Технический регламент хода исследования

Организация подготовки к старту опроса

После согласования договора менеджер по продажам познакомит вас с руководителем проекта. Он будет сопровождать вас на протяжении всего исследования: помогать заполнять файлы, консультировать, рассказывать о возможностях сервиса и т.д. Если у вас возникли вопросы по договору и другой документации, рекомендуем обращаться к менеджеру по продажам напрямую.

Подготовка к старту опроса проводится в соответствии с КП (коммерческим предложением), составленным на основе договора между провайдером Happy Job и заказчиком. В коммерческом предложении прописан весь комплекс услуг, который будет реализован в рамках проекта.

На основе КП и трудозатрат на подготовку мы формируем предварительную дату старта исследования. Дата неокончательная и может измениться в зависимости от сложности проекта. Например, руководитель проекта может перенести дату, если времени на подготовку к старту исследования будет недостаточно по объективным причинам.

При проведении дополнительных кастомных доработок (опроса, структуры, платформы, отображения и т.д.) руководитель проекта отдельно уведомит заказчика о сроках их реализации.

У руководителя проекта нет возможности самостоятельно добавлять или удалять опции из КП. Поэтому, если во время подготовки к старту исследования вы поняли, что хотите добавить какую-либо новую опцию, необходимо обратиться к менеджеру по продажам.

Чтобы вы могли подготовиться к исследованию, руководитель проекта отправит вам отдельным сообщением всю необходимую информацию и материалы. В случае возникновения вопросов вы можете обратиться к нему за разъяснениями в любое удобное рабочее время.

Регламенты времени ответов:

• При подключении опции «Стандартная поддержка» руководитель проекта будет обрабатывать ваши запросы/вопросы/уточнения в течение суток.
• При подключении опции «Приоритетная поддержка» руководитель проекта будет обрабатывать запросы/вопросы/уточнения в течение 3-х часов в зависимости от сложности запроса/вопроса/уточнения.

PR-кампания

Во время подготовки к старту исследования руководитель проекта отправит вам различные форматы стандартных PR-материалов на выбор.

В зависимости от выбранного типа PR-материалов, который прописан в КП (коммерческом предложении), руководитель проекта сформирует задачу для дизайнеров:

• «Стандартные PR-материалы»: изменение лого компании, изменение даты старта и окончания исследования, отдельные косметические правки по тексту («вы» на «ты»);
• «Авторские PR-материалы»: все из опции «Стандартные PR-материалы» + возможность внесения кастомных доработок по предварительному согласованию (вы присылаете нам свое ТЗ);

Срок на создание PR-материалов составляет от 3 до 10 рабочих дней в зависимости от сложности задачи.

Когда PR-материалы будут готовы, руководитель проекта отправит вам ссылку на их проверку. При необходимости заказчик имеет возможность отправить PR-материалы на доработку (в случае обнаружения несоответствия с изначальным ТЗ).

Новые доработки после получения итоговой версии PR-материалов необходимо согласовывать с вашим менеджером по продажам.

Добавление в белые списки

Во время подготовки к старту исследования вам нужно будет добавить компанию Happy Job в белые списки при проведении опроса по общим и индивидуальным ссылкам. Это необходимо для того, чтобы письма не попали в спам при отправке, и чтобы встроенные средства защиты не блокировали открытие ссылок на опрос и отчеты с рабочих компьютеров.

Скачать инструкцию по добавлению в белые списки можно по ссылке https://happy-job.ru/wiki/invite/. Также вы можете запросить ее у вашего руководителя проекта. После этого передайте инструкцию в ваш ИТ-департамент. Нам необходимо письменное разрешение на выполнение процедур со стороны вашего технического специалиста. После получения подтверждения, пожалуйста, отправьте его руководителю проекта.

В случае возникновения дополнительных вопросов или комментариев вы всегда можете обратиться к руководителю проекта в любое удобное рабочее время.

Подготовка структуры

Во время подготовки к старту исследования заказчику нужно предоставить руководителю проекта структуру компании в формате Excel-файла в течение определенного срока:

• Для компании с численностью до 1000 человек — за неделю до старта опроса;
• Для компании с численностью персонала от 1000 до 5000 человек — за полторы недели до старта опроса;
• Для компании с численностью персонала от 5000 до 50 000 человек — за две недели до старта опроса
• Сроки отправки структуры для заказчиков с численностью персонала более 50 000 человек обсуждаются отдельно с руководителем проекта.

Заказчик всегда самостоятельно заполняет файл со структурой и вносит необходимые корректировки. Руководитель проекта не имеет права вносить даже косметические изменения в структуру, так как он не обладает знаниями и пониманием ее внутренней специфики.

