7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Happy Job
19 ноября, 2017

Деловые переписки, чаты с коллегами, коммерческие предложения, обсуждения ключевых вопросов — всё происходит по почте, без личных встреч или звонков.

Действительно, выстраивание отношений с бизнес-партнёром или коллегой онлайн, без возможности face to face с адресатом, требуют от нас соблюдения правил делового этикета. Эти требования способствуют формированию стиля внутренних отношений между сотрудниками компании, а также влияют на имидж компании в глазах партнёров.

Но, к сожалению, мы часто не воспринимаем email-переписки всерьёз, как инструмент корпоративной культуры. Многие сообщения, словно попадают в чёрную дыру и часто не получают ответа. Некоторые и вовсе — написаны настолько сложно, что вы не можете понять, что на самом деле от вас хотят. А ведь однажды, отправив письмо, лишённое обращения, темы, структуры, с ошибками, сленгом, сокращениями, — вы рискуете обидеть получателя. А если последний попадёт под обстрел неупорядоченной «рассылки», то и вовсе — точка невозврата и blacklist.

Вышеперечисленные ошибки выражают неуважение к коллегам. Вспомните сами, сколько возмущения вызывают письма, которые отрывают вас от важных дел.

Специально для вас мы обобщили в правила действенные и простые советы делового этикета, которыми делятся сотрудники и эксперты разных компаний.

Здесь вы найдёте ответы на самые распространённые вопросы:

  • С чего стоит начать письмо?
  • Как правильно оформить письмо и подпись к нему?
  • В течение какого времени необходимо отвечать на «Входящие» и можно ли не отвечать вообще?
  • Какой структуры письма следует придерживаться?
  • Что писать и писать ли вообще в теме письма?

Берегите время своё и коллег. Правила помогут вам понять основные принципы деловой переписки, научат создавать структурированные письма и правильно отвечать на важные сообщения.

 

7 правил деловой переписки, которые нельзя нарушать

Никаких безликих писем

Запомните, начинать письмо нужно с личного обращения – «Здравствуйте, Иван!», «Добрый день, Мария!».

Исключение – если вы пишете на общий почтовый ящик и не знаете, кто прочитает ваше письмо. В этом случае можно начать так:

 

«Здравствуйте!  Меня зовут Николай. Я редактор в компании Happy Job Подскажите, как я могу к вам обращаться?»

 

Правила деловой переписки

Подпись – это must have

Сегодня отправлять рабочее письмо без подписи – дурной тон. Вам может показаться, что вы отсылаете уже десятое (а то и сотое) письмо адресату, и нет смысла бесконечно повторять, кто вы такой. Но это ошибка. Коллега или партнёр переписывается с большим количеством людей и не может помнить все должности, «пароли и явки».  Да, возможно, вы плотно общаетесь уже неделю, но это не значит, что в какой-то момент собеседник не задастся вопросом: «А мы о проекте для какой компании говорим?».  Другое дело, если есть подпись. При необходимости собеседник быстро узнает из неё кто вы и из какой организации.

Есть ещё одно преимущество подписи – если ситуация того потребует, коллега или партнёр может обратиться к вам по альтернативному виду связи. Например, позвонить в Whats App или написать в Telegram .

 

Как правильно вести деловую переписку

Отвечайте всем

Психологи считают, что хуже негативной обратной связи может быть только её полное отсутствие. Игнорирование больно бьёт по самооценке – люди воспринимают это как грубое пренебрежение. По этой причине коллеги и партнёры сильно обижаются, если на их письмо ничего не ответить.

 

Тишина в ответ порождает тревожность. Вдруг письмо попало в папку «Спам» или затерялось? Может стоит продублировать или позвонить адресату и уточнить, получил ли?

 

Поэтому возьмите за правило отвечать на каждое письмо в течение суток. Лучше – быстрее. Не обязательно сразу давать развёрнутый ответ или делать то, что требуют. Достаточно оповестить, что письмо получено, а выполнение задачи займёт столько-то времени. (Главное внести задачу в свой список дел, чтобы потом не забыть про неё.)

 

Ошибки при деловой переписки

По порядку

Иногда мысли скачут и их трудно последовательно изложить в письме. Особенно если речь идёт о каком-то важном или «проблемном» деле. Чтобы не мучать собеседника «потоком сознания», придерживайтесь чёткой структуры в письме.

