Внутренние коммуникации в организации

Эффективные внутренние коммуникации позволяют руководству вовремя узнавать о проблемах сотрудников, принимать взвешенные управленческие решения, повышать лояльность и вовлеченность. Кроме того, это хороший способ транслировать корпоративные стандарты и позицию по тем или иным вопросам.

В статье расскажем, как наладить комплексную систему внутренних коммуникаций в компании и управлять ей.

Что такое внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — набор инструментов, способов и каналов взаимодействия людей в компании. Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций (СВК) повышает уровень лояльности и вовлеченности персонала, обеспечивает взаимопонимание, а также формирует единые поведенческие стандарты.

Также внутренние коммуникации играют важную роль в формировании корпоративной культуры и укреплении бренда компании.

Для чего нужны внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации в организации необходимы для:

1. Сбора обратной связи. Обратная связь дает возможность узнать мнение сотрудников о нововведениях. Также руководство понимает, что происходит внутри компании, какие проблемы возникают и как их решить. Для сбора обратной связи можно использовать различные инструменты: анкеты, опросы, интервью.
2. Снижения уровня стресса и напряжения. Если сотрудники чувствуют, что могут свободно общаться с коллегами и руководством, а также без страха высказывать идеи, это способствует формированию позитивной атмосферы.
3. Создания общего информационного пространства. Его наличие предполагает, что все сотрудники имеют доступ к информации, которая необходима для выполнения их задач. Например, это могут быть сведения о продуктах и услугах компании, процессах работы, политиках и правилах, а также о нововведениях.
4. Укрепления корпоративной культуры. Поддержание связей между сотрудниками и установление общих ценностей и целей способствует укреплению корпоративной культуры, а также формированию приверженности к ней.
5. Сокращения стоимости найма. Если вы заслужили хорошую репутацию на рынке, желающие поработать у вас, будут сами выстраиваться в очередь. Фирмам со слабым HR-брендом гораздо труднее найти специалистов, а еще это займет больше времени и обойдется дороже.
6. Снижения текучести персонала. Если человек чувствует, что он не только выполняет свою работу, но и вносит вклад в развитие компании, получает достаточно информации о том, что происходит в организации и какие у нее планы, то он будет более удовлетворен местом работы и не захочет уходить. В целом, хорошая СВК помогает удерживать таланты, уменьшая текучесть кадров и сохраняя опыт и знания в компании.
7. Повышения эффективности работы. Правильная коммуникация снижает вероятность ошибок и дублирования задач. Кроме того, если каждый сотрудник знает, как его деятельность вписывается в общую картину, это улучшает координацию работы между отделами.
8. Адаптации к изменениям внешней среды. Если сотрудники получают достаточно информации о рынке и конкурентах, они могут помочь компании адаптироваться к новым требованиям и выйти на новые рынки. Особенно это важно в условиях кризиса (ниже расскажем об этом подробнее).

Внутренние коммуникации VS кризис

В период экономической неопределенности, внутреннего реструктурирования и изменений на рынке общая вовлеченность сотрудников падает. Зачастую это происходит на фоне переживаний за свое рабочее место и будущее компании. Ситуацию можно сравнить с потревоженным муравейником, в котором нужно быстро восстановить порядок.

Здесь на помощь приходят внутренние коммуникации, которые должны поднять боевой дух, снизить уровень стресса и создать условия для слаженной работы команды. Если сотрудники получают достаточно информации о том, что происходит, они лучше понимают, почему руководство принимают те или иные решения, и готовы поддержать его в трудную минуту.

Кроме того, хорошие коммуникационные процессы помогают улучшить координацию работы между отделами, что особенно важно в кризис, когда каждая минута на счету.

Какие бывают внутренние коммуникации: виды и особенности

Теперь давайте рассмотрим виды внутренних коммуникаций, которые может использовать компания в своей работе.

Офлайн и онлайн. Офлайновые коммуникации осуществляются в реальном времени, когда участники находятся в одном пространстве. К ним относятся встречи, совещания, брифинги и т.д.

Онлайновые коммуникации происходят в виртуальном пространстве, с помощью электронных средств связи. Это особенно актуально в эпоху гибридных графиков работ.

Формальные и неформальные. Формальные коммуникации происходят в рамках установленных правил и процедур. Их цель — информирование.  Пример — рассылки, официальные заявления, инструкции, регламенты и т.д.

Неформальная коммуникация — это обмен информацией и идеями между сотрудниками, который происходит за пределами официальных каналов связи. Это может быть разговор на кофе-брейке, общение во время перерыва или после работы, использование социальных сетей для общения по рабочим вопросам. Также сюда входят различные празднования, вручения наград, тимбилдинги. Неформальная коммуникация помогает установить доверительные отношения между коллегами, повысить эффективность работы и решать проблемы быстрее. Она также способствует созданию благоприятной атмосферы на работе и повышению уровня мотивации сотрудников.

Это может быть адвент-календарь с развлекательным контентом или новогоднее вручение шуточных наград, чтобы вовлечь людей в праздник и создать позитивное настроение у всех участников. Однако следует помнить, что неформальная коммуникация не должна заменять формальную. Важно, чтобы все сотрудники получали необходимую информацию и чувствовали себя включенными в рабочий процесс.

