По данным исследования НИУ ВШЭ, более 60% руководителей российских компаний отмечают положительный эффект от привлечения дистанционных сотрудников к постоянной работе и проектам. Однако руководителям, привыкшим к личному взаимодействию с командой в офисе, может быть сложно выстроить такие же эффективные процессы в онлайн-формате. В этой статье рассказываем о преимуществах и особенностях работы с удаленными сотрудниками.
Преимущества работы с удаленной командой
Правильно организованная работа распределенной команды дает бизнесу ряд преимуществ:
- Отсутствие привязки к локации при найме. Удаленный формат работы позволяет работодателям привлекать лучших специалистов независимо от их местонахождения. Это особенно важно для отраслей, где спрос на квалифицированных специалистов превышает предложение.
- Более высокая производительность. Работая удаленно, люди не отвлекаются на офисную суету, беседы с коллегами и незапланированные встречи, поэтому лучше концентрируются на задачах и эффективнее используют рабочее время.
- Снижение операционных расходов. Отсутствие необходимости платить за аренду больших офисных помещений, оборудование рабочих мест, питание персонала, проезд и т.д. позволяет компании направить сэкономленные средства на развитие бизнеса, обучение сотрудников или совершенствование IT-инфраструктуры для удаленной работы.
- Обеспечение work-life balance персонала. Работа в комфортной для себя обстановке и экономия ресурсов на ежедневных поездках в офис снижает уровень стресса сотрудников, что положительно влияет на их мотивацию и вовлеченность. В итоге компании получают более счастливых и эффективных специалистов.
Сложности, с которыми сталкиваются удаленные команды
Несмотря на преимущества, удаленные команды сталкиваются и с вызовами:
- Сложности с синхронизацией. Сотрудникам, находящимся в разных часовых поясах, бывает сложно найти удобное для всех время встреч. Из-за этого важная информация передается не всегда своевременно, что может приводить к задержкам в принятии решений и замедлению рабочих процессов.
- Нарушенная коммуникация. При онлайн-общении возрастает риск недопонимания: сотрудники могут неправильно считывать интонацию и посыл коллег, из-за чего в команде происходят конфликты. Кроме того, в большом количестве сообщений в почте и корпоративных мессенджерах могут теряться существенные детали и договоренности.
- Снижение вовлеченности. Недостаток личного общения и корпоративных офлайн-мероприятий негативно сказывается на вовлеченности персонала. Сотрудники могут чувствовать себя изолированными, не понимать, что происходит в компании и какова их роль в команде.
- Высокие риски выгорания. Находясь в одном офисе, руководителю легче заметить, что сотрудник перегружен: например, не обедает или часто задерживается допоздна. В удаленном формате это сделать невозможно, поэтому многие специалисты регулярно перерабатывают и быстро выгорают.
Узнать мнение
сотрудников
Рекомендации по управлению удаленной командой
Организуйте рабочее пространство
Прежде всего работодателю необходимо обустроить рабочие места удаленным сотрудникам. Не стоит думать, что все инструменты есть у них по умолчанию. Минимум, который требуется: компьютер, веб-камера, гарнитура, стабильный скоростной интернет. Узнайте у подчиненных, всего ли оборудования им хватает или что-то нужно докупить. Если компания предоставляет корпоративную технику, то ее можно отправить курьерской службой. Если такой возможности нет, или сотрудник находится в другом городе или стране, можно компенсировать расходы на ее приобретение. Также необходимо обеспечить техподдержку и осуществлять ремонт оборудования за счет компании.
Для эффективной совместной работы используйте таск-трекеры — их функционал позволяет ставить задачи, отслеживать время их выполнения и прогресс, оставлять комментарии, обмениваться документами и многое другое. В них собраны все необходимые для работы инструменты, поэтому у пользователей нет необходимости переключаться между разными сервисами.
Структурируйте взаимодействие
Регулярные созвоны и статус-митинги позволяют команде всегда быть в курсе актуальной информации. Но нужно заранее определить основные каналы связи (например, срочные вопросы можно решать в мессенджерах, а остальные обсуждать на видеоконференции), а также частоту командных встреч.
Введите правило, что на сообщения необходимо отвечать в течение 10-15 минут. Если нет возможности отреагировать сразу, следует обозначить срок ответа. Например: «Отвечу через полчаса, когда вернусь с обеда».Также нужно установить временные рамки для рабочих звонков и электронных писем, чтобы не нарушать work-life balance сотрудников. При этом важно, чтобы руководитель тоже соблюдал ограничения и поощрял подчиненных следовать его примеру.
