Что делать, если подразделение работает неэффективно. Шпаргалка для руководителя

Happy Job
17 сентября, 2020

Толчком к переоценке деятельности подразделения может стать что угодно «нагоняй» от высшего руководства, неутешительные результаты исследования вовлечённости персонала или провал важного проекта. Главное, что нужно помнить руководителю в этот момент любую ситуацию можно исправить. В статье мы дадим рекомендации, как повысить эффективность работы подразделения.

Оцените обстановку

Первое, что следует сделать руководителю, беспристрастно оценить ситуацию в подразделении. Для этого можно использовать разные инструменты. Во-первых, личную встречу с каждым членом команды. Спросите подчинённых, что мешает им работать. Используйте для этого наводящие вопросы:

 

«Тебе достаточно времени на выполнение работы?»,

«Ты полностью обеспечен ресурсами?»

или

«Тебе легко получить помощь от коллег, если ты в ней нуждаешься?»

 

Озвученные сотрудниками проблемы вынесите на коллективное обсуждение (разумеется, обезличенно). Цель собрания каждой проблеме присвоить приоритет и подобрать способ решения.

Что следует помнить во время коллективного обсуждения:

  1. Давайте слово каждому сотруднику . Никогда нельзя знать заранее, кто выскажет интересную мысль. К тому же если предложенная идея будет «сырая», можно с помощью мозгового штурма улучшить её.
  2. Используйте средства визуализации . Ключевые фразы выносите на доску, чертите схемы и таблицы, иллюстрируйте важные мысли. Всё это будет стимулировать творчество в подчинённых.
  3. Прибегните к методу «от противного», если обсуждение зашло в тупик . Спрашивайте персонал, чего бы они не хотели, какие результаты недопустимы и так далее. От поиска нежелательных эффектов можно прийти к определению позитивных.
  4. Примените метод «Пять почему» . Раз за разом задавайте вопрос «Почему?», чтобы добраться до истоков проблемы.

Мы рекомендуем заранее извещать сотрудников о встрече и теме обсуждения. Это позволит персоналу подготовиться сформулировать идеи и предложения по решению проблем.

 

Важно! Не забудьте протоколировать происходящее на встрече. Проблемы и решения по ним должны быть записаны, высказанные интересные идеи сохранены, ответственные за выполнение принятых решений назначены.

Заручитесь поддержкой

Изменения, как правило, приветствуют не все сотрудники. Кому-то покажется, что новшества лишь испортят отлаженные в подразделении процессы, кому-то не захочется «вешать» на себя дополнительную работу. Поэтому задача руководителя заручиться поддержкой неформальных лидеров. Для этого во время встреч 1- on -1 заинтересуйте ключевых сотрудников решением проблем. Если подчинённый в качестве барьера называет отсутствие помощи от коллег, предложите ему возглавить направление по усилению взаимовыручки в коллективе вести соответствующую часть на встречах с сотрудниками, собирать удачные идеи и реализовывать их. Такой проект, включающий лидерские и креативные компетенции, станет трамплином в карьерном пути подчинённого.

Сотрудники, наблюдающие заинтересованных в изменениях коллег, с высокой вероятностью примкнут к движению по улучшению работы подразделения.

Поставьте чёткие задачи

Собранную во время личных встреч с сотрудниками и коллективных собраний информацию следует превратить в план. Он должен содержать следующие элементы:

  • Список конкретных мероприятий от высокого приоритета к низкому.
  • У каждого мероприятия ответственное лицо, сроки исполнения и измеримый результат.

 

Обеспечьте прозрачную коммуникацию

Раз в неделю встречайтесь с ответственными за реализацию мероприятий сотрудниками тет-а-тет и обсуждайте успехи и неудачи.

Не забывайте информировать о ходе внедрения изменений коллектив посвящайте этой теме десять минут перед еженедельной планёркой или вывешивайте информацию на сайте компании или инфодосках.

Важно собирать мнение коллектива по поводу внедряемых мер. Для этого раз в две недели или раз в месяц, в зависимости от масштаба новшества, проводите собрание и обсуждайте на нём промежуточные результаты. Спрашивайте сотрудников о следующем:

 

«Стало ли работать эффективнее?»,

«Чтобы вы сделали по-другому и почему?»

или

«Какие ещё улучшения требуются нашему подразделению?».

 

Хороший способ получить честную обратную связь организовать анонимный канал сбора мнений. Это может быть ящик в общем зале или специальный адрес электронной почты. Мотивируйте сотрудников пользоваться ими на каждой планёрке, при каждой встрече, подчёркивайте, что мнение коллектива очень важно, что всё это делается для удобства сотрудников.

 

Внедрить изменение, которое сделает работу подчинённых быстрее, эффективнее или легче, прямой путь к получению дополнительных «баллов» к авторитету.

 

Чтобы наладить эффективную коммуникацию с подчинёнными, можно прибегнуть к семи правилам, описанным в статье « Эффективные коммуникации во время встреч 1-on-1: как руководителю быть услышанным и понятым сотрудниками » .