Первый блок – это всегда приветствие и представление. Поздоровайтесь с собеседником и расскажите, кто вы. Второй блок – короткое описание проблемы. Укажите, зачем вы пишете человеку. Хотите совета или помощи по какому-то вопросу. Пересылаете документы или запрашиваемую информацию. В третьем блоке можно дать больше контекста – ваши мысли, пожелания или требования.

Если письмо получилось объёмным, сделайте четвёртый блок – с итогами. Например, жду вашего решения до обеда завтрашнего дня. Или подготовьте документацию с учётом наших требований до 1 июня.

 

Чтобы собеседнику было проще прочить (и понять) написанное в письме, делайте между блоками отступы. Если что-то перечисляете, используйте нумерованный или маркированный список. Главные мысли можно выделить жирным шрифтом. Главное не переборщить с инструментами выделения.

 

Структура делового письма

Просто и по делу

Нет такого жанра, вида или способа переписки, где будут рады канцеляризмам. Длинные витиеватые и трудночитаемые предложения не подходят и для писем. Поэтому вместо «Мы начали процесс рассмотрения вашей заявки» напишите «Ваша заявка рассматривается». Коротко и ясно.

 

Длинное перечисление существительных в родительном падеже – это всегда плохо. Отдавайте предпочтение глаголам. Они задают темп тексту и делают его понятным.

 

Как правильно вести деловую переписку

Я - человек

Сразу несколько исследований доказали, что на письма лучше отвечают, если есть фотография собеседника и ссылки на социальные сети.

Общение посредством электронной почты обезличивает. Для улучшения коммуникаций лучше сделать обратное – громко заявить, что вы человек. Доказательства? Вот же фото и ссылка на профиль в Facebook !

 

Как написать письмо коллеге

О чём письмо

Тема письма выполняет несколько функций. Во-первых, позволяет сходу понять, каково содержание послания. Во-вторых, упрощает поиск. Случается, что информация от коллеги может потребоваться спустя время, а письмо уже «скрылось» на второй или третьей странице.

Описав в теме цель, вы сбережёте коллеге время и облегчите последующую работу с письмом.

 

Тема письма должна быть короткой и ёмкой:

  • Обсуждение вопроса принятия правок в договор с компанией «Рога и копыта» – плохо.
  • Правки в договор компании « Рога и копыта » - хорошо.

 

Этикет деловой переписки

 

Ситуации, когда коллеги или партнёры друг друга не видели и не слышали и общались годами только по почте, сегодня очень распространены. Письмо становится вашим лицом. По тому, как вы формулируете тему, излагаете свои мысли и другим мелочам, о вас будут составлять мнение. Чтобы не подмочить деловую репутацию, следуйте нашим правилам.

Вам может понравиться

Встречаем весну с энергией!
Резкая смена офисной работы на удалённую изменила нашу жизнь. В результате сейчас мы проходим тяжёлый период адаптации. Разберёмся, как быстрее его преодолеть.
Хорошие отношения с руководителем — залог комфортной работы и карьерных перспектив.

Вебинары и видео

Отзывы клиентов

  • Катарина Карасева

    Старший менеджер по развитию бренда работодателя и внутренним коммуникациям OBI Россия

    Ирина Бебешина

    Бизнес-партнер по управлению персоналом Департамента ИТ

  • Дмитрий Попов

    руководитель направления внутренних коммуникаций, АльфаСтрахование

    Анаит Говорина

    директор департамента по работе с персоналом, ЛК "Европлан"

  • Полина Лаптева

    руководитель отдела внутренних коммуникаций, Skyeng

    Алексей Алексапольский

    Руководитель проекта по развитию персонала

Алексей Клочков, основатель Happy Inc

Протестируйте бесплатно!

Получите полный доступ.

  1. Заполните форму заявки, и с вами свяжется консультант, чтобы обсудить старт исследования.
  2. Всё, что нужно предоставить — это список email-адресов сотрудников.
  3. Вы сможете оценить все возможности платформы и подготовиться к полноценному использованию.

Количество респондентов в тестовой группе должно составлять не более 10% от общего числа сотрудников, но не менее 5 и не более 50 человек.

Нажимая на кнопку «Запросить демо», Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Политика конфиденциальности