После получения итоговой структуры компании, мы выполняем необходимые настройки и ответным письмом отправляем вам доступ к личному кабинету, чтобы вы еще раз проверили корректность всех данных.

Процедура занимает от 1 до 3 рабочий дней в зависимости от размера и сложности структуры компании.

В случае обнаружения ошибок и неточностей вы можете отправить руководителю проекта обновленный файл со структурой. По техническим причинам мы можем провести данную процедуру только до начала исследования.

В случае возникновения дополнительных вопросов или комментариев по структуре, вы всегда можете обратиться к руководителю проекта в любое удобное рабочее время.

Подготовка опросника

Данный блок актуален только для тех заказчиков, которые согласовали опцию «Изменение вопросов» с менеджером по продажам на этапе заключения договора. В ином случае всегда используются классические вопросы с картинками по методологии Happy Job

Перед стартом каждого опроса руководитель проекта отправляет заказчику тестовую ссылку на опрос для того, чтобы заказчик еще раз посмотрел все вопросы (ответы по тестовой ссылке не фиксируются). Также мы можем отправить список вопросов в Excel-файле.

Классические вопросы по методологии Happy Job можно корректировать только косметически без изменения количества ответов, типа вопроса и смысла вопроса.

Если вы хотите внести корректировки, пришлите нам Excel-файл c точными формулировками вопросов и ответов. После проверки файла руководитель проекта может отклонить отдельные изменения, которые искажают смысл и значение вопросов.

В случае добавления в КП (коммерческое предложение) опции «Дополнительные вопросы» заказчику нужно подготовить Excel-файл c точными наименованиями дополнительных вопросов и ответов. Разработка авторских картинок под классические вопросы Happy Job или под дополнительные вопросы является отдельной опцией, которую необходимо согласовывать с менеджером по продажам на этапе заключения договора.

Процедура по подготовке опроса занимает от 3 до 5 рабочих дней в зависимости от сложности настроек.

Как только электронная версия опроса будет готова, руководитель проекта отправит заказчику ссылку для тестирования. При необходимости вы можете отправить опрос на доработку (в случае обнаружения несоответствия с изначальным ТЗ).

Письма-приглашения

Перед стартом каждого опроса руководитель проекта отправляет заказчику ссылку с классическими шаблонами писем-приглашений.

После изучения напишите в ответном сообщении, какой шаблон вы выбрали. Также укажите точный текст письма-приглашения. Оформите свои пожелания в формате ТЗ (технического задания).

Процедура по подготовке письма-приглашения занимает от 2 до 5 рабочих дней в зависимости от сложности настроек.

Заказчик может запросить создание нескольких писем-приглашений на опрос, если данная опция согласована с менеджером по продажам и отражена в КП (коммерческом предложении).

После завершения работ руководитель проекта отправит заказчику тестовое письмо-приглашение на опрос для проверки.

В случае возникновения серьезных изменений в ТЗ (техническом задании) уже после создания письма-приглашения на опрос, вам необходимо согласовать эти изменения с менеджером по продажам и руководителем проекта.

Тестирование перед стартом опроса

По завершении работ руководитель проекта отправит вам на согласование все элементы для подготовки к старту исследования, включая тестовое письмо-приглашение на опрос, PR-материалы, доступ к проверке структуры компании в системе и тестовую ссылку на опрос.

Заказчик самостоятельно определяет время для проведения тестирования. Рекомендуется планировать этот этап заранее, так как если начать тестирование за день или менее до старта исследования, есть вероятность того, что руководитель проекта не успеет внести изменения.

Вам необходимо подтвердить правильность всех настроек и прислать нам свое согласие в ответном письме до старта исследования.

В случае возникновения косметических корректировок, отправьте отдельное сообщение руководителю проекта со списком того, что нужно изменить. После получения корректировок руководитель проекта вносит изменения и еще раз отправляет все элементы на проверку.

Работа по подготовке к старту исследования считается выполненной после получения подтверждения о корректности настроек со стороны заказчика.

Общие ссылки: сколько, как делать, как передавать респондентам

Общие ссылки могут быть разных типов:

• Одна общая ссылка для всех сотрудников. При выборе этого варианта сотрудникам нужно выбирать свое место в иерархии подразделений;
• Несколько ссылок на несколько дирекций/департаментов/отделов. При переходе по ссылке сотрудникам также будет необходимо выбрать свое место в иерархии;
• Много ссылок, ссылки привязываются к конечным подразделениям. При выборе данного варианта сотрудникам не нужно указывать свое место в иерархии, что полностью исключает возможность ошибки при выборе своего подразделения. Однако передача общих ссылок сотрудникам усложняется из-за их большого количества.

