В 2023 году каждый четвертый работник в мире предпочел работать удаленно, а 23% из них даже были готовы уменьшить свою зарплату на 10% ради этого. Востребованность удаленки сохранится в ближайшие годы. Это не удивительно, поскольку основное преимущество удаленной работы для сотрудников заключается в возможности балансировать профессиональную и личную жизнь. Работодатели также выигрывают от этой ситуации, поскольку им не нужно затрачивать ресурсы на обустройство рабочих мест и другие операционные издержки. Компании могут нанимать специалистов из различных регионов, что увеличивает доступ к квалифицированным кадрам.
Самое важное — уделить внимание организации рабочего процесса, особенно это касается коммуникаций. В этой статье расскажем о 10 признаках того, что команда неэффективно общается на удаленке.
1. Созвоны занимают более 30% рабочего времени
Каждый из нас хоть раз участвовал в созвоне, суть которого легко укладывается в письмо по электронной почте. Согласно нашим данным, 81% удаленщиков раздражают затянутые созвоны с коллегами. Они утомительны и отвлекают от настоящей работы. Постоянные звонки с уточнениями могут вывести из себя кого угодно. Поэтому, как бы банально это ни звучало, прежде чем назначать созвон, подумайте, точно ли он так уж необходим.
Вот еще несколько советов по эффективному проведению онлайн-совещаний:
- Определите необходимый состав участников и ориентируйтесь на поставленные цели. Не приглашайте сотрудников, которые не задействованы в конкретном проекте, например, бухгалтера;
- Четко определите цели совещания, разошлите повестку заранее, чтобы все участники успели подготовиться;
- Импровизация отвлечет от основной темы и собьет с толку участников, поэтому создайте план предстоящего собрания и следуйте таймингу;
- Оптимизируйте время совещания, стараясь сократить его до необходимого минимума. Людям сложно поддерживать концентрацию в течение нескольких часов. Поэтому избегайте лишних разговоров и фокусируйтесь на ключевых вопросах;
- Предоставьте всем участникам возможность высказаться и выслушайте их мнения, поощряйте открытый диалог. Также контролируйте поток вопросов и прекращайте затянувшиеся споры.
В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания были поняты правильно, и нет вопросов, требующих дополнительного обсуждения. Составьте протокол совещания и раздайте его сотрудникам (включая тех, кто не смог присутствовать) либо отправьте в электронном виде.
Узнать мнение
сотрудников
2. Члены команды не вовлечены в беседу во время созвона
Одни молчат, другие — обедают с выключенной камерой во время онлайн-планерки. В итоге вы лишаетесь львиной доли инновационных идей.
Существует несколько причин, по которым сотрудники могут молчать на совещаниях:
- Некоторые люди могут чувствовать себя неуверенно или опасаться критики, поэтому предпочитают молчать, чтобы избежать конфликта или негативной оценки.
- Горящие дедлайны — не самое подходящее время для совещаний, поскольку большинство сотрудников хотят как можно скорее вернуться к своим задачам, чтобы сдать проект в срок, что снижает их способность сосредоточиться на вопросах, которые напрямую не относятся к проекту.
- Если на совещании есть люди, которые доминируют в обсуждении, другие могут чувствовать, что их мнение никому не интересно.
Решение перечисленных проблем включает создание более поддерживающей и открытой атмосферы, чтобы участники чувствовали себя комфортно и могли без страха высказывать свои мысли. Возможно, стоит провести индивидуальные беседы с участниками, чтобы выяснить причины их молчания и найти способы поддержать их активное участие. Также рассмотрите возможность использования различных техник мозгового штурма или других методов, способствующих активному вовлечению всех членов команды.
Лучший период для проведения совещания — середина недели. В это время сотрудники уже активно заняты работой, но еще не устали от нее. Кроме того, эффективность встречи зависит от времени. Исходя из того, что пик продуктивности человека приходится на период с 08:00 до 14:00, рекомендуется выбирать слот из этого промежутка. Однако лучше не начинайте день с совещания, чтобы дать сотрудникам хотя бы полчаса на включение в рабочий ритм.
