Толчком к переоценке деятельности подразделения может стать что угодно — «нагоняй» от высшего руководства, неутешительные результаты исследования вовлечённости персонала или провал важного проекта. Главное, что нужно помнить руководителю в этот момент — любую ситуацию можно исправить. В статье мы дадим рекомендации, как повысить эффективность работы подразделения.

Оцените обстановку

Первое, что следует сделать руководителю, — беспристрастно оценить ситуацию в подразделении. Для этого можно использовать разные инструменты. Во-первых, личную встречу с каждым членом команды. Спросите подчинённых, что мешает им работать. Используйте для этого наводящие вопросы:

 

«Тебе достаточно времени на выполнение работы?»,

«Ты полностью обеспечен ресурсами?»

или

«Тебе легко получить помощь от коллег, если ты в ней нуждаешься?»

 

Озвученные сотрудниками проблемы вынесите на коллективное обсуждение (разумеется, обезличенно). Цель собрания — каждой проблеме присвоить приоритет и подобрать способ решения.

Что следует помнить во время коллективного обсуждения:

1. Давайте слово каждому сотруднику . Никогда нельзя знать заранее, кто выскажет интересную мысль. К тому же если предложенная идея будет «сырая», можно с помощью мозгового штурма улучшить её.
2. Используйте средства визуализации . Ключевые фразы выносите на доску, чертите схемы и таблицы, иллюстрируйте важные мысли. Всё это будет стимулировать творчество в подчинённых.
3. Прибегните к методу «от противного», если обсуждение зашло в тупик . Спрашивайте персонал, чего бы они не хотели, какие результаты недопустимы и так далее. От поиска нежелательных эффектов можно прийти к определению позитивных.
4. Примените метод «Пять почему» . Раз за разом задавайте вопрос «Почему?», чтобы добраться до истоков проблемы.

Мы рекомендуем заранее извещать сотрудников о встрече и теме обсуждения. Это позволит персоналу подготовиться — сформулировать идеи и предложения по решению проблем.

 

Важно! Не забудьте протоколировать происходящее на встрече. Проблемы и решения по ним должны быть записаны, высказанные интересные идеи — сохранены, ответственные за выполнение принятых решений — назначены.

Заручитесь поддержкой

Изменения, как правило, приветствуют не все сотрудники. Кому-то покажется, что новшества лишь испортят отлаженные в подразделении процессы, кому-то не захочется «вешать» на себя дополнительную работу. Поэтому задача руководителя — заручиться поддержкой неформальных лидеров. Для этого во время встреч 1- on -1 заинтересуйте ключевых сотрудников решением проблем. Если подчинённый в качестве барьера называет отсутствие помощи от коллег, предложите ему возглавить направление по усилению взаимовыручки в коллективе — вести соответствующую часть на встречах с сотрудниками, собирать удачные идеи и реализовывать их. Такой проект, включающий лидерские и креативные компетенции, станет трамплином в карьерном пути подчинённого.

Сотрудники, наблюдающие заинтересованных в изменениях коллег, с высокой вероятностью примкнут к движению по улучшению работы подразделения.

Поставьте чёткие задачи

Собранную во время личных встреч с сотрудниками и коллективных собраний информацию следует превратить в план. Он должен содержать следующие элементы:

• Список конкретных мероприятий от высокого приоритета к низкому.
• У каждого мероприятия — ответственное лицо, сроки исполнения и измеримый результат.

 

Обеспечьте прозрачную коммуникацию

Раз в неделю встречайтесь с ответственными за реализацию мероприятий сотрудниками тет-а-тет и обсуждайте успехи и неудачи.

Не забывайте информировать о ходе внедрения изменений коллектив — посвящайте этой теме десять минут перед еженедельной планёркой или вывешивайте информацию на сайте компании или инфодосках.

Важно собирать мнение коллектива по поводу внедряемых мер. Для этого раз в две недели или раз в месяц, в зависимости от масштаба новшества, проводите собрание и обсуждайте на нём промежуточные результаты. Спрашивайте сотрудников о следующем:

 

«Стало ли работать эффективнее?»,

«Чтобы вы сделали по-другому и почему?»

или

«Какие ещё улучшения требуются нашему подразделению?».

 

Хороший способ получить честную обратную связь — организовать анонимный канал сбора мнений. Это может быть ящик в общем зале или специальный адрес электронной почты. Мотивируйте сотрудников пользоваться ими — на каждой планёрке, при каждой встрече, подчёркивайте, что мнение коллектива очень важно, что всё это делается для удобства сотрудников.

 

Внедрить изменение, которое сделает работу подчинённых быстрее, эффективнее или легче, — прямой путь к получению дополнительных «баллов» к авторитету.

 

Чтобы наладить эффективную коммуникацию с подчинёнными, можно прибегнуть к семи правилам, описанным в статье « Эффективные коммуникации во время встреч 1-on-1: как руководителю быть услышанным и понятым сотрудниками » .

Хвалите сотрудников

На этапе внедрения изменений важно поддерживать персонал. Один из действенных инструментов для этого — похвала. Публично хвалите:

1. сотрудников, внедряющих изменения;
2. подчинённых, принимающих активное участие в обсуждениях мероприятий;
3. авторов хороших предложений по улучшению работы подразделения.

Используйте для признания заслуг общие чаты в мессенджере, рассылку по электронной почте, доску почёта на корпоративном сайте или на стене.

 

Примеры проблем в подразделении и мероприятий по их устранению