При проведении опроса по общим ссылкам руководитель проекта отправляет заказчику специальный файл на заполнение.

Количество общих ссылок вы определяете самостоятельно. Но ссылок не должно быть больше, чем прописано в КП (коммерческом предложении).

Вы можете запросить у руководителя проекта сделать общие ссылки таким образом, чтобы по ним не было перепрохождений опроса (число реальных прохождений больше, чем число заявленных на опрос сотрудников).

Отправьте ответным сообщением руководителю проекта самостоятельно заполненный файл для генерации общих ссылок.

Процедура по подготовке общих ссылок занимает от 1 до 3 рабочих дней в зависимости от сложности настроек и количества ссылок.

По готовности руководитель проекта отправит вам сообщение с Excel-файлом, где будут находиться общие ссылки.

Заказчик организует процедуру по распространению общих ссылок в компании самостоятельно.

Проведение исследования

Старт опроса

Мы заранее согласуем с вами дату и время начала опроса.

После старта исследования руководитель проекта отправит вам письмо с основной информацией о текущем статусе опроса и предоставит доступы к онлайн-платформе с промежуточными отчетами.

Ответы на вопросы/запросы заказчика

В случае возникновения срочных запросов, мы жете написать сообщение или любым другим способом связаться с руководителем проекта. Типовые (несрочные) запросы рекомендуется собирать в течение рабочего дня и отправлять руководителю проекта один раз в день единым списком.

Время на обработку запроса зависит от общего уровня загрузки руководителя проекта и от согласованной в КП (коммерческом предложении) опции по поддержке.

При подключении опции «Стандартная поддержка» руководитель проекта будет обрабатывать запросы/вопросы/уточнения в течение суток. При подключении опции «Приоритетная поддержка» руководитель проекта будет обрабатывать запросы/вопросы/уточнения в течение 3-х часов в зависимости от сложности запроса/вопроса/уточнения.

Обработка запросов производится только в рабочее время. Руководитель проекта не имеет права самостоятельно реализовывать запросы от заказчика, которых нет в КП (коммерческом предложении).

Вы можете в любое рабочее время связаться с менеджером по продажам для согласования новых необходимых опций.

Предоставление доступов

После окончательного согласования загруженной структуры компании (услуга включена по умолчанию), заказчик может приступить к подготовке доступов для входа в личный кабинет. Для этого вам необходимо самостоятельно заполнить специальный файл. Иначе руководитель проекта не имеет права обрабатывать запрос на предоставление доступов. Процедур можно разделить на несколько частей.

Инструкцию по предоставлению доступов можно найти на сайте https://happy-job.ru/wiki/invite/ (вкладка «Что делать после старта опроса»). Также мы можем выслать вам инструкцию на электронную почту по запросу.

Руководитель проекта не имеет права вносить даже косметические правки в файл для предоставления доступов, но может оказывать консультационную поддержку. При обнаружении ошибок в файле, мы отправим вам ответное сообщение с корректировками.

Процедура по генерации доступов для руководителей занимает от 1 до 3 рабочих дней в зависимости от загрузки руководителя проекта и количества доступов.

Ручное проведение динамики

У заказчика есть возможность провести динамику вручную в случае изменений структуры компании (услуга подключена по умолчанию).

Для этого необходимо самостоятельно заполнить специальный файл. Инструкцию по заполнению отправит руководитель проекта по вашему запросу.

Руководитель проекта не имеет права вносить даже косметические правки в файл для ручного проведения динамики, но может оказывать консультационную поддержку.

Заказчик имеет возможность разделить процедуру по ручному проведению динамики на несколько отдельных частей.

Процедура по ручному проведению динамики занимает от 1 до 3 рабочих дней в зависимости от загрузки руководителя проекта и количества фильтров в файле.

Проведение встреч и аналитических мероприятий

При наличии в КП (коммерческом предложении) опции по проведению аналитических встреч и мероприятий, вы можете отдельно связаться с руководителем проекта и запросить дополнительную информацию по времени их проведения.

Также вы можете самостоятельно выбрать точную дату, формат и время проведения аналитического мероприятия, но без противоречий с текущим КП (коммерческим предложением). Для того, чтобы мы успели подготовиться, уведомите нас за 5 рабочих дней до встречи.

Общее количество аналитических мероприятий не должно превышать заложенное в КП (коммерческом предложении).

