Сотрудники редко дают честную обратную связь руководителю или коллегам: они боятся (иногда обоснованно) за своё место, будущую карьеру, отношения в коллективе и т.д. Ярлык «жалобщика» может испортить жизнь специалисту. Проигрывает в итоге компания - персонал предпочитает не указывать на проблемы в процессах или отношениях, оставляя всё как есть.
Чтобы наладить обратную связь в подразделении, необходимо организовать сотрудникам безопасную среду для высказывания своего мнения. Главная особенность такой среды - анонимность. Персонал должен быть уверен, что его слова, в частности критика, не будут использованы против него при расчёте премий или выборе кандидата на повышение.
Преимущества анонимных отзывов сотрудников
Безопасное место для обсуждения сотрудниками сложных тем. Без обеспечения анонимности сотрудники не поднимут темы несправедливого распределения задач в команде, частых и бессмысленных рабочих встреч, микроменеджмента и т.д. Таким образом, руководителю придётся дольше искать факторы, негативно влияющие на производительность команды.
Менеджер может получить ответы на свои вопросы. Руководитель получает инструмент для получения обратной связи по острым, неоднозначным темам. Хватает ли ресурсов для выполнения задач? Не слишком ли простые или сложные задачи? Что в офисе или работе является самым сильным источником стресса? Сохранив конфиденциальность, сотрудникам будет легче ответить на вопросы честно.
Признак доверительных отношений между менеджером и его командой. Внимание руководителя к мнению сотрудников (даже в форме анонимных отзывов) становится базой для создания доверительных отношений. Для команды это сигнал - менеджеру важно мнение сотрудников, он готов собирать его удобным для подчинённых способом и использовать для улучшения рабочей среды.
Что в результате даёт анонимная обратная связь подразделению? — Сотрудники поднимают сложные вопросы, не боясь пострадать за честность; руководитель получает ответы на важные для себя вопросы относительно собственных компетенций, рабочей среды и прочего; в целом в подразделении устанавливается атмосфера доверия.
Для проведения анонимных опросов сотрудников часто используют онлайн-конструкторы. Подход не всегда позволяет добиться от опроса желаемого результата. О причинах — в статье «Опрос сотрудников: 5 причин, почему следует с осторожностью использовать онлайн-конструкторы».
Как работать с анонимными отзывами
Получив анонимные комментарии от сотрудников, руководитель должен сгруппировать их по темам . Например, «клиенты», «процессы», «совещания» и т.д. Напротив каждой категории можно сделать пометку — очень популярна, средне популярна, непопулярна. Это позволит понять масштаб проблемы — как много сотрудников сталкиваются с ней.
Следующим шагом менеджер должен выставить приоритеты . Если проблема существенно влияет на рабочий процесс или результат труда — её следует решать первой; если она приносит лишь дискомфорт, но значительного влияния на работу команды не имеет, её можно решить в последнюю очередь.
На основе отзывов руководитель может сформулировать собственные вопросы для последующего анонимного опроса — уточнить причины и степень влияния указанных проблем на работу подразделения, попросить привести варианты решения.
Важная часть работы с отзывами — продемонстрировать сотрудникам, что мнения получены, за ними следуют действия руководителя . Если менеджер соберёт отзывы и промолчит — подчинённые разуверятся в этом канале общения и не станут давать обратную связь.
После сбора анонимных отзывов руководитель должен:
- Поблагодарить команду за участие во время рабочей встречи. Подчеркнуть, что честное мнение поможет подразделению работать эффективнее.
- Назначить командные встречи по обсуждению затронутых в отзывах проблем. Решения для них следует искать с помощью мозговых штурмов. Одна проблема — одна встреча.
- Обсудить поднятые сотрудниками в отзывах темы во время встреч 1- on -1 — спросить мнения, взгляда на решение проблемы.
- Анонсировать сбор анонимных мнений по выбранной теме или вопросам, составленным руководителем заранее.
На командных встречах не следует зачитывать отзывы слово в слово. Стилистика, употреблённые слова могут выдать оставившего его сотрудника. Подобная практика заставит подчинённых отказаться от обратной связи. Вместо этого руководитель может своими словами, коротко описать суть проблемы из отзыва.
Обратная связь в Happy Job
Платформа для развития вовлечённости и лояльности Happy Job имеет функционал для сбора анонимной обратной связи. Сотрудники могут высказать своё мнение по любому вопросу: о процессах в компании, корпоративной культуре, атмосфере в коллективе, отношении руководителя и т.д.
На платформе используется инструмент контент-анализа — комментарии сотрудников анализируются на предмет закономерностей, частоты употребления слов-маркеров. Так руководитель может видеть разбивку отзывов по темам, а также наблюдать самые «шумные» или популярные у сотрудников категории. В результате сбор анонимных отзывов сотрудников через платформу Happy Job позволяет автоматизировать рутинную работу, вроде группировки комментариев по темам, определения их частотности.
Анонимная обратная связь — эффективный инструмент запуска позитивных изменений в подразделении. Сотрудники, уверенные в конфиденциальности оставления отзывов, подскажут, какие нововведения требуются, чтобы работа подразделения стала продуктивнее.
