Оценить продуктивность среды в подразделении, справедливость распределения задач, эффективность процессов и многое другое можно только через обратную связь с персоналом. Мнения сотрудников укажут руководителю узкие места, варианты улучшений. Чтобы сотрудники свободно делились мнением, в подразделении должна быть организована безопасная среда или культура положительной обратной связи.
Разберёмся, что представляет собой такая культура и как её организовать в подразделении.
Элементы культуры положительной обратной связи
Во многом формирование культуры положительной обратной связи зависит от слов и действий руководителя. Менеджер должен донести до сотрудников мысль, что их мнение имеет значение . Для этого достаточно во время командных встреч и встреч 1-on -1 транслировать следующие идеи:
«Наша команда — это специалисты очень высокого уровня, каждый несёт в себе редкую экспертизу и уникальный опыт. Не стесняйтесь высказывать свои замечания, идеи. Они очень важны для успеха нашего общего дела»,
«Обмен идеями позволит отыскать лучшие решения для реализации проекта, выполнения задач и многого другого»
или
«Задавайте вопросы! Возможно, у ваших коллег замылился глаз и они не видят несостыковок, пробелов».
Руководитель должен быть открыт обратной связи, даже если она отрицательная. Естественная реакция человека на критику — уход в оборону. Менеджер должен всякий раз фиксировать у себя желание «заткнуть» критика, и менять тактику — задавать уточняющие вопросы.
Плохо:
«— Этот проект нереально закончить к концу месяца!
— Глупости! Мы поднажмём и всё сделаем. Если потребуется — выйдем на работу на выходных».
Хорошо:
«— Этот проект нереально закончить к концу месяца!
— Интересное мнение. Почему вы так считаете? Какие факторы могут помешать нам закончить вовремя?»
Менеджер должен реализовывать поступающие от сотрудников предложения. Разумеется, нет необходимости внедрять всё, что предлагают подчинённые, достаточно раз в месяц реализовывать хотя бы одну инициативу.
Описанные выше действия руководителя станут сигналом команде: ваше мнение важно, к нему прислушиваются, идеи — реализовываются. В результате подчинённые станут активнее оставлять обратную связь.
4 способа получить обратную связь от сотрудников
Получить обратную связь от команды можно различными способами — выбор будет зависеть от целей и личностных особенностей сотрудников. Рассмотрим четыре наиболее популярных варианта.
Опрос во время командной встречи
Первое, что можно сделать для получения обратной связи от сотрудников, — организовать командную встречу. Руководителю достаточно обозначить повестку и собрать по выбранной теме мнения подчинённых. Обсудить можно любой вопрос — низкую продуктивность, проблемы с клиентоориентированностью, невыполнение планов и т.д.
У метода есть как плюсы, так и минусы. Среди достоинств — возможность коллективно найти решение проблемы. Например, с помощью мозгового штурма . В «коллективности» кроется и недостаток: сотрудники могут постесняться откровенно говорить по теме при коллегах или дать социально приемлемый ответ из страха испортить отношения.
Анонимный опрос сотрудников
Самый простой и эффективный способ получить честную обратную связь по важным темам — провести опрос вовлечённости, лояльности и удовлетворённости через провайдера. При использовании посторонней платформы для опроса, например сервиса Happy Job , команда получит возможность анонимно высказаться о процессах в подразделении, компетенциях руководителя, атмосфере в коллективе и прочем.
На платформе Happy Job предусмотрено 10 метрик вовлечённости и удовлетворённости, оценивающих продуктивность рабочей среды, и пять метрик лояльности, описывающих отношение сотрудников к компании.
Наиболее удобным для менеджера станет такой способ организации исследования, как пульс-опрос: каждую неделю сотрудники отвечают на 5-7 вопросов по разным темам. Длительность исследования составляет не больше пяти минут, что позволяет снизить нагрузку на респондентов и увеличить процент участия.
Руководитель в результате видит отношение команды к сложившимся в подразделении процессам, взаимоотношениям и прочему и реакцию на принимаемые им меры по улучшению.
Для организации опроса сотрудников часто используются онлайн-конструкторы. В статье « Опрос сотрудников: 5 причин, почему следует с осторожностью использовать онлайн-конструкторы » мы рассмотрели подводные камни подхода.
Встречи 1-on-1
Узнать мнение сотрудника можно во время индивидуальной встречи — 1-on-1 . Подобные мероприятия служат для дачи подчинённому обратной связи по текущим задачам, помощи в профессиональном развитии и построении карьеры.
Во время беседы можно предложить сотруднику обсудить вопрос низкой производительности отдела или конкретную проблему. Плюс такого подхода: подчинённый может быть откровеннее, чем во время командной встречи, когда на него смотрят десятки пар глаз. Минус — сотрудник может быть слишком аккуратным в оценках или рекомендациях, боясь обидеть руководителя или подставить коллегу.
Во время опроса сотрудника руководитель должен избегать обвинений, грубой критики, обесценивания, стараться быть максимально доброжелательным, подчёркивать заинтересованность в поиске решения.
Плохо:
«В прошлом месяце план выполнили только наполовину! Чего вам не хватает, чтобы нормально работать?!»
Хорошо:
«В прошлом месяце план выполнили только наполовину. Как по-вашему, почему было сложнее найти заказы? Что мешало?»
Анонимная обратная связь
Анонимная обратная связь объединяет в себе конфиденциальность и возможность задавать сотрудникам открытые вопросы. Например, руководитель получит доступ к честным ответам по острым темам — распределению задач в команде, начислению премий и т.д.
Часто руководители бояться «анонимок», предполагая, что сотрудники будут изливать недовольство, а не давать конструктивную критику или предлагать рационализаторские предложения. Возможно, кто-то из сотрудников действительно использует канал для «слива» негатива. В остальном — способ открывает массу возможностей для менеджера.
Для сбора анонимных мнений можно использовать отдельную электронную почту или ящик для записок. Работа с обратной связью реализована на платформе Happy Job: после прохождения опроса сотрудники могут оставить обезличенные комментарии по любым темам.
Руководителю следует использовать все виды сбора обратной связи и придерживаться описанных в статье правил, чтобы в подразделении зародилась культура положительной обратной связи — сотрудники привыкли давать честный отзыв и тем самым улучшать работу подразделения.