Сформулируйте четкие цели и ожидания
Каждый сотрудник должен понимать свои обязанности, принцип оценки показателей эффективности, знать цели и задачи. Важно, чтобы все это было зафиксировано письменно.
Постановка целей происходит в 3 этапа:
- Оцените сильные стороны сотрудника. Это можно сделать в рамках встречи 1-on-1 — в свободной форме поговорить о навыках и профессиональных интересах.
- Вместе со специалистом установите цели с учетом его опыта и компетенций. Объясните, что он может влиять на свое профессиональное развитие.
- Разработайте план достижения цели, определите требуемые ресурсы и установите дедлайн.
Для постановки задач можно использовать одну или несколько техник, о которых мы подробно рассказывали в этой статье, — CLEAR, FAST, HD-RW-RM, TOTE и другие.
Составьте инструкции, регламенты и протоколы
Удаленный сотрудник не может подойти к рядом сидящему коллеге и попросить его помочь с задачей. Чтобы посоветоваться с кем-то из команды, ему придется написать сообщение и дождаться, когда его увидят. Скорее всего, это произойдет не сразу, особенно если нужный специалист работает в другом графике, а человек потеряет время на выполнение задачи.
На такие случаи важно иметь прописанные алгоритмы, инструкции и регламенты, а также обязательно фиксировать все договоренности и сделать их доступными для всей команды. Хранить всю полезную информацию можно на корпоративном портале или в базе знаний. Это поможет повысить производительность персонала.
Сфокусируйтесь на результате
Микроменеджмент негативно сказывается на мотивации сотрудников, поэтому не стоит контролировать каждое действие подчиненных или отслеживать количество проведенного за компьютером времени. Вместо этого сосредоточьтесь на результатах и именно на их основе делайте выводы о продуктивности и качестве работы. Покажите членам команды, что вы полностью им доверяете, — это поможет поддержать высокий уровень их вовлеченности и удовлетворенности.
Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников
Когда команда работает удаленно, руководителю сложнее «считывать» настроения сотрудников и замечать признаки выгорания или недовольства. На встречах 1-on-1 не все подчиненные готовы честно рассказать, что их не устраивает в рабочих процессах.
Поэтому для сбора обратной связи рекомендуем использовать автоматизированные инструменты, например, анонимный опрос на онлайн-платформе Happy Job. Анкета из 59 вопросов охватывает все ключевые аспекты рабочей среды: удовлетворенность условиями и оплатой, взаимодействием с руководителем и коллегами, карьерными перспективами, прозрачностью процессов, work-life balance и прочими.
Примеры вопросов исследования персонала на платформе Happy Job
Преимущества опросов на платформе Happy Job:
- запатентованная методика опроса;
- релевантные ответы респондентов благодаря 100% анонимности;
- первый в мире анимированный опрос вовлеченности и лояльности;
- готовый план работ по результатам исследования;
- мгновенная выгрузка отчетов;
- только свежие бенчмарки (800+ компаний, 43 отрасли).
Устраивайте виртуальные тимбилдинги
Корпоративные мероприятия — прерогатива не только офисных сотрудников. Тимбилдинги и другие совместные активности можно организовать в том числе онлайн. Например, устраивать zoom-вечеринки, игры, творческие челленджи, виртуальные кофе-брейки и т.д. Главное, чтобы в них участвовали все члены команды. Подобные практики помогут сотрудникам больше узнать друг о друге, пообщаться в неформальной обстановке, найти единомышленников, а это положительно скажется на командной динамике.
Поддерживать чувство единения удаленных сотрудников с командой также можно с помощью:
- рассылки дайджестов с новостями компании и отрасли;
- организации комьюнити по интересам (виртуальный книжный клуб, сообщество любителей бега, кино, кулинарии и прочего);
- проведения дистанционных мастер-классов на разные темы с приглашенными экспертами;
- создания виртуальной «Доски благодарности» (например, на корпоративном портале), где каждый член команды может выразить признательность или написать приятные слова кому-то из коллег.
Резюме
Управление удаленной командой требует от руководителя знания подходов к организации работы. Ключом к успеху является баланс между предоставлением сотрудникам автономности и поддержанием четкой структуры рабочих процессов. При грамотном подходе преимущества удаленной работы перевешивают возможные сложности, а технологические решения помогают эффективно решать возникающие проблемы.