3. Работа в режиме «пожара»
Команда постоянно находится в состоянии стресса, спешки и нехватки времени из-за большого объема работы или неожиданных срочных задач. Тут и там горят дедлайны, сотрудники вынуждены решать проблемы и выполнять задачи на ходу, без возможности спланировать их заранее. Скорее всего, здесь проблема не только в коммуникации, но и в неэффективной организации рабочего процесса.
Например, задачи ставятся хаотично и голосовыми сообщениями, ход их выполнения никак не отслеживается, а приоритеты каждой из них весьма туманны. Сегодня важно одно, а завтра — другое. Поэтому важно выработать четкий регламент постановки задач и выбрать инструмент (трекер задач), который был бы удобен как для вертикального (руководитель — сотрудник), так и для горизонтального (сотрудник — сотрудник) общения.
Существует множество онлайн-платформ и программ для управления задачами, такие как Trello, Asana, Jira и другие. Они позволяют создавать задачи, назначать ответственных, отслеживать прогресс выполнения, устанавливать сроки и обмениваться комментариями, что способствует более эффективной командной работе.
4. Отсутствие неформального общения
Разумеется, рабочий чат существует для того, чтобы обсуждать в нем в первую очередь деловые вопросы, однако неформальное общение также должно быть. «Утепляйте» взаимоотношения в команде. Например, можно создать специальный чат с мемами и шутками, объявить пятницу днем фотографий с питомцами, создать чаты по интересам (книги, онлайн-игры, сериалы и т.д.). Таким образом, люди узнают друг друга лучше, почувствуют себя частью сплоченной команды, а не просто винтиками в цепи производства.
5. Вас постоянно втягивают в конфликты
Вспомните, как давно сотрудники приходили к вам, чтобы «излить душу». Если они появляются с завидной регулярностью, прося выступить третьей стороной и разрешить их разногласия, вероятно, в компании недостаточно развита культура открытого общения, процветают сплетни и подковерные интриги. Сотрудникам не хватает навыков конструктивного общения, они не слышат друг друга или не готовы идти на компромисс. Это легко решается за счет специальных тренингов, в ходе которых сотрудники учатся активному слушанию и другим коммуникативным техникам.
6. Конфликты затухают сами собой
Другая крайность — конфликты решаются сами собой, никто не привлекает вас в качестве посредника. Возможно, люди попросту вам не доверяют. Это тоже указывает на неэффективность коммуникации. Важно стремиться к развитию доверия лично к вам и созданию позитивной атмосферы, в которой люди не боятся обращаться за поддержкой.
О том, как решать конфликты в коллективе, мы рассказали в этой статье.
7. Не установлены нормы общения
Даже если в коллективе процветает неформальное общение, команде важно придерживаться определенных норм и правил поведения. Например, сотрудник должен четко знать, какое поведение приемлемо, а какое не поощряется, к кому подходить с тем или иным вопросом. Для этого в компании составляется организационная структура, где отражены функции департаментов и отделов.
Кроме того, важно установить правила общения в рабочих чатах:
- Все приватные вопросы лучше обсуждать в личных сообщениях. Если вопрос касается нескольких сотрудников, тогда можно писать в общий чат. Для получения быстрой реакции от конкретных людей, используйте тег (@).
- Важно быть на связи в рабочее время и отвечать на сообщения в течение 30 минут.
- Если пока ответить не получается, важно все равно проявить активность, дав понять, что сообщение замечено, но ответ будет дан позднее. Желательно указать примерное время ответа, чтобы коллега мог спланировать свою работу.
- Ввести правило: никаких звонков по задачам после завершения рабочего дня, в выходные и праздники.
- Еще одно правило касается голосовых сообщений. Они отнимают больше времени, чем текстовые, в них сложнее вернуться к конкретной информации или задаче, да и человеку может быть просто неудобно прослушать аудио. 68% процентов работников недолюбливают голосовые сообщения, поэтому постарайтесь свести такой формат коммуникации к минимуму, прибегая к нему только в исключительных ситуациях.
Эти правила помогут поддерживать эффективное и профессиональное рабочее общение в команде.
