За какое время до начала опроса необходимо отправить структуру?
Структура предоставляется единым файлом, ее необходимо отправить:
- По пилотам не позже, чем за 3 дня до старта опроса,
- Для небольших компаний до 1000 человек: за неделю до старта и более,
- Для средних 1-5000 сотрудников: за 1.5 недели до старта опроса,
- Для больших более 5000 сотрудников: 1.5-2 недели и более.
При необходимости сроки могут меняться в зависимости от сложности структуры, количества сотрудников и сложности настроек проекта.
Где найти классический шаблон файла по заполнению структуры?
Для того, чтобы успешно подготовить структуру, необходимо заполнить ее в соответствии с шаблоном Happy Job
По ссылке вы сможете скачать шаблон для заполнения структуры
Для чего нужна структура компании?
Структура компании необходима для формирования всех отчетов в личном кабинете на платформе Happy Job. Ответы сотрудников будут распределены внутри структурных единиц (подразделений и иных фильтров), предоставленных клиентом Happy Job. Это позволит удобно и эффективно анализировать данные, имея возможность детализировано смотреть результаты, вплоть до групп из 5 сотрудников.
Важно: структуру необходимо собирать в том виде с такой логикой построения, как вам будет максимально удобно смотреть результаты в отчетах.
Как подготовить структуру компании для успешной загрузки
Необходимо собрать цепочки иерархии подразделений. Настоятельно рекомендуем добавлять на 1-й уровень название компании. Так будет легче анализировать результаты и выгружать отчеты. Подразделения указывается с учетом вложенности в родительские. Минимально может быть 2 уровня иерархии, максимальное количество уровней неограниченно.
Пример:
Для индивидуальных ссылок:
- Необходимо собрать список почт сотрудников/номеров телефонов/табельных номеров. Данные не должны дублироваться;
- Номера телефонов необходимо указывать в едином виде, без лишних пробелов и других знаков (тире, скобки, пробелы и т.д.) в формате: «79775706483»;
- Заполните колонку «Руководитель» (1 = руководитель, 0 = рядовой сотрудник). Это нужно для того, чтобы ответы руководителей не записывались в их подразделение и переносились в отчетах на один уровень иерархии выше, и, соответственно, руководители не оценивали бы сами себя;
- Укажите дополнительные фильтры: Пол, Возраст, Стаж, Сегмент, или любой другой. Желательно заполнить все ячейки по дополнительным фильтрам. Не создавайте внутри фильтра группы менее 5 человек.
Для общих ссылок:
- Напротив каждого подразделения необходимо указать количество сотрудников, которое там работает. Не собирайте суммы по количеству сотрудников в родительских подразделениях — они посчитаются на платформе автоматически;
- Нежелательно помещать людей в родительские подразделения при наличии дочерних. Необходимо сформировать структуру так, чтобы количество людей было указано только в конечных подразделениях;
- Количество уровней в иерархии подразделений неограниченно, но старайтесь избегать появления маленьких подразделений (до 5 человек), так как отчеты по ним будут недоступны.
Какие существуют ошибки при создании структуры?
1. Заполнение иерархии с «разрывами» между уровнями
Если в строке заполнен, например, уровень 4, то должны быть также заполнены и уровни 1-2-3.
2. Ошибки в наименованиях подразделений и их иерархии
При формировании структуры внимательно проверяйте все наименования подразделений и их верное место в структуре компании. Необходимо до старта исследования выявить все неточности и их исправить.
3. Ошибки в email, табельных номерах и телефонах
Если в email, табельных номерах и телефонах будут ошибки, то письма и сообщения не дойдут до адресата. Например, даже наличие точки в конце почты является ошибкой 1@happy-job.ru.
4. Наличие дублей в почтах, номерах телефонов и табельных номерах
При создании файла со структурой компании по индивидуальным ссылкам должны отсутствовать дублирования. Если один сотрудник входит сразу в несколько подразделений, необходимо будет выбрать только одно из них.
Что можно менять в структуре после старта опроса и как часто?
Опрос по индивидуальным ссылкам
В ходе опроса и после его завершения можно добавлять/удалять респондентов по персональным ссылкам. Также можно менять цепочки иерархии подразделений: добавлять и удалять подразделения, добавлять новые уровни и переносить респондентов из одного подразделения в другое. Можно добавлять дополнительные признаки сотрудникам (пол, возраст, стаж, уровень должности и т.д.).
Опрос по общим ссылкам
В ходе опроса и после его завершения можно менять плановое количество респондентов (виртуальных). Крайне нежелательно добавлять уровни между подразделениями и удалять существующие подразделения.
Как можно протестировать структуру?
Чтобы убедиться в том, что структура заполнена корректно, а данные удобно анализировать, можно запросить доступ к личному кабинету у руководителя проектов заранее (т.е. до старта опроса). В таком случае вы получите доступ к платформе и увидите, как выглядит ваша структура в отчетах.
Какую помощь оказывает Happy Job по созданию структуры?
До получения структуры: при возникновении вопросов по заполнению структуры, обращайтесь к руководителю проектов. В сложных случаях рекомендуем заполнить небольшой кусочек структуры и отправить менеджеру на проверку, после чего приступать к заполнению файла по всем сотрудникам.
При получении структуры от клиента: руководитель проекта со стороны Happy Job проверит корректность заполнения файла. При необходимости мы отправим список корректировок, которые необходимо внести в структуру.
Также вы можете протестировать структуру. Для этого запросите доступ к личному кабинету до старта опроса (см. предыдущий пункт).