Вертикальные и горизонтальные. Горизонтальные коммуникации происходят между участниками, которые занимают одинаковое положение в организационной структуре. А вертикальные идут снизу вверх и сверху вниз. Их цель — обеспечить координацию действий и передачу информации между руководством и подчиненными. Вертикальные коммуникации также могут использоваться для обмена информацией между различными уровнями управления в компании, такими как департаменты, отделы и группы проектов.

Также по теме

О том, как правильно общаться с подчиненными, читайте в статье «Эффективные коммуникации во время встреч 1-on-1: как руководителю быть услышанным и понятым сотрудниками»

0 Подробнее

Инструменты внутренних коммуникаций

Для обеспечения СВК в организации можно использовать различные инструменты:

Корпоративный портал

Людям необходимо единое пространство, где они смогут получать ответы на вопросы, шаблоны документов и другую организационную информацию. В идеале нужен целый портал, который содержит:

• Чаты и группы. Люди общаются между собой, обсуждают проекты, ищут контакты коллег.
• Системы обратной связи. Сотрудники могут оставлять отзывы о работе компании, предлагать улучшения.
• Базы знаний и библиотеки. Персонал получает доступ к обучающим материалам, информацию о продуктах и услугах компании.

Корпортал можно создать на базе Битрикс24, Slack, Discord или Notion.

Социальные сети, видеоконференции и мессенджеры

Множество каналов коммуникации дают дополнительное удобство. В конце концов люди могут воспринимать контент различными способами. Но, создавая очередную беседу в мессенджере, помните, что каждым каналом придется заниматься.

Можно вести аккаунты в соцсетях и Telegram, публиковать там новости компании, интересные статьи, интервью с сотрудниками. Если у вас нет корпортала, можно создавать, например, в Telegram и WhatsApp группы для работы над проектами. Это позволяет быстро решать вопросы и обмениваться опытом без необходимости проводить длительные встречи или звонки.

Видеоконференции и онлайн-встречи можно использовать как дополнительный канал. Кроме того, они позволяют людям общаться с коллегами из других городов или стран.

Рассылки

Рассылка позволяет быстро распространять информацию среди сотрудников компании. Она также позволяет укрепить командный дух и повысить эффективность работы. Однако этим каналом все-таки не стоит злоупотреблять. Важно также не перегружать людей информацией, т.к. у них полно других дел. Если рассылка будет приходить каждый день и содержать полотно текста, она быстро потеряет эффективность и люди перестанут ей интересоваться.

Опросы

Опросы позволяют сотрудникам высказывать мнение о работе, предлагать идеи для улучшения бизнес-процессов и продуктов компании. Удобнее всего проводить их с помощью специальных IT-решений. Например, к ним относится платформа для корпоративных исследований Happy Job.

Контур исследования содержит 59 вопросов для офисного персонала и сокращенные анкеты для не офисного. Результаты опросов покажут проблемные моменты в ключевых областях: уровень зарплаты, отношения в коллективе, экспертиза руководителя и его лидерские качества, наличие карьерного роста и т.д.

С результатами опросов обязательно нужно работать. В итоге это положительно сказывается на эффективности бизнеса. В то же время, если люди увидят, что к их идеям не прислушиваются, они будут катастрофически демотивированы. Опросы абсолютно анонимны, чтобы сотрудники высказывали мнение без страха негативных последствий.

Узнать мнение
сотрудников

Получить демо

Подкасты

Некоторым людям удобнее воспринимать информацию в формате аудио. Поэтому вы можете поэкспериментировать и внедрить формат подкастов. Главное, не выпускать их слишком часто, чтобы не отвлекать сотрудников от повседневных задач.

Конференции, совещания, митапы

Важно также не забывать о традиционных форматах общения, таких как конференции, совещания и митапы. Они могут быть полезными для обсуждения важных вопросов и принятия решений, а также для укрепления командного духа и мотивации сотрудников.

Форматов может быть больше или меньше, все зависит от компании и особенностей коллектива.

Как выстроить эффективную СВК

СВК — такой же проект, как и все. Соответственно, необходимо подходить к нему пошагово:

1. Обозначить проблему

Обычно инициатива по развитию СВК исходит от руководителя, иногда от группы работников, которые столкнулись с какими-либо трудностями. Прежде чем начинать работу, необходимо выяснить у инициатора, какие стоят цели и какой результат планируется получить.

2. Провести анализ существующих процессов

Даже если СВК раньше никто не занимался, их все равно никто не отменял. Персонал же как-то общается. Важно проанализировать текущее состояние СВК. Самый простой способ это сделать — узнать у людей, как они получают информацию сейчас и как они бы хотели, чтобы им ее передавали. Важны и сами поводы. Например, хотят ли они знать о личных достижениях коллег или можно ограничиться новостями компании.

Для этого можно провести опрос сотрудников, изучить существующие каналы коммуникации и их эффективность, оценить уровень участия сотрудников в жизни компании и их уровень информированности. На основе анализа можно выявить проблемные моменты и разработать стратегию для их устранения.