8. Не сформирована культура признания
Руководитель играет ключевую роль в создании атмосферы уважения и формировании культуры признания. Показывайте людям, что вы их цените и формируйте ответные реакции у всего коллектива. Например, вы можете следить за значимыми датами, покупать и лично подписывать поздравительные открытки. Еще одна важная вещь — похвала. Взаимные подбадривания должны стать нормой в команде. Подчеркивайте успехи и достижения каждого. Старайтесь чаще выражать благодарность. Главное, чтобы похвала была искренней, своевременной и предметной. Когда люди видят, что их труд ценится и признается, они становятся более мотивированными и готовыми приложить усилия для достижения общих целей.
9. Вы постоянно переделываете работу за сотрудников
Часто руководители переделывают задачи за своих подчиненных, потому что это проще, чем объяснять, где была допущена ошибка. Однако это путь к выгоранию как самого руководителя, так и сотрудника, который так никогда и не научится самостоятельности. Помните, что ключевое отличие руководителя от специалиста заключается в умении организовать не только свою, но и командную работу. Поэтому важно не просто дать людям больше самостоятельности, но и постоянно направлять их. Объясните, по каким критериям будет оцениваться работа (лучше использовать методику SMART), будьте на связи, если у человека появляются к вам вопросы, не наказывайте за ошибки и альтернативную точку зрения.
10. Поручения не выполняются
Иногда бывает так: вы поставили сотруднику какую-то задачу, пришел день дедлайна, а она так и не выполнена. Вы спрашиваете его: «Что случилось?», а он в ответ: «Мне нужно было уточнить одну важную деталь у Миши, я написал ему сообщение, но он так и не ответил, поэтому ничего не готово». Казалось бы, все очевидно, если Миша не отвечает на сообщение, ему нужно позвонить. Если Миша не ответил на звонок, необходимо привлечь руководителя. Однако на деле сотрудник просто не хочет нагружать себя лишней коммуникационной нагрузкой.
Особенно актуальна эта проблема в случае с интровертным поколением Z. Чтобы решить проблемы такого типа еще объясните, что иногда необходимо проявить инициативу и настойчивость в общении с коллегами для успешного выполнения задач, подчеркните, что он всегда может обратиться к вам и привлечь вас в качестве посредника. Спросите, какие пути выхода из ситуации он видит сейчас. Обсудите возможные стратегии действий и зафиксируйте результаты диалога. Кроме того, нелишним будет подумать о проведении тимбилдингов прямо на удаленке для укрепления командного духа и улучшения коммуникаций.
Как оценить эффективность взаимодействия на удаленке?
Узнать обо всех имеющихся проблемах позволит опрос сотрудников на платформе Happy Job. 59 геймифицированных вопросов по ключевым параметрам рабочей среды (метрикам) дадут полную картину происходящего в компании:
- довольны ли сотрудники тем, как руководитель ставит задачи;
- знают ли они о ключевых целях и стратегиях компании;
- достаточно ли им обратной связи от начальника и коллег;
- хорошо ли члены команды ладят между собой;
- стоит ли чаще хвалить сотрудников и т.д.;
Метрики «Руководитель», «Баланс» и «Коллеги» на платформе Happy Job
После завершения исследования руководитель и HR получат исчерпывающие отчеты с рекомендациями по улучшению проблемных метрик. Кроме того, вы сможете сравнить свои показатели с показателями конкурентов с помощью нашего бесплатного инструмента Бенчмаркинг для еще более детальной аналитики.
Вывод
Если вы замечаете только часть указанных признаков, не стоит сразу делать пессимистические выводы: возможно, это связано с психологическими особенностями команды. Однако, если множество признаков проявляются ярко и одновременно, а также если некоторые люди начали вести себя в несвойственной им манере, возможно, что-то идет не так. Здесь важно подкреплять свои гипотезы реальной аналитикой, которую предоставляют HR-опросы. Это поможет сэкономить ресурсы, принимать обоснованные решения, оптимизировать процессы управления персоналом и повышать общую эффективность работы коллектива.