Хвалите сотрудников

На этапе внедрения изменений важно поддерживать персонал. Один из действенных инструментов для этого похвала. Публично хвалите:

  1. сотрудников, внедряющих изменения;
  2. подчинённых, принимающих активное участие в обсуждениях мероприятий;
  3. авторов хороших предложений по улучшению работы подразделения.

Используйте для признания заслуг общие чаты в мессенджере, рассылку по электронной почте, доску почёта на корпоративном сайте или на стене.

 

Примеры проблем в подразделении и мероприятий по их устранению

Проблема Мероприятие
Неэффективные совещания Назначать совещание, если требуется коллективное обсуждение. Для информирования использовать рассылку.
Заранее продумать структуру встречи — темы и вопросы для обсуждения.
Предупредить о предстоящем совещании сотрудников. Предоставить им информацию о том, что будет обсуждаться, чтобы они могли подготовиться.
Назначать ответственного за протоколирование. Это должен быть не участник совещания.
Давать слово всем сотрудникам.
Завершать совещание документом, где будут прописаны решения и ответственные за их выполнение лица.
Отсутствие инициативы со стороны сотрудников Организовать «фабрику идей» — простую и понятную систему сбора, оценки и реализации инициатив сотрудников.
Публично хвалить авторов идей, которые были реализованы.
Постоянно напоминать сотрудникам во время встреч, что их идеи важны, и чтобы они не боялись их присылать.
Не критиковать неудачные идеи. Максимально беспристрастно и с использованием аргументов объяснять, почему инициатива не была внедрена.
Раз в месяц отчитываться о невнедрённых инициативах — почему это произошло и как их можно доработать.
Холодные отношения внутри коллектива Обсуждать рабочие вопросы время от времени за пределами офиса — в столовой, комнате отдыха или переговорной.
Организовывать раз в две недели неформальные встречи: совместный завтрак, «День пиццы» или турнир по настольному теннису.
Создать чат для неформального общения сотрудников. Подкидывать периодически темы для обсуждения — книги, хобби и прочее.
Участвовать с коллективом в жизни сотрудников: поздравлять с праздниками, навещать в больнице.
Неэффективные коммуникации Прописать правила общения: время ответа на сообщение и письмо, принципы оформления задачи для коллеги и другие.
Провести сотрудникам лекцию о коммуникациях — как слушать собеседника, как правильно задавать вопросы и прочее.
Составить список контактов сотрудников в компании — с описанием их должностных обязанностей и круга вопросов, которые они решают.
Проекты реализуются с опозданиями или с привлечением дополнительных ресурсов Организовать  с сотрудниками сессию по оценке последнего реализованного проекта. Выяснить, с какими негативными факторами столкнулись исполнители.
Получить мнение ответственного лица о реализации проекта — что ему показалось самым сложным.
Провести мозговой штурм с подчинёнными на тему того, как минимизировать влияние негативных факторов в будущем.
Об авторе
Алексей Клочков, ведущий эксперт HR и управленческого консалтинга России
Happy Job
Алексей Клочков, ведущий эксперт HR и управленческого консалтинга России.
Контент-директор Happy Inc.
Больше полезной информации на наших каналах:

Вам может понравиться

Из-за пандемии вируса российским компаниям сегодня приходится быстро перестраивать рабочие процессы. При этом нет никакой уверенности, что они будут эффективными. Поговорим о том, как не допустить падения уровня сервиса или качества товара в условиях распределённой работы команды.
Лояльность сотрудников имеет пять граней. В статье мы рассмотрим одну из самых важных — гордость за компанию.
Мотивированных работников легко определить. Они энергичны, позитивны и, конечно, более продуктивны, чем другие коллеги. Одна проблема — часто они находятся в меньшинстве. Разбираемся, какие нематериальные методы повышения мотивации персонала помогут HR-ру повлиять на ситуацию в компании.
Читать другие материалы >

Вебинары и видео

Отзывы клиентов

  • Катарина Карасева

    Старший менеджер по развитию бренда работодателя и внутренним коммуникациям OBI Россия

    Ирина Бебешина

    Бизнес-партнер по управлению персоналом Департамента ИТ

  • Дмитрий Попов

    руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование

    Анаит Говорина

    директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"

  • Полина Лаптева

    руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng

    Алексей Алексапольский

    Руководитель проекта по развитию персонала

Алексей Клочков, основатель Happy Inc

Протестируйте бесплатно!

Получите полный доступ.

  1. Заполните форму заявки, и с вами свяжется консультант, чтобы обсудить старт исследования.
  2. Всё, что нужно предоставить — это список email-адресов сотрудников.
  3. Вы сможете оценить все возможности платформы и подготовиться к полноценному использованию.

Количество респондентов в тестовой группе должно составлять не более 10% от общего числа сотрудников, но не менее 5 и не более 50 человек.

Нажимая на кнопку «Запросить демо», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Политика конфиденциальности