В 2018 году консалтинговая компания STL Microsoft Training выяснила, что в среднем каждый сотрудник посещает 207 совещаний в год. При этом две трети собраний – бесполезны. Одна из причин такого положения дел – отсутствие контроля над обсуждением. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, нуждаются в «коллективной помощи» - дискуссиях, голосовании. Часто сотрудники и руководство так увлекаются обсуждением, что по итогу не приходят ни к какому решению. Что можно сделать? Уполномочить специального человека вести процесс – записывать сказанное и следить, чтобы участники совещания не отходили от темы и не тянули время.
Ещё одна причина «бесполезности» совещаний в том, что по-настоящему интересные предложения, не вошедшие в итоговое решение, забываются сразу же после собрания. Записывая их, можно сделать копилку ценных идей, и пользоваться ими по мере необходимости.
Как сотрудники оценивают полезность совещаний:
- 71% уверены, что совещания не несут никакой пользы;
- 65% считают, что они ещё и вредят - отрывают от работы;
- 62% полагают, что совещания вносят раздор в команду.
Исследование University of North Carolina
Ведение протокола во время совещания позволяет держать обсуждение «в узде» и не упустить интересные идеи. Не смотря на то что термин «протоколирование» у многих ассоциируется с гигантскими корпорациями и бюрократией, на деле – это очень полезный инструмент для бизнеса любого масштаба. Для того чтобы его внедрить в компании, нужны только свободный сотрудник и воля руководителя.
Кто такой секретарь совещания
Сотрудника, фиксирующего итоги совещания, как правило, называют секретарём. И у него достаточно обширный список задач.
Подготовка
Секретарь в каком-то смысле распорядитель совещания: он заранее собирает информацию обо всех участниках мероприятия, выясняет темы докладов, составляет график «выступлений» и отводит время на обсуждение каждого вопроса. Как правило, совещаниям выделяют один час. Если накопилось много вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников – время на совещание можно увеличить до двух часов.
Идеальное количество докладчиков на совещании – до 10 человек. В этом случае выступления не затянутся на несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникшим вопросам.
Помимо этого секретарь должен заблаговременно решить, с помощью каких технических средств будет фиксировать всё происходящее на мероприятии. Совет: для «подстраховки» можно использовать средства аудио или видеозаписи.
За день до совещания секретарь должен выслать всем участникам план мероприятия – где и во сколько пройдёт собрание, кто и с какой темой выступает, сколько времени отводится на решение того или иного вопроса.
Во время совещания
На самом мероприятии основная задача секретаря – записывать, что говорят коллеги и руководитель. Если секретарь не пренебрёг подготовительным этапом, то на момент записи у него будет канва – имена выступающих и темы их докладов.
Вторая задача протоколирующего – направлять ход совещания. Если вдруг сотрудники перескочили на другую тему, секретарь должен вернуть разговор в нужное русло. То есть, он должен следить, чтобы каждый вопрос был обсуждён, и по нему было принято какое-то решение. Помимо этого протоколирующий должен следить за временем. Если какой-то вопрос муссируется больше получаса, а решения и не видно, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.
После совещания
После мероприятия секретарь должен навести лоск в протоколе: исправить описки, точнее сформулировать записанное (если будет такая необходимость). В помощь секретарю – аудио и видеозаписи.
Затем текст протокола согласовывается с руководством и при необходимости с участниками.
Далее составляется официальный протокол. Как правило, он делается на фирменном бланке, в одном экземпляре, и подшивается в папку с протоколами. Копии – раздаются участникам совещания.
Важно! На роль секретаря нельзя назначать одного из участников совещания. Есть риск, что сотрудник будет прокручивать в голове план своего собственного выступления, включаться в дискуссии и забывать протоколировать сказанное коллегами.
Как нужно протоколировать
Главная задача протоколирования – не забыть, какие решения были приняты по различным вопросам. Желательно вести запись достаточно подробно. Так зафиксированные идеи и предложения не потеряют важные детали, и можно будет исключить двоякость толкования.
В некоторых случаях рекомендуется дословная запись обсуждения. Это актуально на собраниях с представителями госструктур, клиентами или партнёрами. Также фиксирование «каждого слова» может потребоваться при обсуждении стратегически важных для компании вопросов.
5 советов по составлению протокола:
- В протоколе не фиксируется прямая речь участников. Идеи и предложения записываются сплошным текстом.
- Не нужно «подписывать» идеи. Текст должен быть обезличенным.
- Стиль текста – деловой. Не стоит «разбавлять» протокол эмоциональными словами или личным мнением.
- Окончательные решения – это те, что одобрил руководитель. Другие решения (пусть даже более удачные по мнению секретаря) должны фиксироваться в поле с предложениями и идеями участников по вопросу.
- Пояснять какие-то предложения в тексте протокола секретарю не нужно. Если возникнет необходимость – руководитель спросит докладчика лично о том, что тот имел в виду.
Если совещание проходит онлайн
Сегодня всё больше компаний переходит на удалённую работу. Но это не только не отменяет совещания, скорее увеличивает их количество. Видеоконференция протоколируется точно так же, как и офлайн-собрание. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В процессе – он также фиксирует всё сказанное коллегами, пусть и через средства вебсвязи.
При этом у секретаря появляются куда больше возможностей для аудио и видеозаписи происходящего. Большинство сервисов видеосвязи оснащены подобным функционалом.
Форма протокола
В России на законодательном уровне нет никаких требований к виду протокола, поэтому в каждой компании разрабатывается свой шаблон. Обычно он содержит такие разделы:
- Название компании, номер и дату протокола. Можно делать сквозную нумерацию. Можно присваивать буквенные значения различным отделам или типам совещаний. Например, все номера с префиксом «K» отдать совместным с клиентами собраниям. Так будет легче найти нужный протокол при необходимости.
- Список участников совещания и докладчиков. Эта информация собирается секретарём ещё до начала собрания. Что здесь можно написать? Состав участников с указанием имён, должностей и тем докладов (если участник – выступающий). Именно в этом разделе будет фиксироваться сказанное во время докладов.
- Перечень вопросов для обсуждения. Эта информация также собирается секретарём накануне совещания. Список вопросов, требующих коллегиального обсуждения, как правило, должен предоставлять руководитель.
- Решения, выдвинутые по итогам обсуждения. Здесь оформляется сказанное во время обсуждения заявленных вопросов. В конце – решения по каждому.
- Подписи ответственных лиц. Например, секретаря и руководителя.
- К протоколу могут быть приложены различные документы – презентации докладов, расшифровка аудиозаписей и так далее.
Выделив человека для протоколирования совещаний, можно убить двух зайцев. Во-первых, повысить эффективность собраний. Больше не будет ситуаций, когда 20 человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят ни к какому решению. Секретарь будет направлять обсуждение в нужное русло и добиваться, чтобы каждый поднятый вопрос получил какое-то конкретное решение. Во-вторых, протоколирование позволит сохранить ценные идеи, озвученные участниками. Если решение, принятое во время совещания, не позволило «закрыть» вопрос и проблема вновь появилась, можно обратиться к протоколу и посмотреть, что ещё советовали сделать сотрудники. Это сэкономит время и деньги.