3. Выбрать коммуникации

Третьим шагом должен стать выбор каналов и инструментов, которые наилучшим образом соответствуют потребностям компании и сотрудников. На этом этапе решается, нужен ли вам, например, масштабный корпортал или можно обойтись мессенджерами.

4. Разработать и воплотить стратегию

Четвертым и наиболее важным шагом является разработка стратегии, которая позволит управлять внутренними коммуникационными процессами. Она должна быть комплексной и включать как технологические средства, так и создание прозрачной организационной культуры.

Также важно определить форматы, инструменты, каналы и тональность общения. Здесь проще опираться на мнение самих людей: им лучше знать, как с ними общаться — выбирать формальный тон или нейтральный, в какой канал скидывать новости и т.д.

Кроме того, необходимо учитывать особенности каждого отдела и его задачи при выборе формата. Например, для технических специалистов эффективнее использовать электронные платформы для обмена информацией, а для маркетинговой команды – регулярные личные встречи.

Важно также установить ясные правила и процедуры внутрикорпоративной коммуникации, чтобы избежать недопонимания и конфликтов. Например, можно определить ответственного за обновление информации на портале компании, установить правила оформления электронных писем и сообщений в чатах.

5. Оценить эффективность

После внедрения стратегии необходимо оценить ее эффективность. Для этого можно собрать фидбэки от персонала, проанализировать статистику использования различных каналов. Если что-то не работает, необходимо внести коррективы и продолжать улучшать СВК.

Особенности внутренних коммуникаций с удаленными сотрудниками

Перечислим несколько правил общения с удаленщиками. В целом, те же правила действуют и в отношении офисных сотрудников. Однако удаленщики нуждаются в еще большей прозрачности процессов, которой им может не хватать из-за выбранного формата работы. Также они могут чувствовать некоторую изолированность от офисного коллектива.

1. Используйте разнообразные каналы связи: в зависимости от задачи и ситуации выбирайте наиболее подходящие.
2. Определите четкие правила и регламенты: установите время работы, сроки ответа на сообщения, форматы и структуру документов, которые должны использоваться в работе.
3. Обеспечьте доступ к информации: создайте единую базу знаний, где будут храниться все необходимые документы и инструкции, которые помогут удаленным сотрудникам быстро ориентироваться в работе.

   

4. Уделяйте внимание личному общению: не забывайте о том, что виртуальное общение не заменит личного контакта. Проводите регулярные видеоконференции, организуйте совместные мероприятия, чтобы создать чувство единства и командного духа.
5. Оценивайте эффективность: следите за качеством и общения, проводите анализ и корректируйте свои подходы в зависимости от ситуации. Такой подход поможет оптимизировать работу и достичь лучших результатов. Например, для этого удобно использовать онлайн-опросы на платформе Happy Job, которые гарантируют 100% анонимность мнений респондентов.

Ошибки в работе внутренних коммуникаций

Что же разрушает общение внутри команды — разбираемся дальше:

1. Руководитель направления внутренних коммуникаций должен иметь достаточную власть и автономию для принятия решений. Иначе его роль сводится к нулю. Необходимость согласовывать каждый шаг с руководством может свидетельствовать о некомпетентности специалиста или о недоверии, что может негативно сказаться на эффективности работы.
2. Неуважительное отношение к сотрудникам. Это грандиозный провал внутренних коммуникаций. Такие отношения не склеят тимбилдинги и даже денежные премии.
3. Недостаточная прозрачность и открытость. Иногда руководство считает, что если информация о каких-либо проблемах не будет раскрыта, это поможет избежать паники. Однако зачастую эффект обратный. Недостаток информации приводит к распространению слухов, что вызовет панику и снизит мотивацию сотрудников. Особенно важно честно и открыто говорить об увольнениях и сокращениях. Важно, чтобы это делал глава компании. Будьте искренними, потому что честность укрепляет доверие и формирует сопричастность к проблемам компании, что, в свою очередь, может стимулировать желание сотрудников преодолевать эти проблемы совместно.
4. Неправильный выбор каналов. Использование неэффективных каналов связи может привести к тому, что сообщение не будет доставлено или не будет понятно.

   

5. Недостаточная частота. Если коммуникация происходит редко, то это может привести к тому, что сотрудники не будут знать о важных изменениях и новостях.
6. Плохая вовлеченность сотрудников. Если работники не принимают участие в процессе коммуникации, то они могут не понимать свою роль в компании и не чувствовать себя важными.
7. Недостаточная оценка эффективности. Компания, которая не оценивает эффективность своих коммуникаций, может продолжать использовать неэффективные методы распространения информации.

Резюме

Эпоха гордого молчания управляющего звена и покорности сотрудников безвозвратно ушла. Теперь персонал хочет быть осведомлен обо всем, что происходит. Недостаточное внимание к внутренним коммуникациям может привести к крайне негативным последствиям, таким как снижение производительности, рост уровня неудовлетворенности сотрудников и, как следствие, повышение текучести. Поэтому это та сфера, над которой необходимо работать постоянно. Руководству стоит уделить этому вопросу должное внимание и инвестировать в развитие внутренних коммуникаций.