалёнщики.
• Давать обратную связь. Руководителю стоит составить график видеозвонков для обсуждения работы и карьерных планов сотрудников на удалёнке. Внимание начальника настроит специалиста на развитие, а наставления – подскажут, куда приложить силы.

Дружба и нетворкинг

Лучший способ «сдружить» удалённых сотрудников – запланировать совместные неофициальные мероприятия. Тема может быть любой. И деловой, вроде обсуждения лучших книг по тайм-менеджменту. И фанатской, вроде совместного просмотра режиссерской версии «Дедпула» с последующим обсуждением добавленных минут.

Можно организовать клубы по интересам – закрытые группы в социальных сетях. А список клубов выложить в открытый доступ. Объединяющими темами может стать что угодно – кулинария, родительство, любовь к домашним животным и другое. Так смогут завязать знакомства сотрудники с общими интересами, но, например, из разных отделов.

 

Согласно исследованиям, неформальное общение положительно сказывается на коммуникациях между отделами по рабочим вопросам – сотрудники быстрее и охотнее друг другу помогают.

 

Сопричастность

Чтобы не лишать сотрудников на удалёнке чувства сопричастности к проектам компании, нужно выделять их точно так же как и офисных: вручать грамоты, отмечать вклад на официальных мероприятиях, приглашать на фотосъёмку для корпоративных или рекламных материалов, писать о них в корпоративных изданиях.

В разных компаниях у сотрудников могут быть разные причины ходить на работу. В каждом отдельном случае следует придумать, как не обмануть ожидания команды в онлайне.

 

Внедрив все три этапа, можно заложить в компании правильную культуру удалённой работы, где удалёнщики будут восприниматься как равноправные члены команды. Это позволит сохранить сотрудникам, отправленным на «домашнюю работу», высокую лояльность и продуктивность, а компании – избежать убытков.