Внесение кастомных изменений в настройки

Если вы хотите внести кастомные изменения в настройки, уведомите об этом вашего руководителя проекта. Для этого напишите отдельное сообщение с подробным описанием задачи.

Руководитель проекта проанализирует запрос и вернется с обратной связью. Если запрос не имеет технической сложности, то он будет реализован. Если запрос является сложным, то он будет переадресован менеджеру по продажам для дополнительного согласования и принятия решения.

Руководителю проекта запрещается реализовывать запросы:

• противоречащие методологии Happy Job или искажающие ее сущность;
• запросы, связанные с угрозой анонимности проведения опроса и его результатов;
• сложные кастомные запросы, которые потребуют вмешательства со стороны разработчиков (нужно согласовывать с отделом продаж);
• запросы, требующие большого количества времени со стороны руководителя проектов, если они заранее не обговаривались и фиксировались на этапе заключения договора (нужно также согласовывать с отделом продаж).

Время на анализ запроса и реализацию зависит от загрузки руководителя проектов и от специфики запроса.

Изменение структуры после старта опроса

Если вы хотите внести изменения в структуру компании после старта опроса, уведомите об этом вашего руководителя проекта. Для этого напишите отдельное сообщение с подробным описанием задачи.

Руководитель проекта проведет анализ запроса и вернется с обратной связью. Если запрос локальный и не имеет технической сложности, то он будет реализован. Если запрос не получится реализовать технически, то руководитель проекта уведомит вас об этом.

В случае положительного решения, заказчику потребуется подготовить отдельный Excel-файл со списком изменений. Инструкцию по заполнению отправит руководитель проекта по вашему запросу.

Руководитель проекта не имеет права вносить даже косметические правки в файл со структурой компании заказчика, но может оказывать консультационную поддержку.

Сопоставление с другими провайдерами

При наличии в КП (коммерческом предложении) опции по меппингу результатов текущего опроса, вы можете отдельно связаться с руководителем проекта и запросить дополнительную информацию, а также инструкцию по данному мероприятию.

Процедуру можно проводить как до старта опроса, так и после его окончания.

Для этого самостоятельно подготовьте Excel-файл с необработанными результатами опроса в процентном или количественном виде. Руководитель проекта не имеет права вносить даже косметические правки в файл для сопоставления, но может оказывать консультационную поддержку. В случае если файл неверно заполнен или обработан, мы оставляем за собой право отказаться принимать его.

Процедура по сопоставлению результатов опроса с другими провайдерами составляет от 10 до 15 рабочих дней в зависимости от загрузки разработчиков. Срок может быть увеличен, если файл для сопоставления большого размера или имеет сложное наполнение.

Подготовка презентаций: что входит в стандартный пакет, правила создания и проверки

При наличии в КП (коммерческом предложении) опции по созданию аналитической презентации, вы можете отдельно связаться с руководителем проекта и запросить дополнительную информацию, а также и шаблон, по которому будет создаваться презентация.

Презентации создаются строго в соответствии с классическим шаблоном. Изменение классического шаблона презентации необходимо дополнительно согласовывать с менеджером по продажам и руководителем проекта.

«Создание аналитического отчета (презентация в PPT формате)» и «Презентация результатов руководству в онлайн или очном формате» — это две разные услуги. Поэтому их необходимо согласовывать отдельно с менеджером по продажам.

Услуга по «Созданию аналитического отчета (презентация в PPT формате)» в отличие от услуги по «Презентации результатов руководству в онлайн или очном формате» не подразумевает проведение встречи, где с помощью личного кабинета (без презентации в PPT формате) аналитик рассказывает об основных результатах опроса вовлеченности персонала.

Кроме того, согласованная услуга по «Созданию аналитического отчета» предусматривает только одну презентацию по любому подразделению или по всей компании. Количество аналитических презентаций обсуждается отдельно с менеджером по продажам.

Процедура по созданию стандартной аналитической презентации составляет от 7 до 10 рабочих дней в зависимости от загрузки аналитика и сложности. При создании сразу нескольких аналитических презентаций время на реализацию может измениться.

Как только презентация готова, руководитель проекта отправляет ее заказчику. При наличии неточностей или косметических правок вы можете вернуть презентацию на доработку. Презентация считается принятой заказчиком после получения подтверждения на почту руководителя проектов.

Руководитель проекта может отказаться принимать презентацию на доработку, если:

• требуется увеличить презентацию в объеме (добавить новые, ранее несогласованные слайды);
• изменились общие вводные данные и ТЗ (техническое задание) на создание презентации.