Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться
Бесплатный вебинар

Самое масштабное обновление 2021 20 октября 2021 в 12:00

Записаться

Свежая публикация

Вы уже потратили:
0 руб.

У меня всё записано: как улучшить совещания с помощью протокола

Happy Job
6 августа, 2020

В 2018 году консалтинговая компания STL Microsoft Training выяснила, что в среднем каждый сотрудник посещает 207 совещаний в год. При этом две трети собраний – бесполезны. Одна из причин такого положения дел – отсутствие контроля над обсуждением. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, нуждаются в «коллективной помощи» - дискуссиях, голосовании. Часто сотрудники и руководство так увлекаются обсуждением, что по итогу не приходят ни к какому решению. Что можно сделать? Уполномочить специального человека вести процесс – записывать сказанное и следить, чтобы участники совещания не отходили от темы и не тянули время.

Ещё одна причина «бесполезности» совещаний в том, что по-настоящему интересные предложения, не вошедшие в итоговое решение, забываются сразу же после собрания. Записывая их, можно сделать копилку ценных идей, и пользоваться ими по мере необходимости.

 

Как сотрудники оценивают полезность совещаний:

  • 71% уверены, что совещания не несут никакой пользы;
  • 65% считают, что они ещё и вредят - отрывают от работы;
  • 62% полагают, что совещания вносят раздор в команду.

Исследование UniversityofNorthCarolina

 

Ведение протокола во время совещания позволяет держать обсуждение «в узде» и не упустить интересные идеи. Не смотря на то что термин «протоколирование» у многих ассоциируется с гигантскими корпорациями и бюрократией, на деле – это очень полезный инструмент для бизнеса любого масштаба. Для того чтобы его внедрить в компании, нужны только свободный сотрудник и воля руководителя.

 

Кто такой секретарь совещания

Сотрудника, фиксирующего итоги совещания, как правило, называют секретарём. И у него достаточно обширный список задач.

Подготовка

Секретарь в каком-то смысле распорядитель совещания: он заранее собирает информацию обо всех участниках мероприятия, выясняет темы докладов, составляет график «выступлений» и отводит время на обсуждение каждого вопроса. Как правило, совещаниям выделяют один час. Если накопилось много вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников – время на совещание можно увеличить до двух часов.

 

Идеальное количество докладчиков на совещании – до 10 человек. В этом случае выступления не затянутся на несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникшим вопросам.

 

Помимо этого секретарь должен заблаговременно решить, с помощью каких технических средств будет фиксировать всё происходящее на мероприятии. Совет: для «подстраховки» можно использовать средства аудио или видеозаписи.

За день до совещания секретарь должен выслать всем участникам план мероприятия – где и во сколько пройдёт собрание, кто и с какой темой выступает, сколько времени отводится на решение того или иного вопроса.

Во время совещания

На самом мероприятии основная задача секретаря – записывать, что говорят коллеги и руководитель. Если секретарь не пренебрёг подготовительным этапом, то на момент записи у него будет канва – имена выступающих и темы их докладов.

Вторая задача протоколирующего – направлять ход совещания. Если вдруг сотрудники перескочили на другую тему, секретарь должен вернуть разговор в нужное русло. То есть, он должен следить, чтобы каждый вопрос был обсуждён, и по нему было принято какое-то решение. Помимо этого протоколирующий должен следить за временем. Если какой-то вопрос муссируется больше получаса, а решения и не видно, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.

После совещания

После мероприятия секретарь должен навести лоск в протоколе: исправить описки, точнее сформулировать записанное (если будет такая необходимость). В помощь секретарю – аудио и видеозаписи.

Затем текст протокола согласовывается с руководством и при необходимости с участниками.

Далее составляется официальный протокол. Как правило, он делается на фирменном бланке, в одном экземпляре, и подшивается в папку с протоколами. Копии – раздаются участникам совещания.

