Подготовка структуры

За какое время до «старта» опроса необходимо отправить структуру?

Структура предоставляется единым файлом, ее необходимо отправить:

• По пилотам не позже, чем за 3 дня до старта опроса, 
• Для небольших компаний до 1000 человек: за неделю до старта и более,
• Для средних 1-5000 сотрудников: за 1.5 недели до старта опроса,
• Для больших более 5000 сотрудников: 1.5-2 недели и более.

При необходимости сроки могут меняться в зависимости от сложности структуры, количества сотрудников и сложности настроек проекта. 

Где найти классический шаблон файла по заполнению структуры?

Для того, чтобы успешно подготовить структуру, необходимо заполнить ее в соответствии с шаблоном Happy Job 

По одной из ссылок ниже вы сможете скачать шаблон для заполнения структуры:

1. Для опроса по индивидуальным ссылкам.
2. Для опроса по общим ссылкам.
3. Если предполагается опрос и по общим, и по индивидуальным ссылкам («гибридный» формат), необходимо предоставить руководителю проектов два заполненных файла.
4. Для опроса по СМС.
5. Для опроса по табельным номерам.

Для чего нужна структура компании?

Структура компании необходима для формирования всех отчетов в личном кабинете на платформе Happy Job Ответы сотрудников будут распределены внутри структурных единиц (подразделений и иных фильтров), предоставленных клиентом Happy Job Это позволит удобно и эффективно анализировать данные, имея возможность детализировано смотреть результаты, вплоть до групп из 5 сотрудников.

Важно: структуру необходимо собирать в том виде с такой логикой построения, как вам будет максимально удобно смотреть результаты в отчетах.

Как подготовить структуру компании для успешной загрузки

Необходимо собрать цепочки иерархии подразделений. Настоятельно рекомендуем добавлять на 1-й уровень название компании. Так будет легче анализировать результаты и выгружать отчеты. Подразделения указывается с учетом вложенности в родительские. Минимально может быть 2 уровня иерархии, максимальное количество уровней неограниченно.

Пример:

Для индивидуальных ссылок:

• Необходимо собрать список почт сотрудников/номеров телефонов/табельных номеров. Данные не должны дублироваться;
• Номера телефонов необходимо указывать в едином виде, без лишних пробелов и других знаков (тире, скобки, пробелы и т.д.) в формате: «‎79775706483»‎;
• Заполните колонку «Руководитель»‎ (1 = руководитель, 0 = рядовой сотрудник). Это нужно для того, чтобы ответы руководителей не записывались в их подразделение и переносились в отчетах на один уровень иерархии выше, и, соответственно, руководители не оценивали бы сами себя;
• При желании укажите дополнительные фильтры: Пол, Возраст, Стаж, Город, Команда или любой другой. Желательно заполнить все ячейки по дополнительным фильтрам. Не создавайте внутри фильтра группы менее 5 человек.

Для общих ссылок:

• Напротив каждого подразделения необходимо указать количество сотрудников, которое там работает. Не собирайте суммы по количеству сотрудников в родительских подразделениях — они посчитаются на платформе автоматически;
• Нежелательно помещать людей в родительские подразделения при наличии дочерних. Необходимо сформировать структуру так, чтобы количество людей было указано только в конечных подразделениях;
• Количество уровней в иерархии подразделений неограниченно, но старайтесь избегать появления маленьких подразделений (до 5 человек), так как отчеты по ним будут недоступны.

Какие существуют ошибки при создании структуры?

1. Указание возраста и стажа цифрой, а не диапазоном

Самые часто используемые диапазоны стажа и возраста можно посмотреть в таблице ниже. При желании можно использовать другие. Важно не пересекать края диапазонов.

2. Пересекающиеся промежутки в фильтрах

Создавая диапазоны возраста, не пересекайте их края. Иначе при анализе и занесении информации можно запутаться.

3. Заполнение иерархии с «разрывами» между уровнями

Если в строке заполнен, например, уровень 4, то должны быть также заполнены и уровни 1-2-3.

4. Ошибки в наименованиях подразделений и их иерархии

При формировании структуры внимательно проверяйте все наименования подразделений и их верное место в структуре компании. Необходимо до старта исследования выявить все неточности и их исправить.

5. Ошибки в email, табельных номерах и телефонах

Если в email, табельных номерах и телефонах будут ошибки, то письма и сообщения не дойдут до адресата. Например, даже наличие точки в конце почты является ошибкой 1@happy-job.ru.

6. Наличие дублей в почтах, номерах телефонов и табельных номерах

При создании файла со структурой компании по индивидуальным ссылкам должны отсутствовать дублирования. Если один сотрудник входит сразу в несколько подразделений, необходимо будет выбрать только одно из них.

Что можно менять в структуре после старта опроса и как часто?

Опрос по индивидуальным ссылкам

В ходе опроса и после его завершения можно добавлять/удалять респондентов по персональным ссылкам. Также можно менять цепочки иерархии подразделений: добавлять и удалять подразделения, добавлять новые уровни и переносить респондентов из одного подразделения в другое. Можно добавлять дополнительные признаки сотрудникам (пол, возраст, стаж, уровень должности и т.д.).

Опрос по общим ссылкам

В ходе опроса и после его завершения можно менять плановое количество респондентов (виртуальных). Крайне нежелательно добавлять уровни между подразделениями и удалять существующие подразделения.

Запросы на внесение правок в структуру необходимо отправлять единым письмом.  В зависимости от вида клиентской поддержки правки принимаем:

• Раз в неделю — опция «стандартная поддержка» в Коммерческом Предложении,
• 2-3 раза в неделю — опция «приоритетная поддержка» в Коммерческом Предложении,
• Раз в день — опция «выделенный менеджер» в Коммерческом Предложении.

Как можно протестировать структуру?

Чтобы убедиться в том, что структура заполнена корректно, а данные удобно анализировать, можно запросить доступ к личному кабинету у руководителя проектов заранее (т.е. до старта опроса). В таком случае вы получите доступ к платформе и увидите, как выглядит ваша структура в отчетах.

Какую помощь оказывает Happy Inc. по созданию структуры?

До получения структуры: при возникновении вопросов по заполнению структуры, обращайтесь к руководителю проектов. В сложных случаях рекомендуем заполнить небольшой кусочек структуры и отправить менеджеру на проверку, после чего приступать к заполнению файла по всем сотрудникам.

При получении структуры от клиента: руководитель проекта со стороны Happy Job проверит корректность заполнения файла. При необходимости мы отправим список корректировок, которые необходимо внести в структуру.

Также вы можете протестировать структуру. Для этого запросите доступ к личному кабинету до старта опроса (см. предыдущий пункт).