 

Важно! На роль секретаря нельзя назначать одного из участников совещания. Есть риск, что сотрудник будет прокручивать в голове план своего собственного выступления, включаться в дискуссии и забывать протоколировать сказанное коллегами.

 

Как нужно протоколировать

Главная задача протоколирования – не забыть, какие решения были приняты по различным вопросам. Желательно вести запись достаточно подробно. Так зафиксированные идеи и предложения не потеряют важные детали, и можно будет исключить двоякость толкования.

В некоторых случаях рекомендуется дословная запись обсуждения. Это актуально на собраниях с представителями госструктур, клиентами или партнёрами. Также фиксирование «каждого слова» может потребоваться при обсуждении стратегически важных для компании вопросов.

 

Если совещание проходит онлайн

Сегодня всё больше компаний переходит на удалённую работу. Но это не только не отменяет совещания, скорее увеличивает их количество. Видеоконференция протоколируется точно так же, как и офлайн-собрание. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В процессе – он также фиксирует всё сказанное коллегами, пусть и через средства вебсвязи.

При этом у секретаря появляются куда больше возможностей для аудио и видеозаписи происходящего. Большинство сервисов видеосвязи оснащены подобным функционалом.

Форма протокола

В России на законодательном уровне нет никаких требований к виду протокола, поэтому в каждой компании разрабатывается свой шаблон. Обычно он содержит такие разделы:

  1. Название компании, номер и дату протокола. Можно делать сквозную нумерацию. Можно присваивать буквенные значения различным отделам или типам совещаний. Например, все номера с префиксом «K» отдать совместным с клиентами собраниям. Так будет легче найти нужный протокол при необходимости.
  2. Список участников совещания и докладчиков. Эта информация собирается секретарём ещё до начала собрания. Что здесь можно написать? Состав участников с указанием имён, должностей и тем докладов (если участник – выступающий). Именно в этом разделе будет фиксироваться сказанное во время докладов.
  3. Перечень вопросов для обсуждения. Эта информация также собирается секретарём накануне совещания. Список вопросов, требующих коллегиального обсуждения, как правило, должен предоставлять руководитель.
  4. Решения, выдвинутые по итогам обсуждения. Здесь оформляется сказанное во время обсуждения заявленных вопросов. В конце – решения по каждому.
  5. Подписи ответственных лиц. Например, секретаря и руководителя.
  6. К протоколу могут быть приложены различные документы – презентации докладов, расшифровка аудиозаписей и так далее.

 

Выделив человека для протоколирования совещаний, можно убить двух зайцев. Во-первых, повысить эффективность собраний. Больше не будет ситуаций, когда 20 человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят ни к какому решению. Секретарь будет направлять обсуждение в нужное русло и добиваться, чтобы каждый поднятый вопрос получил какое-то конкретное решение. Во-вторых, протоколирование позволит сохранить ценные идеи, озвученные участниками. Если решение, принятое во время совещания, не позволило «закрыть» вопрос и проблема вновь появилась, можно обратиться к протоколу и посмотреть, что ещё советовали сделать сотрудники. Это сэкономит время и деньги.

Об авторе

Happy Job

Международная команда экспертов платформы

Больше полезной информации на наших каналах:

Вам может понравиться

Причин, по которым сотрудники меняют работу, достаточно много. Мы разобрали основные шесть и привели рекомендации, как остановить текучку.
Какое значение адаптация персонала играет в жизни компании? Как сделать этот процесс эффективным? Какие инструменты адаптации используют лидеры рынка? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье:
Поговорим об особенностях опросов сотрудников, организованных с помощью онлайн-конструкторов.
Skyeng + Happy Job
Полина Лаптева, руководитель внутренних коммуникаций, Skyeng 2 минуты
АльфаСтрахование + Happy Job
Дмитрий Попов, руководитель направления внутренних коммуникаций 2 минуты
ПАО «МТС» + Happy Job
Юлия Терещенко, начальник отдела внутренних коммуникаций 90 секунд
Happy Job на HR&Trainings EXPO 2018
Стенд компании в рамках крупнейшей HR выставки России 55 секунд
Happy Job на HR&Technology Expo 2018
Мастер-класс Алексея Клочкова 31 минута
Команда Happy Job
История разработки платформы галерея 13 фото
Digital процессы оценки и развития вовлеченности
Мастер-класс Алексея Клочкова 35 минут
Поздравление от Happy Job
1 минута
Inventive Retail Group + Happy Job
Ксения Васильева, директор по персоналу Inventive Retail Group 3 минуты
Ингосстрах + Happy Job
Алексей Алексапольский, руководитель проекта по развитию персонала. Евгения Озерная, Начальник отдела развития корпоративной культуры. Департамент по работе с персоналом 2 минуты
Zetta Страхование + Happy Job
Оксана Кравченко руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование 80 секунд
Вебинары и видео
Развиваем вовлечённость и лояльность сотрудников 62 минуты
Экономическая польза оценки лояльности 5 минут
Дэшборд по вовлечённости 2021. Конструктор презентаций 47 минут
Современные digital-процессы оценки и развития вовлечённости 35 минут
Зачем измерять вовлечённость и лояльность? 90 секунд
Культура счастья. Что делает компании успешнее? 110 минут
Как появились метрики Happy Job? 90 секунд
Как повысить eNPS и лояльность в 2021 62 минуты
Экономический эффект развития вовлечённости 5 минут
Смотреть все видео
Наука и методика

Happy Job обогатила международную практику оценки вовлечённости и лояльности, добавив в неё точность исследований, интересные опросы и технологии HR Zero. Мы совершенствуем методику и вопросыСкачать буклет «10 метрик» в PDF каждый день вместе с 400+ средними и крупными компаниями России и Евразии.

Методика подтверждена патентом РАО. Платформа входит в единый реестр российского программного обеспечения.

Научные статьи по методике Happy Job регулярно публикуются в международных журналах фундаментальных и прикладных исследований. Экспертные статьи наших консультантов можно прочитать в авторитетных бизнес-изданиях.

с нами:
Производственые

Компании

50%  из  топ-10

e-COMMERCE

КРУПНЕЙШИЕ

IT-КОМПАНИИ

60%  из  топ-20 банков
80% из топ-10

СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ

100%  крупнейшийритейл
80%   топ

телеком

КРУПНЕЙШИЕ ЭКОСИСТЕМЫ
100% ТОП ТВ  и МЕДИА
Отзывы клиентов
Дмитрий Попов
руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование
Анаит Говорина
директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"
Полина Лаптева
руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng
Алексей Алексапольский
Руководитель проекта по развитию персонала
Юлия Терещенко
начальник отдела внутренних коммуникаций, МТС
Варвара Федосеева
директор по управлению персоналом и корпоративному развитию
Оксана Кравченко
руководитель учебного центра, департамент по работе с персоналом Zetta Страхование
Ксения Васильева
директор по персоналу Inventive Retail Group

«Мы получили большое количество положительной обратной связи как от обычных сотрудников, так и от топ-менеджмента.

Геймифицированный формат в совокупности с «человеческой» постановкой вопросов воспринимается достаточно легко и занимает мало времени на прохождение.

Тищенко Мария
старший менеджер по управлению проектами, Билайн

Доступность информации для руководителей любого уровня, постоянное совершенствование платформы, лёгкость управления данными – всё это делает продукты компании Happy Job такими востребованными.

Долгова Вера
Руководитель управления исследований, аналитики и нематериальной мотивации
Департамент корпоративной культуры и бренда

Мы точно планируем работать дальше с Happy Job.

Потому что Люди – это главное, что у нас есть, а Happy Job помогает нам в том, чтобы делать наших людей счастливым на работе

Анна Трифонова
Менеджер по внутренним коммуникациям, SPLAT
Смотреть ещё 50 отзывов